備貨作業(yè)是指在接受訂貨指令、發(fā)出貨票的同時(shí)，備貨員按照發(fā)貨清單在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)尋找、提取所需貨品的作業(yè)。

備貨是配送的基礎(chǔ)工作，是配送中心根據(jù)客戶的需要，為配送業(yè)務(wù)的順利實(shí)施而從事的組織商品貨源和進(jìn)行商品儲(chǔ)存的一系列活動(dòng)。

配送中心接到客戶的訂單后，必須擁有相應(yīng)的足夠的商品保證配送，包括具體的商品品種、商品等級(jí)、水平規(guī)格及商品數(shù)量。若配送中心是大型或綜合型的“存貨式配送”，可以利用現(xiàn)有的商品滿足客戶的需要，及時(shí)按客戶訂單進(jìn)行配送；但如果配送中心是小型的“訂單式配送”，就必須立即組織備貨人員聯(lián)系供貨商，組織客戶所需要的貨源。

雖然各配送中心組織貨源的方式不同，但各類配送中心的備貨人員都必須掌握全面的商品專業(yè)知識(shí)和采購(gòu)信息，熟悉各類商品的供貨渠道和供貨最佳時(shí)間，在進(jìn)貨指令下達(dá)后，能夠及時(shí)購(gòu)進(jìn)或補(bǔ)充客戶所需要的商品，保證配送的按時(shí)完成。

實(shí)施“存貨式配送”的配送中心，其備貨作業(yè)還需要備貨人員掌握相應(yīng)的貨物存儲(chǔ)專業(yè)知識(shí)，更好地養(yǎng)護(hù)與保管儲(chǔ)存的商品，保證儲(chǔ)存商品的在庫(kù)質(zhì)量，同時(shí)運(yùn)用科學(xué)的庫(kù)存管理知識(shí)，監(jiān)測(cè)各類庫(kù)存商品的數(shù)量，及時(shí)提出補(bǔ)充貨源的建議，做到倉(cāng)庫(kù)商品先進(jìn)先出，隨進(jìn)隨出，既不過量存儲(chǔ)商品，占用資金，又能保證配送的正常進(jìn)行。

作為配送活動(dòng)的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，備貨作業(yè)包括兩個(gè)基本內(nèi)容，即組織貨源和儲(chǔ)存貨物。

1.組織貨源

組織貨源又稱為籌集貨物或采購(gòu)貨物。是配送中心開展后續(xù)配送業(yè)務(wù)活動(dòng)的龍頭。組織貨源包括以下步驟。

(1)制定貨源需求計(jì)劃：根據(jù)客戶的配送需求，制定貨源需求計(jì)劃，包括貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、進(jìn)貨時(shí)間等。

(2)選擇供應(yīng)商：對(duì)供應(yīng)商的資格、供應(yīng)商的能力等進(jìn)行評(píng)價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商。

(3)發(fā)出采購(gòu)訂單：供應(yīng)商確定后，向供應(yīng)商發(fā)出來購(gòu)訂單，簽訂購(gòu)貨合同。

(4)商品入庫(kù)驗(yàn)收：對(duì)供應(yīng)商運(yùn)達(dá)的貨物進(jìn)行驗(yàn)收，以確保購(gòu)進(jìn)產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量。

(5)評(píng)價(jià)貨源組織工作：對(duì)整個(gè)貨源組織工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，不斷進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)與滿足企業(yè)要求的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的聯(lián)系。

影響配送中心組織貨源的因素很多，包括配送中心的類型、規(guī)模，能夠接受的進(jìn)貨成本，購(gòu)進(jìn)產(chǎn)品的種類、產(chǎn)地、數(shù)量及具體備貨人員的能力，等等。備貨人員要不斷適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，不斷更新自己的理念，調(diào)整備貨方式，為企業(yè)尋找到合適的供應(yīng)商，組織好貨源。

2.儲(chǔ)存貨物

儲(chǔ)存貨物是配送中心組織完貨源之后完成進(jìn)貨活動(dòng)的延續(xù)，在配送中心，適量的庫(kù)存可保證客戶的需求，使配送工作得以順利進(jìn)行。

配送中心的貨物儲(chǔ)存有兩種表現(xiàn)形態(tài)。一是暫時(shí)儲(chǔ)存，即按照分配貨作業(yè)的要求，在揀選場(chǎng)地儲(chǔ)存少量的貨物；二是儲(chǔ)備形態(tài)，即按照一定時(shí)期配送活動(dòng)的要求和貨源到貨周期有計(jì)劃地儲(chǔ)備商品。儲(chǔ)備形態(tài)是使配送持續(xù)運(yùn)作的資源保證，其儲(chǔ)備是否合理，直接影響到配送的整體效果，通常要注意以下幾個(gè)方面。

