辦公環(huán)境或稱為辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過(guò)程的各種因素的綜合，從廣義上說(shuō)，它是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說(shuō)，辦公環(huán)境是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。人文環(huán)境包括文化、教育、人際關(guān)系等因素。自然環(huán)境包括辦公室所在地、建筑設(shè)計(jì)、室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備和辦公室的布局、布置等因素。

從總體上來(lái)看，辦公環(huán)境是一個(gè)復(fù)雜的開放系統(tǒng)，為了更好地認(rèn)識(shí)辦公環(huán)境，可以對(duì)辦公環(huán)境諸因素進(jìn)行總體類型的劃分。

我們可以按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。

1．社會(huì)環(huán)境

所謂社會(huì)環(huán)境是指一個(gè)國(guó)家內(nèi)部的物質(zhì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治法律環(huán)境和精神文化環(huán)境，同時(shí)包括這個(gè)國(guó)家的人口、民族、歷史等因素。作為社會(huì)組織內(nèi)部管理的組成部分．辦公活動(dòng)必然要從“環(huán)境”中得到任務(wù)和信息，然后再進(jìn)行消化和加工，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為服務(wù)于社會(huì)和組織的各種“產(chǎn)品”。如果把辦公活動(dòng)作為一個(gè)系統(tǒng)，它正是在這種輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的動(dòng)態(tài)平衡中，使其自身在社會(huì)環(huán)境中不斷生長(zhǎng)和發(fā)展的，因此分析社會(huì)環(huán)境是研究辦公環(huán)境的出發(fā)點(diǎn)。

2．職能環(huán)境

所謂職能環(huán)境，是指一個(gè)社會(huì)組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置、目標(biāo)劃分和運(yùn)行情況，同時(shí)包括人際關(guān)系和工作方法等因素。辦公室在履行自己的職能中必然要同組織中其他機(jī)構(gòu)發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，辦公活動(dòng)的正確履行不僅取決于其他機(jī)構(gòu)的支持和配合，還取決于組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)是否合理，各種制度是否完善，這些最終關(guān)系到組織內(nèi)部管理的狀況，而組織內(nèi)部的管理狀況又在一定程度上影響其社會(huì)地位。由此可見(jiàn)，職能環(huán)境是辦公環(huán)境的核心內(nèi)容。

3．工作環(huán)境

所謂工作環(huán)境，是指具體辦公活動(dòng)的場(chǎng)所及使用的設(shè)備等，同時(shí)包括從業(yè)人員的狀況。無(wú)論各種社會(huì)組織的功能有多大差異，其辦公活動(dòng)都是由人員、設(shè)備和場(chǎng)地三大要素組成的，對(duì)于一般的“上班族”來(lái)說(shuō)，每周幾乎有40小時(shí)呆在辦公室里，占據(jù)了工作相當(dāng)大的部分，為了盡可能地減輕精神疲勞，獲得較高的辦公效率，就必須恰當(dāng)?shù)匕焉婕稗k公場(chǎng)地、設(shè)備、光線、顏色、聲音和溫度等環(huán)境因素，與對(duì)辦公人員的心理影響結(jié)合起來(lái)，使其獲得最佳的工作狀態(tài)。

此外，還要高度重視辦公人員之間的互動(dòng)，以及對(duì)其他工作環(huán)境的影響。這足以說(shuō)明工作環(huán)境在辦公環(huán)境中的基礎(chǔ)地位。

對(duì)于一個(gè)辦公室人員來(lái)說(shuō)，平常能夠直接影響并在工作中加以選擇、改進(jìn)和優(yōu)化的就是工作環(huán)境，隨著自己在組織中地位和經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，可能會(huì)對(duì)辦公室的職能環(huán)境有一定的影響并加以改進(jìn)和選擇。通常來(lái)說(shuō)，辦公室面臨的社會(huì)環(huán)境是難以進(jìn)行影響和改進(jìn)的。我們通常所說(shuō)的辦公環(huán)境的優(yōu)化和改進(jìn)，主要是針對(duì)工作環(huán)境而言的。

