信息機(jī)構(gòu)是專門負(fù)責(zé)收集、處理、加工信息的機(jī)構(gòu)。信息是客觀存在的，但沒有專門的機(jī)構(gòu)來加以收集，處理，信息就處于盲目流動(dòng)的狀態(tài)，有的信息甚至盲目流失，無用和有用的信息四處充斥．沒有專門的信息機(jī)構(gòu)來收集信息，信息處理就會(huì)成為無米之炊，決策者和管理者就會(huì)失去計(jì)劃，決策。管理的依據(jù)．建立和完善信息機(jī)構(gòu)在我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中尤為重要。

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，信息機(jī)構(gòu)可以劃分為不同的類型。按照加工信息的深度分，我國的心急機(jī)構(gòu)可以分為兩部分：

• 信息傳播機(jī)構(gòu)

信息傳播機(jī)構(gòu)包括宣傳部門、報(bào)社、雜志社、廣播電臺(tái)、電視臺(tái)、廣告公司等。

• 信息服務(wù)機(jī)構(gòu)

信息服務(wù)機(jī)構(gòu)包括科技情報(bào)所、圖書館、信息中心、咨詢公司等。

按照信息機(jī)構(gòu)的所有權(quán)結(jié)構(gòu)分，我過的信息機(jī)構(gòu)可以分為

• 盈利性機(jī)構(gòu)

營利性機(jī)構(gòu)如自負(fù)盈虧的咨詢公司和轉(zhuǎn)制的研究所

• 非營利性機(jī)構(gòu)

非盈利性機(jī)構(gòu)如政府檔案部門下的檔案館、政府文化下屬的圖書館、政府科技部門下屬的情報(bào)所、政府部門下屬信息中心以及博物館、氣象臺(tái)。

信息機(jī)構(gòu)的功能是盡可能有效和經(jīng)濟(jì)地將信息源和用戶結(jié)合在一起，以保證用戶在需要時(shí)能獲得所要求的信息。用戶的信息需要是信息機(jī)構(gòu)存在和發(fā)展的根據(jù)，沒有用戶的信息需要，信息機(jī)構(gòu)就沒有運(yùn)行的動(dòng)力，也就失去了本身存在的理由。在信息工作體制改革以后，我國信息機(jī)構(gòu)也面臨著自負(fù)盈虧的壓力，因此在生產(chǎn)與提供信息資源使用價(jià)值以滿足用戶信息需要的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值增殖也是信息機(jī)構(gòu)的運(yùn)行目標(biāo)。信息機(jī)構(gòu)價(jià)值增殖目標(biāo)與滿足用戶信息需要目標(biāo)兩者之間并不對立，而是協(xié)調(diào)一致的關(guān)系。

(一)圍繞信息工作重點(diǎn)，拓寬運(yùn)作空間

要準(zhǔn)確把握信息用戶的需求，依據(jù)不同的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，認(rèn)真加以分析，以找準(zhǔn)科技情報(bào)信息服務(wù)的突破。

1．要理順關(guān)系，主動(dòng)介入由于科技情報(bào)信息機(jī)構(gòu)地位的局限，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展往往摸不準(zhǔn)，吃不透，這就必須與經(jīng)濟(jì)部門保持緊密聯(lián)系，積極配合，把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)、趨勢，主動(dòng)參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在活動(dòng)中尋找信息工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)結(jié)合的切人點(diǎn)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展辦實(shí)事，樹立良好的信息服務(wù)形象，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的關(guān)注，充分發(fā)揮科技信息的龍頭作用。

2．要培育基點(diǎn)，滲透基層要根據(jù)不同地區(qū)條件、不同經(jīng)濟(jì)類型、不同服務(wù)對象，依托科技信息網(wǎng)絡(luò)，有選擇地培養(yǎng)一批精干的信息聯(lián)系點(diǎn)，并建立一套行之有效的聯(lián)系制度，以便能腳踏實(shí)地，隨時(shí)了解把握信息服務(wù)的需求以及信息服務(wù)效果的反饋情況，提高信息資源開發(fā)的質(zhì)量。

3．要橫向聯(lián)合，優(yōu)勢互補(bǔ)要從互惠互利的角度出發(fā)，通過建立協(xié)作組織、聯(lián)合舉辦各種信息發(fā)布會(huì)、技術(shù)貿(mào)易洽談會(huì)等形式，積極與高等院校、科研院所等方面廣泛加強(qiáng)信息協(xié)作與交流，以疏通信息流通渠道，實(shí)現(xiàn)信息資源的共建、共享，不斷活躍信息市場。

