職務(wù)說明書是工作分析人員根據(jù)某項(xiàng)職務(wù)工作的物質(zhì)和環(huán)境特點(diǎn)，對(duì)工作人員必須具備的生理和心理需求進(jìn)行的詳細(xì)說明。它是職務(wù)分析的結(jié)果，是經(jīng)職務(wù)分析形成的書面文件。

職務(wù)說明書由職務(wù)描述與職務(wù)規(guī)范兩部分組成，這類似蘇聯(lián)勞動(dòng)心理學(xué)家編制出的職業(yè)圖譜和心理圖譜，職業(yè)圖譜是描述職業(yè)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)的、制造技術(shù)的、衛(wèi)生保健等特征；心理圖譜分析了職業(yè)對(duì)于人的心理要求。職務(wù)說明書的精確與否將直接影響到職務(wù)分析的有效性。

1、職務(wù)描述

職務(wù)描述是經(jīng)過職務(wù)分析收集資料后產(chǎn)生的。職務(wù)描述是說明某一職務(wù)的職務(wù)性質(zhì)、責(zé)任權(quán)利關(guān)系、主體資格條件等內(nèi)容的書面文件。

2、職務(wù)規(guī)范

職務(wù)規(guī)范是任職者任用條件的具體說明，二者結(jié)合起來構(gòu)成了針對(duì)某一職務(wù)的完整、全面、詳細(xì)的職務(wù)說明。

編寫職務(wù)說明書就是編制職務(wù)描述和職務(wù)規(guī)范兩個(gè)書面文件。職務(wù)規(guī)范集中于對(duì)任職人員的分析，職務(wù)描述側(cè)重于反映工作定向分析的結(jié)果，職務(wù)描述可用于設(shè)計(jì)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)形式，職務(wù)評(píng)價(jià)和建立報(bào)酬系統(tǒng)，能確定需要完成工作的教育和訓(xùn)練，為設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)?a href="/wiki/%E6%8B%9B%E8%81%98" title="招聘">招聘、選擇、訓(xùn)練和開發(fā)計(jì)劃提供依據(jù)。

職位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)，通常使用的是內(nèi)部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據(jù)招聘市場(chǎng)的特點(diǎn)，提出了招聘用職位說明書的提法。內(nèi)部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機(jī)組成部分構(gòu)成的：

一、 職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡(jiǎn)稱HRM。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。

二、 部門名稱。HRM的部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部。

三、 任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。

四、 直接主管。HRM的直接主管應(yīng)該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。

五、 任職時(shí)間。任職時(shí)間也就是生效時(shí)間，一般也就是與勞動(dòng)合同的時(shí)間一致。

六、 任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗(yàn)要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式，熟悉國(guó)內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等等。

七、 下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。

八、 溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部?jī)蓚€(gè)層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級(jí)主管部門，所在城市人事勞動(dòng)部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)。

九、 職位設(shè)置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設(shè)計(jì)運(yùn)用人力資源管理模式和相關(guān)激勵(lì)政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實(shí)現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場(chǎng)領(lǐng)先者的目標(biāo)。

十、 行政權(quán)限。指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。

十一、 工作內(nèi)容和職責(zé)。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費(fèi)的筆墨也最多。包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度，衡量標(biāo)準(zhǔn)等。如HRM的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考核與績(jī)效評(píng)估；招聘；薪酬激勵(lì)政策；職位管理，部門管理與建設(shè)等等。

十二、 能力要求與個(gè)性傾向與特征等。屬于個(gè)性化的東西，應(yīng)該算是職位的修正要求吧。

十三、 職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位，相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。

1、對(duì)職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作

2、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設(shè)定崗位需要

3、針對(duì)對(duì)崗位而不是人

4、歸納而非羅列

職位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設(shè)計(jì)表單：

1、基本信息：職位名稱，部門，直接上級(jí)，所屬下級(jí)，職責(zé)分析日期，編寫日期等；

2、職位目的：對(duì)職位概述；

3、職責(zé)和權(quán)限：分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時(shí)性工作；

4、工作關(guān)系：分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，包括聯(lián)系部門、人員；

