所謂信息管理是指在整個(gè)管理過(guò)程中，人們收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱(chēng)。信息管理的過(guò)程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲(chǔ)存。

信息收集就是對(duì)原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時(shí)間和空間上的轉(zhuǎn)移，因?yàn)樾畔⒅挥屑皶r(shí)準(zhǔn)確地送到需要者的手中才能發(fā)揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內(nèi)容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過(guò)程中，通過(guò)變換載體，使信息準(zhǔn)確地傳輸給接收者。信息的內(nèi)容處理是指對(duì)原始信息進(jìn)行加工整理，深入揭示信息的內(nèi)容。經(jīng)過(guò)信息內(nèi)容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被適時(shí)有效地利用。信息送到使用者手中，有的并非使用完后就無(wú)用了，有的還需留做事后的參考和保留，這就是信息儲(chǔ)存。通過(guò)信息的儲(chǔ)存可以從中揭示出規(guī)律性的東西，也可以重復(fù)使用。

什么是信息

　　信息是組織的一種資源，一般認(rèn)為，信息是具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息（如書(shū)信、情報(bào)、指令等）。

　　信息與數(shù)據(jù)既有聯(lián)系又有區(qū)別，數(shù)據(jù)（Data）是對(duì)情況的記錄，數(shù)據(jù)的含不僅限于數(shù)值數(shù)據(jù)，而且還包括非數(shù)值的數(shù)據(jù)，例如聲音、各種特殊符號(hào)圖像、表格、文字等。信息是經(jīng)過(guò)加工處理后對(duì)組織的管理決策和管理目的實(shí)現(xiàn)有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)。

　　作為一種資源的信息具有如下特點(diǎn)。

　?。ㄒ唬┯绊懞蜎Q定組織的生存。

　?。ǘ┠軌?yàn)榻M織帶來(lái)收益。

　?。ㄈ┇@取和使用信息要支付費(fèi)用和成本。

　?。ㄋ模┬畔⒕哂泻軓?qiáng)的時(shí)效性，延遲的信息可能起到相反的作用。

　　（五）信息的使用者應(yīng)當(dāng)考慮信息的費(fèi)用與它為改善管理所帶來(lái)的功相比是否合算。

　　顯然，無(wú)論是從改進(jìn)計(jì)劃工作、組織工作、人員配備、指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)工的角度，還是從直接利用信息資源的角度，都必須加強(qiáng)對(duì)信息的管理。雖管理信息要支出費(fèi)用，并且可能還會(huì)很高，但對(duì)信息管理不善而付出的代也許更高。

信息管理活動(dòng)的發(fā)展歷史源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。從原始社會(huì)人類(lèi)的結(jié)繩記事，到今天人們廣泛利用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)來(lái)提升信息的管理水平與效率，可以說(shuō)，人類(lèi)的歷史有多長(zhǎng)，信息管理活動(dòng)的發(fā)展歷史就有多長(zhǎng)。

縱觀人類(lèi)信息管理活動(dòng)所采用的手段與方法，基本上可以將它分為三個(gè)時(shí)期：

1、古代信息管理活動(dòng)時(shí)期

2、近代信息管理活動(dòng)時(shí)期

3、現(xiàn)代信息管理活動(dòng)時(shí)期

考察人類(lèi)在不同階段的信息管理活動(dòng)特點(diǎn)，應(yīng)從最能反映該時(shí)期與其他時(shí)期最明顯的本質(zhì)不同的因素出發(fā)。概括起來(lái)，這些因素包括當(dāng)時(shí)社會(huì)的整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境、信息資源狀況、信息資源類(lèi)型、信息管理的主體、管理信息的手段與方法等重要方面。

一、古代信息管理活動(dòng)時(shí)期：信息的存儲(chǔ)是“藏書(shū)樓式”

• 時(shí)間：從人類(lèi)誕生到封建社會(huì)

• 背景：

1、在文字發(fā)明以前，人們使用聲音語(yǔ)言來(lái)傳遞信息、表達(dá)情感。語(yǔ)言是表達(dá)人類(lèi)思想以及人類(lèi)認(rèn)識(shí)自然與改造自然結(jié)果的重要載體。

信息的保存：信息的保存與管理主要通過(guò)口耳相傳，因此信息管理的效果得不到保證，只有極少數(shù)的信息得以保留下來(lái)，成為今天人類(lèi)極其珍貴的文化遺產(chǎn)。

缺點(diǎn)：聲音信息的傳遞范圍從廣度和深度上講，均受到很大的限制。

2、文字的出現(xiàn)使人類(lèi)可以在時(shí)空上對(duì)信息的管理得以加強(qiáng)，使信息管理發(fā)生了重大的變革。(在文字發(fā)明以前，人們通過(guò)圖畫(huà)的方式來(lái)記錄、傳遞與保存信息，由此產(chǎn)生了象形文字，并最后導(dǎo)致了正式文字的誕生。)

3、在古代時(shí)期，我國(guó)的信息管理活動(dòng)在全世界是最具有代表性的。清朝“康乾盛世”之前，我國(guó)一直國(guó)力強(qiáng)大、經(jīng)濟(jì)繁榮，各項(xiàng)事業(yè)都走在世界的前列，社會(huì)信息資源豐富，信息管理的手段也比較發(fā)達(dá)。廣泛利用了當(dāng)時(shí)比較先進(jìn)的管理思想與方法，如將分類(lèi)管理的思想應(yīng)用到信息管理活動(dòng)之中，編制出了經(jīng)世濟(jì)用的“四部分類(lèi)法”，即以經(jīng)、史、子、集為主的分類(lèi)體系。

4、古代封建社會(huì)的信息資源主要以文獻(xiàn)信息資源為主。

文獻(xiàn)信息資源: 手抄本è雕版印刷術(shù)和活字印刷術(shù)

中國(guó)人向世界貢獻(xiàn)了四大發(fā)明。其中有兩項(xiàng)就涉及到信息管理技術(shù)—造紙術(shù)與印刷術(shù)大大推進(jìn)了世界信息數(shù)量的增長(zhǎng)以及信息加工手段的提高，同時(shí)也擴(kuò)大了信息傳遞的空間范圍，加快了信息傳遞的速度。

• 古代信息管理活動(dòng)時(shí)期的特點(diǎn)：

1、總的來(lái)說(shuō)，信息資源數(shù)量針對(duì)當(dāng)今的社會(huì)信息資源來(lái)說(shuō),古代信息管理時(shí)期的信息管理對(duì)象以紙制手抄本以及印刷本為主,數(shù)量有限。

2、古代封建時(shí)期的中國(guó)信息資源數(shù)量在當(dāng)時(shí)的世界上應(yīng)該說(shuō)是屬于前列位置的。我國(guó)古時(shí)的信息資源管理技術(shù)與方法也走在了世界前列。

3、信息管理重心集中于“藏”，主張藏書(shū)秘不示人，屬于私人財(cái)產(chǎn)，甚至于即使是家人也難于看到館藏。這一方面有利于文獻(xiàn)的保管，使之得以流傳到今，但另一方面。也有悖于信息管理“傳”與“用”的宗旨。

4、我國(guó)也有著良好的信息管理傳統(tǒng)，各朝代都有專(zhuān)門(mén)記錄和管理檔案文書(shū)的官員，如司馬遷就是史官，負(fù)責(zé)這方面的事務(wù)。當(dāng)然，國(guó)家的文獻(xiàn)信息資源管理活動(dòng)也是積極主動(dòng)的，各朝各代都修史，在史冊(cè)中皆要有專(zhuān)門(mén)記錄當(dāng)代文獻(xiàn)的史冊(cè)，用中國(guó)傳統(tǒng)的目錄學(xué)方法。對(duì)所記錄文獻(xiàn)加以“辨章學(xué)術(shù)、考鏡源流”，這種信息管理的思想極大地豐富了現(xiàn)代信息管理的內(nèi)涵。我國(guó)古代有歷史可查的圖書(shū)整理活動(dòng)起于漢代劉向、劉歆的<七略>和<七錄>，雖然這兩部書(shū)均已亡佚，但從<漢書(shū)·藝文志>中還可見(jiàn)其內(nèi)容、方法與規(guī)模。<隋書(shū)·經(jīng)籍志>也是我國(guó)古代具有代表性的信息管理活動(dòng)成果之一。

5、古代的圖書(shū)整理活動(dòng)到清朝達(dá)到極致，其代表性事件就是<四庫(kù)全書(shū)>的出版。其倡導(dǎo)的信息管理方法—四部分類(lèi)法是適合于中國(guó)古代典籍的文獻(xiàn)信息管理方法，它所創(chuàng)造的信息分類(lèi)管理思想，對(duì)今天的信息管理活動(dòng)和行為都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響與沖擊。今天，四部分類(lèi)法依舊是中國(guó)傳統(tǒng)古籍資源的整理方法。

