政務(wù)信息管理是指將大量的有關(guān)政務(wù)、生產(chǎn)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技等與本單位或企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、經(jīng)營、人事、管理和統(tǒng)計(jì)相關(guān)的各類信息進(jìn)行采編、傳遞、發(fā)布，以供各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工查閱的功能模塊。

由于政務(wù)機(jī)構(gòu)的立體性，職能的多頭性，部門之間的側(cè)重點(diǎn)各不相同，造成了政務(wù)信息的多樣性，政務(wù)信息管理也呈現(xiàn)出如下特性：

(1)管理目標(biāo)的多樣性

政務(wù)信息管理的目標(biāo)可歸結(jié)為：

·為政府決策提供支持；

·傳播政治、軍事、科技、經(jīng)濟(jì)和文化思想，實(shí)現(xiàn)政務(wù)管理目的；

·樹立政府形象，提升其社會(huì)影響力；

·實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)，提高行政效率。

(2)管理模式的靈活性

政務(wù)信息繁雜多樣、量大面廣，而產(chǎn)生和管理政務(wù)信息的部門多如牛毛。正是由于這些，政務(wù)信息管理模式常常因部門不同而異，體現(xiàn)出靈活性的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)要求我們實(shí)施政務(wù)信息管理時(shí)，要因地制宜，具體問題具體分析，不能將一個(gè)部門的成功管理模式完全照搬到另一個(gè)部門來。

(3)管理手段的多維性

在政務(wù)信息管理領(lǐng)域，通常使用行政手段、法律手段、技術(shù)手段，當(dāng)然也不乏人文和經(jīng)濟(jì)手段等。由于行政手段直接出自于政府部門，具有直接、迅速、有效、靈活的特點(diǎn)，因而使用最為頻繁。當(dāng)然，隨著法制的健全，法律手段也成為一種重要手段。另外，隨著政務(wù)信息信息化的推進(jìn)，技術(shù)手段變得越來越重要，新的信息技術(shù)成果常常首先在政務(wù)信息管理領(lǐng)域得到應(yīng)用。

從不同的角度可以劃分不同的政務(wù)信息管理類別。根據(jù)政務(wù)信息管理的主體不同，可以劃分為個(gè)體政務(wù)信息管理和社會(huì)群體政務(wù)信息管理；根據(jù)管理層次的大小，可以劃分為宏觀政務(wù)信息管理、中觀政務(wù)信息管理和微觀政務(wù)信息管理；根據(jù)管理手段的不同，可以劃分為手工政務(wù)信息管理、計(jì)算機(jī)政務(wù)信息管理；根據(jù)政務(wù)信息載體的不同，可以劃分為實(shí)物政務(wù)信息管理、人腦政務(wù)信息管理、文獻(xiàn)政務(wù)信息管理和網(wǎng)絡(luò)政務(wù)信息管理等。

政務(wù)信息管理系統(tǒng)一般包括主體要素、客體要素、條件要素和結(jié)果要素等四大要素，從該構(gòu)成要素人手，可以分析出政務(wù)信息管理的主要內(nèi)容包括如下幾個(gè)方面：

(1)政務(wù)信息管理人員的配置與培訓(xùn)

政務(wù)信息管理人員是指在政府機(jī)關(guān)內(nèi)信息部門工作的專兼職人員，同時(shí)也包括負(fù)責(zé)或主管政府機(jī)關(guān)信息工作的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員。

政務(wù)信息管理人員是政務(wù)信息管理實(shí)施的主體，是構(gòu)成政務(wù)信息管理系統(tǒng)最活躍的要素。政務(wù)信息人員管理的任務(wù)，一是為各級(jí)信息部門配置相應(yīng)的專兼職工作人員，并且設(shè)法進(jìn)行職責(zé)教育和技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的管理水平；二是要求各級(jí)政府部門的主要管理者自我提高，增強(qiáng)政務(wù)信息管理意識(shí)，強(qiáng)化信息開發(fā)能力，提高信息管理水平。

(2)政務(wù)信息用戶的研究

政務(wù)信息用戶是政務(wù)信息的服務(wù)對(duì)象，也是政務(wù)信息管理的主體要素之一。政務(wù)信息管理的質(zhì)量和績效需要通過政務(wù)信息用戶得到反映。政務(wù)信息用戶的需求是否得到滿足是衡量政務(wù)信息管理質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)。通過對(duì)政務(wù)信息用戶類型、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)以及政務(wù)信息用戶需求特點(diǎn)和規(guī)律的研究，為他們提供更有效的政務(wù)信息服務(wù)，滿足他們的信息需求。

