審計取證
1.什么是審計取證
審計取證是指審計機關和審計人員圍繞審計目標收集審計證據(jù)的過程。它是整個審計實施過程中的重要一環(huán),是形成審計結論的基礎,是審計認定事實,做出定性和處理處罰的依據(jù)。
從某種意義上說,審計工作就是圍繞審計取證來開展的,通過收集、整理、分析、評價審計證據(jù),從而得出客觀、公正的審計結論。沒有充分有效的審計證據(jù)作為支持,審計披露的事實和做出的審計結論就會是無源之水,無本之木,就會釀成審計風險。特別是在當前審計公告制度逐步推行的情況下,審計風險更加放大。因此,加強審計機關和審計人員的依法取證工作,提高審計取證的風險意識,是提升審計質(zhì)量,應對審計風險的必然要求。制度逐步推行的情況下,審計風險更加放大。因此,加強審計機關和審計人員的依法取證工作,提高審計取證的風險意識,是提升審計質(zhì)量,應對審計風險的必然要求。
2.審計證據(jù)缺陷的形式[1]
(一)審計證據(jù)關聯(lián)度不高
審計證據(jù)的相關性要求審計證據(jù)要與審計目標相關,審計證據(jù)之間也要具有相關性。與審計事項或?qū)徲嬆繕讼嚓P程度越高,其證明力越強,相反,則證明力弱,甚至不能作為審計證據(jù)。由于審計人員與被審計單位之間存在信息不對稱。審計人員通過審計調(diào)查雖然可以了解被審計單位的基本情況,但對一些隱含的經(jīng)濟活動的真實性還是難以全面、準確地把握,往往導致審計人員收集的審計證據(jù)與審計事項或?qū)徲嬆繕说年P聯(lián)度不高,一些關鍵、核心證據(jù)未能取到,難以有力支持審計結論。
(二)審計證據(jù)不充分
審計證據(jù)的充分性要求審計人員形成的審計意見要有足夠的審計證據(jù)來支持。實際工作中審計人員往往忽視了對被審計單位環(huán)境證據(jù)和一些特殊審計事項的取證,使審計評價和審計結論失去了依據(jù)。如審計報告中大都會對被審計單位管理及其內(nèi)部控制執(zhí)行情況進行評價,或者提出加強管理完善內(nèi)部控制的審計建議,但審計人員往往沒有對以上環(huán)境證據(jù)進行取證。此外當前對審計證據(jù)只有定性要求而無定量要求,審計人員需要通過經(jīng)驗判斷證據(jù)取舍。在審計經(jīng)驗難以判斷或沒有更好辦法規(guī)避審計風險的情況下,審計人員往往追求證據(jù)數(shù)量,忽視了證據(jù)的質(zhì)量,使證據(jù)代表性不夠,難以充分支持審計結論。
(三)審計證據(jù)形式要件不完善
審計證據(jù)合法性要求證據(jù)取得的程序要合法,即證據(jù)的形成過程、收集方式和手段等要符合法定程序,同時證據(jù)的形式也要合法,即證據(jù)的形式要件要滿足法律、法規(guī)規(guī)定的要求。在程序合法性方面,相對較容易做到,但在形式合法性方面,實際執(zhí)行中卻存在很多缺陷。以前《審計機關審計證據(jù)準則》對審計證據(jù)形式要件的表述不是很詳細,近年的《審計機關審計項目質(zhì)量控制辦法(試行)》里做了補充規(guī)定,使審計證據(jù)的形式要件更加明確。如:實物證據(jù),常用的審計方法是實物盤點,要注明實物的所有權人、數(shù)量、存放地點、盤點人員,并由雙方在場人員簽字確認;視聽資料或電子證據(jù),主要是與審計相關的會議錄像、講話錄音、文本資料、運算數(shù)據(jù)、圖形表格等,要注明制作方法、時間、制作人和電子數(shù)據(jù)運行環(huán)境、存放地點、存放方式等情況,聲音資料應附該內(nèi)容的文字記錄;鑒定結論和勘驗筆錄,是審計人員就實物資產(chǎn)價值的評估、工程造價、文字資料的真?zhèn)蔚葐栴}委托專業(yè)人員進行的分析判斷,應載明鑒定或勘驗的事項、向鑒定或勘驗部門提交的相關材料、鑒定人或者勘驗人資格等。