古代時(shí)期的信息管理活動(dòng)，沒(méi)有形成社會(huì)規(guī)模；社會(huì)信息資源數(shù)量有限，并且以紙制手抄本及印刷本為主；信息存儲(chǔ)的方式是封閉的、私有化的；信息管理的手段與方法以手工為主，創(chuàng)造出了適用于當(dāng)時(shí)的信息資源狀況的獨(dú)特方法，并且將此方法與學(xué)術(shù)研究及其方法結(jié)合在一起；文獻(xiàn)資源的所有者或者是官方指定的官員是信息管理的主體，完成信息管理活動(dòng)，執(zhí)行信息管理行為。

二、近代信息管理活動(dòng)時(shí)期

• 時(shí)間：從機(jī)器大生產(chǎn)代替手工生產(chǎn)，資本主義代替封建主義成為世界主流社會(huì)形態(tài)后開(kāi)始的。

信息管理活動(dòng)的興盛與衰落與一個(gè)國(guó)家文化和經(jīng)濟(jì)的興盛與衰落是相伴而行的。19世紀(jì)前是東方文化的世界，20世紀(jì)是西方文化的世界，我國(guó)古代的信息管理活動(dòng)成為世界的領(lǐng)頭軍，但19世紀(jì)末20世紀(jì)初開(kāi)始，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的衰退，信息管理活動(dòng)的重心開(kāi)始向西方國(guó)家傾斜。

• 背景：這一時(shí)期，資本主義的科學(xué)與民主等人文主義思想不斷擴(kuò)散到全世界。人們追求真理、追求進(jìn)步思想的呼聲高漲，直接推動(dòng)了社會(huì)的整體進(jìn)步；社會(huì)中可接受教育的人數(shù)不斷增多，群眾的識(shí)字率不斷提高，社會(huì)文化不斷普及。社會(huì)信息資源因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展而快速增加，特別是新型的機(jī)器印刷的出現(xiàn)加快了文獻(xiàn)信息的生產(chǎn)，使得社會(huì)信息積聚不斷加快；除了圖書(shū)這種信息載體類(lèi)型之外，報(bào)紙、雜志等新型載體也大量涌現(xiàn)，但仍舊以紙制印刷品為主；信息傳遞的渠道增多。信息交流的廣度和深度大大加強(qiáng)。

• 特點(diǎn)：

1、與前一個(gè)時(shí)期相比，這個(gè)時(shí)期最明顯的進(jìn)步就是社會(huì)文化水平的提高。對(duì)于信息保存來(lái)說(shuō)，藏書(shū)樓式的藏書(shū)制度被徹底打破。在以圖書(shū)文獻(xiàn)為主要的社會(huì)信息資源的社會(huì)背景下，保存文獻(xiàn)信息資源的責(zé)任義無(wú)反顧地選擇了這一時(shí)期新型的信息存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)——圖書(shū)館。

2、圖書(shū)館的出現(xiàn)是人類(lèi)文明的一大進(jìn)步，它不同于傳統(tǒng)的藏書(shū)樓，它已經(jīng)將信息管理的目的從簡(jiǎn)單的“藏”發(fā)展到“藏”與“用”相結(jié)合。圖書(shū)館的出現(xiàn)，一方面反映了普通人追求知識(shí)的熱情，人們可以平等地追求知識(shí)，另一方面也反映了社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。20世紀(jì)二三十年代在西方國(guó)家發(fā)起的公共圖書(shū)館運(yùn)動(dòng)充分證明了這一點(diǎn)，同時(shí)也極大地推動(dòng)了圖書(shū)館事業(yè)的大發(fā)展，更多類(lèi)型的圖書(shū)館不斷涌現(xiàn)。

3、圖書(shū)館的出現(xiàn)促進(jìn)了信息的管理思想及管理手段與方法的變化。聯(lián)合國(guó)教科文組織認(rèn)定的圖書(shū)館四項(xiàng)職能是：保存人類(lèi)文化遺產(chǎn)，社會(huì)信息流整序，傳遞情報(bào)，啟發(fā)民智的文化教育。在這里，最重要的當(dāng)屬社會(huì)信息流的整序職能。

4、圖書(shū)館開(kāi)創(chuàng)了具有現(xiàn)代意義的一系列行之有效的信息管理方法，如分類(lèi)法、編目法、主題法、索引法、計(jì)量法等。這個(gè)時(shí)期，從事信息管理的人員不能再以官員的身分出現(xiàn)，取而代之的是專(zhuān)業(yè)的信息管理人員。這種專(zhuān)門(mén)化的信息管理人員在這個(gè)階段主要集中于圖書(shū)館中，被稱(chēng)為圖書(shū)館員。

近代信息管理活動(dòng)時(shí)期雖然信息管理思想、手段與方法不斷進(jìn)步，但信息管理仍舊被解釋為“對(duì)信息的管理”，是一個(gè)簡(jiǎn)單的動(dòng)詞，信息管理強(qiáng)調(diào)的仍舊是對(duì)信息加以管理的技術(shù)手段與方法，沒(méi)有上升到一個(gè)戰(zhàn)略的高度，它的內(nèi)涵還是比較單薄的。這一階段，以文獻(xiàn)信息為中心，圖書(shū)館為主要場(chǎng)所，由專(zhuān)門(mén)的信息管理專(zhuān)業(yè)人員所創(chuàng)造的一系列技術(shù)手段成為信息管理的主要方法，同時(shí)出現(xiàn)了針對(duì)信息收集、處理、保存、利用等過(guò)程的解釋。

三、現(xiàn)代信息管理活動(dòng)時(shí)期

• 時(shí)間：以第二次世界大戰(zhàn)的結(jié)束為標(biāo)志，信息管理活動(dòng)進(jìn)入了第三個(gè)階段——現(xiàn)代信息管理時(shí)期。(即隨著世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)在1945年研制成功，在次年2月的正式面世。)

信息技術(shù)在信息管理活動(dòng)的發(fā)展中占有重要地位，它主導(dǎo)著信息管理各時(shí)期的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)整個(gè)人類(lèi)社會(huì)的方方面面都產(chǎn)生了巨大的影響。

• 背景：在第三個(gè)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在遭受了戰(zhàn)爭(zhēng)的創(chuàng)傷后，進(jìn)入了恢復(fù)與發(fā)展時(shí)期。資本主義經(jīng)歷了兩次世界大戰(zhàn)，完成了資本的原始積累。進(jìn)入了迅速發(fā)展的快車(chē)道，世界經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)了欣欣向榮、蒸蒸日上的景象，也促進(jìn)了社會(huì)其他領(lǐng)域的大發(fā)展。

• 特點(diǎn)：

1、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，對(duì)信息管理的發(fā)展起到重大推動(dòng)作用，對(duì)人類(lèi)的工作與學(xué)習(xí)方式，而且對(duì)人類(lèi)思維方式都產(chǎn)生了巨大的影響。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)也擴(kuò)大了信息交流的范圍，促進(jìn)了信息的爆炸性增長(zhǎng)。

2、信息傳播與交流方式發(fā)生了翻天覆地的變化。報(bào)紙與雜志出現(xiàn)的時(shí)代比較早，在近代信息管理時(shí)期就已經(jīng)存在了，而在第二次世界大戰(zhàn)后，廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)三大媒介形式出現(xiàn)，并且成為大眾信息交流的主要手段與方式，刺激了信息量的迅猛增加，人們獲取信息的渠道與方式改變了，社會(huì)信息量加大了。目前，電子信息交流的方式極大地改變著自人類(lèi)誕生以來(lái)阿傳統(tǒng)信息交流手段與渠道。

3、伴隨著信息技術(shù)的變化，信息資源類(lèi)型不斷多樣化。除了文獻(xiàn)型信息資源外，還出現(xiàn)了縮微型、電子型、網(wǎng)絡(luò)型等新型媒體，如網(wǎng)絡(luò)上的流媒體，已經(jīng)引起了人們的極大興趣與關(guān)注。信息管理技術(shù)的不斷復(fù)雜化與多功能化，也為信息的深度管理奠定了基礎(chǔ)，由向載體單元的操作深入到了信息內(nèi)部的知識(shí)單元，要挖掘信息內(nèi)部存在的具有邏輯關(guān)聯(lián)的智慧資源，這對(duì)信息管理的要求越來(lái)越高。

4、信息管理的手段充分利用信息技術(shù)，一方面提升了上兩個(gè)時(shí)期形成的信息管理方法，另一方面結(jié)合新的信息形式、信息載體、信息類(lèi)型，而開(kāi)發(fā)出新的管理技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、聯(lián)機(jī)分析、商務(wù)智能等。

