備貨作業(yè)是指在接受訂貨指令、發(fā)出貨票的同時，備貨員按照發(fā)貨清單在倉庫內尋找、提取所需貨品的作業(yè)。

備貨是配送的基礎工作，是配送中心根據(jù)客戶的需要，為配送業(yè)務的順利實施而從事的組織商品貨源和進行商品儲存的一系列活動。

配送中心接到客戶的訂單后，必須擁有相應的足夠的商品保證配送，包括具體的商品品種、商品等級、水平規(guī)格及商品數(shù)量。若配送中心是大型或綜合型的“存貨式配送”，可以利用現(xiàn)有的商品滿足客戶的需要，及時按客戶訂單進行配送；但如果配送中心是小型的“訂單式配送”，就必須立即組織備貨人員聯(lián)系供貨商，組織客戶所需要的貨源。

雖然各配送中心組織貨源的方式不同，但各類配送中心的備貨人員都必須掌握全面的商品專業(yè)知識和采購信息，熟悉各類商品的供貨渠道和供貨最佳時間，在進貨指令下達后，能夠及時購進或補充客戶所需要的商品，保證配送的按時完成。

實施“存貨式配送”的配送中心，其備貨作業(yè)還需要備貨人員掌握相應的貨物存儲專業(yè)知識，更好地養(yǎng)護與保管儲存的商品，保證儲存商品的在庫質量，同時運用科學的庫存管理知識，監(jiān)測各類庫存商品的數(shù)量，及時提出補充貨源的建議，做到倉庫商品先進先出，隨進隨出，既不過量存儲商品，占用資金，又能保證配送的正常進行。

作為配送活動的準備環(huán)節(jié)，備貨作業(yè)包括兩個基本內容，即組織貨源和儲存貨物。

1.組織貨源

組織貨源又稱為籌集貨物或采購貨物。是配送中心開展后續(xù)配送業(yè)務活動的龍頭。組織貨源包括以下步驟。

(1)制定貨源需求計劃：根據(jù)客戶的配送需求，制定貨源需求計劃，包括貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、進貨時間等。

(2)選擇供應商：對供應商的資格、供應商的能力等進行評價，選擇合適的供應商。

(3)發(fā)出采購訂單：供應商確定后，向供應商發(fā)出來購訂單，簽訂購貨合同。

(4)商品入庫驗收：對供應商運達的貨物進行驗收，以確保購進產(chǎn)品的數(shù)量和質量。

(5)評價貨源組織工作：對整個貨源組織工作進行評價，不斷進行改進，同時與滿足企業(yè)要求的供應商建立長期的聯(lián)系。

影響配送中心組織貨源的因素很多，包括配送中心的類型、規(guī)模，能夠接受的進貨成本，購進產(chǎn)品的種類、產(chǎn)地、數(shù)量及具體備貨人員的能力，等等。備貨人員要不斷適應經(jīng)濟發(fā)展的需要，不斷更新自己的理念，調整備貨方式，為企業(yè)尋找到合適的供應商，組織好貨源。

2.儲存貨物

儲存貨物是配送中心組織完貨源之后完成進貨活動的延續(xù)，在配送中心，適量的庫存可保證客戶的需求，使配送工作得以順利進行。

配送中心的貨物儲存有兩種表現(xiàn)形態(tài)。一是暫時儲存，即按照分配貨作業(yè)的要求，在揀選場地儲存少量的貨物；二是儲備形態(tài)，即按照一定時期配送活動的要求和貨源到貨周期有計劃地儲備商品。儲備形態(tài)是使配送持續(xù)運作的資源保證，其儲備是否合理，直接影響到配送的整體效果，通常要注意以下幾個方面。

(1)合理的儲存數(shù)量。

合理的儲存數(shù)量是指在一定的條件下，根據(jù)企業(yè)具體經(jīng)營情況、為了保證配送業(yè)務正常進行所制定的合理的儲存標準。確定合理的儲存數(shù)量要考慮客戶的需求量、配送中心的條件、配送周期、配送過程的需要及配送企業(yè)的管理水平等因素的影響作用。

儲存數(shù)量由經(jīng)常儲存和保險儲存兩部分構成，經(jīng)常儲存是指配送中心為了滿足日常配送需要的商品儲存；保險儲存是為了防止因商品需求變動而造成影響，避免商品脫銷，保證連續(xù)不間斷地配送而建立的儲存。兩種儲存量的確定，要在考慮各種影響因素的基礎上運用科學的方法計算得出。

(2)合理的儲存結構。

儲存結構是指不同品種、規(guī)格的商品之間儲存數(shù)量的比例關系。由于配送中心需要配送的商品品種多、數(shù)量大，特別是大型的綜合配送中心，商品種類更是干差萬別，客戶對不同商品的需求量是不同的，并且各種需求在不斷地變化。因此，配送中心在確定合理儲存數(shù)量的同時，還要特別注意不同的商品儲存數(shù)量之間的合理Uf/6l[千萬風什加/卜v十市門J、4f六躺r縣翻右曰J1女方全士協(xié)66段n向

