總經(jīng)辦是指總裁或總經(jīng)理辦公室。

總經(jīng)辦有兩種含義：一是總經(jīng)理的辦公場所，是工作人員完成任務(wù)、履行其職責的工作地點，二是管理機構(gòu)，是公司組織體系中設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的工作組織，是設(shè)在總經(jīng)理身邊、直接為領(lǐng)導服務(wù)的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐，是總經(jīng)理工作的輔助性機構(gòu)。

總經(jīng)辦在公司組織結(jié)構(gòu)中處于中樞和要害部位，其地位和作用具體來說，主要有以下幾點。

1．中心的地位和作用。

總經(jīng)理的主要任務(wù)在于進行決策、制定方針、政策。在企業(yè)，雖然有些總經(jīng)理有其領(lǐng)導班子，但每個領(lǐng)導成員往往一人分管多項工作，難以對每個方面作詳盡細致的了解。何況總經(jīng)理本身或其領(lǐng)導班子本身也受到經(jīng)驗、專業(yè)知識、實踐范圍等多方面的局限，不可能事事了如指掌，洞察一切，由于他們精力有限，也不可能事必躬親。尤其在現(xiàn)在這種知識信息年代，社會經(jīng)濟和科技的發(fā)展日新月異，面臨飛速發(fā)展的客觀形勢，要及時對重大問題作出正確、科學的決策，這不僅要求總經(jīng)理或其領(lǐng)導班子有合理的知識結(jié)構(gòu)，善于精心規(guī)劃決策，而且需要一批管理水平高、熟悉企業(yè)運作、思維敏銳、精干謀劃的人組成一個團隊，這個團隊就是總經(jīng)辦。

總經(jīng)辦雖然不是企業(yè)的核心部門。而是領(lǐng)導層之下的輔助單位，然而它卻又要代表總經(jīng)理處理全局性的問題，起著輔助作用，是指揮、控制整個企業(yè)工作的中心部門，例如一個企業(yè)有銷售部、研發(fā)部、生產(chǎn)部、采購部等，這些部門不能只依靠總經(jīng)理一人或其領(lǐng)導班子直接去管理或監(jiān)督，而要靠總經(jīng)辦。總經(jīng)理經(jīng)營會議的決議，要經(jīng)過總經(jīng)辦傳達下去，各部門發(fā)生的情況要通過總經(jīng)辦反映到總經(jīng)理這里。盡管總經(jīng)辦與各部門在行政職級上是平級關(guān)系，各部門之間由于工作需要而產(chǎn)生的協(xié)調(diào)，是一種平級間的協(xié)調(diào)，不存在淮領(lǐng)導誰的問題。但是，當總經(jīng)辦參與(或牽頭)協(xié)調(diào)，就或多或少地代表著總經(jīng)理，具有一定的指揮和決定權(quán)威，這種指揮或決定權(quán)威，或者是總經(jīng)理臨時授權(quán)的，或是總經(jīng)辦對總經(jīng)理的指導思想的貫徹。所以，總經(jīng)辦在橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)中，往往帶有領(lǐng)導性質(zhì)，體現(xiàn)一定企業(yè)組織系統(tǒng)的領(lǐng)導意圖。

總經(jīng)辦又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點和集散地，國際或國內(nèi)經(jīng)濟趨勢，地方政府的政策，企業(yè)本身的戰(zhàn)略規(guī)劃、目標管理、經(jīng)營決策以及各種重大事件，重大活動過程中形成的文件資料，各部門(單位)貫徹總經(jīng)理決策的情況和反映，經(jīng)營過程中各方面的動態(tài)、情報資料等等，都在總經(jīng)辦匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應(yīng)。

總經(jīng)辦的中心地位，還體現(xiàn)在總經(jīng)辦工作的多向性上，總經(jīng)辦的工作是多方面基礎(chǔ)工作的綜合，總經(jīng)辦的各項專業(yè)管理都通過縱橫交叉的網(wǎng)絡(luò)，與企業(yè)內(nèi)外各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系。例如員工申訴工作，既要接受總經(jīng)理的意見，又要了解員工所屬部門的情況，還要通過本部門人事單位掌握申訴員工的相關(guān)資料，然后再接受員工的申訴處理。所以說，整個總經(jīng)辦在多向性多渠道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位置。

因此，總經(jīng)辦不同于具體的業(yè)務(wù)部門，例如前面所講到的銷售部、研發(fā)部、生產(chǎn)部、采購部、財務(wù)部等，這些業(yè)務(wù)部門是企業(yè)的執(zhí)行機構(gòu)，它們負責具體貫徹執(zhí)行董事會或總經(jīng)理的決議，處理業(yè)務(wù)工作，而總經(jīng)辦則一般不直接參與各項具體業(yè)務(wù)工作，它是綜合管理部門，看上去游離于各種管理之外，實際上又存在各種管理之中。