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于辦公環(huán)境的要求也越來(lái)越高，優(yōu)良的辦公環(huán)境能夠提高辦公效率，且有利于組織的溝通和員工的身體健康。辦公環(huán)境包括工作區(qū)的空間、溫度、采光、通風(fēng)、吸音設(shè)施和條件等，還包括辦公室墻壁、門窗裝修和裝飾的樣式、色彩，辦公桌椅、柜架的樣式和擺放方式以及各種辦公設(shè)備、辦公用品耗材和飲水設(shè)備的擺放方式等。一般來(lái)說(shuō)，構(gòu)成健康安全的辦公環(huán)境的基本要素有：1．空氣。辦公室內(nèi)要有良好的通風(fēng)條件，室內(nèi)的通風(fēng)和良好的空氣條件能夠提高工作的效率。

2．光線。辦公室的光線應(yīng)充足，局部照明要達(dá)到要求，可采取人工光或人工光與自然光結(jié)合等方式。

3．聲音。辦公室要保持肅靜、安寧的氣氛，地面、墻面、天花板應(yīng)有一定的吸音、靜音裝置。

4．空間。辦公區(qū)建筑必須堅(jiān)固安全，辦公設(shè)備的擺放應(yīng)整齊，布局要合理，辦公室空間及座位空間要適當(dāng)，座位間要留有通道，在通道的拐角處要注意桌椅、設(shè)備的擺放的安全。

5．綠化。辦公室內(nèi)擺放一些花木，會(huì)使辦公室內(nèi)空氣更清新，布置更優(yōu)雅。

辦公室人員要用心維護(hù)辦公室環(huán)境，應(yīng)每天在上下班的時(shí)候檢查一下：工作場(chǎng)所的溫度是否達(dá)到了要求；門窗是否嚴(yán)密安全；照明是否滿足工作的必需；噪音干擾、空氣污染是否超標(biāo)；辦公家具和設(shè)備是否夠用等等。

在通常情況下，各類組織在設(shè)計(jì)和組織辦公區(qū)和辦公環(huán)境時(shí)，需圍繞建筑原有的條件，做到基本不改變?cè)械墓潭ㄔO(shè)施，并要充分考慮單位的性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況和實(shí)際需要。

1．開放式辦公室布局

辦公場(chǎng)所開放式布局的概念始于德國(guó)，是指按照工作職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)分工來(lái)確定組織員工的工作部門和工作團(tuán)隊(duì)、小組的區(qū)劃布局，又稱之為靈活布局。開放式布局又可分為全開放式辦公室和半開放式辦公室。全開放式辦公室是指一個(gè)完全敞開的大空間，沒(méi)有任何隔板，整個(gè)辦公室空間一覽無(wú)余，可以在辦公室的任何一個(gè)角度看到每位員工的座位。半開放式辦公室一般是用高低不等的軟包裝隔板區(qū)分開不同的工作部門，因?yàn)楦舭逋ǔＶ挥旋R胸高，因此，當(dāng)人們站起身來(lái)時(shí)，仍然可以看到其他部門員工的座位。開放式辦公室內(nèi)的每個(gè)辦公位置通常包括辦公桌椅、電腦、電話、文件柜、檔案柜和辦公文具等設(shè)備和用具。所有單個(gè)工作位置的組合主要是按工作運(yùn)轉(zhuǎn)流程和信息的流程來(lái)安排的，而每位員工的工作位置是由分配的任務(wù)決定的。

開放式辦公室的工作空間通常是由可移動(dòng)的物件來(lái)確定的，因而工作位置可以根據(jù)需要移動(dòng)、變化。這種設(shè)計(jì)為組織降低了成本，提高了工作效率。具體而言，開放式辦公室的主要優(yōu)點(diǎn)有：(1)降低建筑成本和能源成本。開放式設(shè)計(jì)提供了較大的靈活性，減少了照明等能源成本的損耗。

