信息機構(gòu)是專門負責收集、處理、加工信息的機構(gòu)。信息是客觀存在的，但沒有專門的機構(gòu)來加以收集，處理，信息就處于盲目流動的狀態(tài)，有的信息甚至盲目流失，無用和有用的信息四處充斥．沒有專門的信息機構(gòu)來收集信息，信息處理就會成為無米之炊，決策者和管理者就會失去計劃，決策。管理的依據(jù)．建立和完善信息機構(gòu)在我國當前的經(jīng)濟建設(shè)中尤為重要。

按照不同的劃分標準，信息機構(gòu)可以劃分為不同的類型。按照加工信息的深度分，我國的心急機構(gòu)可以分為兩部分：

• 信息傳播機構(gòu)

信息傳播機構(gòu)包括宣傳部門、報社、雜志社、廣播電臺、電視臺、廣告公司等。

• 信息服務(wù)機構(gòu)

信息服務(wù)機構(gòu)包括科技情報所、圖書館、信息中心、咨詢公司等。

按照信息機構(gòu)的所有權(quán)結(jié)構(gòu)分，我過的信息機構(gòu)可以分為

• 盈利性機構(gòu)

營利性機構(gòu)如自負盈虧的咨詢公司和轉(zhuǎn)制的研究所

• 非營利性機構(gòu)

非盈利性機構(gòu)如政府檔案部門下的檔案館、政府文化下屬的圖書館、政府科技部門下屬的情報所、政府部門下屬信息中心以及博物館、氣象臺。

信息機構(gòu)的功能是盡可能有效和經(jīng)濟地將信息源和用戶結(jié)合在一起，以保證用戶在需要時能獲得所要求的信息。用戶的信息需要是信息機構(gòu)存在和發(fā)展的根據(jù)，沒有用戶的信息需要，信息機構(gòu)就沒有運行的動力，也就失去了本身存在的理由。在信息工作體制改革以后，我國信息機構(gòu)也面臨著自負盈虧的壓力，因此在生產(chǎn)與提供信息資源使用價值以滿足用戶信息需要的同時，實現(xiàn)價值增殖也是信息機構(gòu)的運行目標。信息機構(gòu)價值增殖目標與滿足用戶信息需要目標兩者之間并不對立，而是協(xié)調(diào)一致的關(guān)系。

(一)圍繞信息工作重點，拓寬運作空間

要準確把握信息用戶的需求，依據(jù)不同的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、行業(yè)發(fā)展特點，認真加以分析，以找準科技情報信息服務(wù)的突破。

1．要理順關(guān)系，主動介入由于科技情報信息機構(gòu)地位的局限，對經(jīng)濟發(fā)展往往摸不準，吃不透，這就必須與經(jīng)濟部門保持緊密聯(lián)系，積極配合，把握經(jīng)濟發(fā)展的動態(tài)、趨勢，主動參與經(jīng)濟活動。在活動中尋找信息工作與經(jīng)濟建設(shè)結(jié)合的切人點，為經(jīng)濟發(fā)展辦實事，樹立良好的信息服務(wù)形象，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會的關(guān)注，充分發(fā)揮科技信息的龍頭作用。

2．要培育基點，滲透基層要根據(jù)不同地區(qū)條件、不同經(jīng)濟類型、不同服務(wù)對象，依托科技信息網(wǎng)絡(luò)，有選擇地培養(yǎng)一批精干的信息聯(lián)系點，并建立一套行之有效的聯(lián)系制度，以便能腳踏實地，隨時了解把握信息服務(wù)的需求以及信息服務(wù)效果的反饋情況，提高信息資源開發(fā)的質(zhì)量。

3．要橫向聯(lián)合，優(yōu)勢互補要從互惠互利的角度出發(fā)，通過建立協(xié)作組織、聯(lián)合舉辦各種信息發(fā)布會、技術(shù)貿(mào)易洽談會等形式，積極與高等院校、科研院所等方面廣泛加強信息協(xié)作與交流，以疏通信息流通渠道，實現(xiàn)信息資源的共建、共享，不斷活躍信息市場。

