職務說明書是工作分析人員根據(jù)某項職務工作的物質(zhì)和環(huán)境特點，對工作人員必須具備的生理和心理需求進行的詳細說明。它是職務分析的結果，是經(jīng)職務分析形成的書面文件。

職務說明書由職務描述與職務規(guī)范兩部分組成，這類似蘇聯(lián)勞動心理學家編制出的職業(yè)圖譜和心理圖譜，職業(yè)圖譜是描述職業(yè)的社會經(jīng)濟的、制造技術的、衛(wèi)生保健等特征；心理圖譜分析了職業(yè)對于人的心理要求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。

1、職務描述

職務描述是經(jīng)過職務分析收集資料后產(chǎn)生的。職務描述是說明某一職務的職務性質(zhì)、責任權利關系、主體資格條件等內(nèi)容的書面文件。

2、職務規(guī)范

職務規(guī)范是任職者任用條件的具體說明，二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。

編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規(guī)范兩個書面文件。職務規(guī)范集中于對任職人員的分析，職務描述側重于反映工作定向分析的結果，職務描述可用于設計業(yè)績評價形式，職務評價和建立報酬系統(tǒng)，能確定需要完成工作的教育和訓練，為設計適當?shù)?a href="/wiki/%E6%8B%9B%E8%81%98" title="招聘">招聘、選擇、訓練和開發(fā)計劃提供依據(jù)。

職位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標準，通常使用的是內(nèi)部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據(jù)招聘市場的特點，提出了招聘用職位說明書的提法。內(nèi)部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的：

一、 職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱HRM。職位名稱應該寫為經(jīng)理。

二、 部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部。

三、 任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。

四、 直接主管。HRM的直接主管應該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。

五、 任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動合同的時間一致。

六、 任職條件。包括學歷要求，工作經(jīng)驗要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運作模式，熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。

七、 下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。

八、 溝通關系。一般分為外部與內(nèi)部兩個層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓機構，應聘人員或同行，相關行業(yè)協(xié)會。

九、 職位設置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場領先者的目標。

十、 行政權限。指的是在公司所擁有的財務權限和行政審批權限等。

十一、 工作內(nèi)容和職責。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了職責范圍與負責程度，衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面：組織體系與制度；培訓；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設等等。

十二、 能力要求與個性傾向與特征等。屬于個性化的東西，應該算是職位的修正要求吧。

十三、 職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關系與理論支持。職位關系又分為直接晉升的職位，相關轉換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。

1、對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作

2、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設定崗位需要

3、針對對崗位而不是人

4、歸納而非羅列

職位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設計表單：

1、基本信息：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責分析日期，編寫日期等；

2、職位目的：對職位概述；

3、職責和權限：分主要職責權限、相關職責權限和臨時性工作；

4、工作關系：分內(nèi)部關系和外部關系，包括聯(lián)系部門、人員；

5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗、技能和水平、個性和品質(zhì)等；

6、考核指標，權重，薪資等級，職位發(fā)展方向；

7、工作環(huán)境。

職務說明書不存在標準格式，所以每個組織的職務說明和內(nèi)容都不相同，但是作為一般規(guī)律都應說明所執(zhí)行的工作、職務的目的和范圍、員工為什么做工作、做什么工作及如何工作，參見表1：

表1 招聘助理的職務說明書

職務頭銜：招聘助理
區(qū)域：
部門：人力資源管理部
分析時間：
職務陳述
在員工招聘、選拔、測量、定向、轉移、員工人力資源檔案的保存領域，完成專業(yè)的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執(zhí)行創(chuàng)造性的和獨立判斷。
基本功能
1、制訂招聘計劃，交主管人員審核 2、準備招聘文件和招聘廣告 3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人 4、準備與安排面試 5、對申請人進行背景調(diào)查等甄別工作 6、在招聘方面與地區(qū)經(jīng)理日常工作關系 7、評估招聘活動 8、執(zhí)行由人力資源經(jīng)理安排的有關事項
職務說明
1、大?；虮究疲?a href="/wiki/%E4%BA%BA%E5%8A%9B%E8%B5%84%E6%BA%90%E7%AE%A1%E7%90%86" title="人力資源管理">人力資源管理，企業(yè)行政或工業(yè)心理學；或在經(jīng)驗、教育、和訓練方面與此相同。 2、具備選拔和人事安排的知識 3、書面和口頭的表達能力 4、獨立計劃和組織自己活動的能力 5、人力資源計算機應用的知識

