會(huì)議管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的合成詞。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思是聚會(huì)、見面、集會(huì)等；“議”的基本意思是討論、商議。管理就是制定，執(zhí)行，檢查和改進(jìn)?，F(xiàn)代意義上的會(huì)議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動(dòng)。它體現(xiàn)了會(huì)議的四個(gè)基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會(huì)。一個(gè)會(huì)議的構(gòu)成，包括以下要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間（含開始時(shí)間和終止時(shí)間）、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會(huì)議組織、會(huì)議主題等。

會(huì)議管理是為了保證會(huì)議的正常進(jìn)行并提高會(huì)議的效率，而對(duì)會(huì)議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協(xié)調(diào)。

會(huì)議是解決問(wèn)題的手段之一，是領(lǐng)導(dǎo)工作的一種重要方式，作為行政人員，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到會(huì)議的重要性，正確的運(yùn)用會(huì)議這一手段進(jìn)行管理。

1、舉行會(huì)議的決定

2、參加會(huì)議的人選

3、會(huì)議日期、時(shí)間的決定

4、會(huì)議場(chǎng)所的選擇

5、議程表制作和執(zhí)行方法

(一)提高會(huì)議成效的要領(lǐng)

1.要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間。

2.要在開頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明。

3.要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。

4.在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：

(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?

(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?

(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢?

(4)是否發(fā)言者過(guò)于集中于某些人呢?

(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過(guò)的人呢?

(6)是否某個(gè)人的發(fā)言過(guò)于冗長(zhǎng)呢?

(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢?

5.應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。

6.在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。

7.應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。

8.應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。

(二)會(huì)議禁忌事項(xiàng)

1.發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

2.不可從頭到尾沉默到底。

3.不可取用不正確的資料。

4.不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。

5.不可做人身攻擊。

6.不可打斷他人的發(fā)言。

7.不可不懂裝懂，胡言亂語(yǔ)。

8.不要談到抽象論或觀念論。

9.不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。

10.不要中途離席。

為了提高會(huì)議的效率，有必要加強(qiáng)會(huì)議管理，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

1會(huì)前準(zhǔn)備

1．1質(zhì)疑會(huì)議的必要性。會(huì)議特別耗費(fèi)時(shí)間、人力、財(cái)力、物力，在某些情況下，會(huì)議并不是溝通信息的最佳方式，也不是任何問(wèn)題都可以通過(guò)開會(huì)來(lái)解決，所以，每次開會(huì)前都有必要對(duì)開會(huì)的必要性進(jìn)行質(zhì)疑，做到能不開的會(huì)堅(jiān)決不開，可開可不開的會(huì)盡量不開，必須召開的會(huì)盡量少開。

1．2明確會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議的目標(biāo)越明確越具體越好，比如說(shuō)，會(huì)議目標(biāo)“探討如何在10月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的5％降低至3％”就比“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”更加具體、明確，這樣會(huì)議討論的效果會(huì)更好。

1．3確定會(huì)議議題。會(huì)議議題是指根據(jù)會(huì)議目的確定的要討論的話題或決策的對(duì)象。確定會(huì)議議題應(yīng)遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會(huì)議目標(biāo)。二是議題數(shù)量要適中，不能太多，也不能太少。三是各項(xiàng)議題之間保持有機(jī)聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列。四是明確討論各項(xiàng)議題所需的時(shí)間。

1．4確定與會(huì)人員。確定與會(huì)人員的人數(shù)和結(jié)構(gòu)。對(duì)于決策型會(huì)議，為 r保持成員之問(wèn)良好的臣動(dòng)，會(huì)議成員一般應(yīng)不多于l0人。一般應(yīng)邀請(qǐng)下列幾類人員參加會(huì)議：對(duì)會(huì)議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人；對(duì)會(huì)議日標(biāo)達(dá)成起關(guān)鍵性作川的人；能夠客觀理智和積極踴躍發(fā)表自己見解便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場(chǎng)、是否有必要的會(huì)議設(shè)備等。此外，會(huì)前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會(huì)議資料和發(fā)放會(huì)議通知的工作。

1．5確定會(huì)議的基本程序。確定會(huì)議的基本程序，就是明確會(huì)議先做什么，后做什么，冉做什么。一般在安排會(huì)議議題順序時(shí)需要注意的是：主要的議題往前排，相對(duì)次要的議題往后排；時(shí)問(wèn)緊迫的議題往前排，時(shí)間余地大的議題往后排；需要與會(huì)者高度集中討論的議題往前排，與會(huì)者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識(shí)的議題往后排。