4．要突出重點(diǎn)，形成特色在信息化社會(huì)，各行各業(yè)規(guī)模不等的信息中心、信息咨詢機(jī)構(gòu)、信息網(wǎng)絡(luò)公司迅猛發(fā)展，科技情報(bào)信息機(jī)構(gòu)正面臨與公共圖書館系統(tǒng)、高校圖書館系統(tǒng)以及新生的經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)、專利系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息公司和各種信息咨詢公司的競爭，只有開展特色化服務(wù)，發(fā)揮別人無法替代的作用，才能在激烈的市場競爭中取勝。

(二)開發(fā)信息資源，強(qiáng)化服務(wù)功能

面對信息需求的多樣化，進(jìn)一步拓展信息服務(wù)功能，集科技經(jīng)濟(jì)于一體，將信息研究與軟科學(xué)研究、咨詢服務(wù)相互交叉、相互滲透，實(shí)現(xiàn)與用戶建立穩(wěn)定的供求關(guān)系，真正體現(xiàn)整體信息服務(wù)的效益。

1．要不斷拓展信息服務(wù)內(nèi)容應(yīng)及時(shí)跟蹤國內(nèi)外科技和產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、科技政策的趨勢和科學(xué)管理的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行信息的搜集、加工、分析研究，為企業(yè)提供新型、適用技術(shù)信息。此外，還要把握信息用戶潛在的需求，推出系列化、規(guī)模化信息服務(wù)，將零亂無序、短暫易逝的信息有序化、文字化、商品化，引導(dǎo)信息需求，積極培育科技情報(bào)機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)市場。

2．要開展高層次的信息服務(wù)科研人員需要大量有分析有對比的綜述和專題凋研報(bào)告，對信息的適用性需求也很高，如信息分析，不僅要對某項(xiàng)技術(shù)的先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)上的合理性進(jìn)行論證，而且還要對該技術(shù)的可行性進(jìn)行分析。因此，情報(bào)信息研究工作不能只停留在對文獻(xiàn)資料的占有上，更重要的是要在文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上作出科學(xué)的判斷和預(yù)測。這樣既發(fā)揮了情報(bào)信息機(jī)構(gòu)的專業(yè)優(yōu)勢，又可提高情報(bào)工作的層次、質(zhì)量和價(jià)值。

3．要努力為科技成果的轉(zhuǎn)化服務(wù)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)應(yīng)成為科研單位和企業(yè)之間的橋梁，為雙方提供全面、客觀、準(zhǔn)確的信息。既要向轉(zhuǎn)讓方了解該項(xiàng)成果的先進(jìn)和成熟程度，對設(shè)備和材料的要求，投資規(guī)模的大小，市場前景如何等，又要了解受讓方需要什么類型的項(xiàng)目，企業(yè)的設(shè)備先進(jìn)程度、資金實(shí)力等。除了提供雙方的背景資料和需求外，情報(bào)信息服務(wù)人員還必須對效益因素作進(jìn)一步的論證分析，以盡可能為項(xiàng)目實(shí)施雙方減少不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

4．要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成開放式信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及擴(kuò)大了信息搜集的渠道和來源，使服務(wù)對象、信息來源和信息產(chǎn)品都走向社會(huì)化，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)的普及也帶來了大量信息垃圾，因而高質(zhì)量的精品將成為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的稀缺信息產(chǎn)品，這就要求科技情報(bào)信息機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步完善信息查詢、信息檢索的功能，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的動(dòng)態(tài)性、靈活性、層次性和共享性，開發(fā)信息精品，為社會(huì)提供有特色的個(gè)性化信息服務(wù)。

(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高服務(wù)質(zhì)量

情報(bào)信息服務(wù)業(yè)是高智能的產(chǎn)業(yè)和高智力的載體，信息的搜集、深化、追蹤需要情報(bào)信息從業(yè)人員有較高的行業(yè)知識(shí)和信息敏感性，因此，培養(yǎng)專業(yè)化人才是信息服務(wù)成功的關(guān)鍵，必須努力造就一支專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、學(xué)識(shí)素質(zhì)優(yōu)良、職業(yè)道德優(yōu)秀，勇于開拓創(chuàng)新，善經(jīng)營、會(huì)管理并能適應(yīng)形勢發(fā)展需要的現(xiàn)代科技情報(bào)信息人才隊(duì)伍。為此，要做到以下幾點(diǎn)：