5、圖書(shū)館在這一時(shí)期繼續(xù)扮演著社會(huì)信息流整序的職能，但它已經(jīng)不再是惟一具有此類(lèi)社會(huì)職能的信息管理機(jī)構(gòu)，社會(huì)上出現(xiàn)了相對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)。功能與目的皆不同的各類(lèi)型信息管理機(jī)構(gòu)，如咨詢公司、企業(yè)管理公司、調(diào)查公司等，它們共同承擔(dān)著不同領(lǐng)域、部門(mén)和層次的社會(huì)信息流的管理工作，共同完成整個(gè)社會(huì)中信息流的管理。

綜上所述，現(xiàn)代的信息管理已經(jīng)大大超越了古代和近代時(shí)期對(duì)信息管理的理解框架，發(fā)生了質(zhì)的認(rèn)識(shí)變化；信息管理的內(nèi)涵與外延都得到了擴(kuò)大，它所面對(duì)的信息資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)的文獻(xiàn)型信息資源的范疇，擴(kuò)大到了多種新型的信息類(lèi)型，整個(gè)社會(huì)的信息資源呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，不同的部門(mén)和領(lǐng)域均不得不面對(duì)信息管理的挑戰(zhàn)；信息管理技術(shù)充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，突破了傳統(tǒng)處理文獻(xiàn)的信息管理技術(shù)范圍，大量采用了網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、聯(lián)機(jī)分析技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段與方法，傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)在新的技術(shù)環(huán)境下不斷地完善與發(fā)展，以適應(yīng)新的環(huán)境的變化；而信息管理人員早已不僅是以傳統(tǒng)的文獻(xiàn)信息處理為任務(wù)，而且更加技術(shù)化、專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)門(mén)化，他們?cè)诮M織內(nèi)部被稱(chēng)為CIO或CKO，已經(jīng)成為社會(huì)組織中的一個(gè)階層。

1.管理類(lèi)型特征

信息管理是管理的一種，因此它具有管理的一般性特征。例如，管理的基本職能是計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制；管理的對(duì)象是組織活動(dòng)；管理的目的是為了實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)等等，在信息管理中同樣具備。但是，信息管理作為一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理類(lèi)型，又有自己的獨(dú)有特征：

(1)管理的對(duì)象不是人、財(cái)、物，而是信息資源和信息活動(dòng)。

(2)信息管理貫穿于整個(gè)管理過(guò)程之中。

2.時(shí)代特征

(1)信息量猛增

隨著經(jīng)濟(jì)全球化，世界各國(guó)和地區(qū)之間的政治、經(jīng)濟(jì)、文化交往日益頻繁；組織與組織之間的聯(lián)系越來(lái)越廣泛；組織內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)系越來(lái)越多，以致信息量猛增。

(2)信息處理和傳播速度更快

由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得信息處理和傳播的速度越來(lái)越快。

(3)信息處理的方法日趨復(fù)雜

隨著管理工作要求的提高，信息處理的方法也就越來(lái)越復(fù)雜。早期的信息加工，多為一種經(jīng)驗(yàn)性加工或簡(jiǎn)單的計(jì)算?，F(xiàn)在的加工處理方法不僅需要一般的數(shù)學(xué)方法，還要運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、運(yùn)籌學(xué)方法等。

(4)信息管理所涉及的領(lǐng)域不斷擴(kuò)大

從知識(shí)范疇上看，信息管理涉及到管理學(xué)、社會(huì)科學(xué)、行為科學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等；從技術(shù)上看，信息管理涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)、測(cè)試技術(shù)、縮微技術(shù)等。

1.按管理層次分類(lèi)

宏觀信息管理、中觀信息管理、微觀信息管理。

2.按管理性質(zhì)分類(lèi)

信息生產(chǎn)管理、信息組織管理、信息系統(tǒng)管理、信息產(chǎn)業(yè)管理、信息市場(chǎng)管理等。

3.按應(yīng)用范圍分類(lèi)

企業(yè)信息管理、政務(wù)信息管理、商務(wù)信息管理、公共事業(yè)信息管理等。

4.按管理手段分類(lèi)

手工信息管理、信息技術(shù)管理、信息資源管理等。

5.按信息內(nèi)容分類(lèi)

經(jīng)濟(jì)信息管理、科技信息管理、教育信息管理、軍事信息管理等。

信息管理是涉及信息技術(shù)、信息資源、參與活動(dòng)的人員等要素，是多學(xué)科、多要素、多手段的管理活動(dòng)。作為一種社會(huì)性的管理活動(dòng)，它具有一般管理活動(dòng)的特點(diǎn)；作為一種技術(shù)性很強(qiáng)的管理活動(dòng)，它要運(yùn)用許多技術(shù)手段和管理手段。同時(shí)，信息管理活動(dòng)總是指向一定目標(biāo)，達(dá)到一定的效果并完成預(yù)定的任務(wù)。

從微觀的角度來(lái)看，信息管理的目標(biāo)包括兩個(gè)方面：一是建立信息集約，即在收集信息的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息流（即信息從信源出發(fā)后，沿著信道向信宿方向傳遞所形成的“流”）的集約控制；二是對(duì)信息進(jìn)行整序與開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)信息的質(zhì)量控制。從宏觀的角度來(lái)看，信息管理的目標(biāo)是為了提高社會(huì)活動(dòng)資源的系統(tǒng)功能，最終提高社會(huì)活動(dòng)資源的系統(tǒng)效率。

信息管理原理是信息管理活動(dòng)本身所包含的具有普遍意義的規(guī)律。下面從信息資源狀態(tài)變化和信息管理活動(dòng)目標(biāo)指向的角度，簡(jiǎn)要分析信息管理的四大基本原理。

1、信息增值原理

信息增值是指信息內(nèi)容的增加或信息活動(dòng)效率的提高。它是通過(guò)對(duì)信息的收集、組織、存儲(chǔ)、查找、加工、傳輸、共享和利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。 信息增值包含以下內(nèi)容：

（1）信息集成增值

從零散信息或孤立的信息系統(tǒng)中很難得到有用的信息或用于決策的知識(shí)，因此，零散信息或孤立信息系統(tǒng)的集成是很重要的。

信息集成是指把零散信息或孤立的信息系統(tǒng)整合成不同層次的信息資源體系。它包含三個(gè)不同層次的信息增值閾：

①把零散的個(gè)別信息收集起來(lái)形成的信息集合；

②孤立的信息系統(tǒng)的集成；

③社會(huì)整體的信息資源的集成。

（2）信息序化增值

信息的序化是信息活動(dòng)的結(jié)果，是信息組織的價(jià)值體現(xiàn)，目的是為了實(shí)現(xiàn)快速存取。信息序化克服了混亂的信息流帶來(lái)的信息查詢和利用困難，提高了查找效率，節(jié)約了查詢成本。有序化的信息集合是信息資源建設(shè)的基本條件。

（3）信息開(kāi)發(fā)增值

有序的信息資源不僅能夠保證信息的可查詢性，而且能夠根據(jù)信息內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性開(kāi)發(fā)新的信息與知識(shí)資源。

2、增效原理

信息管理可以通過(guò)提供信息和開(kāi)發(fā)信息，充分發(fā)揮信息資源對(duì)包括信息和知識(shí)在內(nèi)的各種社會(huì)活動(dòng)要素的滲透、激活與倍增作用，從而節(jié)約資源、提高效率、創(chuàng)造效益，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。信息管理是現(xiàn)代社會(huì)節(jié)約成本，提高效率，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。

3、服務(wù)原理

信息管理與一般的管理過(guò)程相比，具有更強(qiáng)烈的服務(wù)性。信息管理的作用最終體現(xiàn)為信息資源對(duì)包括信息知識(shí)在內(nèi)的各種社會(huì)活動(dòng)要素的滲透、激活與倍增作用。這決定了信息管理必須通過(guò)服務(wù)用戶來(lái)發(fā)揮作用。信息管理的所有過(guò)程、手段和目的都必須圍繞用戶信息滿足程度這個(gè)中心。信息管理方法和手段的采用，活動(dòng)的安排，技術(shù)的運(yùn)用，信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)等都必須具有方便、易用的服務(wù)特色，以提高服務(wù)能力與水平為宗旨。

4、市場(chǎng)調(diào)節(jié)原理

信息管理也受到市場(chǎng)規(guī)律的調(diào)節(jié)，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（1）信息產(chǎn)品的價(jià)格受市場(chǎng)規(guī)律的調(diào)節(jié)，價(jià)值規(guī)律是信息商品市場(chǎng)的基本規(guī)律。市場(chǎng)這只“看不見(jiàn)的手”是調(diào)節(jié)信息產(chǎn)品與信息服務(wù)的主要力量。