(3)合理的儲存時間。

儲存商品的目的是為了滿足客戶訂貨需要，因此，配送中心在確定商品合理的儲存時間時要注意該種商品的生產(chǎn)周期和商品的物理、化學及生物性能，使商品既不能脫銷斷檔。又能最大限度地減少商品的損耗，確保商品的質量。

(4)合理的儲存空間。

商品儲存的合理空間就是在倉庫內合理地擺放商品。商品的擺放要有利于商品的配送，擁有較大庫存的配送中心一般規(guī)模較大，經(jīng)營品種較多，有條件的配送中心可以建立高架自動立體倉庫，按不同類別、不同配送客戶的需要設置多個出貨點，在合理布置商品存放貨架時，還要注意為機械設備的作業(yè)留有足夠的通道，還要保證倉庫的安全空間。

在商品的儲存期間。商品表面上是處于靜止狀態(tài)的，但從物理、化學及生物角度分析，商品內部是在不斷變化的，這種變化可能影響商品的使用價值。同時，環(huán)境的因素可能使這種變化加速。因此，配送小心的管理人員要時刻注意儲存場所溫度、濕度等條件的變化，防止和減少外界不利因素的影響，延緩商品質量的變化過程，降低商品的損耗。

1.備貨可使配送中心的配送活動得以順利開展

作為配送中心實施經(jīng)營活動的基礎，備貨作業(yè)是配送中心各項具體業(yè)務活動的第一步。任何配送活動，如果沒有相應的貨物作保證，再科學的管理方法、再先進的配送設施，也無法完成配送任務，配送也變得沒有任何意義，可謂“巧婦難為無米之炊”。作為“炊中之米”，備貨業(yè)務開展的好壞，直接影響配送活動和其他后續(xù)活動的開展。如果備貨人員擁有各類商品的供貨信息，熟悉各種供貨商的供貨能力、供貨成本、供貨時間，能夠及時地按照客戶的訂單組織貨源，根據(jù)企業(yè)的需求補充庫存，就可使企業(yè)的配送業(yè)務順利地開展下去，通過良好的配送服務贏得客戶的認可，獲得良好的企業(yè)信譽，為企業(yè)的進一步發(fā)展打下基礎。

2.備貨可以使社會庫存結構合理，降低社會總成本

生產(chǎn)企業(yè)的原材料、零部件及產(chǎn)成品由配送中心統(tǒng)一提供，可使生產(chǎn)企業(yè)用于購買原材料、零部件及進行銷售的資金有所減少，進而降低了企業(yè)的生產(chǎn)總成本，使企業(yè)的產(chǎn)品在市場上更具有競爭力。同時企業(yè)不需要投入過多的人力、物力用于原料的購進和產(chǎn)成品的儲運，企業(yè)可以擁有更多的生產(chǎn)能力和市場銷售能力，可以生產(chǎn)出更多更好的產(chǎn)品銷售到更廣泛的地區(qū)。

配送中心的出現(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了更大的空間，使“零庫存”成為可能。但訂單的多少，直接來自于企業(yè)的備貨能力。企業(yè)備貨能力強，能夠根據(jù)市場的需要，客戶的要求，及時、準確、保質、保量地將產(chǎn)品安全地配送到指定地點，就會贏得客戶、贏得市場，同時也使自己獲得利益。

3.備貨可使配送中心節(jié)約庫存空間，減少配送成本，增加經(jīng)濟效益

通過科學的備貨方式，配送中心可以確定適當?shù)膸齑嫔唐窋?shù)量、合理的庫存結構。在減少不必要庫存占用的前提下，使庫存成本下降，從而降低產(chǎn)品的配送成本。與此同時，由于調整了庫存結構，剔除了不合理的庫存占用，使企業(yè)擁有了擴大業(yè)務的空間；新業(yè)務的增加，又增強了企業(yè)適應市場變化的能力。從而提高了企業(yè)的整體經(jīng)濟效益。

1.與MRP系統(tǒng)相結合的備貸方式

MRP系統(tǒng)是一種以物料需求計劃為核心的生產(chǎn)管理系統(tǒng)。在為生產(chǎn)企業(yè)實施原材料、零部件配送時，配送中心可以針對其多品種、少批量的特點。利用資源共享的優(yōu)勢，將客戶、配送中心及供應商三位一體，運用MRP系統(tǒng)進行備貨。在MRP系統(tǒng)中，針對物料需求在品種、數(shù)量和交貨期等方面要求的細化所帶來的管理復雜性而開發(fā)了計算機信息管理系統(tǒng)，配送中心可以利用這一系統(tǒng)，將客戶的需求計劃、供應商的供貨信息和白己的配送計劃集成起來，實行同步性一次生成采購計劃。如果需求有變化，只要將相關數(shù)據(jù)輸入計算機管理系統(tǒng)，經(jīng)過系統(tǒng)運算，就可重新編排采購計劃。以下是運用MRP系統(tǒng)進行備貨的主要步驟。