1．要穩(wěn)定科技信息專業(yè)隊(duì)伍基于科技情報(bào)信息機(jī)構(gòu)典型的社會(huì)公益性質(zhì)，離不開政府在情報(bào)經(jīng)費(fèi)上的大力扶持，才能確保在崗人員專心、專用，扎根情報(bào)事業(yè)。

2．要不斷更新技術(shù)知識(shí)要充分挖掘現(xiàn)有人員潛力，根據(jù)具體目標(biāo)，突出重點(diǎn)，有針對性地讓科技情報(bào)信息人員參加各種形式的繼續(xù)教育，促使他們掌握新技能，提高服務(wù)能力。

3．要強(qiáng)化崗位責(zé)任制從情報(bào)信息服務(wù)的市場需求出發(fā)，積極面向社會(huì)引進(jìn)復(fù)合型信息人才，并完善聘任合同制，使情報(bào)信息工作規(guī)范化、科學(xué)化，行動(dòng)有章法，考核有依據(jù)，效果能體現(xiàn)，從而調(diào)動(dòng)員工的積極性、創(chuàng)造性，提高信息服務(wù)的質(zhì)量。

(一)信息機(jī)構(gòu)的計(jì)劃職能

在信息機(jī)構(gòu)的管理活動(dòng)中，計(jì)劃是各項(xiàng)管理職能的前提和核心，必須以管理工作目標(biāo)化、計(jì)劃工作系統(tǒng)化為手段，通過計(jì)劃把信息機(jī)構(gòu)在一定時(shí)期內(nèi)的活動(dòng)任務(wù)分解給內(nèi)部各個(gè)部門、各個(gè)過程和每個(gè)成員，從而不僅為這些部門、過程和個(gè)人在該時(shí)期的工作提供具體的依據(jù)，而且全面組織和協(xié)調(diào)，有效合理地實(shí)現(xiàn)信息機(jī)構(gòu)的決策目標(biāo)。

基于全面計(jì)劃管理的思想，信息機(jī)構(gòu)計(jì)劃的主要內(nèi)容包括兩部分：

1、信息機(jī)構(gòu)橫向計(jì)劃項(xiàng)目，有產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃、服務(wù)開發(fā)計(jì)劃、市場營銷計(jì)劃、人力資源計(jì)a劃、財(cái)務(wù)管理計(jì)劃、融資投資計(jì)劃、組織發(fā)展計(jì)劃、資源建設(shè)計(jì)劃、工資福利計(jì)劃、基本建設(shè)計(jì)劃、其他專項(xiàng)計(jì)劃等。

2、信息機(jī)構(gòu)縱向計(jì)劃項(xiàng)目，有信息機(jī)構(gòu)的總計(jì)劃、信息機(jī)構(gòu)的部門計(jì)劃、機(jī)構(gòu)成員的個(gè)人計(jì)劃。這兩部分相互交叉，共同構(gòu)成了信息機(jī)構(gòu)計(jì)劃的主體。

信息機(jī)構(gòu)計(jì)劃職能的實(shí)施，必須采用特定的管理方法，具體如下：

1、目標(biāo)管理。從宏觀決策的角度劃分，組織目標(biāo)分為戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)。具體到信息機(jī)構(gòu)，其戰(zhàn)略目標(biāo)貫穿于運(yùn)作的全過程，具有宏觀意義，是對其長期管理目標(biāo)的簡要說明。信息機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)是指具體管理目標(biāo)的詳細(xì)表述，包括與具體部門、短期效益、特定任務(wù)的細(xì)節(jié)性管理活動(dòng)有關(guān)的目標(biāo)，涉及信息用戶、信息服務(wù)、信息產(chǎn)品、效益、信息資源、物質(zhì)資源、信息工作人員等具體因素。

2、滾動(dòng)式計(jì)劃。由于信息機(jī)構(gòu)與內(nèi)外管理環(huán)境的相關(guān)性較強(qiáng)、主客觀因素變化較大，因而對管理者和機(jī)構(gòu)的應(yīng)變性、管理活動(dòng)和管理任務(wù)的針對性要求較高，但是這往往是目標(biāo)管理方法的不足，所以信息機(jī)構(gòu)為了強(qiáng)調(diào)目標(biāo)的制定與實(shí)施要具備靈活性和權(quán)變性，根據(jù)環(huán)境的變化，適時(shí)調(diào)整計(jì)劃，在計(jì)劃實(shí)施中經(jīng)常采用滾動(dòng)式計(jì)劃。這是一種定期修訂未來計(jì)劃的方法，在計(jì)劃期的第一階段結(jié)束時(shí)，要根據(jù)該階段計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況和外部與內(nèi)部有關(guān)因素的變化情況，對原計(jì)劃進(jìn)行修訂，并根據(jù)同樣的原則逐期滾動(dòng)，每次修訂都使整個(gè)計(jì)劃向前滾動(dòng)一個(gè)階段。滾動(dòng)式計(jì)劃的顯著優(yōu)點(diǎn)是切合實(shí)際，能使長期計(jì)劃、中期計(jì)劃和短期計(jì)劃相互銜接，短期計(jì)劃內(nèi)部各階段相互銜接，大大增加了計(jì)劃的彈性。