（2）信息資源要素受市場(chǎng)規(guī)律的調(diào)節(jié)。在信息商品市場(chǎng)上，信息、人員、信息服務(wù)機(jī)構(gòu)、技術(shù)、信息設(shè)施等各種資源要素配置會(huì)達(dá)到某個(gè)效率的均衡點(diǎn)。信息產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格及其背后的社會(huì)信息需求是信息資源配置的動(dòng)力。

一、邏輯順序方法

從某種意義上講，信息管理就是對(duì)信息資源進(jìn)行管理。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，信息管理的主要任務(wù)是將企業(yè)內(nèi)外的信息資源調(diào)查清楚，并根據(jù)類(lèi)別加以分析研究，以便找出那些對(duì)本企業(yè)的生存和發(fā)展有促進(jìn)作用的信息資源。所以，在這里把信息資源的管理劃分為信息調(diào)查、信息分類(lèi)、信息登記、信息評(píng)價(jià)四個(gè)基本步驟。第一步，進(jìn)行切實(shí)的調(diào)查以及摸清信息資源的情況是信息管理的基礎(chǔ)。因?yàn)樾畔①Y源涉及的范圍非常廣泛，所以必須從使用者的需求出發(fā)，了解企業(yè)對(duì)信息方面的需求情況，做到心中有數(shù)。信息資源調(diào)查的主要目的是不僅要調(diào)查清楚目前的明顯的信息資源，而且更主要的是發(fā)現(xiàn)對(duì)企業(yè)未來(lái)有重要意義的潛在的信息資源。第二步，信息分類(lèi)是信息資源管理的一個(gè)最基本的工作。收集得到的信息形式可能是多種多樣的，專(zhuān)門(mén)人員對(duì)信息實(shí)質(zhì)內(nèi)容的把握要清晰，所以有必要做好信息分類(lèi)。分類(lèi)不宜過(guò)多、過(guò)細(xì)，要便于分析和綜合。目前還沒(méi)有統(tǒng)一的信息分類(lèi)原則，主要是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)考慮信息分類(lèi)問(wèn)題。第三步，信息登記是一項(xiàng)具體而又繁瑣的工作。

調(diào)研人員應(yīng)該親自將調(diào)查所收集到的企業(yè)信息資源的情況進(jìn)行歸納和整理，登記在信息資源表上。然后，按信息資源分類(lèi)將登記表編出目錄，并按照部門(mén)編出索引，以便迅速查找。、第四步，信息研究的目的是為了更好地使用信息資源。企業(yè)在信息資源方面的投入就是為了取得效益。這就需要研究每一項(xiàng)信息資源的供應(yīng)、管理和使用情況，找出現(xiàn)有信息資源不能滿足今后需要的問(wèn)題，并采取積極有效的措施。并不是所有的信息都是資源，只有對(duì)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)有意義的信息資源才是企業(yè)的寶貴資源。

二、物理過(guò)程方法

信息與世界上所有的其他事物一樣，都有其發(fā)生、發(fā)展、成熟和死亡的過(guò)程。信息生命周期是信息運(yùn)動(dòng)的自然規(guī)律。從信息的產(chǎn)生到最終被使用發(fā)揮其價(jià)值，一般可以分為信息的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、維護(hù)這幾個(gè)階段。信息管理的主要任務(wù)是識(shí)別使用者的信息需要，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工、存儲(chǔ)，對(duì)信息的傳遞加以計(jì)劃，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息，并將這些信息及時(shí)、準(zhǔn)確、適用和經(jīng)濟(jì)地提供給組織的各級(jí)主管人員以及其他相關(guān)人員。在生命周期的每一個(gè)階段都有其具體工作，需要相應(yīng)的管理。這里將信息生命周期的管理概括為以下四個(gè)方面：

(1)信息需求與服務(wù)。一方面，這是信息規(guī)劃的問(wèn)題，目的是明確信息的用途、范圍和要求。另一方面，就是要為用戶提供信息，讓他們利用信息進(jìn)行管理決策。

(2)信息收集與加工。主要是通過(guò)已有的渠道或建立新的渠道去收集所需要的數(shù)據(jù)。將收集到的數(shù)據(jù)按照規(guī)定的要求進(jìn)行處理，這時(shí)的數(shù)據(jù)才成為真正的信息。

(3)信息存儲(chǔ)與檢索。將處理后的信息按照科學(xué)的方式存儲(chǔ)起來(lái)，以便用戶檢索使用。存儲(chǔ)并不是目的，而只是手段，檢索才是存儲(chǔ)的目的。

(4)信息傳遞與反饋。信息的作用在于用戶所接受和采用。

三、企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法

企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法(Business System Planning，BSP)是由IBM公司提出的，主要是基于信息支持企業(yè)運(yùn)行的思想。該方法的應(yīng)用幫助企業(yè)改善了對(duì)信息和數(shù)據(jù)資源的使用，滿足了企業(yè)近期和長(zhǎng)期的信息需求，從而成為開(kāi)發(fā)企業(yè)信息系統(tǒng)的有效方法之一。企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法是通過(guò)全面調(diào)查，分析企業(yè)信息需求，確定信息結(jié)構(gòu)的一種方法。只有對(duì)組織整體具有徹底的認(rèn)識(shí)，才能明確企業(yè)或各部門(mén)的信息需求。BSP方法的基本原則如下：

(1)信息系統(tǒng)必須支持企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

(2)信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略應(yīng)當(dāng)表達(dá)出企業(yè)各個(gè)管理層次的需求。

(3)信息系統(tǒng)應(yīng)該向整個(gè)企業(yè)提供一致信息。

(4)信息系統(tǒng)應(yīng)是先“自上而下”識(shí)別，再“自下而上”設(shè)計(jì)。

(5)信息系統(tǒng)應(yīng)該經(jīng)得起組織機(jī)構(gòu)和管理體制變化。

進(jìn)行企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃的步驟大致如下：

1．研究的準(zhǔn)備工作

企業(yè)的最高層領(lǐng)導(dǎo)親自參與；企業(yè)各主要業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人能正確解釋他們所在部門(mén)得到的資料；由經(jīng)驗(yàn)豐富的系統(tǒng)分析師全面負(fù)責(zé)；在整個(gè)工作中，需要各業(yè)務(wù)部門(mén)的具體管理人員積極配合，提供詳細(xì)真實(shí)的材料。要制定研究計(jì)劃。參與研究的成員在思想上要明確“做什么”、“為什么做”、“如何做”，以及達(dá)到的目標(biāo)是什么。BSP是一項(xiàng)系統(tǒng)工程性的工作，要做好充分的準(zhǔn)備，這對(duì)成功完成任務(wù)非常重要。所以，在這里，我們要再?gòu)?qiáng)調(diào)一下準(zhǔn)備工作，如果準(zhǔn)備工作沒(méi)有做好，不要倉(cāng)促上陣。

2．研究的開(kāi)始階段

企業(yè)規(guī)劃方法研究的首項(xiàng)活動(dòng)是企業(yè)情況介紹，全體研究組成員都要參與。介紹內(nèi)容包括三個(gè)方面：首先，由企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)介紹研究的目標(biāo)，期望的成果和研究的遠(yuǎn)景，以及企業(yè)的活動(dòng)和目標(biāo)的關(guān)系。其次，由系統(tǒng)分析員介紹收集到的相關(guān)資料，使成員熟悉有關(guān)資料。系統(tǒng)分析員還應(yīng)該對(duì)有關(guān)問(wèn)題提出自己的評(píng)價(jià)和看法。再次，由各重要業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人介紹本部門(mén)數(shù)據(jù)處理的情況。通過(guò)以上三個(gè)方面內(nèi)容的介紹，加上已收集到的有關(guān)資料，將加深對(duì)企業(yè)及其數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)的全面了解。

3．定義企業(yè)過(guò)程

定義企業(yè)過(guò)程是該方法的核心。研究組的每個(gè)成員均應(yīng)全力以赴去識(shí)別它們，描述它們，對(duì)它們要有徹底的了解，只有這樣，BSP才能成功。企業(yè)過(guò)程被定義為邏輯上相關(guān)的一組決策和過(guò)程的集合，這些過(guò)程和決策是管理企業(yè)資源所需要的。整個(gè)企業(yè)的管理活動(dòng)由許多企業(yè)過(guò)程組成。識(shí)別企業(yè)過(guò)程可對(duì)企業(yè)如何完成其目標(biāo)有一個(gè)深刻的了解。識(shí)別企業(yè)過(guò)程要依靠已有材料進(jìn)行分析研究，但更重要的是要和經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員討論商量，因?yàn)橹挥兴麄儗?duì)企業(yè)的活動(dòng)了解得最深刻?？傊R(shí)別過(guò)程是BSP方法的關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。

