管理信息是指那些以文字、數(shù)據(jù)、圖表、音像等形式描述的，能夠反映組織各種業(yè)務活動在空間上的分布狀況和時間上的變化程度，并能給組織的管理決策和管理目標的實現(xiàn)有參考價值的數(shù)據(jù)、情報資料。

從管理控制工作職能的角度來看，為了達到有效的控制，對管理信息具有以下基本要求：

①管理信息的準確性。即信息必須真實，客觀地反映實際情況。虛假的信息往往對組織決策者產生誤導，使其作出錯誤的判斷和決策，從而給組織造成損害。

②管理信息的及時性。信息具有時間價值，在管理活動中，信息的加工、檢索和傳遞一定要快，只有這樣，才能使管理者不失時機地對生產經營活動作出反應和決策。如果信息不能及時地提供給各級主管人員及相關人員，就會失去信息支持決策的作用，甚至有可能給組織帶來巨大損失。

③ 管理信息的可靠性。信息的可靠性除與信息的精確程度有關外，還與信息的完整性成正比關系。完整性是指管理信息的收集和加工不僅應全面、系統(tǒng)，而且應具有連續(xù)性。企業(yè)的生產經營活動是一個復雜的系統(tǒng)，而從外部影響企業(yè)經營的環(huán)境因素又是眾多的。因而，企業(yè)必須全面收集反映企業(yè)各方面的信息，才能保證統(tǒng)一地指揮、協(xié)調、控制企業(yè)內部的活動，才能使企業(yè)適應外部環(huán)境的要求。同時，客觀世界是永恒變化的，其發(fā)出的信息也是連續(xù)不斷變化的，因而只有對這些不斷變更的信息進行連續(xù)地收集和加工，才能正確地把握事情的本質，從而為主管人員的決策提供可靠的依據(jù)。

④管理信息的適用性。管理控制工作需要的是適用的信息。由于不同的管理職能部門，其工作業(yè)務性質和范圍不同，因而其對信息的種類、范圍、內容等方面的要求是各不相同的。因此，信息的收集和加工處理應有一定的目的性和針對性，應當是有計劃地收集和加工。

管理信息都是專門為某種管理目的和管理活動服務的，它具有以下特征：

①有效性。有效性是管理信息的首要特征，它是對于管理目的和管理活動的需要說必須有效，對管理過程中的調查預測、計劃目標、戰(zhàn)略決策、組織結構、人員配備、監(jiān)督控制等都要有用，包括信息的時間上要及時，數(shù)量上要適當，質量上要準確，內容上要適用。有效性也是信息的中心價值，如果信息在時間上不及時、數(shù)量上不足夠、質量上不準確、內容上不適用的話，那么這種 信息不僅無益，反而有害；

②共享性。這就是現(xiàn)在通常所說的資源共享的重要內容。從管理信息角度來說，它的共享性主要表現(xiàn)在不同領域、不同層次、不同部門、不同單位往往都可共同使用某種信息資源。正確認識和順應這一特征，對于建立管理信息系統(tǒng)并發(fā)揮其重要作用具有重要的意義，也可充分發(fā)揮信息的共同作用，避免在信息的收集、加工、傳輸、儲存等方面的重復勞動，在現(xiàn)代社會中，信息資源的國際共享，Internet國際互聯(lián)網的建立，信息高速公路的誕生，使信息的共享性達到前所未有的程度；

③等級性。信息既有有效性和共享性，但是管理信息又是分級的，同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同，就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也明顯差異，從信息需要的重要性上可分區(qū)戰(zhàn)略級、戰(zhàn)術級和作業(yè)級。，戰(zhàn)略級主要指高層管理者需要的關系到全局和長期利益的信息，例如決定醫(yī)院的新建、改建、擴建或停止等，戰(zhàn)術級為部門負責人需要的關系局部和中期利益的信息，例如醫(yī)務處（科）、護理部對每月業(yè)務工作情況的計劃和運行情況結果比較分析、控制質量標準等。作業(yè)級是關系基層醫(yī)療業(yè)務的信息，例如每天門急診和住院人次和各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)、考勤等。