多數(shù)職務描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內(nèi)容：

1、職務的識別部分

這部分位于職務說明書的首部，有識別和確定某項職務的作用。主要內(nèi)容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內(nèi)容。

職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟件技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出一個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特征和責任；第二它對員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關系、處于何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務的不同等級。

2、功能部分

功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任，說明工作活動本身的特性和進行工作的環(huán)境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是制造產(chǎn)品或提供服務的行為。責任則是一系列主要任務的集合，職務的責任依據(jù)完成任務的花費的時間和重要性依優(yōu)先次序排列。因此，有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。

此外這部分說明勞動手段和工作環(huán)境。勞動手段即工人用來執(zhí)行職務的具體活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環(huán)境是說明工作是處在何種環(huán)境狀態(tài)完成的，如在室內(nèi)外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病等不良環(huán)境狀態(tài)。它是提供員工的工作環(huán)境方面的信息。

3、職務說明部分

這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經(jīng)驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。

（1）崗位基本信息。包括：崗位名稱；直接上級崗位名稱；所屬部門；崗位編碼；工資等級；定員人數(shù)；崗位性質(zhì)。同時也可選擇性地列出崗位分析人員姓名、人數(shù)和崗位分析結果的批準人等欄目。

崗位名稱應標準化，以求通過名稱就能使人了解崗位的性質(zhì)和內(nèi)容，主要是命名準確、美化，切忌粗俗和冗長。

（2）崗位職責概述。即用最簡練的語言說明崗位的性質(zhì)、中心任務和責任。比如：

總裁：受公司董事會委托，執(zhí)行董事會的決策、決議，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營實施全面的監(jiān)控和最高行政管理。

經(jīng)營計劃部部長：擬定公司中長期發(fā)展戰(zhàn)略及年度經(jīng)營計劃，組織考核，對公司經(jīng)營活動進行分析；組織部門職責范圍內(nèi)的其他工作。

人力資源部部長/經(jīng)理：組織向各部門提供人力資源管理專業(yè)性服務，激發(fā)公司員工工作的積極性，使其工作績效不斷提高。

技術裝備部部長/經(jīng)理：負責公司年度生產(chǎn)業(yè)務計劃的編制、審核、綜合、平衡工作。

（3）崗位職責詳述。這是崗位說明的重點之一，要逐項列出本崗位所應負有的職責。較為理想的格式是首先把崗位工作內(nèi)容歸為幾個大類，然后再分點說明。

（4）關鍵業(yè)績指標。這個內(nèi)容指明各項工作內(nèi)容所應產(chǎn)生的結果或所應達到的標準，以定量化為最好。最常見的關鍵業(yè)績指標有三種：一是效益類指標，如資產(chǎn)盈利效率、盈利水平等；二是營運類指標，如部門管理費用控制、市場份額等；三是組織類指標，如滿意度水平、服務效率等。

值得注意的有兩點：關鍵業(yè)績指標最好同第三項的崗位職責詳述對應起來；各項指標最好能夠量化，從而有利于執(zhí)行。

（5）崗位關系。崗位關系描述包括：此崗位受誰監(jiān)督；此崗位監(jiān)督誰；此崗位可晉升的崗位；可轉換的崗位；可升遷至此的崗位；與哪些崗位發(fā)生聯(lián)系及聯(lián)系的密切程度；有時還應包括與企業(yè)外部的聯(lián)系。