(1)合理的儲(chǔ)存數(shù)量。

合理的儲(chǔ)存數(shù)量是指在一定的條件下，根據(jù)企業(yè)具體經(jīng)營(yíng)情況、為了保證配送業(yè)務(wù)正常進(jìn)行所制定的合理的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)。確定合理的儲(chǔ)存數(shù)量要考慮客戶的需求量、配送中心的條件、配送周期、配送過程的需要及配送企業(yè)的管理水平等因素的影響作用。

儲(chǔ)存數(shù)量由經(jīng)常儲(chǔ)存和保險(xiǎn)儲(chǔ)存兩部分構(gòu)成，經(jīng)常儲(chǔ)存是指配送中心為了滿足日常配送需要的商品儲(chǔ)存；保險(xiǎn)儲(chǔ)存是為了防止因商品需求變動(dòng)而造成影響，避免商品脫銷，保證連續(xù)不間斷地配送而建立的儲(chǔ)存。兩種儲(chǔ)存量的確定，要在考慮各種影響因素的基礎(chǔ)上運(yùn)用科學(xué)的方法計(jì)算得出。

(2)合理的儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)。

儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)是指不同品種、規(guī)格的商品之間儲(chǔ)存數(shù)量的比例關(guān)系。由于配送中心需要配送的商品品種多、數(shù)量大，特別是大型的綜合配送中心，商品種類更是干差萬別，客戶對(duì)不同商品的需求量是不同的，并且各種需求在不斷地變化。因此，配送中心在確定合理儲(chǔ)存數(shù)量的同時(shí)，還要特別注意不同的商品儲(chǔ)存數(shù)量之間的合理Uf/6l[千萬風(fēng)什加/卜v十市門J、4f六躺r縣翻右曰J1女方全士協(xié)66段n向

(3)合理的儲(chǔ)存時(shí)間。

儲(chǔ)存商品的目的是為了滿足客戶訂貨需要，因此，配送中心在確定商品合理的儲(chǔ)存時(shí)間時(shí)要注意該種商品的生產(chǎn)周期和商品的物理、化學(xué)及生物性能，使商品既不能脫銷斷檔。又能最大限度地減少商品的損耗，確保商品的質(zhì)量。

(4)合理的儲(chǔ)存空間。

商品儲(chǔ)存的合理空間就是在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)合理地?cái)[放商品。商品的擺放要有利于商品的配送，擁有較大庫(kù)存的配送中心一般規(guī)模較大，經(jīng)營(yíng)品種較多，有條件的配送中心可以建立高架自動(dòng)立體倉(cāng)庫(kù)，按不同類別、不同配送客戶的需要設(shè)置多個(gè)出貨點(diǎn)，在合理布置商品存放貨架時(shí)，還要注意為機(jī)械設(shè)備的作業(yè)留有足夠的通道，還要保證倉(cāng)庫(kù)的安全空間。

在商品的儲(chǔ)存期間。商品表面上是處于靜止?fàn)顟B(tài)的，但從物理、化學(xué)及生物角度分析，商品內(nèi)部是在不斷變化的，這種變化可能影響商品的使用價(jià)值。同時(shí)，環(huán)境的因素可能使這種變化加速。因此，配送小心的管理人員要時(shí)刻注意儲(chǔ)存場(chǎng)所溫度、濕度等條件的變化，防止和減少外界不利因素的影響，延緩商品質(zhì)量的變化過程，降低商品的損耗。

1.備貨可使配送中心的配送活動(dòng)得以順利開展

作為配送中心實(shí)施經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，備貨作業(yè)是配送中心各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的第一步。任何配送活動(dòng)，如果沒有相應(yīng)的貨物作保證，再科學(xué)的管理方法、再先進(jìn)的配送設(shè)施，也無法完成配送任務(wù)，配送也變得沒有任何意義，可謂“巧婦難為無米之炊”。作為“炊中之米”，備貨業(yè)務(wù)開展的好壞，直接影響配送活動(dòng)和其他后續(xù)活動(dòng)的開展。如果備貨人員擁有各類商品的供貨信息，熟悉各種供貨商的供貨能力、供貨成本、供貨時(shí)間，能夠及時(shí)地按照客戶的訂單組織貨源，根據(jù)企業(yè)的需求補(bǔ)充庫(kù)存，就可使企業(yè)的配送業(yè)務(wù)順利地開展下去，通過良好的配送服務(wù)贏得客戶的認(rèn)可，獲得良好的企業(yè)信譽(yù)，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。