2．樞紐的地位和作用。

總經(jīng)辦在一個企業(yè)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、保證企業(yè)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。如果把企業(yè)比作一個人的話，那么，總經(jīng)理是大腦，各業(yè)務(wù)部門是四肢，總經(jīng)辦則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是總經(jīng)辦把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反饋給大腦，以便讓大腦及時調(diào)整決策，推動整個肌體的正常運行。

總經(jīng)辦雖然與其他部門同屬一類級別，但是，其他業(yè)務(wù)部門是執(zhí)行層、操作層，總經(jīng)辦則是中介層，總經(jīng)辦直接輔助總經(jīng)理工作。我們知道，企業(yè)是以業(yè)務(wù)部門為經(jīng)營主題，這些業(yè)務(wù)部門有明確的職責和工作范圍，形成自己的工作系統(tǒng)，如銷售部有銷售管理中心、各銷售分公司、客服中心等等。作為總經(jīng)理，他有許多工作不可能由這些業(yè)務(wù)部門來承擔。比如企業(yè)對外行政事務(wù)，各部門報告、指示、請示的辦理，與外界企事業(yè)單位的聯(lián)系、應(yīng)對等，就需要總經(jīng)辦綜合承辦。一個企業(yè)，總經(jīng)理是領(lǐng)導者，但秉承總經(jīng)理意圖起指揮和組織作用的則是總經(jīng)辦。領(lǐng)導者是依靠總經(jīng)辦指揮全局，推動各業(yè)務(wù)部門運轉(zhuǎn)，這些承上啟下、上傳下達、左右聯(lián)系、內(nèi)外應(yīng)對、綜合處理、照應(yīng)疏通、協(xié)調(diào)平衡的活動，大多要靠總經(jīng)辦來承擔。所以，總經(jīng)辦在綜合承辦中，實際上猶如鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運的交匯點，處于整個企業(yè)管理系統(tǒng)中的總控制、總調(diào)度的地位。

3．窗口的地位和作用。

總經(jīng)辦是一個企業(yè)的總進出口。對于公司的其他部門來說，總經(jīng)辦是信息網(wǎng)絡(luò)中心。處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通內(nèi)外的“窗口”?？偨?jīng)辦負責接受處理外界來文來函，接待政府、企業(yè)界、同行的參觀和訪問，處理各種公務(wù)往來，接受員工投訴等等。一般與外界的聯(lián)系，首先要經(jīng)過總經(jīng)辦，外界對企業(yè)的第一印象也常常是看總經(jīng)辦的精神面貌、工作心態(tài)、管理水平與工作效率等，總經(jīng)理要獲得外界的各種信息，也首先要靠總經(jīng)辦這個“窗口”。

總之，總經(jīng)辦是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助總經(jīng)理決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足。不同性質(zhì)企業(yè)的總經(jīng)辦工作，固然有不同層次、不同類型的具體要求，但其地位卻是大致相似的，因此，總經(jīng)辦工作做得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營決策、方針等能否得到充分落實，直接關(guān)系到企業(yè)文化的建設(shè)與發(fā)展。

總經(jīng)辦是一個企業(yè)的綜合管理機構(gòu)，具有明顯的綜合性和服務(wù)性。

一、綜合性

總經(jīng)辦的綜合性主要是由以下四個方面的組合所形成：

1．多方面基礎(chǔ)工作的組合?？偨?jīng)辦的業(yè)務(wù)范圍很廣，諸如調(diào)查研究、公文撰寫、公文傳閱與處理、會務(wù)、接待、人事、后勤、工務(wù)、車輛、印章、檔案、機要機密、內(nèi)外事務(wù)聯(lián)系等大量的行政性和事務(wù)性的基礎(chǔ)工作，都在總經(jīng)辦承辦。

2．多方面信息的組合。國家政策、行業(yè)信息、公司總體規(guī)劃、目標管理、總經(jīng)理決策和其他經(jīng)營過程中所形成的文件資料、各部門落實總經(jīng)理決策等方面的情況；其他各方面的管理資料和員工關(guān)系等等，都在總經(jīng)辦匯集和組織，并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。

3．多知識多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。由于總經(jīng)辦的工作是多向性多功能的組合，要求總經(jīng)辦工作人員的知識和技能結(jié)構(gòu)也必須多種多樣，形成一個“通才”和“專才”相結(jié)合的有機整體。例如，總經(jīng)辦主任要當好總經(jīng)理的參謀和助手，必須具備較好的職業(yè)素質(zhì)、知識修養(yǎng)和組織能力，能比較準確地領(lǐng)會總經(jīng)理意圖，善于統(tǒng)觀全局、善于集中總經(jīng)理意見和全體干部、員工的智慧；從事總經(jīng)理秘書工作的人員，必須具備較高的企業(yè)管理知識和寫作能力，具有較強的企業(yè)法規(guī)觀念，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程，視野開闊，視覺敏銳，善于冷靜地思考；從事前臺服務(wù)的人員，必須具有熱情、耐心、任勞任怨、不怕麻煩、靈活周到；從事人事、后勤、文控管理等方面工作的人員，要有各自工作相適應(yīng)的專業(yè)知識與技能。

