會議管理是一個動態(tài)的合成詞。從字面含義上講，“會”的基本意思是聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議。管理就是制定，執(zhí)行，檢查和改進。現(xiàn)代意義上的會議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。它體現(xiàn)了會議的四個基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會。一個會議的構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）、會議地點、會議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會議組織、會議主題等。

會議管理是為了保證會議的正常進行并提高會議的效率，而對會議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協(xié)調(diào)。

會議是解決問題的手段之一，是領(lǐng)導(dǎo)工作的一種重要方式，作為行政人員，應(yīng)該認(rèn)識到會議的重要性，正確的運用會議這一手段進行管理。

1、舉行會議的決定

2、參加會議的人選

3、會議日期、時間的決定

4、會議場所的選擇

5、議程表制作和執(zhí)行方法

(一)提高會議成效的要領(lǐng)

1.要嚴(yán)格遵守會議的開始時間。

2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。

3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。

4.在會議進行中要注意如下事項：

(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?

(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?

(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢?

(4)是否發(fā)言者過于集中于某些人呢?

(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢?

(6)是否某個人的發(fā)言過于冗長呢?

(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進呢?

5.應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論。

6.在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間。

7.應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。

8.應(yīng)當(dāng)把決議付諸實行的程序理出，加以確認(rèn)。

(二)會議禁忌事項

1.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

2.不可從頭到尾沉默到底。

3.不可取用不正確的資料。

4.不要盡談些期待性的預(yù)測。

5.不可做人身攻擊。

6.不可打斷他人的發(fā)言。

7.不可不懂裝懂，胡言亂語。

8.不要談到抽象論或觀念論。

9.不可對發(fā)言者吹毛求疵。

10.不要中途離席。

為了提高會議的效率，有必要加強會議管理，做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。

1會前準(zhǔn)備

1．1質(zhì)疑會議的必要性。會議特別耗費時間、人力、財力、物力，在某些情況下，會議并不是溝通信息的最佳方式，也不是任何問題都可以通過開會來解決，所以，每次開會前都有必要對開會的必要性進行質(zhì)疑，做到能不開的會堅決不開，可開可不開的會盡量不開，必須召開的會盡量少開。

1．2明確會議的目標(biāo)。會議的目標(biāo)越明確越具體越好，比如說，會議目標(biāo)“探討如何在10月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的5％降低至3％”就比“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”更加具體、明確，這樣會議討論的效果會更好。

1．3確定會議議題。會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。確定會議議題應(yīng)遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會議目標(biāo)。二是議題數(shù)量要適中，不能太多，也不能太少。三是各項議題之間保持有機聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列。四是明確討論各項議題所需的時間。

1．4確定與會人員。確定與會人員的人數(shù)和結(jié)構(gòu)。對于決策型會議，為 r保持成員之問良好的臣動，會議成員一般應(yīng)不多于l0人。一般應(yīng)邀請下列幾類人員參加會議：對會議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人；對會議日標(biāo)達成起關(guān)鍵性作川的人；能夠客觀理智和積極踴躍發(fā)表自己見解便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設(shè)備等。此外，會前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會議資料和發(fā)放會議通知的工作。

1．5確定會議的基本程序。確定會議的基本程序，就是明確會議先做什么，后做什么，冉做什么。一般在安排會議議題順序時需要注意的是：主要的議題往前排，相對次要的議題往后排；時問緊迫的議題往前排，時間余地大的議題往后排；需要與會者高度集中討論的議題往前排，與會者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識的議題往后排。

1．6安排會議時間和地點。在會議時間安排上需要考慮何時召開會議、會議持續(xù)多久的問題。確定會議召開時間需要考慮與會人員是否能夠出席和會議效率的問題。會議持續(xù)時間不宜過長也不宜過短，過長，人容易疲勞，過短，有一半的議題還沒有討論會議就結(jié)束了。

會議地點的選擇應(yīng)考慮如下因素：

會議的規(guī)模大小和人數(shù)多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設(shè)備等。此外，會前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會議資料和發(fā)放會議通知的工作。

2會中控制

2．1有效控制會議的議題和進程

(1)明確議題的日標(biāo)。任討論任何議題時都要明確議題的月標(biāo)是什么、議題內(nèi)容是什么和為什么要討論該議題。

(2)澄清對議題的誤解或錯誤。如果與會者對議題有誤解，或使用了錯誤的慨念，主持人應(yīng)及時予以澄清。

(3)控制討論進程。當(dāng)與會者發(fā)言與會議主題不相T時，主持人應(yīng)及時將其發(fā)言拉倒會議主題上來；對那些喋喋不休者，主持人應(yīng)及時中斷其發(fā)言，將發(fā)言的機會交給其他人；對那些不善言辭、性格內(nèi)向的人，主持人應(yīng)鼓勵和引導(dǎo)其積極發(fā)言；對那些對會議有敵意的人，主持人應(yīng)引導(dǎo)其客觀理性地表達看法。

(4)有效處理意見分歧。當(dāng)會議出現(xiàn)不一致意見而引發(fā)爭論時，主持人應(yīng)對各方觀點進行歸納總結(jié)，以幫助與會人員理清思路、把握要點。

(5)控制會議時間，按時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。

(6)總結(jié)議題成果，確認(rèn)行動。每一議題討論結(jié)束后，主持人應(yīng)就已經(jīng)達成一致的內(nèi)容進行清晰、簡短的概括，如果該決議需要某人采取行動，主持人還應(yīng)要求他確認(rèn)在該行動中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。

2．2有效控制會議成員的行為

(1)嚴(yán)格要求準(zhǔn)時開會。一定要養(yǎng)成準(zhǔn)時開會的習(xí)慣， 要因為某些人的遲到而推遲開會。記錄下那些遲到的人，給他們造成壓力，促使他們改變遲到的習(xí)慣。

(2)鼓勵下級積極發(fā)言。由于害怕招致上級的反對，下級往往不敢自由發(fā)表自己的見解，這時上級應(yīng)鼓勵下級積極發(fā)言，即使不完全同意其觀點也應(yīng)肯定其發(fā)言中有價值的部分，或者對他們的觀點進行 面記錄，強化和鼓勵他們的行為。為l『避免領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言給后來發(fā)言者造成的心理作用，呵以考慮把領(lǐng)導(dǎo)安排在下級之后發(fā)言。

(3)鼓勵思想交鋒。會議期間應(yīng)鼓勵大家自由發(fā)表意見，鼓勵不同思想觀點的交鋒、爭論，但爭論的內(nèi)容必須和會議主題有關(guān)，爭論時切忌感情用事，對他人進行人身攻擊。

(4)避免壓制建議。如果提出的建議遭到嘲笑和壓制，那么人們將害怕和沒有熱情提出建議。所以，會議領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對提出的建議給予特別的關(guān)注和表現(xiàn)出足夠的熱情，盡可能避免其他人壓制該建議的做法。

3會后跟蹤

會議結(jié)束后，應(yīng)將會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要，會議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人，完成時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會議的關(guān)鍵在于落實，應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的內(nèi)容檢查會議決定的落實情況，使會議做到議而有決、決而有行、行必有果。