4．定義數(shù)據(jù)類(lèi)

企業(yè)過(guò)程被識(shí)別后，下一步就是要對(duì)由這些過(guò)程所產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別和分類(lèi)。數(shù)據(jù)類(lèi)是指支持企業(yè)所必需的邏輯上相關(guān)的數(shù)據(jù)?？梢酝ㄟ^(guò)企業(yè)資源／數(shù)據(jù)類(lèi)矩陣分析，識(shí)別與這些企業(yè)資源有關(guān)的數(shù)據(jù)類(lèi)。行表示主要的數(shù)據(jù)類(lèi)型，列表示企業(yè)資源，相對(duì)每一個(gè)數(shù)據(jù)類(lèi)型填上相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這種方法首先列出企業(yè)實(shí)體，然后列出數(shù)據(jù)類(lèi)，也就是所謂的企業(yè)實(shí)體法。

5．分析當(dāng)前業(yè)務(wù)與系統(tǒng)的關(guān)系

當(dāng)對(duì)企業(yè)過(guò)程和實(shí)現(xiàn)它們所必需的數(shù)據(jù)類(lèi)有清晰的了解后，還必須了解當(dāng)前的數(shù)據(jù)處理工作是如何支持企業(yè)的。我們分析企業(yè)與系統(tǒng)的關(guān)系主要是通過(guò)幾個(gè)矩陣。我們可以畫(huà)出系統(tǒng)過(guò)程矩陣，用以表示某系統(tǒng)支持某過(guò)程。通過(guò)對(duì)機(jī)構(gòu)職責(zé)和相對(duì)于每一過(guò)程的信息需求的深入分析，研究人員對(duì)問(wèn)題會(huì)有進(jìn)一步的了解，建立起問(wèn)題和過(guò)程間的關(guān)系，識(shí)別出對(duì)于過(guò)程的信息需求，并把它們包含到上面定義的數(shù)據(jù)類(lèi)中。

6．定義信息結(jié)構(gòu)

當(dāng)企業(yè)過(guò)程和數(shù)據(jù)類(lèi)確定后，應(yīng)研究如何組織管理這些數(shù)據(jù)，即將已識(shí)別的數(shù)據(jù)類(lèi)，按邏輯關(guān)系組織成數(shù)據(jù)庫(kù)，從而形成信息系統(tǒng)來(lái)支持企業(yè)過(guò)程。為了識(shí)別要開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)和其子系統(tǒng)，需要用表達(dá)數(shù)據(jù)對(duì)系統(tǒng)和系統(tǒng)所支持的過(guò)程之間關(guān)系的關(guān)系圖來(lái)定義出信息結(jié)構(gòu)。信息結(jié)構(gòu)確定出分系統(tǒng)和子系統(tǒng)，根據(jù)它們產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù)類(lèi)以及它們支持的企業(yè)過(guò)程，提供企業(yè)將來(lái)信息支持的概貌。以上是BSP研究方法的簡(jiǎn)單介紹。它概括地描述了BSP方法的基本概念和基本內(nèi)容。一般認(rèn)為它適合較大型的信息系統(tǒng)規(guī)劃。

四、戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法

戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃法是美國(guó)著名學(xué)者JamesMartin提出的。他曾明確指出，系統(tǒng)規(guī)劃的基礎(chǔ)性內(nèi)容有以下三個(gè)方面：①企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃；②企業(yè)信息技術(shù)戰(zhàn)略規(guī)劃；③企業(yè)戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃。其中戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃是系統(tǒng)規(guī)劃的核心。戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃工作過(guò)程的主要環(huán)節(jié)如下：

1．進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，建立企業(yè)模型

依靠各級(jí)管理人員和業(yè)務(wù)人員，由系統(tǒng)分析員向企業(yè)中的各層管理人員、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行調(diào)查。具體調(diào)查的內(nèi)容包括：系統(tǒng)邊界、組織機(jī)構(gòu)、人員分工、業(yè)務(wù)流程、信息載體、資源情況、薄弱環(huán)節(jié)?？梢圆扇∫韵碌恼{(diào)查方式：查找書(shū)面資料、發(fā)調(diào)查表、直接觀察等。進(jìn)行業(yè)務(wù)分析要按照企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，分析企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系，將它們劃分為若干個(gè)職能域，然后弄清楚各職能域中所包含的全部業(yè)務(wù)過(guò)程，再將各業(yè)務(wù)過(guò)程細(xì)分為一些業(yè)務(wù)活動(dòng)。具體要從組織機(jī)構(gòu)圖出發(fā)，最終建立企業(yè)模型：職能域——業(yè)務(wù)過(guò)程——業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2．進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，建立主題數(shù)據(jù)庫(kù)

在業(yè)務(wù)分析的基礎(chǔ)上，可以弄清楚所有業(yè)務(wù)過(guò)程所涉及的數(shù)據(jù)實(shí)體及其屬性。重點(diǎn)是分析實(shí)體及其相互之間的聯(lián)系。按照各層管理人員和業(yè)務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)和其他方法，將聯(lián)系密切的實(shí)體劃分在一起，形成實(shí)體組。這些實(shí)體組內(nèi)部的實(shí)體之間聯(lián)系密切而與外部實(shí)體聯(lián)系松散，它們是劃分主題數(shù)據(jù)庫(kù)的依據(jù)。這里具體又可以分為兩個(gè)階段：

(1)信息過(guò)濾

從內(nèi)外信息中，認(rèn)識(shí)出對(duì)系統(tǒng)有用的信息。信息的來(lái)源非常廣泛，有大量來(lái)自系統(tǒng)內(nèi)部的各類(lèi)信息，也有來(lái)自外部的涉及面廣的各種信息，我們不可能也沒(méi)有必要將全部的信息都收集起來(lái)，必須對(duì)信息進(jìn)行過(guò)濾，識(shí)別出有用的信息。

(2)主題庫(kù)定義

將信息經(jīng)過(guò)過(guò)濾識(shí)別出來(lái)后，下一個(gè)階段就是要從全局出發(fā)，根據(jù)管理需求將信息按照不同的主題進(jìn)行“分類(lèi)”，然后分別對(duì)每一個(gè)主題數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定義工作。識(shí)別出的信息進(jìn)行分類(lèi)并建立主題數(shù)據(jù)庫(kù)。目前還沒(méi)有一套形式化的方法，只是將與某一個(gè)管理主題相關(guān)的數(shù)據(jù)歸于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，還要進(jìn)行數(shù)據(jù)的分布分析(使用／產(chǎn)生)和可靠性規(guī)劃(有條件共享／權(quán)限定義)。

3．子系統(tǒng)劃分

主題數(shù)據(jù)規(guī)劃出來(lái)后，可通過(guò)對(duì)主題庫(kù)與業(yè)務(wù)過(guò)程對(duì)應(yīng)矩陣的一系列處理來(lái)規(guī)劃新系統(tǒng)的組成——各子系統(tǒng)。第一步：建立業(yè)務(wù)過(guò)程與主體庫(kù)的對(duì)應(yīng)矩陣(U／C)，哪些業(yè)務(wù)過(guò)程產(chǎn)生或使用這些數(shù)據(jù)。第二步：變動(dòng)主體庫(kù)的順序，使得字母C大致排列在從左上角到右下角的對(duì)角線上。第三步：根據(jù)新系統(tǒng)邏輯職能域的劃分，用方框劃分子系統(tǒng)。在劃分好子系統(tǒng)后，我們應(yīng)該對(duì)各個(gè)子系統(tǒng)的內(nèi)容進(jìn)行分析和說(shuō)明，并將它們寫(xiě)下來(lái)。根據(jù)信息的產(chǎn)生和使用來(lái)劃分子系統(tǒng)，并盡量將信息產(chǎn)生的企業(yè)過(guò)程和信息使用的企業(yè)過(guò)程劃分在同一個(gè)子系統(tǒng)中，從而達(dá)到減少子系統(tǒng)之間信息交換的目的。這樣，整個(gè)信息系統(tǒng)是由若干個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。這些子系統(tǒng)之間是通過(guò)主題庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息交換關(guān)系。

對(duì)應(yīng)三種社會(huì)背景：信息技術(shù)、信息經(jīng)濟(jì)、信息文化

技術(shù)管理：用技術(shù)手段從事搜集、整理、存儲(chǔ)和傳播工作

經(jīng)濟(jì)管理：運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律要求，管理信息資源

人文管理：通過(guò)信息政策、信息法律及信息道德等人文手段，對(duì)信息資源進(jìn)行管理

三者目標(biāo)一致，功能協(xié)調(diào)