4．要突出重點，形成特色在信息化社會，各行各業(yè)規(guī)模不等的信息中心、信息咨詢機構(gòu)、信息網(wǎng)絡(luò)公司迅猛發(fā)展，科技情報信息機構(gòu)正面臨與公共圖書館系統(tǒng)、高校圖書館系統(tǒng)以及新生的經(jīng)濟信息系統(tǒng)、專利系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息公司和各種信息咨詢公司的競爭，只有開展特色化服務(wù)，發(fā)揮別人無法替代的作用，才能在激烈的市場競爭中取勝。

(二)開發(fā)信息資源，強化服務(wù)功能

面對信息需求的多樣化，進一步拓展信息服務(wù)功能，集科技經(jīng)濟于一體，將信息研究與軟科學(xué)研究、咨詢服務(wù)相互交叉、相互滲透，實現(xiàn)與用戶建立穩(wěn)定的供求關(guān)系，真正體現(xiàn)整體信息服務(wù)的效益。

1．要不斷拓展信息服務(wù)內(nèi)容應(yīng)及時跟蹤國內(nèi)外科技和產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、科技政策的趨勢和科學(xué)管理的經(jīng)驗，進行信息的搜集、加工、分析研究，為企業(yè)提供新型、適用技術(shù)信息。此外，還要把握信息用戶潛在的需求，推出系列化、規(guī)模化信息服務(wù)，將零亂無序、短暫易逝的信息有序化、文字化、商品化，引導(dǎo)信息需求，積極培育科技情報機構(gòu)的信息服務(wù)市場。

2．要開展高層次的信息服務(wù)科研人員需要大量有分析有對比的綜述和專題凋研報告，對信息的適用性需求也很高，如信息分析，不僅要對某項技術(shù)的先進性、經(jīng)濟上的合理性進行論證，而且還要對該技術(shù)的可行性進行分析。因此，情報信息研究工作不能只停留在對文獻資料的占有上，更重要的是要在文獻的基礎(chǔ)上作出科學(xué)的判斷和預(yù)測。這樣既發(fā)揮了情報信息機構(gòu)的專業(yè)優(yōu)勢，又可提高情報工作的層次、質(zhì)量和價值。

3．要努力為科技成果的轉(zhuǎn)化服務(wù)科技情報機構(gòu)應(yīng)成為科研單位和企業(yè)之間的橋梁，為雙方提供全面、客觀、準確的信息。既要向轉(zhuǎn)讓方了解該項成果的先進和成熟程度，對設(shè)備和材料的要求，投資規(guī)模的大小，市場前景如何等，又要了解受讓方需要什么類型的項目，企業(yè)的設(shè)備先進程度、資金實力等。除了提供雙方的背景資料和需求外，情報信息服務(wù)人員還必須對效益因素作進一步的論證分析，以盡可能為項目實施雙方減少不必要的風險。

4．要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成開放式信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及擴大了信息搜集的渠道和來源，使服務(wù)對象、信息來源和信息產(chǎn)品都走向社會化，同時互聯(lián)網(wǎng)的普及也帶來了大量信息垃圾，因而高質(zhì)量的精品將成為互聯(lián)網(wǎng)時代的稀缺信息產(chǎn)品，這就要求科技情報信息機構(gòu)要進一步完善信息查詢、信息檢索的功能，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的動態(tài)性、靈活性、層次性和共享性，開發(fā)信息精品，為社會提供有特色的個性化信息服務(wù)。

(三)加強隊伍建設(shè)，提高服務(wù)質(zhì)量

情報信息服務(wù)業(yè)是高智能的產(chǎn)業(yè)和高智力的載體，信息的搜集、深化、追蹤需要情報信息從業(yè)人員有較高的行業(yè)知識和信息敏感性，因此，培養(yǎng)專業(yè)化人才是信息服務(wù)成功的關(guān)鍵，必須努力造就一支專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、學(xué)識素質(zhì)優(yōu)良、職業(yè)道德優(yōu)秀，勇于開拓創(chuàng)新，善經(jīng)營、會管理并能適應(yīng)形勢發(fā)展需要的現(xiàn)代科技情報信息人才隊伍。為此，要做到以下幾點：