1．6安排會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。在會(huì)議時(shí)間安排上需要考慮何時(shí)召開會(huì)議、會(huì)議持續(xù)多久的問(wèn)題。確定會(huì)議召開時(shí)間需要考慮與會(huì)人員是否能夠出席和會(huì)議效率的問(wèn)題。會(huì)議持續(xù)時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)也不宜過(guò)短，過(guò)長(zhǎng)，人容易疲勞，過(guò)短，有一半的議題還沒有討論會(huì)議就結(jié)束了。

會(huì)議地點(diǎn)的選擇應(yīng)考慮如下因素：

會(huì)議的規(guī)模大小和人數(shù)多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場(chǎng)、是否有必要的會(huì)議設(shè)備等。此外，會(huì)前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會(huì)議資料和發(fā)放會(huì)議通知的工作。

2會(huì)中控制

2．1有效控制會(huì)議的議題和進(jìn)程

(1)明確議題的日標(biāo)。任討論任何議題時(shí)都要明確議題的月標(biāo)是什么、議題內(nèi)容是什么和為什么要討論該議題。

(2)澄清對(duì)議題的誤解或錯(cuò)誤。如果與會(huì)者對(duì)議題有誤解，或使用了錯(cuò)誤的慨念，主持人應(yīng)及時(shí)予以澄清。

(3)控制討論進(jìn)程。當(dāng)與會(huì)者發(fā)言與會(huì)議主題不相T時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)將其發(fā)言拉倒會(huì)議主題上來(lái)；對(duì)那些喋喋不休者，主持人應(yīng)及時(shí)中斷其發(fā)言，將發(fā)言的機(jī)會(huì)交給其他人；對(duì)那些不善言辭、性格內(nèi)向的人，主持人應(yīng)鼓勵(lì)和引導(dǎo)其積極發(fā)言；對(duì)那些對(duì)會(huì)議有敵意的人，主持人應(yīng)引導(dǎo)其客觀理性地表達(dá)看法。

(4)有效處理意見分歧。當(dāng)會(huì)議出現(xiàn)不一致意見而引發(fā)爭(zhēng)論時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)各方觀點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，以幫助與會(huì)人員理清思路、把握要點(diǎn)。

(5)控制會(huì)議時(shí)間，按時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

(6)總結(jié)議題成果，確認(rèn)行動(dòng)。每一議題討論結(jié)束后，主持人應(yīng)就已經(jīng)達(dá)成一致的內(nèi)容進(jìn)行清晰、簡(jiǎn)短的概括，如果該決議需要某人采取行動(dòng)，主持人還應(yīng)要求他確認(rèn)在該行動(dòng)中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。

2．2有效控制會(huì)議成員的行為

(1)嚴(yán)格要求準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。一定要養(yǎng)成準(zhǔn)時(shí)開會(huì)的習(xí)慣， 要因?yàn)槟承┤说倪t到而推遲開會(huì)。記錄下那些遲到的人，給他們?cè)斐蓧毫?，促使他們改變遲到的習(xí)慣。

(2)鼓勵(lì)下級(jí)積極發(fā)言。由于害怕招致上級(jí)的反對(duì)，下級(jí)往往不敢自由發(fā)表自己的見解，這時(shí)上級(jí)應(yīng)鼓勵(lì)下級(jí)積極發(fā)言，即使不完全同意其觀點(diǎn)也應(yīng)肯定其發(fā)言中有價(jià)值的部分，或者對(duì)他們的觀點(diǎn)進(jìn)行 面記錄，強(qiáng)化和鼓勵(lì)他們的行為。為l『避免領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言給后來(lái)發(fā)言者造成的心理作用，呵以考慮把領(lǐng)導(dǎo)安排在下級(jí)之后發(fā)言。

(3)鼓勵(lì)思想交鋒。會(huì)議期間應(yīng)鼓勵(lì)大家自由發(fā)表意見，鼓勵(lì)不同思想觀點(diǎn)的交鋒、爭(zhēng)論，但爭(zhēng)論的內(nèi)容必須和會(huì)議主題有關(guān)，爭(zhēng)論時(shí)切忌感情用事，對(duì)他人進(jìn)行人身攻擊。

(4)避免壓制建議。如果提出的建議遭到嘲笑和壓制，那么人們將害怕和沒有熱情提出建議。所以，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對(duì)提出的建議給予特別的關(guān)注和表現(xiàn)出足夠的熱情，盡可能避免其他人壓制該建議的做法。

3會(huì)后跟蹤

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人，完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會(huì)議的關(guān)鍵在于落實(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況，使會(huì)議做到議而有決、決而有行、行必有果。