采購(gòu)訂單是指企業(yè)采購(gòu)部門(mén)在選定供應(yīng)商之后，向供應(yīng)商發(fā)出的訂貨單據(jù)。采購(gòu)訂單是采購(gòu)雙方訂立采購(gòu)合同的重要依據(jù)，它包括了采購(gòu)所需的重要細(xì)節(jié)信息，包括采購(gòu)數(shù)量、商品規(guī)格、質(zhì)量要求、采購(gòu)價(jià)格、交貨日期、交貨地址等。

采購(gòu)訂單的樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線各不相同。不過(guò)，任何實(shí)用的采購(gòu)訂單所必備的要素均包括頭部、正文和尾部。

1)訂單頭部，包括訂單名稱、訂單編號(hào)、采供雙方的企業(yè)名稱、簽訂地點(diǎn)、簽訂時(shí)間。

2)訂單正文，包括物料名稱與規(guī)格、物料的數(shù)量條款、物料的質(zhì)量條款、物料的包裝條款、價(jià)格條款、運(yùn)輸方式、支付條款、交料地點(diǎn)、檢驗(yàn)條款、保險(xiǎn)條款、違約責(zé)任條款、仲裁條款、不可抗力條款等。

3)訂單尾部，包括訂單份數(shù)及生效日期、簽訂人的簽名、采供雙方公司的公章。

1．質(zhì)量條款

質(zhì)量是指物料所具有的內(nèi)在質(zhì)量與外觀形態(tài)的綜合，包括各種性能指標(biāo)和外觀造型。條款的主要內(nèi)容有技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、品牌名。

在采購(gòu)作業(yè)中，需以最明確的方式去界定物料可接受的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，一般有以下三種方式來(lái)表達(dá)物料的質(zhì)量：

1)用圖紙或技術(shù)文件來(lái)界定物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2)用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)界定物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

3)用樣品來(lái)界定物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)用文字或圖示難以表達(dá)時(shí)，常用樣品來(lái)表示，同時(shí)樣品也可作為物料的輔助性規(guī)格，與圖紙或技術(shù)文件結(jié)合使用。

2．價(jià)格條款

價(jià)格是指交易物料每一計(jì)量單位的貨幣數(shù)值。價(jià)格條款的主要內(nèi)容有價(jià)格術(shù)語(yǔ)的選用、結(jié)算幣種、單價(jià)、總價(jià)等。具體包括計(jì)量單位的價(jià)格金額、貨幣類型、交料地點(diǎn)、國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、物料定價(jià)方式等。

3．?dāng)?shù)量條款

數(shù)量是指采用一定的度量制度對(duì)物料進(jìn)行量化，以表示出物料的重量、個(gè)數(shù)、長(zhǎng)度、面積、容積等。數(shù)量條款的主要內(nèi)容包括：交料數(shù)量、單位、計(jì)量方式，必要時(shí)還應(yīng)清楚說(shuō)明誤差范圍。

4．包裝條款

包裝是為了有效地保護(hù)物料在運(yùn)輸存放過(guò)程中的質(zhì)量和數(shù)量要求，并利于分揀和環(huán)保，把物料裝進(jìn)適當(dāng)容器的操作。包裝條款的主要內(nèi)容有包裝材料、包裝方式、包裝費(fèi)用和運(yùn)輸標(biāo)志等，具體包括標(biāo)識(shí)、包裝方式、材料要求、環(huán)保要求、規(guī)格、成本、分揀運(yùn)輸標(biāo)志等。

5．裝運(yùn)條款

裝運(yùn)是指把物料裝上運(yùn)載工具并運(yùn)送到交料地點(diǎn)。裝運(yùn)條款的主要內(nèi)容有運(yùn)輸方式、裝運(yùn)時(shí)間、裝運(yùn)地與目的地、裝運(yùn)方式(分批、轉(zhuǎn)運(yùn))、裝運(yùn)通知等。在FOB、CIF和CFR合同中，供應(yīng)商只要按合同規(guī)定把物料裝上船或其他運(yùn)載工具，并取得提單就算履行了合同中的交料義務(wù)，提單簽發(fā)的時(shí)間和地點(diǎn)即為交料時(shí)間和地點(diǎn)。