4．總經(jīng)辦本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透，結(jié)合交叉形成的一個整體?？偨?jīng)辦只有在企業(yè)的管理目標下，分工協(xié)作、步調(diào)一致，才能取得綜合的整體效益。

二、服務(wù)性

總經(jīng)辦除了具有綜合性外，還具有服務(wù)性，不論是參與經(jīng)營還是內(nèi)務(wù)管理，都是為了搞好服務(wù)。因為總經(jīng)辦與業(yè)務(wù)部門不同，業(yè)務(wù)部門有明確而具體的業(yè)務(wù)目標，如銷售部的銷售指標、市場占有率，生產(chǎn)部的生產(chǎn)達成指標等。所以說，總經(jīng)辦的任務(wù)就是服務(wù)，為領(lǐng)導工作服務(wù)、為各部門服務(wù)、為員工服務(wù)，這三種服務(wù)是做好總經(jīng)辦一切工作的指導思想。

已知服務(wù)就是總經(jīng)辦工作的一大特點，從其服務(wù)性質(zhì)中，我們又可初步看出總經(jīng)辦的具體特點所在：

1．政策性強。總經(jīng)辦的重要任務(wù)是處理文件，傳遞信息、辦理事務(wù)、受理問題，這些都是政策性很強的工作。故總經(jīng)辦對企業(yè)的有關(guān)方針政策要有較全面的認識。工作中要有嚴謹負責、一絲不茍的作風，以深得各部門的認同和贊賞。

2，頭緒多、綜合性強。我們知道總經(jīng)辦本身就是一個多功能、多層次、多向性的綜合體。故總經(jīng)辦作為綜合管理部門，它的每一項工作都是企業(yè)整體工作的一部分，它處理的許多事情往往帶有全局性，會產(chǎn)生較大影響。因此，總經(jīng)辦必須從企業(yè)整體出發(fā)，統(tǒng)籌安排各項工作，防止顧此失彼。

3．要求高、時間性強?？偨?jīng)辦各項工作如果沒有高標準、嚴要求，就不能保證工作質(zhì)量，沒有質(zhì)量的服務(wù)是不受歡迎的。同時總經(jīng)辦工作人員應(yīng)有很強的時間觀念，沒有時間觀念，就談不上工作效率，更當不好總經(jīng)理的助手。

4．內(nèi)容雜、服務(wù)面廣?？偨?jīng)辦工作要搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，必須牢牢樹立整體觀念和服務(wù)思想，經(jīng)常保持同總經(jīng)理和各部門的密切聯(lián)系，及時完成總經(jīng)理交辦事項，同時面向員工，熱情關(guān)心每一個在職員工。再則，總經(jīng)辦作為企業(yè)的窗口，公司內(nèi)部人員外出辦事和外部企事業(yè)機構(gòu)人員來公司參觀訪問都要經(jīng)過這個窗口，總經(jīng)辦工作優(yōu)劣直接反映著企業(yè)的精神面貌和企業(yè)的管理水平。

5．聯(lián)系廣、協(xié)調(diào)任務(wù)重。總經(jīng)辦特有的協(xié)調(diào)平衡作用，使得總經(jīng)辦必須也持整體觀念的原則，熟悉企業(yè)各業(yè)務(wù)部門工作，擴大知識面，增強適應(yīng)能力，只有這樣才能及時協(xié)調(diào)部門之間的矛盾，調(diào)動各方面的積極性。

6．機要保密性強?？偨?jīng)辦保密范圍很廣，諸如：文件保密、會議保密、技術(shù)保密、商業(yè)保密等，這是總經(jīng)辦保密工作的一個主要特點。另外，總經(jīng)辦為總經(jīng)理工作，接觸機密的機會多，知道機密的時間早，所以總經(jīng)辦的保密工作與總經(jīng)辦每一個成員有直接的關(guān)系。要做好總經(jīng)辦的保密工作必須使總經(jīng)辦人員有很強的機密觀念，自覺遵守保密制度。

7．被動性與突擊性?？偨?jīng)辦的輔助地位決定了它的工作被動性。其被動性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是作為領(lǐng)導的輔助層，處于從屬地位，總經(jīng)辦必須隨時按照領(lǐng)導的指示和意圖辦事，不能自行其是；二是總經(jīng)辦又是企業(yè)整個行政管理的樞紐，內(nèi)外往來的文件、信函都要經(jīng)過這里，每天要面對與處理一些事先不可能都估計到的事件，這是被動性的另一面。