(3)政務(wù)信息的激活與利用

政務(wù)信息是政務(wù)信息管理系統(tǒng)中的客體要素，政務(wù)信息的激活和利用是政務(wù)信息管理最核心的內(nèi)容。這就要求政務(wù)信息管理者遵循政務(wù)信息管理的原則，熟練掌握政務(wù)信息管理程序的采集、加工、存儲(chǔ)、傳播、利用、反饋的環(huán)節(jié)及其方法。

(4)政務(wù)信息的公開與保護(hù)

政務(wù)信息的公開與保護(hù)一直是政務(wù)信息管理的核心內(nèi)容之一，是一對(duì)相互聯(lián)系和矛盾的命題。公開不僅是建設(shè)服務(wù)型政府的客觀要求，更是實(shí)現(xiàn)民主政治和公眾知曉參與的前提；而保護(hù)不僅是保證政府工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，更是維護(hù)國家和廣大公眾公共利益的需要。

(5)政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理

政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)是構(gòu)成政務(wù)信息管理系統(tǒng)的條件要素之一，是政務(wù)信息管理實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。

政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，從信息傳播的角度來看，是以信息刊物、通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等技術(shù)手段為依托，以各種信息機(jī)構(gòu)和信息人員為節(jié)點(diǎn)所組成的有機(jī)綜合體。它將分散的信源、有序的信道、有需求的信宿連接在一起，組成縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)。

信息機(jī)構(gòu)是信息系統(tǒng)存在的外在形式，是信息網(wǎng)絡(luò)組織的載體。信息機(jī)構(gòu)通常包括信息中心、數(shù)據(jù)中心、統(tǒng)計(jì)中心、情報(bào)所(站)、新聞發(fā)布中心、檔案室、圖書資料室等。各個(gè)政府機(jī)構(gòu)之間、政府機(jī)構(gòu)與各類企業(yè)和組織之間在進(jìn)行信息聯(lián)系時(shí)，許多具體工作是由這些信息機(jī)構(gòu)來具體完成的。所以政務(wù)信息管理的實(shí)施，必須首先建立相應(yīng)的信息機(jī)構(gòu)。

信息刊物是信息的載體，通信設(shè)備和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息傳播的通道，政務(wù)信息管理者就是借助它們來進(jìn)行信息交流的。

現(xiàn)實(shí)中的政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，一般是以政府辦公廳(室)為中心，由縱向、橫向、擴(kuò)散等三個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。比如，由省政府辦公廳通向地、市、縣政府辦公室直至鄉(xiāng)政府的縱向系統(tǒng)，省政府辦公廳通向省直屬各委、辦、廳、局、辦公室的橫向系統(tǒng)，省政府辦公廳通向各駐外省、市辦事處、各外省、市之間直接信息聯(lián)系的擴(kuò)散系統(tǒng)。各級(jí)部門機(jī)構(gòu)還可以設(shè)立信息理想點(diǎn)和聘請兼職的信息員。這樣，形成一個(gè)四通八達(dá)、縱橫交錯(cuò)的信息網(wǎng)絡(luò)。

(6)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與政務(wù)信息管理系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是政務(wù)信息管理的重要工具，是政務(wù)信息系統(tǒng)的重要條件要素。

通常，一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括辦公人員、辦公軟硬件、網(wǎng)絡(luò)通信、辦公環(huán)境、辦公科技等要素。辦公硬件即辦公自動(dòng)化設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、各種通信設(shè)備、復(fù)印機(jī)及小型印刷設(shè)備、電子投影儀等。辦公軟件系統(tǒng)主要用于文字處理、文件傳遞、電子郵件、聲像傳遞、材料查詢、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模擬等。

政務(wù)信息管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容是政務(wù)信息管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。具體包括文書信息系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)等結(jié)構(gòu)、功能、建設(shè)原則，系統(tǒng)開發(fā)的規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)與實(shí)施等。

(7)政務(wù)信息服務(wù)組織

政務(wù)信息服務(wù)是連接政務(wù)信息管理者與政務(wù)信息用戶的媒介和橋梁，是實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息管理系統(tǒng)功能的重要條件要素。該部分內(nèi)容包括：政務(wù)信息產(chǎn)品的類型及特點(diǎn)；政務(wù)信息產(chǎn)品的開發(fā)原理及方法；政務(wù)信息服務(wù)的途徑與方法以及政務(wù)信息服務(wù)的模式。

(8)政務(wù)信息管理制度的建立和完善

政務(wù)信息管理制度是政務(wù)信息管理實(shí)施的基本保證，是保證政務(wù)信息管理體制、管理機(jī)構(gòu)、管理主體發(fā)揮作用的各種規(guī)范化的運(yùn)行規(guī)則。它既包括行政管理機(jī)構(gòu)在實(shí)施信息管理機(jī)制時(shí)在方式方法上的規(guī)范化和法制化，也包括政府機(jī)構(gòu)、各部門在有關(guān)信息管理正常運(yùn)行時(shí)的各種規(guī)則的規(guī)范化和標(biāo)述準(zhǔn)化。

