信息溝通是指可解釋的信息由發(fā)送人傳遞到接收人的過(guò)程。具體地說(shuō)，它是人與人之間思想、感情、觀念、態(tài)度的交流過(guò)程，是情報(bào)相互交換的過(guò)程。

要準(zhǔn)確理解信息溝通的含義，需注意以下幾點(diǎn)：

（1）信息溝通首先是信息的傳遞，如果信息沒(méi)有被傳遞，信息溝通就沒(méi)有發(fā)生。

（2）成功的信息溝通，不僅需要信息被傳遞，還要被理解。

（3）信息溝通的主體是人，即信息溝通主要發(fā)生在人與人之間。

（4）由于管理過(guò)程中各種信息溝通相互關(guān)聯(lián)、交錯(cuò)，所以管理者把各種信息溝通過(guò)程看成是一個(gè)整體，即管理信息系統(tǒng)。

1．人與人之間的溝通主要是通過(guò)語(yǔ)言來(lái)進(jìn)行的，但也有姿態(tài)和手勢(shì)等交流。

2．人與人之間交流的內(nèi)容非常廣泛，除一般信息交流外，還包括思想、感情、態(tài)度和觀點(diǎn)的交流。

3. 在人與人之間溝通中，存在著心理因素和心理障礙的影響。

信息溝通的作用在于使組織內(nèi)的每一個(gè)成員都能夠做到在適當(dāng)?shù)臅r(shí)侯，將適當(dāng)?shù)男畔ⅲ眠m當(dāng)?shù)姆椒?，傳給適當(dāng)?shù)娜耍瑥亩纬梢粋€(gè)健全的迅速的有效的信息傳遞系統(tǒng)，以有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1、溝通可提供充分而確實(shí)的材料，是正確決策的前提和基礎(chǔ)。

2、溝通是組織成員統(tǒng)一思想和行動(dòng)的工具。

3、溝通是在組織成員之間、特別是領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者之間建立良好的人際關(guān)系的關(guān)鍵。

(1)明確的原則

(2)完整性的原則

(3)戰(zhàn)略上使用非正式組織的原則

為改進(jìn)信息溝通工作并提高效率，在信息溝通中要滿足以下要求；

(1)溝通要有認(rèn)真的準(zhǔn)備和明確的目的性。

(2)溝通的內(nèi)容要確切。

(3)溝通要有誠(chéng)意，取得對(duì)方的信任并建立起感情。

(4)提倡平行溝通，即在組織中同一層次之間的相互溝通。

(5)提倡直接溝通、雙向溝通和口頭溝通。

(6)設(shè)計(jì)固定溝通渠道。形成溝通常規(guī)。

(1)正式渠道溝通(權(quán)威但刻板)

正式渠道是指按組織結(jié)構(gòu)和管理層來(lái)傳遞信息進(jìn)行溝通的渠道。按信息的流向，正式渠道可分為縱向溝通和橫向溝通，而縱向溝通又可分為下行溝通和上行溝通。

(2)非正式渠道溝通（靈活但易失真）

非正式渠道是指不受正式組織約束的組織成員之間的信息溝通渠道。非正式溝通信息傳遞速度快、信息量大、覆蓋面廣，可以滿足職工的安全等需要，常常是積極的、卓有成效的，但它有一定的片面性。

1.構(gòu)成信息溝通過(guò)程的八個(gè)要素：

發(fā)送者、信息、編碼、通道、譯碼、接受者、反饋、噪音

2.信息溝通過(guò)程模型

一、團(tuán)體溝通

“團(tuán)體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動(dòng)。團(tuán)體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會(huì)議溝通和E-Mail（或書(shū)面）溝通。

1、會(huì)議溝通

“會(huì)議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時(shí)間一般比較長(zhǎng)，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問(wèn)題。如下的幾種情境宜采用會(huì)議溝通的方式進(jìn)行：

（1）需要統(tǒng)一思想或行動(dòng)時(shí)（如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計(jì)劃的討論等）；

（2）需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時(shí)（如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等）；

（3）傳達(dá)重要信息時(shí)（如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動(dòng)、項(xiàng)目總結(jié)活動(dòng)等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生較大影響時(shí)；

（5）討論復(fù)雜問(wèn)題的解決方案時(shí)（如針對(duì)復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題，討論已收集到的解決方案等）。

2、E-Mail或書(shū)面溝通

“E-Mail（或書(shū)面）溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式，溝通的時(shí)間一般不長(zhǎng)，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場(chǎng)地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡(jiǎn)單的問(wèn)題或發(fā)布信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對(duì)“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進(jìn)行：

（1）簡(jiǎn)單問(wèn)題小范圍溝通時(shí)（如3~5個(gè)人溝通一下產(chǎn)出物最終的評(píng)審結(jié)論等）；

（2）需要大家先思考、斟酌，短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)（如項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的討論、復(fù)雜技術(shù)問(wèn)題提前知會(huì)大家思考等）；

（3）傳達(dá)非重要信息時(shí)（如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)影響時(shí)。

二、個(gè)體溝通

所謂“個(gè)體溝通”，是指兩人之間的溝通。個(gè)體溝通主要有以下三種常用的方式：當(dāng)面溝通、電話溝通和E-Mail（或書(shū)面）溝通。

1、當(dāng)面溝通

“當(dāng)面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問(wèn)題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行：

（1）彼此之間的辦公距離較近時(shí)（如兩人在同一辦公室）；

（2）彼此之間存有誤會(huì)時(shí)；

（3）對(duì)對(duì)方工作不太滿意，需要指出其不足時(shí)；

（4）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問(wèn)題尚未解決時(shí)。

需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠(yuǎn)，請(qǐng)優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。我有時(shí)看到溝通雙方的距離不過(guò)一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。

2、電話溝通

“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進(jìn)行：

• 彼此之間的辦公距離較遠(yuǎn)、但問(wèn)題比較簡(jiǎn)單時(shí)（如兩人在不同的辦公室需要討論一個(gè)報(bào)表數(shù)據(jù)的問(wèn)題等）；
• 彼此之間的距離很遠(yuǎn)，很難或無(wú)法當(dāng)面溝通時(shí)；
• 彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問(wèn)題尚未解決時(shí)。

需要特別注意的是：在成本相差無(wú)幾的情況下，請(qǐng)優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。

3、E-Mail（或書(shū)面）溝通

“E-Mail（或書(shū)面）溝通”是一種最經(jīng)濟(jì)的溝通方式。溝通的時(shí)間一般不長(zhǎng)，并且不受場(chǎng)地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡(jiǎn)單的問(wèn)題或互相知會(huì)一些信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對(duì)“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進(jìn)行：

（1）小問(wèn)題溝通時(shí)（如雙方討論一下某函數(shù)的使用語(yǔ)法等）；

（2）復(fù)雜問(wèn)題需要借助“書(shū)面”才能表達(dá)清楚時(shí)（這類(lèi)問(wèn)題往往需要采用書(shū)面表達(dá)和口頭表達(dá)相結(jié)合的方式）；

（3）需要對(duì)方先思考、斟酌，短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)（如請(qǐng)教對(duì)方一個(gè)技術(shù)問(wèn)題時(shí)先將問(wèn)題告知對(duì)方等）。

需要特別注意的時(shí)：在E-Mail來(lái)回多次而問(wèn)題尚未得到解決或甚至引起誤解時(shí)，一定要及時(shí)終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行。

需要特別指出的是，個(gè)體之間溝通時(shí)，盡量多采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行。“能當(dāng)面溝通的，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個(gè)體溝通”方式的基本選用原則。