2.備貨可以使社會(huì)庫(kù)存結(jié)構(gòu)合理，降低社會(huì)總成本

生產(chǎn)企業(yè)的原材料、零部件及產(chǎn)成品由配送中心統(tǒng)一提供，可使生產(chǎn)企業(yè)用于購(gòu)買原材料、零部件及進(jìn)行銷售的資金有所減少，進(jìn)而降低了企業(yè)的生產(chǎn)總成本，使企業(yè)的產(chǎn)品在市場(chǎng)上更具有競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)企業(yè)不需要投入過多的人力、物力用于原料的購(gòu)進(jìn)和產(chǎn)成品的儲(chǔ)運(yùn)，企業(yè)可以擁有更多的生產(chǎn)能力和市場(chǎng)銷售能力，可以生產(chǎn)出更多更好的產(chǎn)品銷售到更廣泛的地區(qū)。

配送中心的出現(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了更大的空間，使“零庫(kù)存”成為可能。但訂單的多少，直接來自于企業(yè)的備貨能力。企業(yè)備貨能力強(qiáng)，能夠根據(jù)市場(chǎng)的需要，客戶的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、保質(zhì)、保量地將產(chǎn)品安全地配送到指定地點(diǎn)，就會(huì)贏得客戶、贏得市場(chǎng)，同時(shí)也使自己獲得利益。

3.備貨可使配送中心節(jié)約庫(kù)存空間，減少配送成本，增加經(jīng)濟(jì)效益

通過科學(xué)的備貨方式，配送中心可以確定適當(dāng)?shù)膸?kù)存商品數(shù)量、合理的庫(kù)存結(jié)構(gòu)。在減少不必要庫(kù)存占用的前提下，使庫(kù)存成本下降，從而降低產(chǎn)品的配送成本。與此同時(shí)，由于調(diào)整了庫(kù)存結(jié)構(gòu)，剔除了不合理的庫(kù)存占用，使企業(yè)擁有了擴(kuò)大業(yè)務(wù)的空間；新業(yè)務(wù)的增加，又增強(qiáng)了企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)變化的能力。從而提高了企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。

1.與MRP系統(tǒng)相結(jié)合的備貸方式

MRP系統(tǒng)是一種以物料需求計(jì)劃為核心的生產(chǎn)管理系統(tǒng)。在為生產(chǎn)企業(yè)實(shí)施原材料、零部件配送時(shí)，配送中心可以針對(duì)其多品種、少批量的特點(diǎn)。利用資源共享的優(yōu)勢(shì)，將客戶、配送中心及供應(yīng)商三位一體，運(yùn)用MRP系統(tǒng)進(jìn)行備貨。在MRP系統(tǒng)中，針對(duì)物料需求在品種、數(shù)量和交貨期等方面要求的細(xì)化所帶來的管理復(fù)雜性而開發(fā)了計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，配送中心可以利用這一系統(tǒng)，將客戶的需求計(jì)劃、供應(yīng)商的供貨信息和白己的配送計(jì)劃集成起來，實(shí)行同步性一次生成采購(gòu)計(jì)劃。如果需求有變化，只要將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，經(jīng)過系統(tǒng)運(yùn)算，就可重新編排采購(gòu)計(jì)劃。以下是運(yùn)用MRP系統(tǒng)進(jìn)行備貨的主要步驟。

(1)商品查詢

通過商品快速分類查詢，對(duì)每一商品，按需用的額度，規(guī)定優(yōu)先原則。品的品種規(guī)格基礎(chǔ)上，保持一定批量以爭(zhēng)取優(yōu)惠。

(2)編制計(jì)劃在簡(jiǎn)化采購(gòu)商

編制習(xí)以延續(xù)到未來某個(gè)任意時(shí)期的周密計(jì)劃，既可以按需采購(gòu)，又可以保證足夠的采購(gòu)提前期和采購(gòu)預(yù)算，防止因突發(fā)性采購(gòu)而增加額外的采購(gòu)費(fèi)用。

(3)控制采購(gòu)權(quán)限，規(guī)范采購(gòu)管理

在系統(tǒng)中設(shè)置每一個(gè)采購(gòu)員的采購(gòu)范圍和支付權(quán)限，規(guī)定超過限額的審批層次和權(quán)限內(nèi)容。

(4)控制庫(kù)存量

對(duì)每一種商品規(guī)定最大儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)儲(chǔ)存期限，超過最大值時(shí)，系統(tǒng)將發(fā)出提示信號(hào)。

(5)建立供應(yīng)商文件認(rèn)證目標(biāo)，以保證購(gòu)進(jìn)商品的質(zhì)量

對(duì)沒有建立相關(guān)文件的供應(yīng)商，系統(tǒng)將拒絕向其采購(gòu)。

(6)通過提供多種查詢途徑(如采購(gòu)單號(hào)、供應(yīng)商號(hào))跟蹤采購(gòu)訂單以及采購(gòu)合同的執(zhí)行情況

(7)控制付款程序

付款前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行一系列對(duì)比，如商品性能、合格數(shù)量、交貨日期與采購(gòu)單是否一致，報(bào)價(jià)單與發(fā)票金額是否一致，各項(xiàng)相符后才能執(zhí)行支付程序。

