辦公信息系統(tǒng)是主要面向政府和企事業(yè)單位，致力于改善紙張文件、視頻信息、語音信息、電子信息等辦公信息的流轉(zhuǎn)與管理，優(yōu)化相關(guān)的辦公流程，幫助客戶實現(xiàn)成本節(jié)約、效率提升，由相關(guān)的硬件、軟件與服務(wù)共同組成的信息系統(tǒng)解決方案。

OIS是把與業(yè)務(wù)管理有關(guān)的各種信息和規(guī)則映射到計算機網(wǎng)絡(luò)的文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，在應(yīng)用軟件和各種進程通訊中，形成人與計算機網(wǎng)絡(luò)有機結(jié)合的可監(jiān)控、可管理、可擴充的應(yīng)用系統(tǒng)。

辦公信息系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)的收集、存儲、傳遞、管理和處理等手段，為辦公人員提供信息服務(wù)，以提高辦公效率和辦公質(zhì)量，從而獲得經(jīng)濟效益和社會效益。

辦公信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，導(dǎo)致辦公組織機構(gòu)和工作方式以及辦公流程等方面的變革，對原有辦公人員的素質(zhì)提出了新的要求，同時也提供了許多新的就業(yè)機會。辦公信息系統(tǒng)的服務(wù)對象包括各級領(lǐng)導(dǎo)、一般管理人員、業(yè)務(wù)人員、秘書、操作員等。單位的高層領(lǐng)導(dǎo)主要用于進行戰(zhàn)略決策，他們關(guān)心的是宏觀信息。部門領(lǐng)導(dǎo)在其部門的戰(zhàn)術(shù)決策上起關(guān)鍵作用，所關(guān)心的是本部門的管理信息。一般管理人員和業(yè)務(wù)人員分工處理各自的業(yè)務(wù)，進行業(yè)務(wù)操作和管理。秘書和操作員主要從事事務(wù)操作。

按照辦公信息系統(tǒng)所能支持的最高層次，辦公信息系統(tǒng)可劃分為事務(wù)處理型、信息管理型和決策支持型三種。

辦公信息系統(tǒng)也可以按其所服務(wù)的組織機構(gòu)劃分為若干層次，如政府辦公信息系統(tǒng)有中央部委、省市、地、縣等辦公信息系統(tǒng)之分；企業(yè)有總公司、分公司、工廠、車間等層次的辦公信息系統(tǒng)。各層次還可按功能劃分為若干子系統(tǒng)。

辦公信息系統(tǒng)還可按行業(yè)的特點劃分為以下類型：

(1)事務(wù)型：以文字處理和事務(wù)處理為主的辦公信息系統(tǒng)。如行文系統(tǒng)、訂單處理、民航訂票、編輯出版、圖書館等；

(2)專業(yè)型：服務(wù)對象為種專業(yè)機構(gòu)，如律師、會計、審計事務(wù)所，設(shè)計院等；

(3)案例型：以案例為主的辦公信息系統(tǒng)，如用于法院、公安、醫(yī)院等的辦公信息系統(tǒng)；

(4)生產(chǎn)型：以生產(chǎn)管理為主，主要涉及生產(chǎn)的計劃、組織、指揮、控制等，而以經(jīng)營管理為輔，或稱生產(chǎn)經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)；

(5)經(jīng)營型：以經(jīng)營管理為主，主要涉及市場需求、供銷流通、預(yù)測決策、用戶服務(wù)等。如用于銀行、公司、商店等的辦公信息系統(tǒng)；

(6)政府型：如各級政府的辦公系統(tǒng)及其信息中心等。

OIS由六方面的要素構(gòu)成。

• 1) 辦公人員
  • 辦公人員是辦公信息系統(tǒng)的主體和中心:
  • 信息使用人員：管理人員、決策人員
  • 辦公業(yè)務(wù)人員：文秘、財務(wù)等人員
  • 系統(tǒng)服務(wù)人員：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護人員和數(shù)據(jù)錄入員。

• 2) 辦公機構(gòu)
  • 辦公實體所處的辦公組織。

• 3) 辦公制度和辦公例程
  • 辦公例程是指規(guī)范化的辦公過程和辦公程序。辦公過程的制度化和規(guī)范化對OAS有重要意義。在OIS建成之后，辦公制度和辦公例程又成為OAS中的必要組成部分。