(1)商品查詢

通過商品快速分類查詢，對每一商品，按需用的額度，規(guī)定優(yōu)先原則。品的品種規(guī)格基礎上，保持一定批量以爭取優(yōu)惠。

(2)編制計劃在簡化采購商

編制習以延續(xù)到未來某個任意時期的周密計劃，既可以按需采購，又可以保證足夠的采購提前期和采購預算，防止因突發(fā)性采購而增加額外的采購費用。

(3)控制采購權限，規(guī)范采購管理

在系統(tǒng)中設置每一個采購員的采購范圍和支付權限，規(guī)定超過限額的審批層次和權限內容。

(4)控制庫存量

對每一種商品規(guī)定最大儲存量和最長儲存期限，超過最大值時，系統(tǒng)將發(fā)出提示信號。

(5)建立供應商文件認證目標，以保證購進商品的質量

對沒有建立相關文件的供應商，系統(tǒng)將拒絕向其采購。

(6)通過提供多種查詢途徑(如采購單號、供應商號)跟蹤采購訂單以及采購合同的執(zhí)行情況

(7)控制付款程序

付款前，系統(tǒng)將自動進行一系列對比，如商品性能、合格數(shù)量、交貨日期與采購單是否一致，報價單與發(fā)票金額是否一致，各項相符后才能執(zhí)行支付程序。

運用MRP系統(tǒng)進行備貨，可以使配送中心簡化采購計劃和調配，形成批量采購，簡化運輸管理，減少庫存，降低配送成本，提高整體配送效率。

2.以JIT方式為主的備貸方式

JIT(just in time)的理念是“在恰當?shù)臅r候，把恰當?shù)纳唐芬郧‘數(shù)馁|量、恰當?shù)臄?shù)量送到恰當?shù)牡攸c”。體現(xiàn)在生產(chǎn)上就是準時進貨、準時生產(chǎn)、準時銷售；體現(xiàn)在配送中就是準時進貨、準時配貨、準時送貨。恰時恰量的準時進貨是JIT方式的關鍵，如果進貨太多大早，就會增加企業(yè)庫存，提高庫存成本，降低企業(yè)效益；而進貨太遲太少，又會影響生產(chǎn)和配送進程，同樣也會影響企業(yè)效益。利用JIT方式進行備貨，一方面可以保證各種商品訂貨量的準確性及相應的產(chǎn)品質量；另一方面可使企業(yè)得到準確和及時的批量運輸。以下是實施JIT方式備貨的主要步驟。

(1)實施看板管理

所謂“看板”就是一種用來傳遞信息或指令的卡片，應用于配送過程的各個環(huán)節(jié)，是控制各環(huán)節(jié)之間的生產(chǎn)數(shù)量、時間、進程的一種憑證?？窗骞芾硎强窗遄鳛樯a(chǎn)指令、取貨指令、運輸指令，用以控制生產(chǎn)量和調節(jié)生產(chǎn)計劃的一種管理方法。它是在生產(chǎn)過程中，由下道工序(要貨單位)根據(jù)看板卡片規(guī)定的品種、數(shù)量和時間，到上道工序(供貨單位)領取原材料或物品，確保各生產(chǎn)環(huán)節(jié)準時、合理、協(xié)調地進行生產(chǎn)的一種控制方法。

看板管理的特點是，把傳統(tǒng)工序中由前工序向后工序送貨制，改為后工序向前工序取貨制，去掉了各環(huán)節(jié)中不必要的商品儲存，達到了準時化生產(chǎn)的要求，減少了資金占用，提高了生產(chǎn)效益。

(2)獲取信息，進行訂貨

配送中心的訂貨人員通過JIT獨特的看板信號系統(tǒng)獲得需求信息后，再利用供應鏈關系的信息共享系統(tǒng)與供應商及時交換采購商品的供應信息，及時確定采購量，進行網(wǎng)上采購。

(3)確定需求數(shù)量

備貨人員利用與供應商建立的一種即時采購和即時供應的利益伙伴關系，保證所需數(shù)量的正確性。

(4)確定進貨時間

根據(jù)客戶不同的要貨時間，備貨人員規(guī)定供應商將貨物運抵配送中心的具體時間。

配送中心的備貨方式中還包括定量、定期、經(jīng)濟訂購批量等傳統(tǒng)的方式。這些方式雖然是就配送所需而采購，但是采購的終點是靜止的庫存。其采購費用的降低是以庫存費用的增加為代價的，采購的訂貨量也與庫存水平密切相關，配送中心在利用時可與庫存理論中的訂購發(fā)生內容相結合。

備貨作業(yè)的改善方法有以下幾種：

• 組織貨源的流程合理。
• 精選供應商，建立伙伴矢系。
• 與MRP系統(tǒng)相結合的備貨方式
• 以HT方式為豐的備貸萬式。