除上述兩大性質(zhì)外，總經(jīng)辦在處理日常事務(wù)中還經(jīng)常要完成突擊性的工作。如舉行重大的年終晚會，召開經(jīng)營類大型會議等等。在這種情況下，既要組織力量完成臨時任務(wù)，又不可因完成突擊工作而影響日常工作。又如受命凋查某一事件、為臨時決定的會議準備材料、向臨時前來公司參觀訪問的人員提供專題資料等等也具有突擊性。要完成這些任務(wù)，要求總經(jīng)辦應(yīng)在平時做好扎實的基礎(chǔ)管理工作。還有一些偶發(fā)的突擊性工作，如發(fā)生重大災情、重大事故，必須刻不容緩去處理，這就要求總經(jīng)辦要有嚴密的組織和制度，要求總經(jīng)辦工作人員有豐富的經(jīng)驗，處驚不變、當機立斷，在突擊中組織協(xié)調(diào)有關(guān)部門的力量，共同努力，及時解決問題。

一、總經(jīng)辦的基本原則

概括地說，總經(jīng)辦工作的基本原則有如下幾項：

1．準確的原則?？偨?jīng)辦的任何工作都與總經(jīng)理的工作相關(guān)聯(lián)。可以說，總經(jīng)辦工作的準確性，相當程度地保證了總經(jīng)理工作的準確性，保證了總經(jīng)理工作的正常運轉(zhuǎn)?？偨?jīng)辦工作的準確性，涉及的方面很多，簡單地說，辦文要準，辦事要穩(wěn)，情況要實，主意要慎。總之只要準確無誤，就可事半功倍。做到這些，就須態(tài)度認真，作風過細。比如說辦文，就應(yīng)保證文件的原文一字不錯，保證文件質(zhì)量不被破壞。為此，必須從起草、繕寫、校對、印制到呈批、傳閱、登記裝封、遞送、收拆、復制、分閱等等每一步都不發(fā)生差錯。有了錯，就可能破壞文件的內(nèi)容，降低文件的質(zhì)量。工作出錯有時雖然是難免的，但錯出多了就是個工作態(tài)度、工作作風問題，而且會貽誤大事?！皽蚀_”是提高時效的基礎(chǔ)，也是反對官僚主義、文牘主義作風的一種保證。

2．迅速的原則。迅速，就是要求工作及時、高效。所有的文件都有自己的使命，所有的文件都是為了辦事而發(fā)的。一切要辦的事，欲達目的，都有兩個要素，一是準確，二是時限。兩者任何一條失誤，事情就辦不成。況且講求時效是當今社會的要求，有些文件、信息常常需要瞬間即到。辦事不及時就會貽誤大事。

3．保密的原則?？偨?jīng)理制發(fā)的文件，大部分都具有不同程度的秘密性，尤其是董事會制發(fā)的文件，有許多涉及公司重大決策，涉及公司行政、財務(wù)、營銷、研發(fā)等核心機密，是競爭對手獵取的主要對象?？偨?jīng)辦人員經(jīng)常接觸總經(jīng)理和一些重要文件，參加一些重要會議，了解一些重要機密，這里有兩個方面的要求：一是在工作中采取措施保證文件、資料的安全；在包裝、運轉(zhuǎn)、拆封、知密范圍和傳達中制定安全措施；二是總經(jīng)辦人員要保證自己知密不泄密。對于總經(jīng)辦工作的安全與保密問題，務(wù)必引起思想上的足夠重視，并在組織措施上給予必要的保證。比如，一切尚未公布的機密文件，不得隨便給無關(guān)人員閱看或談?wù)?；文件的運轉(zhuǎn)交接應(yīng)當嚴格登記，履行簽收手續(xù)，明確責任；絕密文件應(yīng)有專人負責，不得擅自攜帶外出，總之，要有制度，要檢查，嚴防泄密。

4．關(guān)心員工的原則。總經(jīng)辦直接貫徹總經(jīng)理的各項決議，為總經(jīng)理服務(wù)，又直接面對公司員工，代表總經(jīng)理為員工著想。所以，總經(jīng)辦是總經(jīng)理聯(lián)系員工的紐帶和橋梁。關(guān)心員工應(yīng)成為總經(jīng)辦各方面工作的首要原則?？偨?jīng)辦工作加強員工關(guān)系主要應(yīng)從以下三個方面著手：

(1)關(guān)心員工的工作和生活?？偨?jīng)辦每天都要跟員工打交道，因此，總經(jīng)辦不能像某些舊衙門或新官僚，而應(yīng)該處處關(guān)心員工，為員工著想。雖然，總經(jīng)辦工作種類繁多，但不管什么工作，都應(yīng)該以員工的工作和生活為基本出發(fā)點。

(2)做好員工咨詢?？偨?jīng)辦在很大程度上是把員工的情況和意見反映到總經(jīng)理，再把總經(jīng)理對員工的關(guān)心意念落實到員工身上，所以，真實、準確、及時、全面地向總經(jīng)理反映員工的意見和建議，是總經(jīng)辦最重要的工作之一。多年來的工作實踐證明，要把員工關(guān)系搞好，并不是一件容易的事。它要求總經(jīng)辦工作人員能深入員工工作及生活的地方，親自跟員工談心、訪談，對員工反映的問題加以解決。由于總經(jīng)辦是總經(jīng)理的參謀助手，因此將員工的真實信息反映給老總可謂至關(guān)重要。