④不完全性。對于某種客觀事實的真實情況往往是不可能完全得到的，數(shù)據(jù)的收集或信息的轉換與主觀思路關系甚大，所以只有舍棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息，這也就是信息的綜合性，管理必須全面地收集信息并進行綜合分析、加工，才能充分認識和考慮各種內外因素引起的積極的或消極的影響程度，才能保證信息在決策、計劃、控制等做到科學管理上發(fā)揮重要作用，做到統(tǒng)籌兼顧、綜合平衡、協(xié)調發(fā)展；

⑤經濟性。所謂信息的經濟性就是信息同樣存在著投入產出的問題，對于信息的投入是必要的，但也要重視費用效益的分析，要求花費成本盡可能少而獲取的信息數(shù)量和價格量盡可能大，這就要求管理者既要重視對信息部門的經濟投入，強調它們對于管理的重要性，健全信息管理組織和人員配備，又要注意信息的經濟性和實用性；

⑥滯后性。信息是由數(shù)據(jù)轉換而來的，因此它不可避免地落后于數(shù)據(jù)，而且信息的使用價值必須經過轉換才能得到，這種轉換也必須從數(shù)據(jù)到信息再到決策，最后取得效果，它們在時間關系上是：

數(shù)據(jù)→信息→決策→效果（t1＜t2＜t3＜t4）

從前一個狀態(tài)轉換為后一個狀態(tài)的時間間隔總不會是零，這就是信息的滯后性。同時又由于信息是有壽命的，許多信息的壽命衰老很快，因此要重視及時轉換，否則信息難以轉換，不轉換就失去信息的價值。

為了有效地對管理信息加以分析和利用，就要對其進行科學的分類。

1按管理信息的來源劃分按管理信息的來源不同，可以將其分為內生信息和外生信息(1)內生信息。這是指組織內部所產生的信息，它反映組織內部所擁有的資料狀況、資料的利用水平和能力。

(2)外生信息。

外生信息來自組織外部，是對組織業(yè)務活動有影響的外部環(huán)境各因素的信息。例如：企業(yè)外部原材料的供應情況，消費時尚的變化，產生技術進步的速度和方向，政府頒布的政策、法規(guī)、條令等。

2按組織不同層次的要求劃分按組織不同層次的要求，可以將管理信息分為計劃信息、控制信息和作業(yè)信息

(1) 計劃信息。這種信息與最高管理層的計劃工作任務有關，即與決定該組織在一定時期內的目標、制訂戰(zhàn)略和政策、制訂規(guī)劃、合理分配資料有關的信息。這類信息主要來自組織外部環(huán)境，諸如當前和未來的經濟形勢的分析預測資料，市場競爭對手情況，國家的政策、法律、法規(guī)頒布情況及變動。

(2)控制信息。

這是組織的中層管理部門為了實現(xiàn)組織的經營目標而對生產經營活動各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督、控制所應有的信息?？刂菩畔⒅饕獊碜越M織內部，要求比較詳細具體。

(3)作業(yè)信息。

這種信息與組織的日常管理業(yè)務活動有關，大多反映企業(yè)生產經營的日常業(yè)務活動，用以保證基層管理部門切實地完成具體作業(yè)。這類信息也主要來自組織內部。基層主管人員是該類信息的主要使用者，其信息要求明確、具體、詳細。

3按產生時間的不同劃分

按產生時間的不同，可以將管理信息分為歷史性信息、實時性信息和預測性信息。

(1)歷史性信息。

這是指在過去就已經發(fā)生的信息。這類信息一般已被使用過，但是具有幫主管人員從歷史條件中找到借鑒和啟發(fā)的意義，因而仍具有利用價值，仍需將其以資料文檔的形式予以保存。

(2)實時性信息。

這是指反映組織當前活動情況及外部環(huán)境特征的信息。該類信息的時效性很強，往往是企業(yè)信息工作的重點，對于指導和控制組織正在進行的活動具有非常重要的作用。

(3)預測性信息。

這是指在掌握和利用以上兩種信息的基礎上，通過運用科學的預測方法或主管人員的經驗判斷，據(jù)此對組織未來進行預先描述所得到的信息。這類信息對于高層主管人員的及時決策，盡早作出相應的準備措施有重大意義。