1．要穩(wěn)定科技信息專業(yè)隊伍基于科技情報信息機構(gòu)典型的社會公益性質(zhì)，離不開政府在情報經(jīng)費上的大力扶持，才能確保在崗人員專心、專用，扎根情報事業(yè)。

2．要不斷更新技術(shù)知識要充分挖掘現(xiàn)有人員潛力，根據(jù)具體目標，突出重點，有針對性地讓科技情報信息人員參加各種形式的繼續(xù)教育，促使他們掌握新技能，提高服務(wù)能力。

3．要強化崗位責任制從情報信息服務(wù)的市場需求出發(fā)，積極面向社會引進復(fù)合型信息人才，并完善聘任合同制，使情報信息工作規(guī)范化、科學(xué)化，行動有章法，考核有依據(jù)，效果能體現(xiàn)，從而調(diào)動員工的積極性、創(chuàng)造性，提高信息服務(wù)的質(zhì)量。

(一)信息機構(gòu)的計劃職能

在信息機構(gòu)的管理活動中，計劃是各項管理職能的前提和核心，必須以管理工作目標化、計劃工作系統(tǒng)化為手段，通過計劃把信息機構(gòu)在一定時期內(nèi)的活動任務(wù)分解給內(nèi)部各個部門、各個過程和每個成員，從而不僅為這些部門、過程和個人在該時期的工作提供具體的依據(jù)，而且全面組織和協(xié)調(diào)，有效合理地實現(xiàn)信息機構(gòu)的決策目標。

基于全面計劃管理的思想，信息機構(gòu)計劃的主要內(nèi)容包括兩部分：

1、信息機構(gòu)橫向計劃項目，有產(chǎn)品開發(fā)計劃、服務(wù)開發(fā)計劃、市場營銷計劃、人力資源計a劃、財務(wù)管理計劃、融資投資計劃、組織發(fā)展計劃、資源建設(shè)計劃、工資福利計劃、基本建設(shè)計劃、其他專項計劃等。

2、信息機構(gòu)縱向計劃項目，有信息機構(gòu)的總計劃、信息機構(gòu)的部門計劃、機構(gòu)成員的個人計劃。這兩部分相互交叉，共同構(gòu)成了信息機構(gòu)計劃的主體。

信息機構(gòu)計劃職能的實施，必須采用特定的管理方法，具體如下：

1、目標管理。從宏觀決策的角度劃分，組織目標分為戰(zhàn)略目標和戰(zhàn)術(shù)目標。具體到信息機構(gòu)，其戰(zhàn)略目標貫穿于運作的全過程，具有宏觀意義，是對其長期管理目標的簡要說明。信息機構(gòu)的戰(zhàn)術(shù)目標是指具體管理目標的詳細表述，包括與具體部門、短期效益、特定任務(wù)的細節(jié)性管理活動有關(guān)的目標，涉及信息用戶、信息服務(wù)、信息產(chǎn)品、效益、信息資源、物質(zhì)資源、信息工作人員等具體因素。

2、滾動式計劃。由于信息機構(gòu)與內(nèi)外管理環(huán)境的相關(guān)性較強、主客觀因素變化較大，因而對管理者和機構(gòu)的應(yīng)變性、管理活動和管理任務(wù)的針對性要求較高，但是這往往是目標管理方法的不足，所以信息機構(gòu)為了強調(diào)目標的制定與實施要具備靈活性和權(quán)變性，根據(jù)環(huán)境的變化，適時調(diào)整計劃，在計劃實施中經(jīng)常采用滾動式計劃。這是一種定期修訂未來計劃的方法，在計劃期的第一階段結(jié)束時，要根據(jù)該階段計劃的實際執(zhí)行情況和外部與內(nèi)部有關(guān)因素的變化情況，對原計劃進行修訂，并根據(jù)同樣的原則逐期滾動，每次修訂都使整個計劃向前滾動一個階段。滾動式計劃的顯著優(yōu)點是切合實際，能使長期計劃、中期計劃和短期計劃相互銜接，短期計劃內(nèi)部各階段相互銜接，大大增加了計劃的彈性。