3、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)是20世紀(jì)50年代后期在美國產(chǎn)生和發(fā)展起來的，包括各種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)制定計(jì)劃的方法，如關(guān)鍵路徑法、計(jì)劃評審技術(shù)、組合網(wǎng)絡(luò)法等。其基本原理是把一項(xiàng)工作或項(xiàng)目分成各種作業(yè)，然后根據(jù)作業(yè)程序進(jìn)行排列，通過網(wǎng)絡(luò)圖對整個(gè)工作或項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和控制，以使用最少的人力、物力、財(cái)力和信息資源，用最高的速度完成工作。

(二)信息機(jī)構(gòu)的組織職能

再好的計(jì)劃方案只有落實(shí)到行動(dòng)中才有意義，因此組織工作是必不可少的。組織作為一項(xiàng)重要的管理職能，包括分工、構(gòu)建部門、確定層次等級(jí)和協(xié)調(diào)等活動(dòng)．即決定組織需要完成什么樣的任務(wù)，怎樣完成以及由誰來完成，誰向誰報(bào)告，以及各種決策應(yīng)在哪一級(jí)上制定等。這一職能是把計(jì)劃變成行動(dòng)的過程，涉及對所需資源的配置，透過有效的組織工作，管理人員可以更好地協(xié)調(diào)組織的各種資源，更JJ甌,N地達(dá)成組織目標(biāo)。

作為知識(shí)型組織，信息機(jī)構(gòu)的組織管理既符合一般社會(huì)組織的管理規(guī)律，又具有自身的組織結(jié)構(gòu)和管理活動(dòng)的特性。信息機(jī)構(gòu)的內(nèi)部構(gòu)造和外部聯(lián)系都凸現(xiàn)出組織的知識(shí)特性，知識(shí)的增值能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過資本的增值能力，突出了對管理活動(dòng)中各種信息的整合與交流，強(qiáng)化了組織管理鏈條的信息溝通功能，保障信息管理、知識(shí)管理、人力資源管理、物質(zhì)資源管理等活動(dòng)的整合，這些新變化突出體現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)的變革上，總體發(fā)展趨勢表現(xiàn)為：扁平化、柔性化、虛擬化。

作為知識(shí)型組織，信息機(jī)構(gòu)還應(yīng)該是一種學(xué)習(xí)型組織，全體成員應(yīng)全身心地終身學(xué)習(xí)，不斷超越自我，并給組織帶來新的活力。因此信息機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)有助于員工系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、思考，將分散在各個(gè)員工頭腦中的零星知識(shí)資源整合成強(qiáng)有力的知識(shí)合力?？傊畔C(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)和管理體制應(yīng)該是寬松、民主的，使每一位員工均有余地和動(dòng)力，在組織戰(zhàn)略的指導(dǎo)下充分發(fā)揮自己的能動(dòng)性和創(chuàng)造性。

信息機(jī)構(gòu)要成為～個(gè)完善的組織，就必須不斷提高組織效率、管理效益和發(fā)展?jié)摿Γ瑢で蠼?jīng)營利潤、經(jīng)營范圍和組織資源持續(xù)增長，努力適應(yīng)社會(huì)信息環(huán)境、技術(shù)環(huán)境和組織環(huán)境的長期發(fā)展，其組織管理內(nèi)容主要關(guān)注以下領(lǐng)域：組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)；管理人員的配備；規(guī)章制度的建立。

(三)信息機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)職能

有了計(jì)劃，構(gòu)建了合適的組織結(jié)構(gòu)，聘用了合適的人員之后，就需要開展領(lǐng)導(dǎo)工作了。領(lǐng)導(dǎo)是管理的重要職能，是貫穿于管理活動(dòng)中的一門非常奧妙的藝術(shù)，其能力與水平的高低直接決定著組織的生存與發(fā)展，具有指揮、協(xié)調(diào)與激勵(lì)作用，包括如何采取有效的方式指導(dǎo)和激勵(lì)所有的參與者以及如何解決沖突問題。在領(lǐng)導(dǎo)工作中應(yīng)注意兩個(gè)要點(diǎn)：