5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、技能和水平、個(gè)性和品質(zhì)等；

6、考核指標(biāo)，權(quán)重，薪資等級(jí)，職位發(fā)展方向；

7、工作環(huán)境。

職務(wù)說明書不存在標(biāo)準(zhǔn)格式，所以每個(gè)組織的職務(wù)說明和內(nèi)容都不相同，但是作為一般規(guī)律都應(yīng)說明所執(zhí)行的工作、職務(wù)的目的和范圍、員工為什么做工作、做什么工作及如何工作，參見表1：

表1 招聘助理的職務(wù)說明書

職務(wù)頭銜：招聘助理
區(qū)域：
部門：人力資源管理部
分析時(shí)間：
職務(wù)陳述
在員工招聘、選拔、測(cè)量、定向、轉(zhuǎn)移、員工人力資源檔案的保存領(lǐng)域，完成專業(yè)的人力資源工作。在完成指派工作中有義務(wù)執(zhí)行創(chuàng)造性的和獨(dú)立判斷。
基本功能
1、制訂招聘計(jì)劃，交主管人員審核 2、準(zhǔn)備招聘文件和招聘廣告 3、檢查郵寄的申請(qǐng)書和履歷表初步篩選申請(qǐng)人 4、準(zhǔn)備與安排面試 5、對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行背景調(diào)查等甄別工作 6、在招聘方面與地區(qū)經(jīng)理日常工作關(guān)系 7、評(píng)估招聘活動(dòng) 8、執(zhí)行由人力資源經(jīng)理安排的有關(guān)事項(xiàng)
職務(wù)說明
1、大?；虮究?，人力資源管理，企業(yè)行政或工業(yè)心理學(xué)；或在經(jīng)驗(yàn)、教育、和訓(xùn)練方面與此相同。 2、具備選拔和人事安排的知識(shí) 3、書面和口頭的表達(dá)能力 4、獨(dú)立計(jì)劃和組織自己活動(dòng)的能力 5、人力資源計(jì)算機(jī)應(yīng)用的知識(shí)

多數(shù)職務(wù)描述有三個(gè)主要部分：職務(wù)頭銜、職務(wù)確定和職務(wù)責(zé)任。職務(wù)說明書應(yīng)具備以下各項(xiàng)內(nèi)容：

1、職務(wù)的識(shí)別部分

這部分位于職務(wù)說明書的首部，有識(shí)別和確定某項(xiàng)職務(wù)的作用。主要內(nèi)容有職務(wù)頭銜、職務(wù)所在的部門、職務(wù)分析者及其向誰報(bào)告、最近修改職務(wù)說明書的時(shí)間和編號(hào)等等。其中職務(wù)名稱頭銜是其主要內(nèi)容。

職務(wù)頭銜是指對(duì)一組職位的稱呼，如軟件技術(shù)員、助理會(huì)計(jì)師等等。設(shè)定頭銜有幾個(gè)作用，第一頭銜名稱歸納職務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)，對(duì)職務(wù)提示出一個(gè)整體概念以及職務(wù)的責(zé)任，如銷售員名稱會(huì)暗示該職務(wù)有銷售特征和責(zé)任；第二它對(duì)員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務(wù)在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務(wù)與其他職務(wù)的關(guān)系、處于何種級(jí)別水平等，如助理工程師、初級(jí)工程師、高級(jí)工程師的頭銜可說明職務(wù)的不同等級(jí)。

2、功能部分

功能部分是描述職務(wù)應(yīng)完成的工作、任務(wù)和責(zé)任，說明工作活動(dòng)本身的特性和進(jìn)行工作的環(huán)境特性等等。這部分首先是確定組成職務(wù)的責(zé)任和任務(wù)。任務(wù)是指員工要完成的工作，或是制造產(chǎn)品或提供服務(wù)的行為。責(zé)任則是一系列主要任務(wù)的集合，職務(wù)的責(zé)任依據(jù)完成任務(wù)的花費(fèi)的時(shí)間和重要性依優(yōu)先次序排列。因此，有關(guān)職務(wù)責(zé)任說明通常按其重要的程度編寫。

此外這部分說明勞動(dòng)手段和工作環(huán)境。勞動(dòng)手段即工人用來執(zhí)行職務(wù)的具體活動(dòng)的機(jī)器、工具、設(shè)備和輔助裝置。工作環(huán)境是說明工作是處在何種環(huán)境狀態(tài)完成的，如在室內(nèi)外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病等不良環(huán)境狀態(tài)。它是提供員工的工作環(huán)境方面的信息。