3、網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)是20世紀50年代后期在美國產(chǎn)生和發(fā)展起來的，包括各種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)制定計劃的方法，如關(guān)鍵路徑法、計劃評審技術(shù)、組合網(wǎng)絡(luò)法等。其基本原理是把一項工作或項目分成各種作業(yè)，然后根據(jù)作業(yè)程序進行排列，通過網(wǎng)絡(luò)圖對整個工作或項目進行統(tǒng)籌規(guī)劃和控制，以使用最少的人力、物力、財力和信息資源，用最高的速度完成工作。

(二)信息機構(gòu)的組織職能

再好的計劃方案只有落實到行動中才有意義，因此組織工作是必不可少的。組織作為一項重要的管理職能，包括分工、構(gòu)建部門、確定層次等級和協(xié)調(diào)等活動．即決定組織需要完成什么樣的任務(wù)，怎樣完成以及由誰來完成，誰向誰報告，以及各種決策應(yīng)在哪一級上制定等。這一職能是把計劃變成行動的過程，涉及對所需資源的配置，透過有效的組織工作，管理人員可以更好地協(xié)調(diào)組織的各種資源，更JJ甌,N地達成組織目標。

作為知識型組織，信息機構(gòu)的組織管理既符合一般社會組織的管理規(guī)律，又具有自身的組織結(jié)構(gòu)和管理活動的特性。信息機構(gòu)的內(nèi)部構(gòu)造和外部聯(lián)系都凸現(xiàn)出組織的知識特性，知識的增值能力遠遠超過資本的增值能力，突出了對管理活動中各種信息的整合與交流，強化了組織管理鏈條的信息溝通功能，保障信息管理、知識管理、人力資源管理、物質(zhì)資源管理等活動的整合，這些新變化突出體現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)的變革上，總體發(fā)展趨勢表現(xiàn)為：扁平化、柔性化、虛擬化。

作為知識型組織，信息機構(gòu)還應(yīng)該是一種學(xué)習(xí)型組織，全體成員應(yīng)全身心地終身學(xué)習(xí)，不斷超越自我，并給組織帶來新的活力。因此信息機構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)有助于員工系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、思考，將分散在各個員工頭腦中的零星知識資源整合成強有力的知識合力?？傊畔C構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)和管理體制應(yīng)該是寬松、民主的，使每一位員工均有余地和動力，在組織戰(zhàn)略的指導(dǎo)下充分發(fā)揮自己的能動性和創(chuàng)造性。

信息機構(gòu)要成為～個完善的組織，就必須不斷提高組織效率、管理效益和發(fā)展?jié)摿?，尋求?jīng)營利潤、經(jīng)營范圍和組織資源持續(xù)增長，努力適應(yīng)社會信息環(huán)境、技術(shù)環(huán)境和組織環(huán)境的長期發(fā)展，其組織管理內(nèi)容主要關(guān)注以下領(lǐng)域：組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計；管理人員的配備；規(guī)章制度的建立。

(三)信息機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)職能

有了計劃，構(gòu)建了合適的組織結(jié)構(gòu)，聘用了合適的人員之后，就需要開展領(lǐng)導(dǎo)工作了。領(lǐng)導(dǎo)是管理的重要職能，是貫穿于管理活動中的一門非常奧妙的藝術(shù)，其能力與水平的高低直接決定著組織的生存與發(fā)展，具有指揮、協(xié)調(diào)與激勵作用，包括如何采取有效的方式指導(dǎo)和激勵所有的參與者以及如何解決沖突問題。在領(lǐng)導(dǎo)工作中應(yīng)注意兩個要點：