1、努力搞好組織的工作。

2、努力滿足組織成員的個(gè)人需要。

一般而言，信息機(jī)構(gòu)應(yīng)該在選擇領(lǐng)導(dǎo)方式的時(shí)候著重考慮以下問題：

1、不同層次管理下屬及其管理素質(zhì)對于領(lǐng)導(dǎo)方式有不同的影響。

2、信息機(jī)構(gòu)的知識(shí)性和學(xué)習(xí)性組織特征對領(lǐng)導(dǎo)方式的影響。

3、領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特征對于領(lǐng)導(dǎo)效能具有“雙刃劍”作用。

4、領(lǐng)導(dǎo)方式不是一種固守的僵化模式，必須因地制宜、因人而異。在信息機(jī)構(gòu)管理發(fā)展過程中，“授權(quán)”概念正在被“賦權(quán)”概念所替代，“賦權(quán)”思想與信息機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)變革相一致。

(四)信息機(jī)構(gòu)的控制職能

信息機(jī)構(gòu)的控制是實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理政策的基本手段，信息機(jī)構(gòu)自身的特點(diǎn)決定了其控制的特殊性，主要表現(xiàn)在：控制背景的知識(shí)性，信息機(jī)構(gòu)是典型的信息型組織，知識(shí)員工占據(jù)主體，對這些知識(shí)員工的控制在理念上突出強(qiáng)調(diào)知識(shí)性，以人為本；控制對象的單純性，信息機(jī)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點(diǎn)，如扁平化，中間管理層逐漸弱化，再加上員工以專家為主，單純性特征日趨明顯；控制手段的學(xué)習(xí)型，信息機(jī)構(gòu)成為“一個(gè)能熟練地創(chuàng)造、獲取和傳遞知識(shí)的組織，同時(shí)也要善于修正自身的行為，以適應(yīng)新的知識(shí)和見解”，人性化、指導(dǎo)性控制越來越明顯。鑒于以上特點(diǎn)，信息機(jī)構(gòu)控制的重點(diǎn)逐步發(fā)生轉(zhuǎn)移，這些變化主要表現(xiàn)為：淡化他人控制，突出自我控制；淡化過程控制，突出成果控制；淡化數(shù)量控制，突出質(zhì)量控制。因而，以人為本，成果控制與自我控制相結(jié)合，增強(qiáng)信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力和水平，提高產(chǎn)品的市場占有率將是控制的主要任務(wù)。信息機(jī)構(gòu)控制的內(nèi)容主要包括：人員控制；財(cái)務(wù)控制；業(yè)務(wù)活動(dòng)控制；信息控制。

(五)信息機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新職能

信息機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新職能主要體現(xiàn)在以下方面：目標(biāo)創(chuàng)新；技術(shù)創(chuàng)新；制度創(chuàng)新；組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新；環(huán)境創(chuàng)新。對于信息機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者來說，創(chuàng)新要從以下幾個(gè)方面人手：

1、正確理解和扮演“領(lǐng)導(dǎo)者”的角色，自覺地帶頭創(chuàng)新，并努力為員工提供和創(chuàng)造一個(gè)有利于創(chuàng)新的環(huán)境，積極鼓勵(lì)、支持、引導(dǎo)員工進(jìn)行創(chuàng)新。

2、創(chuàng)造促進(jìn)創(chuàng)新的組織氛圍，促進(jìn)創(chuàng)新的最好方法是大張旗鼓地宣傳創(chuàng)新，激發(fā)創(chuàng)新。

3、制定有彈性的計(jì)劃，使人們有時(shí)問去思考，有條件去嘗試。

4、正確對待失敗，允許失敗，支持失敗，甚至鼓勵(lì)失敗。

5、建立合理的獎(jiǎng)酬制度，獎(jiǎng)勵(lì)的對象不僅包括成功的創(chuàng)新者，而且包括那些努力者；獎(jiǎng)勵(lì)制度要既能促進(jìn)內(nèi)部之競爭，又能保證成員間的合作。

計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新5種職能，既相互獨(dú)立，但不是孤立，又承上啟下，相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成一個(gè)完整的過程，出發(fā)點(diǎn)和目的地都是信息機(jī)構(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。