實際執(zhí)行中,審計人員或未對實物證據(jù)注明相關情況;或未對照片等視聽資料注明制作方法、時間和制作人;或未對相關統(tǒng)計分析表格進行說明,使別人難以理解數(shù)據(jù)間的關系及分析結論;或?qū)φ{(diào)查記錄缺乏被調(diào)查人簽字等,使審計證據(jù)的形式要件不完備,這將直接導致審計證據(jù)失去法律上的有效性。
(四)信息化影響審計證據(jù)客觀性
審計證據(jù)客觀性是指證據(jù)反映被審計事項原貌的特征。需要審計人員主觀判斷越少的證據(jù),越能客觀地反映被審計事項,其證明力越強。隨著計算機信息技術特別是網(wǎng)絡技術在會計領域的應用和發(fā)展,傳統(tǒng)的手工會計核算手段正逐步被以計算機及網(wǎng)絡枝術的應用為特點的會計電算化核算取代。電子證據(jù)存在的易修改、不留痕的特性,無疑會加大審計取證的難度,影響審計證據(jù)的客觀性,增大審計風險。
3.審計取證方法與方法論[2]
審計工作是在一定審計理論指導下方法與實踐的結合,而審計取證方法是審計工作的關鍵。從審計工作的整體來看,審計過程最重要的是取證過程,它是審計機構和審計人員根據(jù)既定的審計計劃和審計目標,運用一定的程序和手段搜集、篩選、整理和綜合、分析審計證據(jù),從而得出審計結論的工作過程。因此,審計取證是整個審計過程的中心環(huán)節(jié)。
哲學的方法論是我們認識世界和改造世界的最一般、最根本的方法,馬克思主義的唯物辯證法將世界上各種事物看成是普遍聯(lián)系和不斷變化、永恒發(fā)展的。堅持聯(lián)系和發(fā)展的觀點,注重在實際工作中運用聯(lián)系和發(fā)展的眼光看待認識問題,不斷改進工作方法,解決實際問題,對于審計來說至關重要。
審計服務的對象不同,其要求和特點也不同,因此就需要確定不同的審計目標,運用不同的程序和方法。同時,審計的環(huán)境千差萬別,各種政治的、經(jīng)濟的、法律的因素都在不斷發(fā)展變化,因此社會對審計的具體需要不斷向更高層次發(fā)展,審計從監(jiān)督受托財務責任,發(fā)展到剖析企業(yè)深層次問題的經(jīng)營管理審計。其審計取證方法和技術手段必須不斷地自我更新、自我完善,不然審計將名存實亡。因此,審計要存在,要更好的發(fā)揮作用,要提高自己的地位和權威性,就必須在技術方法上不斷地調(diào)整以適應環(huán)境的變化。當前在被審單位規(guī)模不斷擴大,業(yè)務量不斷增力口的情況下,就要實行制度基礎審計的審計模式,采用內(nèi)部控制制度評審的方法。如果仍然沿用傳統(tǒng)的賬戶基礎審計方法,就必然導致審計時限的延長和審計成本的上升,降低工作效率。隨著審計環(huán)境的日益復雜化,審計風險越來越大,因此審計從發(fā)展的觀點來看,還必須引入風險防范的技術方法,以使取證工作更加科學合理,增加審計結果的可靠性和可信度,從而有效避免風險。
4.審計取證中觀察方法運用的技巧[3]