(2)提高了辦公室的空間利用率，節(jié)省了面積，使有限的空間能夠容納更多的員工。

(3)減少了交流的心理障礙，易于溝通，開放式的設(shè)計(jì)，管理者有更多的機(jī)會(huì)和員工接觸，便于加深與員工的交流。

(4)更易于管理者對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。拆掉了墻壁，管理者能更直接地觀察員工的行為，了解他們的工作狀況。

(5)可以共享辦公設(shè)備．形成集中化的管理和服務(wù)。

開放式辦公室也．有它的不足：(1)缺少單獨(dú)辦公的機(jī)會(huì)。一些管理層的人員抱怨開放式辦公室剝奪了他們單獨(dú)辦公的權(quán)利，感到降低了自己身份和地位。

(2)難于集中工作的注意力。部分員工感到在一個(gè)很大的辦公區(qū)域里跟許多人一起工作，容易分散注意力，或感到自己的一舉一動(dòng)都在別人的監(jiān)控之下，從而產(chǎn)生不適感。

(3)辦公區(qū)域噪音太大。開放式設(shè)計(jì)會(huì)使隔壁工作人員的談話聲、電話鈴聲、辦公設(shè)備的嘈雜聲不絕于耳。

(4)難于保密。開放式辦公設(shè)計(jì)不宜于會(huì)計(jì)和法律等部門進(jìn)行有效的工作，因?yàn)檫@些部門需要高度保密。

2．封閉式辦公室布局

封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)式辦公室，是指用墻壁將辦公空間分隔成若于有門、窗的獨(dú)立房間的辦公室布局。每個(gè)房間都有一人或多人辦公，一般是按照工作任務(wù)或職能分工劃分辦公室。每個(gè)辦公室配有辦公桌椅、電腦、傳真機(jī)、文件柜、書架、綠色植物、飲水機(jī)等。封閉式辦公室至今仍然是一些單位辦公場(chǎng)所主要采用的設(shè)計(jì)方式。

作為傳統(tǒng)的辦公室形式，它有著自己的優(yōu)勢(shì)：(1)可滿足單獨(dú)辦公和無(wú)噪音辦公環(huán)境的理想辦公要求，比較安全。

(2)易于員工集中精力，避免受到外界干擾，加強(qiáng)了辦公室內(nèi)部的溝通，適合于從事專業(yè)性強(qiáng)、分工細(xì)致的工作。

(3)保密性強(qiáng)。

封閉式辦公室的主要不足：建筑成本和能源成本高、費(fèi)用大，影響管理經(jīng)營(yíng)的效益。

3．辦公布局安排應(yīng)考慮的主要因素

優(yōu)化辦公室環(huán)境是提高工作效率的前提，方便、和諧、安全、舒適的辦公環(huán)境需要靠辦公室人員的參與來(lái)實(shí)現(xiàn)，因?yàn)榱己玫霓k公環(huán)境離不開精心地設(shè)計(jì)和組織。設(shè)計(jì)和組織辦公環(huán)境，需(1)本組織的規(guī)模和員工人數(shù)。

(2)組織的機(jī)構(gòu)設(shè)置和工作設(shè)計(jì)。它決定了辦公區(qū)域的劃分，辦公流程的排列，部室的設(shè)置。

(3)組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)和內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門的職能特點(diǎn)。與公眾接觸頻繁的部門應(yīng)位于離大門近的地方，例如采購(gòu)部門、人力資源管理部門等；公關(guān)部門也需經(jīng)常與外界接觸，可安排在離接待區(qū)較近的地方。

(4)確保組織部門之間的聯(lián)系．科學(xué)有效地設(shè)計(jì)工作流程。業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)較緊密的部門的位置應(yīng)盡量臨近，以避免銜接出問(wèn)題，或者重復(fù)顛倒，使得員工在工作和文件的流動(dòng)中來(lái)回奔波。

由此可見(jiàn)，辦公室人員要幫助上司制定一個(gè)合適的辦公布局方案，就需先認(rèn)真了解各種布局類型辦公室的特點(diǎn)，并要結(jié)合本組織的規(guī)模、人數(shù)、結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和工作情況進(jìn)行設(shè)計(jì)。