對(duì)信息的有效管理應(yīng)在這三個(gè)方向上努力

1．信息管理的計(jì)劃職能

信息管理的計(jì)劃職能，是圍繞信息的生命周期和信息活動(dòng)的整個(gè)管理過(guò)程，通過(guò)調(diào)查研究，預(yù)測(cè)未來(lái)，根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃所確定的總體目標(biāo)，分解出子目標(biāo)和階段任務(wù)，并規(guī)定實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的途徑和方法，制定出各種信息管理計(jì)劃，從而把已定的總體目標(biāo)轉(zhuǎn)化為全體組織成員在一定時(shí)期內(nèi)的行動(dòng)指南，指引組織未來(lái)的行動(dòng)。信息管理計(jì)劃包括信息資源計(jì)劃和信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃。信息資源計(jì)劃是信息管理的主計(jì)劃，包括組織信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和常規(guī)管理計(jì)劃，信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃是組織信息管理的行動(dòng)綱領(lǐng)，規(guī)定組織信息管理的目標(biāo)、方法和原則，常規(guī)管理計(jì)劃是指信息管理的日常計(jì)劃，包括信息收集計(jì)劃、信息加工計(jì)劃、信息存儲(chǔ)計(jì)劃、信息利用計(jì)劃和信息維護(hù)計(jì)劃等，是對(duì)信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃的具體落實(shí)。信息系統(tǒng)是信息管理的重要方法和手段。

信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃是信息管理過(guò)程中一項(xiàng)至關(guān)重要的專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃，是指組織關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)的行動(dòng)安排和綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容包括信息系統(tǒng)建設(shè)的工作范圍、對(duì)人財(cái)物和信息等資源的需求、系統(tǒng)建設(shè)的成本估算、工作進(jìn)度安排和相關(guān)的專(zhuān)題計(jì)劃等。信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃中的專(zhuān)題計(jì)劃是信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中為保證某些細(xì)節(jié)工作能夠順利完成、保證工作質(zhì)量而制定的，這些專(zhuān)題計(jì)劃包括質(zhì)量保證計(jì)劃，配置管理計(jì)劃、測(cè)試計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、信息準(zhǔn)備計(jì)劃和系統(tǒng)切換計(jì)劃等。

2．信息管理的組織職能

隨著經(jīng)濟(jì)全球化、網(wǎng)絡(luò)化、知識(shí)化的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，這些對(duì)人類(lèi)活動(dòng)的組織產(chǎn)生了深刻的影響，信息活動(dòng)的組織也隨之發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息處理技術(shù)被應(yīng)用于組織中的各項(xiàng)工作，使組織能更好地收集情報(bào)，更快地做出決策，增強(qiáng)了組織的適應(yīng)能力與競(jìng)爭(zhēng)力。從而使組織信息資源管理的規(guī)模日益增大，信息管理對(duì)于組織更顯重要，信息管理組織成為組織中的重要部門(mén)。信息管理部門(mén)不僅要承擔(dān)信息系統(tǒng)組建、保障信息系統(tǒng)運(yùn)行和對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)更新，還要向信息資源使用者提供信息、技術(shù)支持和培訓(xùn)等。

綜合起來(lái)，信息管理組織的職能包括信息系統(tǒng)研發(fā)與管理、信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與管理、信息資源管理與服務(wù)和提高信息管理組織的有效性等四個(gè)方面。提高信息管理組織的有效性，即通過(guò)對(duì)信息管理組織的改進(jìn)與變革，使信息管理組織高效率地實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的研究開(kāi)發(fā)與應(yīng)用、信息系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)、向信息資源使用者提供信息、技術(shù)支持和培訓(xùn)等服務(wù)，使信息管理組織以較低的成本滿足組織利益相關(guān)者的要求，實(shí)現(xiàn)信息管理組織目標(biāo)，成為適應(yīng)環(huán)境變化的、具有積極的組織文化的、組織內(nèi)部及其成員之間相互協(xié)調(diào)的、能夠通過(guò)組織學(xué)習(xí)不斷自我完善的、與時(shí)俱進(jìn)的組織。信息管理組織利益相關(guān)者是信息管理組織內(nèi)部和外部與組織業(yè)績(jī)有利益關(guān)系的集團(tuán)和個(gè)人。每個(gè)利益相關(guān)者在組織中追求不同的利益，對(duì)信息管理的要求是不同的。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)信息管理組織的利益相關(guān)者包括股東、信息管理組織的工作人員、企業(yè)管理者、組織內(nèi)信息用戶、政府部門(mén)、債權(quán)人、供應(yīng)商和客戶等。

利益相關(guān)者要求信息管理組織快速地提供相關(guān)的組織信息，并對(duì)信息管理組織有不同的有效性評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。股東注重信息管理組織的財(cái)務(wù)收益性；組織的成員希望自我實(shí)現(xiàn)并有好的工資待遇；債權(quán)人、供應(yīng)商希望有可靠的信用與合理的利潤(rùn)；企業(yè)管理者與組織內(nèi)信息用戶希望信息管理組織提供好的信息服務(wù)，方便地使用信息系統(tǒng)，并能為其決策提供良好的支持；政府部門(mén)希望信息管理組織遵守法律、法規(guī)，提供真實(shí)可靠的信息；客戶希望信息管理組織提供關(guān)于產(chǎn)品和服務(wù)等方面的真實(shí)可靠的信息，以獲得相應(yīng)的實(shí)惠。

3．信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能

信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能指的是信息管理領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)組織內(nèi)所有成員的信息行為進(jìn)行指導(dǎo)或引導(dǎo)和施加影響，使成員能夠自覺(jué)自愿地為實(shí)現(xiàn)組織的信息管理目標(biāo)而工作的過(guò)程。其主要作用，就是要使信息管理組織成員更有效、更協(xié)調(diào)地工作，發(fā)揮自己的潛力，從而實(shí)現(xiàn)信息管理組織的目標(biāo)。信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能不是獨(dú)立存在的，它貫穿信息管理的全過(guò)程，貫穿計(jì)劃、組織和控制等職能之中。具體來(lái)說(shuō)，信息管理的領(lǐng)導(dǎo)者職責(zé)包括：參與高層管理決策，為最高決策層提供解決全局性問(wèn)題的信息和建議；負(fù)責(zé)制定組織信息政策和信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，使組織信息資源的開(kāi)發(fā)和利用策略與管理策略保持高度一致，信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)涉及信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、代碼設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等等；負(fù)責(zé)組織開(kāi)發(fā)和管理信息系統(tǒng)，對(duì)于已經(jīng)建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的組織，信息管理領(lǐng)導(dǎo)者必須負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)的維護(hù)、設(shè)備維修和管理等工作，對(duì)于未建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的組織，信息管理領(lǐng)導(dǎo)者必須負(fù)責(zé)組織制定信息系統(tǒng)建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃、決策外包開(kāi)發(fā)還是自主開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)、在組織內(nèi)推廣應(yīng)用信息系統(tǒng)以及信息系統(tǒng)投運(yùn)后的維護(hù)和管理等；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門(mén)的信息工作；負(fù)責(zé)收集、提供和管理組織的內(nèi)部活動(dòng)信息、外部相關(guān)信息和未來(lái)預(yù)測(cè)信息。

4．信息管理的控制職能

信息管理的控制職能是指為了確保組織的信息管理目標(biāo)以及為此而制定的信息管理計(jì)劃能夠順利實(shí)現(xiàn)，信息管理者根據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)或因發(fā)展需要而重新確定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息工作進(jìn)行衡量，測(cè)量和評(píng)價(jià)，并在出現(xiàn)偏差時(shí)進(jìn)行糾正，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生；或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化和組織發(fā)展的需要，在信息管理計(jì)劃的執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行修訂或制定新的計(jì)劃，并調(diào)整信息管理工作的部署。也就是說(shuō)，控制工作一般分為兩類(lèi)：一類(lèi)是糾正實(shí)際工作，減小實(shí)際工作結(jié)果與原有計(jì)劃及標(biāo)準(zhǔn)的偏差，保證計(jì)劃的順利實(shí)施；另一種是糾正組織已經(jīng)確定的目標(biāo)及計(jì)劃，使之適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境的變化，從而糾正實(shí)際工作結(jié)果與目標(biāo)和計(jì)劃的偏差。