觀察是審計取證過程中常用的方法之一,是對被審計單位的經(jīng)營場所、實物資產(chǎn)和有關業(yè)務活動及其內(nèi)部控制的執(zhí)行情況等進行實地察看。然而,在實際工作中,常見有的審計人員運用觀察取證得心應手,且在極短的時間內(nèi)獲取了大量的親歷第一手資料和審計證據(jù),而有的則不盡人意,其原因主要是未真正掌握審計中觀察的技法所致?,F(xiàn)結合自己的實踐,歸納出審計中的觀察“四法”,供大家參考。
一是“障眼”觀察法。即審計人員在觀察前,不打招呼、不告知被審單位有關人員意圖,按照掌握的線索和發(fā)現(xiàn)的疑點,找個“空隙”,采取“隨便走走,轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)”形式,尋找觀察目標,并及時編制觀察記錄,注明觀察的事項、內(nèi)容和結果等,以獲取有力的證據(jù)。通常“障眼”法是在被審計單位不積極配合或?qū)徲嫏C關配合紀委查處案件時使用。此法外在表現(xiàn)為觀看無“目的”和漫不經(jīng)心,但在實際運用時往往達到意想不到的效果和審計進展的突破。
二是“定序”觀察法。即按照一定的順序進行觀察。或由上到下,或由左到右,或由近及遠,或由東到西,或由點到面,或由外及里…… “定序”觀察易把握,是我們審計人員最常運用觀察取證的方法之一。觀察時,應細致認真,如清點固定資產(chǎn)時,應看清楚型號、數(shù)量、運行狀況,是否與報送的盤點帳冊相符。
三是“尋根”觀察法。即對被觀察對象,從頭至尾,尋根追底,把它看全問清,找到它的‘底’,以獲取有效的證據(jù)。此法在實際運用中,往往與詢問取證方法有機結合起來,審計人員可以一邊觀察,一邊詢問一同到現(xiàn)場的被審計單位分管人員或具體承辦人員,弄清相關事項的過去、現(xiàn)在、變化的前因后果。采用“尋根觀察”,有時需要反復多次,才能“尋”出需要取證的“根”。
四是“比較”觀察法。即將現(xiàn)場觀察到的實際狀況、清點的數(shù)據(jù),與觀察前查閱的相關資料、報表數(shù)據(jù),進行對比或“聯(lián)想”,對觀察事項作縱向和橫向比較,以收集有力的證據(jù)。運用“比較”觀察法,往往是與分析性復核有機結合起來,除重視現(xiàn)場觀察外,還應把功夫下在觀察前的準備工作上。要求在觀察前,應熟悉被審計單位提供的相關數(shù)據(jù)和資料,了解被觀察對象的過去歷史,掌握同行業(yè)的參照平均指數(shù),使其成為觀察取證時,提供依據(jù)和分析判斷的參照物,只有這樣,才能確保觀察時,心中有數(shù)。
審計觀察是一門很深的學問,是一種藝術,要想掌握她,除掌握一些技法外,重要的在于實踐中摸索總結,在具體運用中不妨注意以下幾點:
第一,要確立觀察目標。觀察前要事先設計制訂完整的觀察計劃(除特殊情況外),確立明確具體的觀察目標,按計劃進行觀察。觀察中勤作審計觀察筆記,觀察后須對審計記錄進行整理,以便獲得充分有效的證據(jù)。
第二,要“用心”去觀察。觀察是有意識、有目的地知覺自然或社會現(xiàn)象的過程。必須“五官開放”,充分運用視覺、聽覺、味覺和軀體覺,特別是要進行聯(lián)想、思索,要將“觀察”與“思索”結合起來,才能充分體現(xiàn)觀察在審計取證中的魅力。
第三,要盡可能與其它取證方法結合起來運用。雖然觀察在收集審計證據(jù)中可以單獨采用,但在實際工作中,為保證審計證據(jù)“四性”(即:充分性、合法性、相關性、客觀性),往往會根據(jù)不同取證事項的需要,與檢查、監(jiān)盤、查詢、計算、分析性復核等方法有機結合起來,使收集審計證據(jù)過程更具科學性,效果更好。