(3)匯聚員工智慧。總經(jīng)辦人員應(yīng)協(xié)助總經(jīng)理采取不同方式擴大員工對企業(yè)管理的參與程度，集思廣益，通過各種有建設(shè)性的提議和建議，調(diào)動全體員工的積極性，群策群力，積極參與，團結(jié)協(xié)作，促進各項管理工作的有效實施。

5．精簡高效的原則。精簡高效是總經(jīng)辦的重要組織原則，我們知道，組織形式歷來為適應(yīng)工作任務(wù)的需要而設(shè)置。由于工作任務(wù)的不同及其變化，組織形式也必然隨之不斷改進。所以，只有從不同的具體任務(wù)出發(fā)，根據(jù)管理需要設(shè)置下屬單位，才能實現(xiàn)精簡、高效的目的。

6．嚴謹科學的原則?？偨?jīng)辦工作的特點，要求我們要有嚴謹?shù)淖黠L，嚴密的原則。首先是各項計劃的制定，工作部署必須嚴密。要考慮到目標、措施，可以預見的各種問題及解決辦法，各項工作的協(xié)調(diào)和時間上的銜接等?？傊虑翱紤]得越周密，計劃目標的實現(xiàn)就越有保證。作為總經(jīng)辦的經(jīng)常工作，周、月、季、年度都應(yīng)事先作出計劃，重大工程或活動更應(yīng)單獨制定詳細計劃，只有這樣，才能使工作按部就班，不斷提高預見性。其次，是執(zhí)行計劃中組織管理工作必須嚴密，沒有嚴密的組織，計劃往往落空，特別是大型會議和活動的組織，更需要精心籌劃，每一件事情都要具體落實到人，有布置、有檢查。最后，總經(jīng)辦工作有許多是文字性、技術(shù)性工作，更需嚴密細致。文件和報告，應(yīng)做到整齊、干凈、沒有錯字，甚至連一個標點符號也要認真推敲，不出錯誤。文件收發(fā)、傳遞、歸檔，應(yīng)做到準確無誤，一絲不茍。對文件的保密工作尤其要加倍謹慎，做到萬無一失。隨著辦公自動化的提高，總經(jīng)辦人員應(yīng)會熟練地應(yīng)用計算機，對工作要求也應(yīng)更加精細，否則將會貽誤工作?？偨?jīng)辦工作的特點，還要求我們講究科學的原則，面對復雜的工作，要使我們的認識比較正確，能夠達到預計的目標、減少失誤，就必須按照人類認識發(fā)展的規(guī)律，對總經(jīng)辦工作的對象進行深入了解，摸索其運動的規(guī)律性，掌握事物各個方面的制約關(guān)系，用正確的認識指導實踐。

7．協(xié)作配合的原則。總經(jīng)辦要協(xié)助總經(jīng)理推動各項任務(wù)的完成，總經(jīng)辦每一位工作人員之間的協(xié)作配合尤其必要。沒有這種協(xié)作配合，不發(fā)揮總經(jīng)辦的整體功能，難以制定出好的行動方案，有了方案也不可能很好地付諸實施。

當然，協(xié)作配合要建立在明確分工，建立部門責任制和崗位責任制的基礎(chǔ)上，沒有分工，就談不上協(xié)作。必須把建立和完善責任制作為部門改革的重要內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，才能運行協(xié)作配合的原則。

二、總經(jīng)辦的基本任務(wù)

總經(jīng)辦的任務(wù)，總的來說就是參與內(nèi)務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)，但企業(yè)因規(guī)模、體制的不同．其任務(wù)也不盡相同。然而，就總經(jīng)辦的共同性質(zhì)、地位和作用來說，其基本任務(wù)主要有以下幾個方面：

1．輔助決策。幫助總經(jīng)理制定總體規(guī)劃，參與目標管理，協(xié)助總經(jīng)理抓好中心工作，搞好調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)新問題，掌握新情況，總結(jié)新經(jīng)驗，提出新思路，這是總經(jīng)辦最重要的任務(wù)。

2．信息管理。要建立一個完整的信息網(wǎng)絡(luò)，保持信息渠道的暢通。并建立一套科學的信息工作制度，使信息的收集、傳遞、處理、利用、存儲等一系列環(huán)節(jié)緊密銜接。

3．公文起草。公文包括命令、決定。公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，以及發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)等等。同時，還要根據(jù)總經(jīng)理的意圖，起草諸如董事長或重要人物會議上的講話初稿，或者提供有關(guān)資料，供董事或總經(jīng)理備用。

4．協(xié)調(diào)關(guān)系。協(xié)調(diào)是總經(jīng)辦基本和經(jīng)常性的工作，總經(jīng)辦的協(xié)調(diào)范圍有企業(yè)內(nèi)各部門之間的協(xié)調(diào)、上級與下級之間的協(xié)調(diào)、公司與外界企事業(yè)單位的協(xié)調(diào)等，協(xié)作的內(nèi)容一般都涉及到人、財、物等方面的問題，工作中有一定難度。所以說，協(xié)調(diào)工作的好與差，是衡量總經(jīng)辦工作質(zhì)量和辦事能力的一項評估標準。

