所謂設(shè)備檔案，是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報(bào)廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。至于設(shè)備說明書、設(shè)計(jì)圖紙、圖冊、底圖、維修操作規(guī)程、典型檢修工藝文件等資料，通常是作為設(shè)備的技術(shù)資料由設(shè)備資料室或管理部門保管和復(fù)制供應(yīng)，均不納入設(shè)備檔案管理。

設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。^[1]

設(shè)備檔案一般包括設(shè)備前期及設(shè)備投產(chǎn)后兩個(gè)時(shí)期積累的資料。

1、設(shè)備前期的主要資料

• 市場調(diào)研，設(shè)備選型和技術(shù)、經(jīng)濟(jì)論證。
• 設(shè)備購置合同（副本）。
• 購置技術(shù)、經(jīng)濟(jì)分析評價(jià)。
• 自制專用設(shè)備設(shè)計(jì)任務(wù)書和鑒定書。
• 檢驗(yàn)合格證及相關(guān)附件。
• 設(shè)備裝箱單及設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄（包括隨機(jī)備件、附件、工具及文件資料等）。
• 進(jìn)口設(shè)備索賠資料（復(fù)印件）。
• 設(shè)備安裝調(diào)試記錄、精度檢驗(yàn)記錄和驗(yàn)收移交書。對于特種設(shè)備的安裝，還要有安裝單位應(yīng)具備的資質(zhì)證書等。

2、設(shè)備投產(chǎn)后的主要資料

• 設(shè)備登記卡片。
• 設(shè)備使用初期管理記錄。
• 開動機(jī)臺的記錄。
• 使用單位變動情況記錄。
• 設(shè)備故障分析報(bào)告。
• 設(shè)備事故報(bào)告。
• 定期檢查和監(jiān)測記錄。
• 定期維護(hù)和檢修記錄。
• 大修任務(wù)書與竣工驗(yàn)收記錄。
• 設(shè)備改裝和改造記錄。
• 設(shè)備封存（啟用）單。
• 修理、改造費(fèi)用記錄。
• 設(shè)備報(bào)廢記錄。
• 其他。