第四,在條件允許的情況下,可以根據(jù)需要,借助現(xiàn)代物理的某些儀器和手段進行觀察取證,使取證的說服力和證明力更強,以適應日新月異快速發(fā)展的審計需要。
5.審計取證的審閱方法
在實際工作中,審計人員對書面資料的檢查通常是通過審閱和復核進行的,這里主要講一下審閱。審閱是指審計人員審查和翻閱會計憑證、賬簿和報表,以及計劃、決策方案、合同、會議記錄等書面資料,借以查明書面資料及其反映的經(jīng)濟活動的真實性,合規(guī)性,從中發(fā)現(xiàn)錯弊或疑點,并收集審計證據(jù)的方法。它廣泛用于財政財務收支的合規(guī)性審計和財務會計報表的真實性審計。
一、對原始憑證的審閱
主要是審閱原始憑證的格式和內(nèi)容
審閱原始憑證的格式,主要是審閱原始憑證的各要素(抬頭,日期、填制單位、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等)是否齊全、真實、規(guī)范。重點關注:原始憑證的編號是否連續(xù);是否加蓋填制單位的公章或注明其名稱、地址;是否有經(jīng)手人和業(yè)務負責人的簽字;摘要欄的字跡是否清楚,計算是否正確,有無刮擦、涂改或偽造的痕跡;發(fā)票性質(zhì)是否符合要求,有無以資金往來發(fā)票替代結算票據(jù);使用過期或作廢票據(jù)等。
審閱原始憑證的內(nèi)容,主要是以法律、法規(guī)、政策和制度等作為審計標準,審閱原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否真實合法合規(guī)。重點關注:經(jīng)濟業(yè)務是否符合被審計單位的實際情況;是否符合有關法律法規(guī)的具體規(guī)定;入賬時是否經(jīng)過了必要的審批程序,符合有關會計制度、會計準則的規(guī)定。
二、對記賬憑證的審閱
對記賬憑證的審閱與審閱原始憑證的要求基本相同,主要是審閱記賬憑證的格式和內(nèi)容。
審閱記賬憑證的格式主要是審閱記賬憑證的各要素(抬頭、日期、填制人員、摘要、借貸方向、金額、記賬憑證編號等)是否齊全、真實、規(guī)范。重點關注:記賬憑證的制單人員與復核人員是否簽名,有無無人負責的記賬憑證;記賬憑證的編號是否連續(xù),斷號記賬憑證的去向。
審閱記賬憑證的內(nèi)容主要是:審閱記賬憑證是否附有合法的、具有足夠證明力的原始憑證;所附原始憑證的張數(shù)與記錄數(shù)量、摘要內(nèi)容是否一致,有無以自制原始憑證替代外來原始憑證、以復印件替代原始憑證的情況;記賬憑證的記載是否符合會計制度的規(guī)定,所記賬戶和會計分錄是否正確,有無錯用賬戶或記錯方向,或利用會計處理弄虛作假等舞弊行為。
三、對會計賬簿的審閱
對會計賬簿的審閱主要包括對會計賬簿格式的審閱和對會計賬簿內(nèi)容的審閱兩個方面。
對會計賬簿格式的審閱主要是:審閱會計賬簿反映的各項記錄登記是否規(guī)范和完備。業(yè)務摘要、對應科目是否齊全;是否按照規(guī)定的方法更正記賬錯誤,有無刮擦、涂改等痕跡;會計賬簿的啟用手續(xù)、使用記錄和交接記錄是否完整合規(guī)。
對會計賬簿內(nèi)容的審閱主要是:審閱會計賬簿記錄反映的內(nèi)容是否真實、合法。賬戶對應關系是否與記賬憑證(科目匯總表)一致,是否符合會計制度的要求;明細記錄的內(nèi)容是否與記賬憑證一致,有無錯誤舞弊。
需要說明的是,由于日記賬、明細分類賬和會計臺賬、會計備查簿等會計賬簿的記錄較為詳細,通過審閱能夠且易于發(fā)現(xiàn)問題,特別是檢查現(xiàn)金收支,結算業(yè)務、債權債務和各種費用支出明細賬時,更適宜采用審閱檢查。而總分類賬等會計賬簿由于記錄不詳細,用審閱檢查的意義不大。