4按管理信息的穩(wěn)定性劃分

按管理信息的穩(wěn)定性，可以將其分為固定信息和流動性信息

(1)固定信息。

這是指組織在一定時期內不會發(fā)生重大變化，具有相對穩(wěn)定性的信息。它可以供各項管理工作重復使用，不會發(fā)生質的變化。以企業(yè)為例，固定信息主要包括定額標準信息，計劃合同信息和查詢信息。一般而言，固定信息約占企業(yè)管理系統(tǒng)中總信息流量的75％，因而固定信息的整理和利用在很大程度上便決定了整個企業(yè)管理系統(tǒng)的工作質量。

(2)流動信息。

又稱為作業(yè)統(tǒng)計信息，它是由組織的營運活動所產生的，反映生產經營活動實際進程和狀況的信息，并且隨著生產經營活動的進展而不斷變化和更新。例如企業(yè)的庫存量情況，產品的生產進度、企業(yè)的設備損耗情況等。由于該類信息不斷變化，因而其時效性非常重要，一般只有一次性使用價值。

有些單位對信息的收集比較完善，但信息資源卻沒有得到充分利用，沒有為經濟管理發(fā)揮應有的作用，這是非常可惜的。因此，強調管理信息的作用，開發(fā)信息資源，非常必要。管理信息的重要作用主要表現(xiàn)如下：

（1）管理信息具有重要的心理作用

在管理實踐中，管理信息能夠發(fā)揮重大的心理作用。有經驗的管理成功人士都知道，員工的士氣能夠產生巨大的力量，促使組織成員鼓足干勁、努力地工作以完成組織的目標或幫助組織走出困境。如何提高員工士氣，方法有很多。其中之一就是恰當?shù)叵騿T工發(fā)布各類信息，搞好宣傳工作，這就是管理信息的心理作用。例如，在管理實踐中，有的企業(yè)定期將企業(yè)技術進步和銷售額增長的指標向員工頒布，以鼓舞大家的工作熱情；將員工在完成產量和成本指標方面的情況及獎懲結果定期公布，以落實責任制，激勵先進者，鞭策后者；有時企業(yè)也把企業(yè)的經營困境狀況告訴全體員工，以統(tǒng)一認識，增強員工的危機感，促使其將自己與企業(yè)的命運聯(lián)系起來，主動地努力工作。

（2）管理信息是進行預測的基礎

預測是對未來環(huán)境進行估計。它是根據(jù)調查研究所獲得的客觀事物過去和現(xiàn)在的各種信息資料，運用科學的預測方法和預測模型，對事物未來一定時期內的發(fā)展方向所作出的判斷和推測?？梢姡A測是以掌握信息為基礎的，要作出科學的預測，除了要有科學的預測方法之外，充分擁有信息資料是基本的前提。

管理信息的預測作用對于管理來說是相當重要的，沒有預見就沒有科學的管理，管理者必須充分發(fā)揮信息的預測作用。

（3）管理信息的流動是進行管理控制的基本手段管理的本質在于處理信息，管理的藝術在于駕馭信息。在企業(yè)的生產經營活動中，總是貫穿著物流和信息流，信息流伴隨著物流同時流動，并反作用物流，控制著其流動過程。管理者正是通過駕馭信息流來控制物流，進而達到管理和控制生產經營活動過程的目的，以實現(xiàn)企業(yè)或組織的目標。在現(xiàn)代的管理活動中，無論采用哪種方法進行控制，都必須做到兩點：

(1)系統(tǒng)要力圖保持自身穩(wěn)定于某種狀態(tài)之中，當發(fā)生偏離時，系統(tǒng)首先應能及時察覺，并采取必要的糾正措施，以使系統(tǒng)的活動趨于相對穩(wěn)定，這叫做“維持現(xiàn)狀”。

(2) 系統(tǒng)要力圖使自己從某種現(xiàn)存狀態(tài)過渡到某種期望的狀態(tài)，即在某些情況下，組織內外環(huán)境發(fā)生變化，從而對組織提出新的要求，主管人員就應當改革和創(chuàng)新，開拓新局面。這時，就應當對原有的計劃進行修訂，確定新的現(xiàn)實目標，并采取措施突破現(xiàn)狀，達到新計劃的期望狀態(tài)。這叫做“突破現(xiàn)狀?！痹谝陨蟽煞N情況下，信息都起著非常重要的作用。