5．建章立制。組織制定企業(yè)各項管理規(guī)章制度，包括對工作規(guī)范、行政管理、人事管理、經(jīng)營管理、企業(yè)發(fā)展方面所制定的各項規(guī)劃、章程和制度等。建章立制是科學管理的必然要求，是實現(xiàn)管理目標的重要保證，也是由“人治”到“法治”的重大轉(zhuǎn)變。

6．人事管理。人事工作作為總經(jīng)辦的重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系到企業(yè)的人才建設(shè)和隊伍穩(wěn)定。人事管理包括：人力的規(guī)劃、需求，招募、甄選、聘用、考勤、考核、晉升、勞資等方面的管理。在有些企業(yè)，人事管理作為人力資源與總經(jīng)辦分開行使權(quán)限，這也說明人事在企業(yè)的地位越來越重要了。

7．后勤管理。員工衣食住行是總經(jīng)辦最應(yīng)該重視的環(huán)節(jié)，古人有“兵馬未動，糧草先行”之說，這說明做好員工的后勤管理工作，是企業(yè)搞好經(jīng)營管理的前提。

8．工務(wù)管理。公司的機器設(shè)備、水電安裝維護等，是總經(jīng)辦須加以重視的另一方面，每個企業(yè)都有其自身的工務(wù)隊伍，負責土木工程建設(shè)和維護。故對總經(jīng)辦來說，這份差事不是件容易的事。

9．會議管理。開會議事自古至今都是一項重要工作，總經(jīng)辦是會議工作的主要組織者，總經(jīng)辦對會議工作的主要任務(wù)是：組織、監(jiān)督、執(zhí)行、效果評估等。

10．督促檢查。總經(jīng)理的重大決策、會議決議、重要工作部署等，都需要總經(jīng)辦去辦理。這些重要事項可能涉及到員工管理、部門管理，因而在執(zhí)行過程中，可能會遇到這樣那樣的問題．這就需要總經(jīng)辦認真督促檢查和抓好落實。

11．機要保密管理。在實際；工作和管理中，總經(jīng)辦會涉及很多需保密的工作。因此．我們要認識到總經(jīng)辦不僅僅是辦事機構(gòu)，同時又是機要保密部門，應(yīng)該將保密，工作寓于總經(jīng)辦的日常事務(wù)工作中。

12．員工關(guān)系管理。員工關(guān)系最基本的管理要素是搞好員工福利建設(shè)，在滿足員工的生活福利之后，接下來是考慮員工的精神激勵，因此，總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立員工關(guān)系機構(gòu)，企業(yè)規(guī)模較大的可以配備專職的員工關(guān)系管理人員，小企業(yè)也要由人兼職承辦。總之，一定要在公司允許的范圍內(nèi)切實為員工著想，樹立和維護總經(jīng)辦的良好形象。

13．檔案管理。每家企業(yè)都有檔案室，而檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)專業(yè)特點搞好檔案管理，切實抓好檔案的收集、整理、鑒定、保管，統(tǒng)計，使用等環(huán)節(jié)的工作，以發(fā)揮檔案的利用價值。

14．外事管理。外事工作有其一定的特殊性，它同檔案管理一樣應(yīng)沒專人負責。企業(yè)因性質(zhì)不同，其外事工作內(nèi)容也不相同，不過值得注意的是，所有的外事工作都心貫徹外事工作原則，處理好相關(guān)的外事問題。

15．日常事務(wù)管理?？偨?jīng)辦的業(yè)務(wù)范圍除文秘、信息、人事、后勤、督查等工作外，還包括日常事務(wù)工作，諸如前臺接待、車輛管理、門禁管理、安全衛(wèi)生等等。有的還需要搞好企業(yè)或部門內(nèi)事務(wù)管理工作，如“5S”活動、合理化建議等。

16．部門自身建設(shè)。要完成總經(jīng)辦上述的各項任務(wù)，關(guān)鍵在于人和制度?？偨?jīng)辦自身建設(shè)的任務(wù)．就是要有一個合理的群體結(jié)構(gòu)，使其能發(fā)揮整體效應(yīng)；要有計劃、有閂的地培養(yǎng)內(nèi)部專業(yè)人才，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)以及工作水平，同時也要對辦公設(shè)備不斷更新和改進，以提高總經(jīng)辦工作效率。

1．總經(jīng)辦機構(gòu)的領(lǐng)導與管理。

一個有多個事業(yè)部或分公司組成的集團企業(yè)，它的總經(jīng)辦機構(gòu)可能也是多個的(如圖1所示)，但由于總經(jīng)辦是直接為集團或本事業(yè)部(分公司)領(lǐng)導服務(wù)的辦事機構(gòu)，故對集團總經(jīng)辦(總裁辦)來說，對下各事業(yè)部的總經(jīng)辦只是間接行政領(lǐng)導關(guān)系。這一特點決定了集團、事業(yè)部之間不可能形成一個自上而下的、獨立的垂直領(lǐng)導體系，也即事業(yè)部的總經(jīng)辦如事業(yè)部的其他部門一樣，它是由事業(yè)部總經(jīng)理直接領(lǐng)導和管理的。從這個意義上講，集團內(nèi)各總經(jīng)辦部門具有一定的“封閉性”。