四、對會計報表的審閱
對會計報表的審閱主要包括對會計報表格式的審閱和對會計報表內(nèi)容的審閱兩個方面。
對會計報表格式的審閱主要是:審閱會計報表是否按照會計制度和其他財務制度規(guī)定的要求編制;編制手續(xù)是否完備,有無編制人員和審核人員的簽章。
對會計報表內(nèi)容的審閱主要是:審閱報表項目是否完整;各相關項目的對應和勾稽關系是否正確,相關數(shù)據(jù)是否一致,有無異常變化情況;會計報表是否平衡;報表說明或附注是否對應予揭示的重大問題做了充分披露。
對會計報表的審閱是審計實施階段一項非常重要而又復雜的工作。在會計報表審閱過程中,會計人員應履行必要的審閱程序,保持應有的職業(yè)謹慎,獲取充分、適當?shù)淖C據(jù),以發(fā)現(xiàn)可能存在的導致會計報表發(fā)生重大錯報的情況。
一般情況下,對會計報表的審閱程序主要包括以下環(huán)節(jié):了解被審計單位及其行業(yè)的情況;審閱被審計單位采用的會計準則、會計制度及行業(yè)慣例;了解被審計單位的會計系統(tǒng),特別是確認、計量、和報告等環(huán)節(jié)的程序和具體執(zhí)行;審閱、查詢會計報表中所有重要的認定。分析、發(fā)現(xiàn)異常報表項目、異常報表對應關系;審閱會計報表是否遵循了所指明的編制依據(jù)或基礎;獲取并審閱被審計單位的承諾,被審計單位重大的、可能對會計報表編制產(chǎn)生影響的會議、決定的紀要;就會計報表審閱檢查中發(fā)現(xiàn)的疑問查詢被審計單位的有關單位和人員。
審計人員審閱會計報表應保持的必要的職業(yè)謹慎主要是指:審計人員如果認為會計報表可能存在重大錯報、應繼續(xù)實施支持該結論的必要的審計程序;審計人員應當關注可能引起本期會計報表調(diào)整、披露的期后事項。
審計實踐中,審計人員審閱的會計報表在很多情況下是較為復雜的合并會計報表。較之對一般會計報表的審閱,審計人員對合并會計報表的審閱要重點關注以下幾個方面的內(nèi)容:1.在審閱合并會計報表各成員單位的個別會計報表的基礎上,對被審計單位合并報表的底稿、抵消分錄和其他合并資料進行審閱和分析;2.對被審計單位合并范圍的披露情況進行審閱。3.對合并會計報表各成員單位的會計報表決算日、會計期間的一致性進行審閱;4.對合并會計報表各成員單位采用的會計制度、會計政策的一致性進行審閱;5.對合并會計報表各成員單位的長期投資及收益確認進行審閱;6.對合并會計報表各成員單位的收入、支出等關聯(lián)交易進行審閱;7.對合并會計報表中的外幣折算業(yè)務的方法和結果進行審閱;8.對合并會計報表中的少數(shù)股東權益和收益進行審閱。
五、對其他書面資料的審閱
對其他書面資料的審閱主要是通過審閱被審計單位的計劃、預算資料、合同資料、業(yè)務規(guī)范、規(guī)章制度和其他有關資料,來進一步地收集審計證據(jù),同時驗算和確認相關會計資料的真實性、合法性。
對其他書面資料的審閱重點是關注其采源是否可靠、數(shù)據(jù)計算是否正確、業(yè)務內(nèi)容是否合法等。實際工作中,對其他書而資料的審閱與對會計資料的審閱應相輔相成進行。
6.審計取證中存在的問題及對策[4]
隨著對審計質(zhì)量的要求越來越高,對審計取證工作也提出了更高的要求。因此,保證審計證據(jù)質(zhì)量,提高審計證據(jù)的可靠性、充分性、相關性與合法性更顯重要。