• 4) 技術(shù)工具
  • 技術(shù)工具指OIS建設(shè)所需的技術(shù)、設(shè)備、手段等。辦公信息系統(tǒng)必須建立在以計算機、通信網(wǎng)絡(luò)為中心的現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備的基礎(chǔ)之上。

• 5) 辦公信息
  • 辦公信息是辦公信息系統(tǒng)處理的對象。從信息處理角度看，辦公活動實際上是對各類辦公信息 (數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖形、圖像等) 進行采集、存儲、處理、傳遞和輸出的過程。
• 6) 辦公環(huán)境
  • 辦公環(huán)境指辦公實體之外的外部辦公環(huán)境，包括社會組織、上下級部門、服務(wù)與被服務(wù)的對象等。辦公環(huán)境是OIS的支撐和制約因素。

(1) 辦公信息處理：包括日常辦公信息處理，業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)的定量化處理等。

(2) 文檔管理：公文的準備、起草、審批、發(fā)布、下達、批轉(zhuǎn)、匯報，各種數(shù)據(jù)、報表、文件、檔案數(shù)據(jù)的存儲、查詢和處理等。

(3) 信息通信： 利用計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化通信技術(shù)，使辦公室的各類信息能夠相互傳輸，以達到信息互通和共享的目的。

(4) 時程管理：辦公計劃、業(yè)務(wù)、會議的日程編排，工作文件的準備，會議記錄大事記、備忘錄的落實等。

(5) 輔助辦公決策：為決策者提供辦公所需要的各種信息，并輔助辦公者的各項決策。

節(jié)約管理成本，提升盈利能力

通常的辦公型(或分布式)文件處理環(huán)境包括個人打印機、網(wǎng)絡(luò)打印機、復(fù)印機、傳真機以及多功能設(shè)備。在文件處理的相關(guān)環(huán)節(jié)中很容易產(chǎn)生浪費，主要是因為它的真實成本不易被感知并難以控制；文件處理的各種成本被分散計算到多個費用中心，決策單元也非常分散，只有很少的企業(yè)會對此進行集中控制。

國際權(quán)威調(diào)研機構(gòu)ALLAssociatesGroup對福布斯全球上市公司2000強公司的實際文件管理耗費調(diào)研結(jié)果表明，平均來說，企業(yè)要花費其營業(yè)額的6.1%在與文件有關(guān)的環(huán)節(jié)上。其中，文件輸出環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的成本（紙張、耗材、設(shè)備等）僅占文件處理總成本的10%左右，而與文件流轉(zhuǎn)和管理相關(guān)的成本（文件采集、分發(fā)、存儲、檢索、流轉(zhuǎn)、共享、歸檔等）則占總體成本的90%。這個比例相當驚人，在管理精細化的過程中，這是一塊必須控制的成本領(lǐng)域，《華爾街日報》分析師將文件處理費用稱為企業(yè)“最后一項沒有審計的費用”。

辦公信息系統(tǒng)服務(wù)商提供的定制化的文件管理外包服務(wù)，可以幫助客戶有效管理這部分“沒有審計的費用”，達到節(jié)約管理成本和提升盈利能力。

在設(shè)備管理方面，通過對客戶現(xiàn)有設(shè)備普查、合理配置、利用金融工具進行固定資產(chǎn)剝離、制訂設(shè)備管理、購置和費用管理流程，可以大大降低客戶的冗余設(shè)備與管理成本，達到持續(xù)改善。

在耗材、零件和維修方面，采用“按需打印，按印付費”的方式，費用支出的穩(wěn)定性大幅度改善，徹底解決耗材、零件和維修的管理問題；同時，費用結(jié)構(gòu)清晰、可靠，交易成本得到有效控制。

在文件輸出管理方面，采用設(shè)備監(jiān)控和成本管理軟件實時監(jiān)控設(shè)備狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障隱患和耗材使用情況，大大降低硬件故障率和故障排除的時間。

在成本管理方面，可以按照部門、時間段、輸出類型進行實時監(jiān)控和記錄，并自動生成各種費用統(tǒng)計報表，實現(xiàn)費用的精細化管理。依據(jù)這些數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)費用漏洞，及時在軟件中進行權(quán)限和策略部署，實現(xiàn)管理控制。