3、職務(wù)說明部分

這部分反映為取得成功的職務(wù)績(jī)效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務(wù)的員工應(yīng)該具備的經(jīng)驗(yàn)、教育和培訓(xùn)等條件和特殊的知識(shí)、能力和技能等。

（1）崗位基本信息。包括：崗位名稱；直接上級(jí)崗位名稱；所屬部門；崗位編碼；工資等級(jí)；定員人數(shù)；崗位性質(zhì)。同時(shí)也可選擇性地列出崗位分析人員姓名、人數(shù)和崗位分析結(jié)果的批準(zhǔn)人等欄目。

崗位名稱應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，以求通過名稱就能使人了解崗位的性質(zhì)和內(nèi)容，主要是命名準(zhǔn)確、美化，切忌粗俗和冗長(zhǎng)。

（2）崗位職責(zé)概述。即用最簡(jiǎn)練的語(yǔ)言說明崗位的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任。比如：

總裁：受公司董事會(huì)委托，執(zhí)行董事會(huì)的決策、決議，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)施全面的監(jiān)控和最高行政管理。

經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部部長(zhǎng)：擬定公司中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略及年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，組織考核，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行分析；組織部門職責(zé)范圍內(nèi)的其他工作。

人力資源部部長(zhǎng)/經(jīng)理：組織向各部門提供人力資源管理專業(yè)性服務(wù)，激發(fā)公司員工工作的積極性，使其工作績(jī)效不斷提高。

技術(shù)裝備部部長(zhǎng)/經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司年度生產(chǎn)業(yè)務(wù)計(jì)劃的編制、審核、綜合、平衡工作。

（3）崗位職責(zé)詳述。這是崗位說明的重點(diǎn)之一，要逐項(xiàng)列出本崗位所應(yīng)負(fù)有的職責(zé)。較為理想的格式是首先把崗位工作內(nèi)容歸為幾個(gè)大類，然后再分點(diǎn)說明。

（4）關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。這個(gè)內(nèi)容指明各項(xiàng)工作內(nèi)容所應(yīng)產(chǎn)生的結(jié)果或所應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，以定量化為最好。最常見的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)有三種：一是效益類指標(biāo)，如資產(chǎn)盈利效率、盈利水平等；二是營(yíng)運(yùn)類指標(biāo)，如部門管理費(fèi)用控制、市場(chǎng)份額等；三是組織類指標(biāo)，如滿意度水平、服務(wù)效率等。

值得注意的有兩點(diǎn)：關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)最好同第三項(xiàng)的崗位職責(zé)詳述對(duì)應(yīng)起來；各項(xiàng)指標(biāo)最好能夠量化，從而有利于執(zhí)行。

（5）崗位關(guān)系。崗位關(guān)系描述包括：此崗位受誰監(jiān)督；此崗位監(jiān)督誰；此崗位可晉升的崗位；可轉(zhuǎn)換的崗位；可升遷至此的崗位；與哪些崗位發(fā)生聯(lián)系及聯(lián)系的密切程度；有時(shí)還應(yīng)包括與企業(yè)外部的聯(lián)系。

（6）崗位環(huán)境。主要包括五個(gè)方面：

• 工作場(chǎng)所，在室內(nèi)、室外，還是其他的特殊場(chǎng)所；
• 工作環(huán)境的危險(xiǎn)性，說明危險(xiǎn)性存在的可能性，對(duì)人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，及危險(xiǎn)性原因等；
• 工作時(shí)間特征，如正常工作時(shí)間、加班時(shí)間等；
• 工作的均衡性，即工作是否存在忙閑不均的現(xiàn)象及經(jīng)常性程度；
• 工作環(huán)境中的不良因素，即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。

（7）任職資格條件。常見的任職資格條件有：

• 學(xué)歷及專業(yè)要求；
• 所需資格證書；
• 經(jīng)驗(yàn)：一般經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)；
• 知識(shí)：基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)、政策知識(shí)、相關(guān)知識(shí)；
• 技能要求：即完成本崗位工作所需要的專業(yè)技術(shù)水平；
• 一般能力要求，如計(jì)劃、協(xié)調(diào)、實(shí)施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、沖突管理、公共關(guān)系、信息管理等能力及需求強(qiáng)度；
• 個(gè)性要求，如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向、內(nèi)向、支配性、主動(dòng)性等性向特點(diǎn)。