6．檢驗(yàn)條款

在一般的買(mǎi)賣(mài)交易過(guò)程中，物品的檢驗(yàn)是指按照合同條件對(duì)交貨進(jìn)行檢查并驗(yàn)收，涉及質(zhì)量、數(shù)量、包裝等條款，主要包括檢驗(yàn)時(shí)間、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、檢驗(yàn)工具、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)及方法等。

7．支付條款

支付是指采用一定的手段，在指定的時(shí)間、地點(diǎn)，使用確定的方式付貨款。支付條款中應(yīng)說(shuō)明以下內(nèi)容：

1)說(shuō)明支付手段，可以有貨幣或匯票兩種方式，一般是匯票。

2)說(shuō)明付款方式，可以是銀行提供信用方式(如信用證)、銀行不提供信用但可作為代理(如直接付款和托收)方式。

3)說(shuō)明支付時(shí)間，包括預(yù)付款、即期付款、延期付款。

4)說(shuō)明支付地點(diǎn)，一般是付款人或指定銀行所在地。

8．保險(xiǎn)條款

保險(xiǎn)是企業(yè)向保險(xiǎn)公司投保，并繳納保險(xiǎn)費(fèi)的過(guò)程。物料在運(yùn)輸過(guò)程中受到損失時(shí)，保險(xiǎn)公司會(huì)依據(jù)投保單向企業(yè)提供經(jīng)濟(jì)上的補(bǔ)償。保險(xiǎn)條款的主要內(nèi)容包括：確定保險(xiǎn)類別及其保險(xiǎn)金額，指明投保人并支付保險(xiǎn)費(fèi)。依據(jù)國(guó)際慣例，凡是按CIF和CIP條件成交的出口物料，一般由供應(yīng)商投保；按FOB和CPT條件成交的進(jìn)口物料由采購(gòu)方辦理保險(xiǎn)。

9．不可抗力條款

不可抗力是指在合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的、不能預(yù)見(jiàn)的、人力難以控制的意外事故，如戰(zhàn)爭(zhēng)、洪水、臺(tái)風(fēng)、地震等，致使合同執(zhí)行過(guò)程被迫中斷。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同責(zé)任。不可抗力條款的主要內(nèi)容包括：不可抗力的含義、適用范圍、法律后果、雙方的權(quán)利義務(wù)等。

10．仲裁條款

仲裁協(xié)議為仲裁條款的具體體現(xiàn)，是指買(mǎi)賣(mài)雙方自愿將其爭(zhēng)議事項(xiàng)提交第三方仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行裁決。仲裁協(xié)議的主要內(nèi)容包括：仲裁機(jī)構(gòu)、適用的仲裁程序、運(yùn)用地點(diǎn)、裁決效力等。

一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)訂單的制定包括以下四個(gè)步驟，如圖所示。

(一)準(zhǔn)備訂單計(jì)劃

準(zhǔn)備訂單計(jì)劃詳細(xì)步驟主要有四個(gè)方面的內(nèi)容：接受市場(chǎng)需求、接受生產(chǎn)需求、準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料和制作訂單計(jì)劃說(shuō)明書(shū)。

1．接受市場(chǎng)需求。市場(chǎng)需求是商品采購(gòu)的發(fā)動(dòng)機(jī)，要想制訂比較準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃，必須熟悉市場(chǎng)需求或市場(chǎng)銷售情況。對(duì)市場(chǎng)需求的迸一步分解便得到商品需求計(jì)劃。企業(yè)的年度銷售計(jì)劃一般在上一年的年末制訂，并報(bào)送至各個(gè)相關(guān)部門(mén)，同時(shí)下發(fā)到銷售部門(mén)、計(jì)劃部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)，以指導(dǎo)全年的供應(yīng)鏈運(yùn)轉(zhuǎn)；企業(yè)根據(jù)年度銷售計(jì)劃制訂季度、月度的市場(chǎng)銷售需求計(jì)劃。