1、努力搞好組織的工作。

2、努力滿足組織成員的個人需要。

一般而言，信息機構(gòu)應(yīng)該在選擇領(lǐng)導(dǎo)方式的時候著重考慮以下問題：

1、不同層次管理下屬及其管理素質(zhì)對于領(lǐng)導(dǎo)方式有不同的影響。

2、信息機構(gòu)的知識性和學(xué)習(xí)性組織特征對領(lǐng)導(dǎo)方式的影響。

3、領(lǐng)導(dǎo)者的個性特征對于領(lǐng)導(dǎo)效能具有“雙刃劍”作用。

4、領(lǐng)導(dǎo)方式不是一種固守的僵化模式，必須因地制宜、因人而異。在信息機構(gòu)管理發(fā)展過程中，“授權(quán)”概念正在被“賦權(quán)”概念所替代，“賦權(quán)”思想與信息機構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)變革相一致。

(四)信息機構(gòu)的控制職能

信息機構(gòu)的控制是實現(xiàn)各項管理政策的基本手段，信息機構(gòu)自身的特點決定了其控制的特殊性，主要表現(xiàn)在：控制背景的知識性，信息機構(gòu)是典型的信息型組織，知識員工占據(jù)主體，對這些知識員工的控制在理念上突出強調(diào)知識性，以人為本；控制對象的單純性，信息機構(gòu)組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點，如扁平化，中間管理層逐漸弱化，再加上員工以專家為主，單純性特征日趨明顯；控制手段的學(xué)習(xí)型，信息機構(gòu)成為“一個能熟練地創(chuàng)造、獲取和傳遞知識的組織，同時也要善于修正自身的行為，以適應(yīng)新的知識和見解”，人性化、指導(dǎo)性控制越來越明顯。鑒于以上特點，信息機構(gòu)控制的重點逐步發(fā)生轉(zhuǎn)移，這些變化主要表現(xiàn)為：淡化他人控制，突出自我控制；淡化過程控制，突出成果控制；淡化數(shù)量控制，突出質(zhì)量控制。因而，以人為本，成果控制與自我控制相結(jié)合，增強信息機構(gòu)的服務(wù)能力和水平，提高產(chǎn)品的市場占有率將是控制的主要任務(wù)。信息機構(gòu)控制的內(nèi)容主要包括：人員控制；財務(wù)控制；業(yè)務(wù)活動控制；信息控制。

(五)信息機構(gòu)的創(chuàng)新職能

信息機構(gòu)的創(chuàng)新職能主要體現(xiàn)在以下方面：目標創(chuàng)新；技術(shù)創(chuàng)新；制度創(chuàng)新；組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新；環(huán)境創(chuàng)新。對于信息機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者來說，創(chuàng)新要從以下幾個方面人手：

1、正確理解和扮演“領(lǐng)導(dǎo)者”的角色，自覺地帶頭創(chuàng)新，并努力為員工提供和創(chuàng)造一個有利于創(chuàng)新的環(huán)境，積極鼓勵、支持、引導(dǎo)員工進行創(chuàng)新。

2、創(chuàng)造促進創(chuàng)新的組織氛圍，促進創(chuàng)新的最好方法是大張旗鼓地宣傳創(chuàng)新，激發(fā)創(chuàng)新。

3、制定有彈性的計劃，使人們有時問去思考，有條件去嘗試。

4、正確對待失敗，允許失敗，支持失敗，甚至鼓勵失敗。

5、建立合理的獎酬制度，獎勵的對象不僅包括成功的創(chuàng)新者，而且包括那些努力者；獎勵制度要既能促進內(nèi)部之競爭，又能保證成員間的合作。

計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新5種職能，既相互獨立，但不是孤立，又承上啟下，相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成一個完整的過程，出發(fā)點和目的地都是信息機構(gòu)目標的實現(xiàn)。