2．總經(jīng)辦之間的橫向關(guān)系。

企業(yè)內(nèi)總經(jīng)辦機構(gòu)之間雖然存在一定的封閉性，但這并不意味著總經(jīng)辦機構(gòu)之間沒有垂直或橫向聯(lián)系，相反，在新經(jīng)濟時代，這種聯(lián)系有很大的發(fā)展，縱向聯(lián)系表現(xiàn)為，集團總經(jīng)辦有義務(wù)，也可以對事業(yè)部(分公司)總經(jīng)辦進行業(yè)務(wù)上的指導。這種業(yè)務(wù)指導關(guān)系體現(xiàn)在總經(jīng)辦的各種管理制度、條例、規(guī)定的制定和實施上。而且，對下屬總經(jīng)辦人員的培養(yǎng)、能力評估等，集團總經(jīng)辦能從專業(yè)的角度來加以執(zhí)行，故從某種意義上說，上級總經(jīng)辦和下級總經(jīng)辦又不完全是“封閉性”的。

1．總經(jīng)辦工作職責。

(1)人事資料、文件、檔案和相關(guān)法律、法規(guī)的管理。

(2)人力資源計劃的制定、管理和實施。

(3)各崗位職責的權(quán)限及需求標準的制定。

(4)外部行政文件的收集、管理和分發(fā)。

(5)人員的招聘、調(diào)動、人事關(guān)系的管理。

(6)人員考核制度的制定、實施及相關(guān)記錄的管理。

(7)培訓計劃的制定、組織，相關(guān)培訓記錄的存檔、管理。

(8)人事管理制度的制定與實施。

(9)薪資制度、職位設(shè)定的制定和管理。

(10)公司會議的組織、協(xié)調(diào)。

(11)董事會和總經(jīng)理的文秘工作及交辦的特殊事項。

(12)管理評審的計劃、組織和實施。

(13)行政管理制度的制訂和實施。

(14)后勤、總務(wù)管理，公司設(shè)備維護。

(15)辦公沒備、用品的庶務(wù)采購和維護。

(16)食堂、宿舍、車隊、保安的管理及相應(yīng)管理制度的制定和實施。

(17)質(zhì)量管理體系文件的管理、發(fā)放。

(18)各種認證的申請、準備、聯(lián)系與取得。

(19)員工福利、醫(yī)療、工傷、保險的管理。

(20)員工關(guān)系的咨詢、信息的取得與維護。

2．總經(jīng)辦工作人員的素養(yǎng)。

通常對總經(jīng)辦工作人員所下的定義是：總經(jīng)辦工作人員是掌管文書并協(xié)助總經(jīng)理或各部門處理相關(guān)事務(wù)的人員。可見，總經(jīng)辦工作人員是總經(jīng)辦工作的主題，能否做好這份工作，在很大程度上取決于總經(jīng)辦工作人員所應(yīng)該具備的素質(zhì)修養(yǎng)。

(1)思想修養(yǎng)：總經(jīng)辦工作人員必須具備正確的就業(yè)觀和強烈的事業(yè)心，還要有較高的工作能力和實于作風。

(2)知識結(jié)構(gòu)：總經(jīng)辦工作綜合性強、接觸面廣，這就要求總經(jīng)辦工作人員盡可能具備相當廣博的知識與合理的知識結(jié)構(gòu)。當然，不同性質(zhì)的企業(yè)，其總經(jīng)辦工作的層次也不同，對總經(jīng)辦工作人員的知識結(jié)構(gòu)要求也不盡相同。一般來說，總經(jīng)辦工作人員的知識結(jié)構(gòu)可分為：

①基礎(chǔ)知識：這是總經(jīng)辦人員不可缺少的，是知識結(jié)構(gòu)的奠基。

②專業(yè)知識：它是總經(jīng)辦工作人員知識結(jié)構(gòu)的核心，也是區(qū)別于其他人才知識結(jié)構(gòu)的根據(jù)。

③相關(guān)知識：這部分知識是獨立于專業(yè)知識之外，但是又與總經(jīng)辦工作密切聯(lián)系的知識。

④心理素養(yǎng)：總經(jīng)辦工作人員由于工作崗位的特殊性，不僅人際關(guān)系較復雜，在緊張的工作中所遇到的矛盾和困難挫折也較多，如果總經(jīng)辦工作人員沒有較強的心理承受能力，就難以應(yīng)付工作中出現(xiàn)的各種情況，產(chǎn)生心理上的不適應(yīng)。所以提高總經(jīng)辦工作人員心理素質(zhì)，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

