文檔管理，即為文件檔案的歸檔管理工作。文檔管理既是一項應(yīng)用廣泛的日常性工作，同時又是一項非常重要的信息匯集工作。對于企業(yè)來說，做好文件檔案的歸檔管理工作，能夠及時提供企業(yè)所需的第一手資料，促使企業(yè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)的管理水平，也為企業(yè)運行機制的監(jiān)督管理提供了必須的資料，有利于內(nèi)、外部的監(jiān)督管理。因此，企業(yè)文檔管理是一項必須抓好的制度性工作，如何推進、提高企業(yè)文檔管理工作的業(yè)務(wù)水平也成為了一個重要的課題。

ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)的實施和認(rèn)證對文檔管理的原則要求是：統(tǒng)一協(xié)調(diào)、準(zhǔn)確適用、不斷完善。

企業(yè)文檔管理的對象，也就是“企業(yè)文檔管理”中的“文檔”泛指各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的數(shù)字內(nèi)容，包括企業(yè)的各種文檔、報表、賬單、網(wǎng)頁、圖片、傳真，甚至多媒體音頻、視頻、等等各種信息載體和模式。近年來隨著企業(yè)內(nèi)容信息的飛速增長，文檔管理已日漸成為信息管理新的需求熱點。企業(yè)低下的內(nèi)容管理效率和急速膨脹的內(nèi)容信息規(guī)模形成了尖銳的矛盾。企業(yè)內(nèi)容信息必須在企業(yè)內(nèi)部的個人之間、部門之間以及企業(yè)與外部之間，包括供應(yīng)商、合作伙伴、分銷商、服務(wù)提供商、客戶等進行整合，以便協(xié)同商務(wù)過程中快速、高效、充分地共享和應(yīng)用內(nèi)容，并實現(xiàn)內(nèi)容價值體現(xiàn)的增值。與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中大量用于交易記錄、流程控制和統(tǒng)計分析的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相比，“內(nèi)容”具有某種特定和持續(xù)的價值，這種價值在共享、檢索、分析等使用過程中得以產(chǎn)生和放大，并最終對企業(yè)業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略產(chǎn)生影響。企業(yè)文檔管理的功能覆蓋內(nèi)容采集、創(chuàng)建、加工、存儲、發(fā)布以及檢索、分析等等，并隨著技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)創(chuàng)新，將不斷演化。

企業(yè)文檔載體，即企業(yè)文檔的記錄材質(zhì)和方式。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，文檔已從之前單一的紙質(zhì)化留存向信息數(shù)據(jù)的電子化傳遞、處理轉(zhuǎn)變，電子文件開始凸顯其重要地位，以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件具有以下幾種特性：它不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；是可共享的，也不再受時間和距離的影響；保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，因此保存電子文檔要比保存紙質(zhì)文檔方便、省時、省力。

在紙質(zhì)文檔時期，企業(yè)檔案一般有文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方式，隨著企業(yè)信息集成系統(tǒng)的形成和使用，企業(yè)檔案信息分散在管理系統(tǒng)中的幾個模塊、流程里，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目，各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

因紙質(zhì)文檔和電子文檔材質(zhì)特性的不同，企業(yè)文檔的保存也發(fā)生了很大的變化?！霸陔娮迎h(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。因此企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。企業(yè)文檔的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的是經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)文檔信息將以電子文檔的形式進行保存。

通過以上的變化，我們可以明顯看出文檔管理工作發(fā)展的新趨勢，即加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化。這是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。就企業(yè)來說，企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。因此根據(jù)企業(yè)文檔管理應(yīng)用計算機技術(shù)的程度和水平，將其劃分為不同的階段，電子文檔是文檔管理工作發(fā)展的目標(biāo)方向和最終階段。

什么是文檔管理系統(tǒng)

文檔管理系統(tǒng)是一個專門對各類文檔進行智能化管理的安全平臺，在這個平臺上，每一位用戶都能獲得在部門間和企業(yè)中跨越地理界限地創(chuàng)建、編輯、控制版本、共享、跟蹤、審批、發(fā)布、封存和保護信息的功能。憑借這個開放的、可伸縮的、全面的以及基于標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，企業(yè)能夠擁有高質(zhì)量的以及易用的工具，以有條理的方式來管理海量的信息。員工間的、業(yè)務(wù)伙伴間的和客戶間的協(xié)作能得到極大的提高，企業(yè)疫能對信息和業(yè)務(wù)流程的完整性進行全面的控制。