2．接受生產(chǎn)需求。生產(chǎn)需求對(duì)于采購(gòu)來(lái)講可以稱為生產(chǎn)物料需求。生產(chǎn)物：料需求的時(shí)間是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃而產(chǎn)生的，通常生產(chǎn)物料需求計(jì)劃是訂單計(jì)劃的主：要來(lái)源處。為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購(gòu)計(jì)劃人員需要深入熟知生產(chǎn)計(jì)劃以：及工藝常識(shí)。在MRP系統(tǒng)之中，物料需求計(jì)劃是主生產(chǎn)計(jì)劃的細(xì)化，主要來(lái)源于生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫(kù)存文件；編制物料需求計(jì)劃的：主要步驟為：(1)決定毛需求；(2)決定凈需求；(3)對(duì)計(jì)劃訂單下達(dá)日期和訂單數(shù)量。

3．準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料。準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料也就是準(zhǔn)備供應(yīng)商群體供應(yīng)信息t資料。準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料是準(zhǔn)備訂單計(jì)劃中一個(gè)非常重要的內(nèi)容。訂單環(huán)境是在：訂單物料的認(rèn)證計(jì)劃完畢之后形成的，訂單環(huán)境資料主要包括：

(1)訂單物料的供應(yīng)商信息。

(2)訂單比例信息。對(duì)于有多家供應(yīng)商的物料，每一個(gè)供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪龋豪?a href="/wiki/%E8%AE%A4%E8%AF%81%E4%BA%BA%E5%91%98" title="認(rèn)證人員">認(rèn)證人員產(chǎn)生并給予維護(hù)。

(3)最小包裝信息。

(4)訂單周期。它是指從下單到交貨的時(shí)間間隔。

訂單環(huán)境資料一般使用信息系統(tǒng)管理，必要時(shí)訂單人員可從中查詢了解生產(chǎn)：所需物料的采購(gòu)環(huán)境。

4．制作訂單計(jì)劃說(shuō)明書(shū)。制作訂單計(jì)劃說(shuō)明書(shū)也就是準(zhǔn)備好訂單計(jì)劃所需·的資料。其主要內(nèi)容包括：

(1)訂單計(jì)劃說(shuō)明書(shū)，包括物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等。

(2)附件。內(nèi)容有市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)需求計(jì)劃、訂單環(huán)境資料等。

(二)評(píng)估訂單需求

評(píng)估訂單需求是采購(gòu)計(jì)劃中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有準(zhǔn)確地評(píng)估訂單需：求，才能為計(jì)算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制訂出好的訂單計(jì)劃。它主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：分析市場(chǎng)需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求評(píng)估訂單需：求的過(guò)程如圖所示。

1．分析市場(chǎng)需求。訂單計(jì)劃不僅要考慮生產(chǎn)計(jì)劃，還要考慮市場(chǎng)需求，分析根據(jù)市場(chǎng)需求制訂的要貨計(jì)劃的可信度，仔細(xì)分析市場(chǎng)合同簽訂數(shù)量、合同剩余量的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，研究其變化趨勢(shì)，全面考慮要貨計(jì)劃的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。只有這樣，才能對(duì)市場(chǎng)需求有一個(gè)全面的了解，才能制訂出一個(gè)使企業(yè)遠(yuǎn)期發(fā)展與近期實(shí)際需求相結(jié)合的訂單計(jì)劃。

2．分析生產(chǎn)需求。分析生產(chǎn)需求，首先要研究生產(chǎn)需求的生產(chǎn)過(guò)程，其次是分析需求量的要貨時(shí)間。

3．確定訂單需求。根據(jù)對(duì)市場(chǎng)需求和對(duì)生產(chǎn)需求的分析結(jié)果，就可以確定訂單需求。通常來(lái)講，訂單需求的內(nèi)容是指通過(guò)訂單操作手段，在未來(lái)指定的時(shí)間內(nèi)，將指定數(shù)量的合格物料采購(gòu)入庫(kù)。

(三)計(jì)算訂單容量

計(jì)算訂單容量也是采購(gòu)計(jì)劃中的重要組成部分，只有準(zhǔn)確地計(jì)算訂單容量，才能對(duì)比需求和容量，經(jīng)過(guò)綜合平衡，最后制訂出正確的訂單計(jì)劃。計(jì)算訂單容量主要有以下四個(gè)方面的內(nèi)容：分析項(xiàng)目供應(yīng)資料、計(jì)算總體訂單容量、計(jì)算承接訂單量、確定剩余訂單容量(見(jiàn)圖)。