(3)總經(jīng)辦工作人員良好的心理素質(zhì)包括：

①要樹立正確的人生觀。

②確定適度的抱負水平。

③克服不良的心理影響。

④學會調(diào)節(jié)心理壓力，培養(yǎng)健康的情緒、情感。

⑤培養(yǎng)健康的興趣和愛好。

⑥克服不良的嗜好、養(yǎng)成良好的生活習慣。

⑦積極參加各種形式的娛樂活動。

3．總經(jīng)辦工作人員的能力要求。

總經(jīng)辦工作人員既要有知識。更要有能力。知識素養(yǎng)再高．沒有實際的動手能力，算不上是一個好的工作者。能力是指工作人員在實踐中高效率完成各項任務(wù)的本領(lǐng)．這些能力主要包括以下幾個方面：

(1)分析判斷能力：這是一種高級思維形式。

(2)表達能力：它包括口頭表達能力和書面表達能力兩方面。

(3)協(xié)凋能力：它是總經(jīng)辦工作的重要內(nèi)容之一。

(4)咨詢能力：它是指咨詢訪談的能力。

(5)辦事能力：它包括組織能力和應(yīng)變能力等。

(6)反應(yīng)能力：這是一種原則性和靈活性相結(jié)合的能力。

(7)交際能力：它是指與各種公眾、組織打交道的能力。

(8)運用OA的能力：這是要求總經(jīng)辦工作人員必須掌握運用OA的能力。

4．總經(jīng)辦工作人員的職業(yè)道德要求。

道德是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)整自身與他人及社會之間關(guān)系的行為規(guī)范的總和。職業(yè)道德是具有一定職業(yè)特征的道德規(guī)范和行為準則。作為企業(yè)總經(jīng)辦，由于其工作的特性，工作人員應(yīng)具有以下職業(yè)道德：

(1)忠于職守。

(2)廉潔誠實。

(3)嚴于律己。

(4)嚴守機密。

(5)團結(jié)合作。

(6)文明禮貌。

1．總經(jīng)辦主任勝任素質(zhì)模型

2．總經(jīng)理助理勝任素質(zhì)模型

依據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標、企業(yè)文化等各方面的要求，在對總經(jīng)理助理各個工作要項進行詳細分析的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了總經(jīng)理助理勝任素質(zhì)模型。它參考了其他優(yōu)秀輔助類人員的勝任行為特征，包括職業(yè)素養(yǎng)、知識、技緲能力三個方面的內(nèi)容。具體內(nèi)容如圖4所示。

為保證公司經(jīng)營目標的如期實現(xiàn)，調(diào)動部門員工的積極性，強化各項效益指標的考核，公司實行部門經(jīng)濟效益與員工分配直接掛鉤，經(jīng)協(xié)商，總經(jīng)辦主任____同意簽訂如下經(jīng)營管理目標責任書。

一、責任期

____年____月____日～____年____月____日。

二、部門定員

部門核定定員____人，其中總經(jīng)辦主任1人，總經(jīng)理助理____人，行政秘書____人，辦事專員____人。

三、部門職責

1．建立和健全公司的管理體系與組織機構(gòu)，協(xié)助制定公司的整體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。

2．協(xié)助公司領(lǐng)導起草公司的工作總結(jié)、計劃等綜合材料，安排公司領(lǐng)導行政事務(wù)日程。

3．按時安排各部門進行半年度和年度工作總結(jié)，對各部門年度、季度、月度計劃總結(jié)進行審核與審批。

4．負責組織和安排相關(guān)會議活動，督辦公司領(lǐng)導決策以及會議決議。

5．負責審批公司各類報批文件及內(nèi)部發(fā)送的文件，會簽公司所有正式印發(fā)紅頭文件。

6．協(xié)調(diào)公司各部門之間的溝通，建立良好的團隊合作關(guān)系。

7．處理好當?shù)睾献髅襟w、行政機關(guān)等相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系。

8．各類疑難問題的輔助解決及完成其他工作。

四、部門權(quán)力

1．人事權(quán)力：對部門員工的考核權(quán)、任免的決議權(quán)、面試權(quán)及知情權(quán)。

2．財務(wù)權(quán)力：對部門費用的審核權(quán)，對辦公費用、后勤管理費用的審核權(quán)，對管理部門招待費的審核權(quán)，對部門預算完成情況知情權(quán)等。

五、部門工作目標與考核

總經(jīng)辦月度工作目標與考核內(nèi)容詳見下表。

六、考核結(jié)果運用

部門考核結(jié)果根據(jù)部門內(nèi)各級別崗位不同程度影響其崗位的考核成績。

1．部門月度考核的得分占部門一般員工月度考核結(jié)果的10％。

2．部門季度考核平均分占部門經(jīng)理季度考核結(jié)果的30％。

3．部門年度考核平均分占部門經(jīng)理年度考核結(jié)果的30％，占一般員工年度考核結(jié)果的10％。

總經(jīng)理簽字：總經(jīng)辦主任簽字：

____年____月____日____年____月____日