運(yùn)用MRP系統(tǒng)進(jìn)行備貨，可以使配送中心簡(jiǎn)化采購(gòu)計(jì)劃和調(diào)配，形成批量采購(gòu)，簡(jiǎn)化運(yùn)輸管理，減少庫(kù)存，降低配送成本，提高整體配送效率。

2.以JIT方式為主的備貸方式

JIT(just in time)的理念是“在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候，把恰當(dāng)?shù)纳唐芬郧‘?dāng)?shù)馁|(zhì)量、恰當(dāng)?shù)臄?shù)量送到恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)”。體現(xiàn)在生產(chǎn)上就是準(zhǔn)時(shí)進(jìn)貨、準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)、準(zhǔn)時(shí)銷售；體現(xiàn)在配送中就是準(zhǔn)時(shí)進(jìn)貨、準(zhǔn)時(shí)配貨、準(zhǔn)時(shí)送貨。恰時(shí)恰量的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)貨是JIT方式的關(guān)鍵，如果進(jìn)貨太多大早，就會(huì)增加企業(yè)庫(kù)存，提高庫(kù)存成本，降低企業(yè)效益；而進(jìn)貨太遲太少，又會(huì)影響生產(chǎn)和配送進(jìn)程，同樣也會(huì)影響企業(yè)效益。利用JIT方式進(jìn)行備貨，一方面可以保證各種商品訂貨量的準(zhǔn)確性及相應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量；另一方面可使企業(yè)得到準(zhǔn)確和及時(shí)的批量運(yùn)輸。以下是實(shí)施JIT方式備貨的主要步驟。

(1)實(shí)施看板管理

所謂“看板”就是一種用來傳遞信息或指令的卡片，應(yīng)用于配送過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，是控制各環(huán)節(jié)之間的生產(chǎn)數(shù)量、時(shí)間、進(jìn)程的一種憑證?？窗骞芾硎强窗遄鳛樯a(chǎn)指令、取貨指令、運(yùn)輸指令，用以控制生產(chǎn)量和調(diào)節(jié)生產(chǎn)計(jì)劃的一種管理方法。它是在生產(chǎn)過程中，由下道工序(要貨單位)根據(jù)看板卡片規(guī)定的品種、數(shù)量和時(shí)間，到上道工序(供貨單位)領(lǐng)取原材料或物品，確保各生產(chǎn)環(huán)節(jié)準(zhǔn)時(shí)、合理、協(xié)調(diào)地進(jìn)行生產(chǎn)的一種控制方法。

看板管理的特點(diǎn)是，把傳統(tǒng)工序中由前工序向后工序送貨制，改為后工序向前工序取貨制，去掉了各環(huán)節(jié)中不必要的商品儲(chǔ)存，達(dá)到了準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)的要求，減少了資金占用，提高了生產(chǎn)效益。

(2)獲取信息，進(jìn)行訂貨

配送中心的訂貨人員通過JIT獨(dú)特的看板信號(hào)系統(tǒng)獲得需求信息后，再利用供應(yīng)鏈關(guān)系的信息共享系統(tǒng)與供應(yīng)商及時(shí)交換采購(gòu)商品的供應(yīng)信息，及時(shí)確定采購(gòu)量，進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)。

(3)確定需求數(shù)量

備貨人員利用與供應(yīng)商建立的一種即時(shí)采購(gòu)和即時(shí)供應(yīng)的利益伙伴關(guān)系，保證所需數(shù)量的正確性。

(4)確定進(jìn)貨時(shí)間

根據(jù)客戶不同的要貨時(shí)間，備貨人員規(guī)定供應(yīng)商將貨物運(yùn)抵配送中心的具體時(shí)間。

配送中心的備貨方式中還包括定量、定期、經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量等傳統(tǒng)的方式。這些方式雖然是就配送所需而采購(gòu)，但是采購(gòu)的終點(diǎn)是靜止的庫(kù)存。其采購(gòu)費(fèi)用的降低是以庫(kù)存費(fèi)用的增加為代價(jià)的，采購(gòu)的訂貨量也與庫(kù)存水平密切相關(guān)，配送中心在利用時(shí)可與庫(kù)存理論中的訂購(gòu)發(fā)生內(nèi)容相結(jié)合。

備貨作業(yè)的改善方法有以下幾種：

• 組織貨源的流程合理。
• 精選供應(yīng)商，建立伙伴矢系。
• 與MRP系統(tǒng)相結(jié)合的備貨方式
• 以HT方式為豐的備貸萬式。