政務(wù)信息管理制度主要包括：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度、信息采集制度、信息安全制度、信息公開制度、信息保密制度以及信息管理績效考核制度等。

(9)政務(wù)信息管理績效考評(píng)

政務(wù)信息管理績效是構(gòu)成政務(wù)信息管理系統(tǒng)的結(jié)果要素，是檢驗(yàn)政務(wù)信息管理水平的衡量尺度。主要包括政務(wù)信息管理績效考評(píng)的意義、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和程序。

政務(wù)信息管理的原則，指的是政務(wù)信息管理主體在實(shí)施政務(wù)信息管理時(shí)觀察問題、處理問題應(yīng)遵循的行為準(zhǔn)則，是獲取良好管理效果的前提。同時(shí)政務(wù)信息管理原則是政務(wù)信息管理特點(diǎn)的主觀反映，是符合事物客觀規(guī)律的主觀規(guī)定。

(1)系統(tǒng)原則

系統(tǒng)原則是以系統(tǒng)的觀念和方法，立足整體和聯(lián)系，統(tǒng)籌全局地認(rèn)識(shí)管理客體，以求獲得滿意效果的管理思想。

政務(wù)信息管理中之所以存在系統(tǒng)原則，第一是因?yàn)檎?wù)信息管理的客體本身就是一個(gè)系統(tǒng)，而且是政務(wù)管理大系統(tǒng)的子系統(tǒng)；第二，政務(wù)信息系統(tǒng)是政務(wù)信息流的通道，是政務(wù)信息功能得以實(shí)現(xiàn)的前提和基礎(chǔ)，要管理政務(wù)信息和政務(wù)信息活動(dòng)，就離不開對(duì)政務(wù)信息通道的管理；第三，政務(wù)信息系統(tǒng)是對(duì)政務(wù)信息和政務(wù)信息活動(dòng)進(jìn)行管理的重要工具，任何政務(wù)信息管理的意圖最后都是通過系統(tǒng)去實(shí)現(xiàn)的。離開了政務(wù)信息系統(tǒng)，很難使政務(wù)信息管理獲得成功。

正確實(shí)施政務(wù)信息管理的系統(tǒng)原則，包括兩個(gè)方面的基本要求：一是了解信息系統(tǒng)的構(gòu)成，二是確立系統(tǒng)原則的理念。

系統(tǒng)原則的理念具體包括：整體性理念、歷時(shí)性理念和滿意化理念。

整體性理念是指政務(wù)信息管理者在管理中應(yīng)該把管理客體作為一個(gè)合乎規(guī)律的由若干個(gè)部分組成的有機(jī)整體來認(rèn)識(shí)。要求首先把握系統(tǒng)的整體性質(zhì)，按整體規(guī)律去處理問題，同時(shí)認(rèn)識(shí)到任何系統(tǒng)不僅自身是一個(gè)系統(tǒng)，而且總是另一個(gè)大系統(tǒng)的子系統(tǒng)。系統(tǒng)內(nèi)各部分之間、系統(tǒng)外與其他系統(tǒng)之間都是相互作用和相互制約的。因此，整體性理念要求人們要把管理客體作為一個(gè)整體來認(rèn)識(shí)，從整體和部分的相互關(guān)系上來揭示管理客體的運(yùn)動(dòng)規(guī)律。

整體性理念還要求在整體和局部之間關(guān)系處理上有整體性的管理思想，即當(dāng)整體與局部發(fā)生矛盾時(shí)，局部應(yīng)服從整體的原則。

歷時(shí)性理念是指政務(wù)信息管理者在管理中必須注重管理客體的產(chǎn)生、發(fā)展的過程及其未來的發(fā)展趨勢，要把管理客體當(dāng)做是一個(gè)隨時(shí)間推移而變化著的系統(tǒng)來考察，根據(jù)管理客體在形成過程中所表現(xiàn)出來的規(guī)律來認(rèn)識(shí)客體。這是整體性理念在時(shí)問維上的體現(xiàn)。它要求政務(wù)信息管理者從縱向上來認(rèn)識(shí)系統(tǒng)的整體性特征。

滿意化理念是指政務(wù)信息管理者在管理中必須對(duì)管理客體進(jìn)行滿意化處理，從整體的觀念出發(fā)，調(diào)整整體與局部的關(guān)系，擬定若干可供選擇的調(diào)整方案，然后根據(jù)本系統(tǒng)的需要(目的)和可能(條件)，選擇滿意度最高的方案。這包含兩層含義：

