所謂設備檔案，是指設備從規(guī)劃、設計、制造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。至于設備說明書、設計圖紙、圖冊、底圖、維修操作規(guī)程、典型檢修工藝文件等資料，通常是作為設備的技術資料由設備資料室或管理部門保管和復制供應，均不納入設備檔案管理。

設備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養(yǎng)是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利、經濟的實現(xiàn)提供了基本技術支持。^[1]

設備檔案一般包括設備前期及設備投產后兩個時期積累的資料。

1、設備前期的主要資料

• 市場調研，設備選型和技術、經濟論證。
• 設備購置合同（副本）。
• 購置技術、經濟分析評價。
• 自制專用設備設計任務書和鑒定書。
• 檢驗合格證及相關附件。
• 設備裝箱單及設備開箱檢驗記錄（包括隨機備件、附件、工具及文件資料等）。
• 進口設備索賠資料（復印件）。
• 設備安裝調試記錄、精度檢驗記錄和驗收移交書。對于特種設備的安裝，還要有安裝單位應具備的資質證書等。

2、設備投產后的主要資料

• 設備登記卡片。
• 設備使用初期管理記錄。
• 開動機臺的記錄。
• 使用單位變動情況記錄。
• 設備故障分析報告。
• 設備事故報告。
• 定期檢查和監(jiān)測記錄。
• 定期維護和檢修記錄。
• 大修任務書與竣工驗收記錄。
• 設備改裝和改造記錄。
• 設備封存（啟用）單。
• 修理、改造費用記錄。
• 設備報廢記錄。
• 其他。