備忘錄是記錄有關(guān)活動或事務(wù)，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。

備忘錄可用于個人事務(wù)的記錄，也可作商務(wù)談判或業(yè)務(wù)合作的記錄。

1．事務(wù)性。備忘錄所記錄的事項有兩類：一類是如實記錄現(xiàn)實中曾經(jīng)發(fā)生過的事實真相，如記錄商務(wù)談判中雙方所表達(dá)的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是為了避免忘卻而提前記下計劃辦理的事項。如上級發(fā)給下級的工作要點備忘條。

2．提醒性。即提示當(dāng)事人避免忘卻的特性。

備忘錄可分為三種類型：

1．個人備忘錄。即屬于個人事務(wù)的備忘錄，記錄的事情其他人不參與。

2．交往式備忘錄。這是記錄人際之間活動的備忘錄，這種備忘錄必須真實地記錄各種情況，包括對當(dāng)事人有利或不利的情況。這類備忘錄有商務(wù)談判備忘錄等。

3．計劃式備忘錄。即提醒將來之事的備忘錄。

（一）標(biāo)題

標(biāo)題通常有兩種寫法：一種直接寫文種名稱，即《備忘錄》；另一種由單位、事由和文種組成，如《××公司與××集團(tuán)公司合作開發(fā)機(jī)電產(chǎn)品會談備忘錄》。

（二）商務(wù)談判備忘錄正文

個人備忘錄和計劃式備忘錄的正文寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。

下面專門介紹商務(wù)談判備忘錄正文的一般寫法。

1．導(dǎo)言。記錄談判的基本情況，包括雙方單位名稱、談判代表姓名（與外商談判需注明國別）、會談時間、地點、會談項目等。

2．主體。記錄雙方的談判情況，包括討論的事項、一致或不一致的意見、觀點和做出的有關(guān)承諾。主體內(nèi)容的記錄類似于意向書的寫法，通常采用分條列項式記錄。

3．結(jié)尾。備忘錄多數(shù)不另寫結(jié)尾。

（三）商務(wù)談判備忘錄落款

由參加談判的各方代表簽字認(rèn)可并標(biāo)明時間。

1．注意商務(wù)談判紀(jì)要與商務(wù)談判備忘錄的區(qū)別：一是效力不同。商務(wù)談判紀(jì)要一經(jīng)雙方簽字，具有一定的約束力，而商務(wù)談判備忘錄沒有約束力，只起提示備忘作用。二是內(nèi)容不同。商務(wù)談判紀(jì)要中記的主要是談判雙方達(dá)成的主要的一致性意見，而商務(wù)談判備忘錄中記的則不一定是談判達(dá)成的一致意見，是為了下一次談判、洽談或磋商而提示的問題。

2．內(nèi)容要詳實、具體而完備。

3．語言要樸實、準(zhǔn)確。

龍湖公司與××公司會談備忘錄

中國龍湖公司(簡稱甲方)與×國××公司(簡稱乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方總部就興辦合資項目進(jìn)行了初步協(xié)商，雙方交換了意見，并作出有關(guān)承諾。為便于將來繼續(xù)洽談，形成備忘條款如下：

一、依據(jù)雙方的交談，乙方同意就合資經(jīng)營××項目進(jìn)行投資，投資金額太約為×××萬美元。投資方式待進(jìn)一步磋商。甲方用廠房、場地、機(jī)器設(shè)備作為投資，其作價原則和辦法，亦待進(jìn)一步協(xié)商。

二、關(guān)于利潤分配的原則，沒有取得一致意見。乙方認(rèn)為自己的投入既有資金，又有技術(shù)，應(yīng)該占60％一70％，甲方則認(rèn)為應(yīng)該按投資比例分成。乙方代表表示，利潤分配比例愿意考慮甲方的意見，希望另定時間協(xié)商確定。

三、合資項目生產(chǎn)的××產(chǎn)品，乙方承諾在國際市場上銷售產(chǎn)量的45％，甲方希望乙方將銷售額提高到70％～75％，其余的在中國市場上銷售。

四、工廠的規(guī)模、合資年限以及其他有關(guān)事項，尚未詳細(xì)討論，雙方都認(rèn)為待第二項內(nèi)容向各自的上級匯報確定后，再商議；

五、這次洽談雖未能解決主要問題，但雙方都表達(dá)了合作的愿望。期望在今后的兩個月內(nèi)再行接觸，以便進(jìn)一步協(xié)商洽談合作事宜。再次洽談的具體時間待雙方磋商后再定。

×××公司×國××公司

　代表×××(簽章)：代表×××(簽章)：

二OO×年×月×日