1．分析項(xiàng)目供應(yīng)資料。在采購(gòu)過(guò)程中，物料和項(xiàng)目都是整個(gè)采購(gòu)工作的操作對(duì)象。對(duì)于采購(gòu)工作而言，在目前的采購(gòu)環(huán)境中，所要采購(gòu)物料的供應(yīng)商的信息是一項(xiàng)非常重要的信息資料。例如某企業(yè)需要設(shè)計(jì)一家練歌房的隔音系統(tǒng)，隔音玻璃棉是完成該系統(tǒng)的關(guān)鍵材料。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目認(rèn)證人員的考察，該種材料被壟斷在少數(shù)供應(yīng)商的手中。在這種情況下，企業(yè)計(jì)劃人員就應(yīng)充分利用這些情報(bào)，在下達(dá)訂單計(jì)劃時(shí)就會(huì)有的放矢了。

2．計(jì)算總體訂單容量?？傮w訂單容量是多方面內(nèi)容的組合，一般包括兩方面內(nèi)容：一方面是可供給的物料數(shù)量；另一方面是可供給物料的交貨時(shí)間。

3．計(jì)算承接訂單容量。承接訂單量是指某供應(yīng)商在指定的時(shí)間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量。承接訂單容量的計(jì)算過(guò)程較為復(fù)雜。

4．確定剩余訂單容量。剩余訂單容量是指某物料所有供應(yīng)商群體的剩余訂單容量的總和。用公式表示為：物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量一已承接訂單量。

(四)制訂訂單計(jì)劃

制訂訂單計(jì)劃是采購(gòu)計(jì)劃的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)主要包括以下四個(gè)方面的內(nèi)容：對(duì)比訂單需求量和訂單容量、綜合平衡、確定余量認(rèn)證計(jì)劃、制訂訂單計(jì)劃(見(jiàn)圖)。

1．對(duì)比需求與容量。對(duì)比需求與容量是制訂訂單計(jì)劃的首要環(huán)節(jié)，只有比較出需求與容量的關(guān)系才能有的放矢地制訂訂單計(jì)劃。如果經(jīng)過(guò)對(duì)比發(fā)現(xiàn)需求小于容量，即無(wú)論需求多大，容量總能滿足需求，則企業(yè)要根據(jù)物料需求來(lái)制訂訂單計(jì)劃；如果供應(yīng)商的容量小于企業(yè)的物料需求，則要求企業(yè)根據(jù)容量制定合適的物料需求計(jì)劃，這樣就容易產(chǎn)生剩余物料需求，需要對(duì)剩余物料需求重新制訂認(rèn)證計(jì)劃。

2．綜合平衡。綜合平衡是指綜合考慮市場(chǎng)、生產(chǎn)、訂單容量等要素，分析物料訂單需求的可行性，必要時(shí)調(diào)整訂單計(jì)劃，計(jì)算容量不能滿足的剩余訂單容量。

3．確定余量認(rèn)證計(jì)劃。在對(duì)比需求與容量的時(shí)候，如果容量小于需求就會(huì)產(chǎn)生剩余需求，對(duì)于剩余需求，要提交認(rèn)證計(jì)劃制訂者處理，并確定能否按照物料需求規(guī)定的時(shí)間及數(shù)量交貨。為了保證物料及時(shí)供應(yīng)，此時(shí)可以通過(guò)簡(jiǎn)化認(rèn)證程序，并由具有豐富經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證計(jì)劃人員進(jìn)行操作。

4．制訂訂單計(jì)劃。制訂訂單計(jì)劃是采購(gòu)計(jì)劃的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，訂單計(jì)劃做好之后就可以按照計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)工作了。一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時(shí)間兩個(gè)方面：下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量一計(jì)劃入庫(kù)量一現(xiàn)有庫(kù)存量+安全庫(kù)存量下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間一認(rèn)證周期一訂單周期一緩沖時(shí)間。