信息管理的控制工作是每個(gè)信息管理者的職責(zé)。有些信息管理者常常忽略了這一點(diǎn)，認(rèn)為實(shí)施控制主要是上層和中層管理者的職責(zé)，基層部門(mén)的控制就不大需要了。其實(shí)，各層管理者只是所負(fù)責(zé)的控制范圍各不相同，但各個(gè)層次的管理者都負(fù)有執(zhí)行計(jì)劃實(shí)施控制之職責(zé)。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔(dān)實(shí)施控制工作這一重要職責(zé)，尤其是協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門(mén)的信息工作，保證信息獲取的質(zhì)量和信息利用的程度。

信息管理的過(guò)程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲(chǔ)存。信息收集就是對(duì)原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時(shí)間和空間上的轉(zhuǎn)移，因?yàn)樾畔⒅挥屑皶r(shí)準(zhǔn)確地送到需要者的手中才能發(fā)揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內(nèi)容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過(guò)程中，通過(guò)變換載體，使信息準(zhǔn)確地傳輸給接收者。信息的內(nèi)容處理是指對(duì)原始信息進(jìn)行加工整理，深人揭示信息的內(nèi)容。經(jīng)過(guò)信息內(nèi)容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被適時(shí)有效地利用。信息送到使用者手中，有的并非使用完后就無(wú)用了，有的還需留做事后的參考和保留，這就是信息儲(chǔ)存。通過(guò)信息的儲(chǔ)存可以從中揭示出規(guī)律性的東西，也可以重復(fù)使用。

一、管理信息的收集

(一)管理信息的識(shí)別

管理信息收集所遇到的第一個(gè)問(wèn)題就是確定信息需求的問(wèn)題或者叫做信息的識(shí)別。由于信息的不完全性，想得到關(guān)于客觀情況的全部信息實(shí)際上是不可能的，那種“給我全部情況，以便我進(jìn)行決策”的話等于沒(méi)說(shuō)，所以信息的識(shí)別是十分重要的。確定信息的需求要從系統(tǒng)目標(biāo)出發(fā)，要從客觀情況調(diào)查出發(fā)，加上主觀判斷，規(guī)定數(shù)據(jù)的思路。帶著主觀偏見(jiàn)去收集信息不對(duì)，但無(wú)主觀思路規(guī)定數(shù)據(jù)的范圍，以相等的權(quán)重看待所有的信息，則只能是眉毛胡子一把抓，可能丟了西瓜，揀了芝麻。信息識(shí)別的方法有以下三種：

1．由決策者進(jìn)行識(shí)別

決策者是信息的用戶，他最清楚組織的目標(biāo)，也最清楚信息的需要。向決策者調(diào)查可以采用交談和發(fā)調(diào)查表的方法。這兩種方法都是基于一個(gè)前提，即決策者對(duì)于他們的決策過(guò)程比較了解，因而能比較準(zhǔn)確地說(shuō)明他們所需要的信息。如果管理人員對(duì)他們的決策過(guò)程不十分清楚，則識(shí)別的效果會(huì)受到影響。

2．系統(tǒng)分析員(信息收集者)親自觀察識(shí)別

系統(tǒng)分析員不直接詢問(wèn)信息的需要，而是了解工作。這樣管理人員談?wù)撈饋?lái)往往津津樂(lè)道，系統(tǒng)分析員可以以旁觀者的角度分析信息的需要，并把信息的需要和其用途聯(lián)系起來(lái)，使系統(tǒng)分析員深入地r解信息。對(duì)管理工作的描述越到下級(jí)越容易，越具體；越到上級(jí)其職能越廣，越全面，越復(fù)雜。很多情況只靠外來(lái)人員是很難了解透的，因而選派一些管理人員參加系統(tǒng)分析會(huì)有很大好處。

3．兩種方法結(jié)合

先由系統(tǒng)分析員觀察基本的信息要求，再向決策人員進(jìn)行調(diào)查，補(bǔ)充信息。這種方法雖然浪費(fèi)一些時(shí)間，但了解的信息需求可能比較真實(shí)。這里應(yīng)特別注意，決策者本人對(duì)信息的具體要求應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮，往往這些是重要的信息。

(二)管理信息的收集

信息識(shí)別以后，下一步就是信息的采集。由于目標(biāo)不同，信息的采集方法也不相同，大體上有以下三種方法：

1．自下而上的廣泛收集

它服務(wù)于多種目標(biāo)，一般用于統(tǒng)計(jì)及組織的日常管理。這種收集有固定的時(shí)間周期，有固定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，一般不隨便更動(dòng)。

2．有目的的專(zhuān)項(xiàng)收集

例如，要了解企業(yè)的利潤(rùn)留成情況，就應(yīng)有意識(shí)地去了解幾項(xiàng)信息，發(fā)調(diào)查表或親自去調(diào)查。有時(shí)可以全面調(diào)查，有時(shí)只能抽樣調(diào)查。樣本最好由計(jì)算機(jī)隨機(jī)抽樣得到，這樣才能真實(shí)地反映情況。

3．隨機(jī)積累法

調(diào)查沒(méi)有明確的目標(biāo)，或者是很寬的目標(biāo)，只要是“新鮮”的事就把它積累下來(lái)，以備后用，今后是否有用，現(xiàn)在還不十分清楚。信息收集之后，要用一定的形式表示出來(lái)。信息的表達(dá)方式有文字表述、數(shù)字表達(dá)、圖像表達(dá)三種。

二、管理信息的傳輸

信息在不同主體之間進(jìn)行傳遞，就是信息的傳輸。管理者在傳播信息時(shí)，尤其要注意的信息的畸變或失真，以保證和提高信息傳播的質(zhì)量和效率。具體來(lái)說(shuō)，能夠引起信息失真的原因主要有以下幾個(gè)：

(一)傳輸主體的干擾

在組織中，信息傳輸主體可能由于主觀原因而故意歪曲、刪減信息；或者受自身理解與表達(dá)能力、心理狀態(tài)的影響，無(wú)法正確把握信息的內(nèi)涵，無(wú)意中造成信息的失真；還有可能由于組織效率的原因引起信息傳播過(guò)程中信息的損失。

(二)傳輸渠道的干擾

組織的信息傳輸渠道有內(nèi)部的，也有外部的。信息傳輸渠道的選擇對(duì)信息的傳輸質(zhì)量有很大影響，特別是在使用多種渠道進(jìn)行傳輸時(shí)，每次傳輸渠道的交換都會(huì)影響傳播的速度以及內(nèi)容，甚至?xí)斐尚畔⒅袛嗪蛠G失。

(三)傳輸過(guò)程的客觀障礙

傳輸過(guò)程中可能存在的客觀障礙有自然語(yǔ)言的障礙、學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)的障礙、傳輸技術(shù)本身的障礙等等。

三、管理信息的加工

信息的加工是指對(duì)收集來(lái)的大量信息進(jìn)行鑒別和篩選，使信息條理化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化的過(guò)程。加工過(guò)的信息便于儲(chǔ)存、傳播和利用，只有經(jīng)過(guò)加工，信息的價(jià)值才能真正體現(xiàn)。信息加工的步驟一般分為以下幾個(gè)階段：

(一)鑒別

鑒別是指確認(rèn)信息可靠性的活動(dòng)?？煽啃缘蔫b別標(biāo)準(zhǔn)如下：信息本身是否真實(shí)；信息內(nèi)容是否正確；信息的表述是否準(zhǔn)確；數(shù)據(jù)是否正確無(wú)誤；有無(wú)信息的遺漏、失真、冗余等情況。鑒別方法主要有查證法、比較法、佐證法和邏輯法等。

(二)篩選

篩選是指在鑒別的基礎(chǔ)上，對(duì)采集來(lái)的信息進(jìn)行取舍的活動(dòng)。篩選與鑒別是兩種不同的活動(dòng)，篩選旨在解決信息的適用性問(wèn)題，主要依據(jù)的是管理者的主觀判斷。篩選的依據(jù)是信息的適用性、精約性與先進(jìn)性。適用性是指信息的內(nèi)容是否符合信息收集的目的，符合的謂之適用，不符合的就被刪除。精約性是指信息的表述是否精煉、筒約。篩選時(shí)將繁瑣、臃腫的信息刪除，以降低信息的冗余程度。先進(jìn)性是指信息的內(nèi)容是否先進(jìn)，相對(duì)落后的信息也要被剔除。

(三)排序

排序是指對(duì)篩選后的信息進(jìn)行歸類(lèi)整理，按照管理者所偏好的某一特性對(duì)信息進(jìn)行等級(jí)、層次的劃分的活動(dòng)。

(四)初步激活

初步激活是指對(duì)排序后的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)、分析和轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)信息的活化以便使用的活動(dòng)。

(五)編寫(xiě)

編寫(xiě)是信息加工過(guò)程的產(chǎn)出環(huán)節(jié)，是指對(duì)加工后的信息進(jìn)行編寫(xiě)，便于使用者認(rèn)識(shí)的活動(dòng)。