第一，決策方案的選擇，其標(biāo)準(zhǔn)是“滿意”，而不是“最優(yōu)”。決定政務(wù)信息管理工作成敗的因素很多，某一方案從這一角度來看是最優(yōu)，但從另一角度來看可能就不優(yōu)了；有的方案從理論上看是最優(yōu)，但缺少可操作性，無法實(shí)施，也就不能選擇；或者方案雖然最優(yōu)，但成本投入太大，也是不值得選擇的；或者方案雖然最優(yōu)，但是本機(jī)關(guān)部門實(shí)施該方案的條件還不成熟，該方案目前也就不值得選擇，等等。所以在實(shí)際工作中，只能是權(quán)衡利弊，統(tǒng)籌全局，兼顧各方，選擇滿意度最好的方案。

第二，通過調(diào)整政務(wù)信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)獲得滿意化方案。任何政務(wù)信息系統(tǒng)本身都是可以通過人為調(diào)整進(jìn)行滿意化處理的。經(jīng)驗(yàn)告訴我們，對(duì)于一個(gè)系統(tǒng)，局部最優(yōu)，不等于整體就一定最優(yōu)；局部不優(yōu)，也不等于整體就一定不滿意。組成整體的各個(gè)局部會(huì)因?yàn)榻M合方式的不同而使整體表現(xiàn)出強(qiáng)弱不同的功能，可以使本來都是最優(yōu)的局部，卻組成不了最優(yōu)的整體，也可能使本來不優(yōu)的局部，卻組成了一個(gè)滿意的整體。

所以，對(duì)系統(tǒng)作滿意化處理，必須是局部優(yōu)化以整體優(yōu)化為指導(dǎo)，整體優(yōu)化要通過局部優(yōu)化來協(xié)調(diào)，從整體的結(jié)構(gòu)設(shè)置和局部的協(xié)調(diào)相結(jié)合來達(dá)到滿意化系統(tǒng)的目的。

(2)序化原則

序化原則是指對(duì)所獲得的政務(wù)信息按照某種特征進(jìn)行處理，形成集中而有序信息的管理思想。

政務(wù)信息管理中遵循序化原則首先是因?yàn)檎?wù)信息量大又面廣，如果不進(jìn)行序化處理，不僅查找困難，嚴(yán)重的還會(huì)因此貽誤政務(wù)決策；其次，通過序化，可以使同類政務(wù)信息歸并在一起，可以顯示出某類政務(wù)信息總體的內(nèi)涵和外延，也能夠發(fā)現(xiàn)所采集信息的冗余和漏缺，對(duì)檢索起到指導(dǎo)作用。

序化原則包含分類序化、主題序化、題名序化、著者序化、號(hào)碼序化、時(shí)間序化、地區(qū)序化、計(jì)算機(jī)序化等方法。

(3)激活原則

激活原則是指對(duì)所獲得的政務(wù)信息進(jìn)行分析和轉(zhuǎn)換，使政務(wù)信息活化，便于利用的管理思想。

政務(wù)信息具有多種功能和價(jià)值，但是，這些價(jià)值是潛在的，不能自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，未經(jīng)激活的政務(wù)信息無法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的功能，只有在被激活后才會(huì)產(chǎn)生效用。

信息激活能力是政務(wù)信息管理者信息管理能力的核心。信息激活按照行為主體來劃分，有“個(gè)體激活”和“群體激活”。

“個(gè)體激活”指的是政務(wù)信息管理者個(gè)人的信息激活行為，具體方法有綜合激活法、推導(dǎo)激活法和聯(lián)想激活法。

“群體激活”指的是政務(wù)信息管理者群體的信息激活行為。群體激活法是三種個(gè)體激活方法的綜合運(yùn)用，具體有頭腦激活風(fēng)暴法、德爾菲激活法、對(duì)演激活法。

(4)共享原則

共享原則是指在政務(wù)信息管理活動(dòng)中，為實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息潛在價(jià)值，力求最大限度利用政務(wù)信息的管理思想。

政務(wù)信息管理中的共享原則不僅體現(xiàn)了政務(wù)信息的特點(diǎn)，同時(shí)，對(duì)于政府機(jī)構(gòu)來說，政務(wù)信息的共享是在政府機(jī)構(gòu)內(nèi)相互彌補(bǔ)、相互增強(qiáng)，尤其是可以相互激活，挖掘出政務(wù)信息和政務(wù)信息活動(dòng)的潛在價(jià)值。

共享原則的實(shí)現(xiàn)是有條件的。它總是在有限的范圍內(nèi)實(shí)行，而且必須是具有某種共同利益的范圍。它必須要求在這有限的范圍內(nèi)，既要求范圍內(nèi)的成員貢獻(xiàn)自己的信息，又要防范范圍之外的人占有本范圍的信息，即并存著“貢獻(xiàn)原則”和“防范原則”。