Gartner的調(diào)查表明，通過實施文件管理外包服務(wù)，可以幫助客戶降低文件處理方面的總體擁有成本10%－30%。

視頻會議解決方案則可有效地減少差旅，從而幫助企業(yè)節(jié)約差旅費用。國際上的平均數(shù)據(jù)表明，視頻會議的有效應(yīng)用可以幫助企業(yè)減少差旅約30%。

以上數(shù)據(jù)充分反映了辦公信息系統(tǒng)在幫助客戶節(jié)約管理成本、提高盈利能力方面的巨大作用。由美國金融危機引發(fā)的全球經(jīng)濟下滑，使得企業(yè)的盈利能力明顯下降，迫于經(jīng)營壓力，眾多企事業(yè)單位產(chǎn)生削減成本、提高辦公效率的迫切需求，將有利于辦公信息系統(tǒng)市場的進一步增長。

優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，增強企業(yè)競爭力

辦公信息系統(tǒng)服務(wù)中，文件管理外包服務(wù)通過硬件、軟件與服務(wù)相結(jié)合的手段，可以優(yōu)化客戶的文件處理流程(包括文件的采集、分發(fā)、存儲、檢索、流轉(zhuǎn)、共享、輸出/歸檔等)，從而加快信息溝通與流轉(zhuǎn)的效率。在企業(yè)競爭日趨激烈的今天，信息溝通效率與反應(yīng)速度日益成為企業(yè)競爭致勝的關(guān)鍵要素。文件的溝通與流轉(zhuǎn)效率直接影響企業(yè)決策和做出反應(yīng)的速度。

視頻會議解決方案則可幫助企業(yè)大量差旅時間，使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高，從而深刻地影響企業(yè)的運行模式，提高溝通效率，縮短決策時間，同時提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競爭力。

OA軟件則通過企業(yè)辦公流程的自動化，以及協(xié)同辦公等多種手段，優(yōu)化辦公流程，提高企業(yè)內(nèi)部的辦公流轉(zhuǎn)效率。

因此，辦公信息系統(tǒng)服務(wù)對于企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、增強競爭力具有重要意義。企業(yè)綜合效益如下圖所示：

客戶綜合效益分析

案例：某商業(yè)銀行通過文件管理外包服務(wù)所提供的解決方案，優(yōu)化了貸款審批流程中所需的各種文檔與信息的采集、報送、檢索，從而將貸款審批期限由原來的15天縮減為3天，大大增強了對客戶的吸引力。

降低資源消耗，創(chuàng)造綠色GDP

文件管理外包服務(wù)可推進企業(yè)辦公數(shù)字化進程，通過部署文件管理軟件，并配合文件設(shè)備監(jiān)控、成本管理等解決方案，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳真、網(wǎng)絡(luò)掃描、電子存檔和移動打印等功能，幫助客戶減少紙張的耗用；同時，還能夠促進員工的節(jié)約意識，從而進一步節(jié)約紙張并相應(yīng)保護森林資源與水資源，同時達到降低能源消耗、減少碳排放量的目的。

企業(yè)級視頻會議解決方案系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，可以節(jié)省大量差旅，從而大量減少差旅導(dǎo)致的能源消耗，并減少碳排放量，緩解交通壓力。

OA軟件可以有效增強企業(yè)跨區(qū)域辦公的協(xié)同，降低溝通成本，最大化滿足企業(yè)內(nèi)部與企業(yè)之間即時信息溝通的需求，有效節(jié)約能源。

在中國當前的社會、經(jīng)濟環(huán)境下，辦公信息系統(tǒng)所帶來的節(jié)能環(huán)保價值更為突出。在中國經(jīng)濟步入周期性拐點之后，能耗成本大幅提升，中國企業(yè)制造成本壓力增大，能源稀缺矛盾日益突出。辦公信息系統(tǒng)市場的日益培育與成熟，可以促進經(jīng)濟的可持續(xù)增長，實現(xiàn)人與環(huán)境的和諧發(fā)展，有效促進“環(huán)境友好型社會”和“資源節(jié)約型社會”的建立，具有深遠的社會意義。