四、管理信息的儲(chǔ)存

信息的儲(chǔ)存是指對(duì)加工后的信息進(jìn)行記錄、存放、保管以便使用的過(guò)程。信息儲(chǔ)存具有以下三層含義：

第一，用文字、聲音、圖像等形式將加工后的信息記錄在相應(yīng)的載體上；

第二，對(duì)這些載體進(jìn)行歸類(lèi)，形成方便使用者檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)；

第三，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行日常維護(hù)，。使信息及時(shí)得到更新。信息的存儲(chǔ)工作由歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié)構(gòu)成。

信息產(chǎn)品管理

信息產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)：信息采集、整序、分析

信息服務(wù)方式與信息市場(chǎng)管理

信息環(huán)境對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)的影響

信息系統(tǒng)管理

信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施與評(píng)價(jià)

信息系統(tǒng)運(yùn)行管理

信息系統(tǒng)安全管理

信息產(chǎn)業(yè)管理

信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展機(jī)制與管理模式

信息產(chǎn)業(yè)政策和信息立法

社會(huì)信息化與發(fā)展戰(zhàn)略

要對(duì)信息進(jìn)行有效的管理，就要對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)。

（一）按組織不同層次的要求，可以將信息分為計(jì)劃信息、控制信息作業(yè)信息。

1.計(jì)劃信息。這種信息與最高管理層的計(jì)劃工作任務(wù)有關(guān)，即與確定織在一定時(shí)期的目標(biāo)、制訂戰(zhàn)略和政策、制訂規(guī)劃、合理地分配資源有關(guān)。

這種信息主要來(lái)自外部環(huán)境，諸如當(dāng)前的和未來(lái)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的分析預(yù)測(cè)料、資源的可獲量、市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的發(fā)展動(dòng)向，以及政府政策及政治的變化等。

2.控制信息。這種信息與中層管理部門(mén)的職能工作有關(guān)。它幫助職能門(mén)制定組織內(nèi)部的計(jì)劃，并使之有可能檢查實(shí)施效果是否符合計(jì)劃目標(biāo)。這種信息主要來(lái)自組織的內(nèi)部。

3.作業(yè)信息。這種信息與組織的日常管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)，例如計(jì)信息、庫(kù)存信息、生產(chǎn)進(jìn)度信息。質(zhì)量和廢品率信息、產(chǎn)量信息等。這信息來(lái)自組織的內(nèi)部，基層主管人員是這種信息的主要使用者。

（二）按信息的穩(wěn)定性，可以將信息分為固定信息和流動(dòng)信息兩種類(lèi)型。

1.固定信息，是指具有相對(duì)穩(wěn)定性的信息，在一段時(shí)間內(nèi)，可以供各管理工作重復(fù)使用，不發(fā)生質(zhì)的變化。它是組織或企業(yè)一切計(jì)劃和組織工作的重要依據(jù)。以企業(yè)為例，固定信息主要由三部分組成：

（1）定額標(biāo)準(zhǔn)信息。它包括產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)、工藝文件、各類(lèi)勞動(dòng)定額，料消耗定額、工時(shí)定額、各種標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、各類(lèi)臺(tái)帳等。

（2）計(jì)劃合同信息。它包括計(jì)劃指標(biāo)體系和合同文件等。

（3）查詢信息。屬于這種信息的有：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品和原材料價(jià)目表、設(shè)備檔案、人事檔案、固定資產(chǎn)檔案等。

2.流動(dòng)信息。又稱(chēng)為作業(yè)統(tǒng)計(jì)信息，它是反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)際進(jìn)程實(shí)際狀態(tài)的信息，是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)展不斷更新的。因此，這類(lèi)信時(shí)間性較強(qiáng)，一般只具有一次性使用價(jià)值。但及時(shí)收集這類(lèi)信息，并與計(jì)劃指標(biāo)進(jìn)行比較，是控制和評(píng)價(jià)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，不失時(shí)機(jī)地揭示和克服薄弱環(huán)節(jié)的重要手段。

一般來(lái)說(shuō)，固定信息約占企業(yè)管理系統(tǒng)中周轉(zhuǎn)的總信息量的75％，整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)的工作質(zhì)量很大程度上取決于固定信息的管理。因此，無(wú)論現(xiàn)行管理系統(tǒng)的整頓工作，還是應(yīng)用現(xiàn)代化手段的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建立，一般都是從組織和建立固定信息文件開(kāi)始的。

有人形容當(dāng)今的時(shí)代特點(diǎn)是“信息爆炸”。的確，信息的大量增加，給計(jì)劃工作人員和各級(jí)主管人員帶來(lái)了沉重的負(fù)擔(dān)，甚至產(chǎn)生了適得其反的作用。大多數(shù)主管人員的抱怨都集中在以下幾方面：

（1）類(lèi)型不對(duì)的信息大多，合乎要求的信息不足。

（2）信息被分散存貯于組織的各個(gè)單位，以至要使用它們對(duì)極簡(jiǎn)單的題給出答案都很困難。

（3）查詢極不方便。

（4）一些重要的信息經(jīng)常不能及時(shí)送達(dá)需要它的主管人員手中。

（5）數(shù)據(jù)大多，有用的信息太少。就是說(shuō)，對(duì)大量數(shù)據(jù)的加工、提煉處理工作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足主管人員的要求。

管理實(shí)踐表明，要提高計(jì)劃工作的水平，要提高整個(gè)管理工作的效率效果，就必須對(duì)信息進(jìn)行有效的管理。信息管理的主要任務(wù)是：識(shí)別使用的信息需要，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工、存貯和檢索，對(duì)信息的傳遞加以計(jì)劃，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息，并將這些信息及時(shí)、準(zhǔn)確、適用和經(jīng)濟(jì)地提供給組織各級(jí)主管人員以及其他相關(guān)人員。這是一項(xiàng)艱巨的、浩繁的任務(wù)。計(jì)算機(jī)的管理信息系統(tǒng)的建立，為完成這一任務(wù)提供了強(qiáng)有力的手段。

案例分析一

　　面對(duì)信息量的劇增，國(guó)際信息界對(duì)信息資源管理開(kāi)始加以重視和研究。如美國(guó)學(xué)者馬爾香(D．A．Marchand)和克雷斯萊因(J．C．Kresslein)在《信息資源管理手冊(cè)》(1988)中指出：“信息資源管理是一種對(duì)改進(jìn)機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)率和效率有獨(dú)特認(rèn)識(shí)的管理哲學(xué)?！倍?guó)學(xué)者馬丁(w．J．Martin)在《信息社會(huì)》(1988)一書(shū)中也提出了信息管理中的質(zhì)量、預(yù)算和成本概念。在世界上，美國(guó)率先導(dǎo)入了信息管理的概念并予以實(shí)踐。早在1942年，美國(guó)國(guó)會(huì)就通過(guò)了《聯(lián)邦報(bào)告法案》，提出了控制文書(shū)的聯(lián)邦政策。1966年頒布的《信息自由法案》則對(duì)政府信息公開(kāi)和利用進(jìn)行了規(guī)范，規(guī)定任何人都有權(quán)利利用聯(lián)邦政府部門(mén)的記錄，并授權(quán)公開(kāi)這些記錄。

　　1975年至1977年，美國(guó)政府專(zhuān)門(mén)成立了“聯(lián)邦文件委員會(huì)”，該委員會(huì)由聯(lián)邦和各州的政府官員以及來(lái)自商界、勞工界、顧客群體和信息管理專(zhuān)家組成。聯(lián)邦文件委員會(huì)在此后的報(bào)告中指出，聯(lián)邦政府嚴(yán)重的官僚主義的根源在于聯(lián)邦政府的信息管理非常差。該委員會(huì)在1980年通過(guò)了《文書(shū)削減法》，被認(rèn)為是全球信息資源管理的里程碑；與此同時(shí)，聯(lián)邦政府部門(mén)開(kāi)始設(shè)立信息主管人員。從美國(guó)的信息管理案例中我們可以發(fā)現(xiàn)如下的智慧：一是信息管理最早是由政府主導(dǎo)和推動(dòng)；二是通過(guò)法案將信息管理納入了法制的軌道；三是在政府部門(mén)中成立了由各方人員組成的文件委員會(huì)，并在政府各部門(mén)中專(zhuān)設(shè)了信息主管。這樣的信息管理機(jī)制，大大促進(jìn)了信息向知識(shí)和智慧的轉(zhuǎn)化，確保了信息資源管理在美國(guó)政府各部門(mén)的實(shí)施，并使政府機(jī)構(gòu)中的信息得以有效地流通和利用。