為什么需要文檔管理系統(tǒng)？

隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，信息流通的速度、強度和便捷度正不斷地加強。我們一方面享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受著信息爆炸所帶來的壓力。有權(quán)威機構(gòu)統(tǒng)計一個腦力工作者的工作時間超過80％的時間是和文檔在打交道，其中有近60％的時間是直接在應(yīng)用文檔！而事實還不僅如此，在企業(yè)運作過程中，通過文檔和客戶的交流超過90％！應(yīng)用文檔所產(chǎn)生的人工費占總?cè)斯べM的40％！ 占企業(yè)總收入的15％！

對于文檔管理任務(wù)繁瑣的設(shè)計單位、工程建設(shè)單位、大中型企業(yè)，該系統(tǒng)尤為適合。

電子文檔管理是伴隨著人們對計算機的應(yīng)用而出現(xiàn)的，并隨著網(wǎng)絡(luò)的興起而發(fā)揚光大的概念。IDC（國際數(shù)據(jù)公司）對電子文檔管理應(yīng)用系統(tǒng)的定義是：電子文檔管理系統(tǒng)是一種軟件應(yīng)用，它可以使用戶在網(wǎng)絡(luò)上有效地控制其文檔的創(chuàng)建、存儲和分發(fā)的過程，并能在組織范圍內(nèi)對其文檔進行有效的監(jiān)控。按照這種定義，電子文檔管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為基本特征，對以數(shù)字化形式存在的各種類型文檔資料進行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應(yīng)用系統(tǒng)。其不僅能夠通過掃描、數(shù)碼攝相等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進行電子化轉(zhuǎn)化，而且能夠?qū)τ谛律傻碾娮踊臋n資料的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉(zhuǎn)過程有效管理，并對這些文檔的實際管理與應(yīng)用狀況進行實時監(jiān)控。因此，一套完整的電子文檔管理系統(tǒng)要具備對靜態(tài)文檔資料的存儲、利用與共享進行管理的功能，又要具備對動態(tài)文檔資料的起草、審核、審批、簽發(fā)等流轉(zhuǎn)過程進行管理的功能。 目前，電子文檔管理系統(tǒng)在國外已經(jīng)得到了較為廣泛的應(yīng)用，并具有廣闊的發(fā)展前景。目前的電子文檔管理軟件市場遠(yuǎn)沒有達(dá)到飽和狀態(tài)，而國內(nèi)市場則更像是一塊處女地，等待人們?nèi)ラ_墾。

電子文檔管理系統(tǒng)的基本特征

眾所周知，檔案是人類知識與智慧的結(jié)晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。《中華人民共和國檔案法》對檔案是這樣界定的：“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！辈浑y看出，公文是檔案的主要來源，檔案是公文的必然歸宿。二者是相輔相成，互為依存的。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文檔法律地位的逐步確立，以及為滿足向國際化接軌的需求，無紙化辦公已成為大趨勢。辦公過程的文字載體發(fā)生了由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)（電子化）的質(zhì)的轉(zhuǎn)換，也就是說檔案部門即將或已經(jīng)面臨著接收、整理、保管和利用電子文檔的新課題，而且是一個無法回避只能積極應(yīng)對的現(xiàn)實問題。圖文介質(zhì)載體的轉(zhuǎn)換，給檔案這個被動的后道工序帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)。

電子文檔相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，有以下五個方面的突出優(yōu)勢：一是簡化了管理。如傳統(tǒng)手段中的專業(yè)化人工分類、整理、制卡（目錄卡、文件卡）以及保管中的七防工作（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠）；二是提高了效率。如通過計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，可依據(jù)不同授權(quán)實現(xiàn)便捷查尋、檢索調(diào)閱、分析利用、打印復(fù)制，從而更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于機關(guān)、服務(wù)于社會；三是大大地節(jié)約了存儲空間與場地；四是改善了檔案管理人員的工作環(huán)境；五是現(xiàn)代化產(chǎn)品與技術(shù)的發(fā)展速度可不斷滿足文檔處理手段升級的新需求。