1、便于招聘和選擇員工,提供人力資源規(guī)劃、識(shí)別內(nèi)部勞動(dòng)力、提供公平就業(yè)機(jī)會(huì)和真實(shí)工作概覽。

2、便于發(fā)展和評(píng)價(jià)員工,明確工作培訓(xùn)和技能發(fā)展，新進(jìn)員工角色定位，職業(yè)生涯規(guī)劃甚至業(yè)績(jī)考核。

3、明確薪酬政策,崗位工資標(biāo)準(zhǔn)，公平報(bào)酬。

4、在工作和組織設(shè)計(jì)方面,明確了權(quán)責(zé)和工作關(guān)系以及工作流程。

5．員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)

6．為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)

職務(wù)說明書的寫作應(yīng)該使用簡(jiǎn)潔的、直接的方法和語(yǔ)言，充分反映出職務(wù)的特征。

在職務(wù)分析寫作過程中、應(yīng)注意工人做什么、如何做和為什么要做三個(gè)方面的問題。工人做什么，是以職務(wù)上所完成的體力活動(dòng)和智力活動(dòng)的有關(guān)說明來表示的；如何執(zhí)行勞動(dòng)活動(dòng)指的是執(zhí)行職務(wù)任務(wù)所采取的方法或程序，有體力活動(dòng)和腦力活動(dòng)兩種不同的程序；在考慮到職務(wù)的如何時(shí)，分析員應(yīng)涉及下列問題：

1、完成這項(xiàng)職務(wù)的所有任務(wù)，使用了什么、工具材料和設(shè)備？

2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設(shè)備、材料？如有，他們?nèi)绾喂ぷ鳎?

3、完成這項(xiàng)職務(wù)的所有任務(wù)，采用了什么方法或過程？

4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務(wù)分析寫作中應(yīng)考慮材料的組織，句子內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及語(yǔ)言的選擇。

職務(wù)說明材料的組織，依賴于采用的職務(wù)分析方法和職務(wù)性質(zhì)。在多數(shù)職務(wù)說明材料的場(chǎng)合里，信息可按有關(guān)的主要職務(wù)部分來組織，或按職務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時(shí)，或按各種活動(dòng)判斷出的重要程度，或按消耗于各種活動(dòng)上的時(shí)間多少來排列敘述性信息。在某些構(gòu)成的職務(wù)分析程序中，如包括一系列任務(wù)的任務(wù)清單，甚至可以按照這些任務(wù)所包含的各項(xiàng)“責(zé)任”組織。

用于職務(wù)說明中的句子的內(nèi)容，隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務(wù)的敘述材料時(shí)，分析員應(yīng)該小心地選擇語(yǔ)言，選定的詞應(yīng)當(dāng)達(dá)到簡(jiǎn)潔的同時(shí)，盡量減少用詞含糊。有關(guān)單詞使用的一般原則如下：

1、寧用簡(jiǎn)單的而不用牽強(qiáng)的單詞，限制使用不精確的的單詞。

2、寧用具體的而不用抽象的單詞。

3、寧用單純的而不用迂回的單詞。

4、寧用短的而不用長(zhǎng)的單詞。

5、有限制地使用形容詞。

6、只有讀者能了解時(shí)才使用有特別重要的技術(shù)術(shù)語(yǔ)，否則應(yīng)避免或給以說明。

• 清晰。整個(gè)崗位說明書中，對(duì)工作的描述清晰透徹，任職人員讀過以后，可以明白其工作內(nèi)容，無需再詢問他人或查看其他說明材料。避免使用原則性的評(píng)價(jià)，專業(yè)難懂詞匯須解釋清楚。

• 具體。在措詞上，應(yīng)盡量選用一些具體的動(dòng)詞，如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設(shè)計(jì)”等。指出工作的種類，復(fù)雜程度，需任職者具備的具體技能、技巧，應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等。一般來說，由于基層工人的工作更為具體，其崗位說明書中的描述也更具體、詳細(xì)。

• 內(nèi)容可根據(jù)崗位分析目的進(jìn)行調(diào)整，可簡(jiǎn)可繁。

• 為建立企業(yè)崗位分析系統(tǒng)，須由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、典型職務(wù)代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會(huì)，協(xié)同工作，完成此任務(wù)。

案例一：理貨員的職務(wù)說明書^[2]

案例二：財(cái)務(wù)經(jīng)理的職務(wù)說明書^[3]