（6）崗位環(huán)境。主要包括五個方面：

• 工作場所，在室內(nèi)、室外，還是其他的特殊場所；
• 工作環(huán)境的危險性，說明危險性存在的可能性，對人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，及危險性原因等；
• 工作時間特征，如正常工作時間、加班時間等；
• 工作的均衡性，即工作是否存在忙閑不均的現(xiàn)象及經(jīng)常性程度；
• 工作環(huán)境中的不良因素，即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。

（7）任職資格條件。常見的任職資格條件有：

• 學歷及專業(yè)要求；
• 所需資格證書；
• 經(jīng)驗：一般經(jīng)驗、專業(yè)經(jīng)驗、管理經(jīng)驗；
• 知識：基礎知識、業(yè)務知識、政策知識、相關知識；
• 技能要求：即完成本崗位工作所需要的專業(yè)技術水平；
• 一般能力要求，如計劃、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領導、沖突管理、公共關系、信息管理等能力及需求強度；
• 個性要求，如情緒穩(wěn)定性、責任心、外向、內(nèi)向、支配性、主動性等性向特點。

1、便于招聘和選擇員工,提供人力資源規(guī)劃、識別內(nèi)部勞動力、提供公平就業(yè)機會和真實工作概覽。

2、便于發(fā)展和評價員工,明確工作培訓和技能發(fā)展，新進員工角色定位，職業(yè)生涯規(guī)劃甚至業(yè)績考核。

3、明確薪酬政策,崗位工資標準，公平報酬。

4、在工作和組織設計方面,明確了權責和工作關系以及工作流程。

5．員工教育與培訓的依據(jù)

6．為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)

職務說明書的寫作應該使用簡潔的、直接的方法和語言，充分反映出職務的特征。

在職務分析寫作過程中、應注意工人做什么、如何做和為什么要做三個方面的問題。工人做什么，是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的；如何執(zhí)行勞動活動指的是執(zhí)行職務任務所采取的方法或程序，有體力活動和腦力活動兩種不同的程序；在考慮到職務的如何時，分析員應涉及下列問題：

1、完成這項職務的所有任務，使用了什么、工具材料和設備？

2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設備、材料？如有，他們?nèi)绾喂ぷ鳎?

3、完成這項職務的所有任務，采用了什么方法或過程？

4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織，句子內(nèi)容和結構以及語言的選擇。

職務說明材料的組織，依賴于采用的職務分析方法和職務性質(zhì)。在多數(shù)職務說明材料的場合里，信息可按有關的主要職務部分來組織，或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗于各種活動上的時間多少來排列敘述性信息。在某些構成的職務分析程序中，如包括一系列任務的任務清單，甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。

用于職務說明中的句子的內(nèi)容，隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務的敘述材料時，分析員應該小心地選擇語言，選定的詞應當達到簡潔的同時，盡量減少用詞含糊。有關單詞使用的一般原則如下：

1、寧用簡單的而不用牽強的單詞，限制使用不精確的的單詞。

2、寧用具體的而不用抽象的單詞。

3、寧用單純的而不用迂回的單詞。

4、寧用短的而不用長的單詞。

5、有限制地使用形容詞。

6、只有讀者能了解時才使用有特別重要的技術術語，否則應避免或給以說明。

• 清晰。整個崗位說明書中，對工作的描述清晰透徹，任職人員讀過以后，可以明白其工作內(nèi)容，無需再詢問他人或查看其他說明材料。避免使用原則性的評價，專業(yè)難懂詞匯須解釋清楚。

• 具體。在措詞上，應盡量選用一些具體的動詞，如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設計”等。指出工作的種類，復雜程度，需任職者具備的具體技能、技巧，應承擔的具體責任范圍等。一般來說，由于基層工人的工作更為具體，其崗位說明書中的描述也更具體、詳細。

• 內(nèi)容可根據(jù)崗位分析目的進行調(diào)整，可簡可繁。

• 為建立企業(yè)崗位分析系統(tǒng)，須由企業(yè)高層領導、典型職務代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會，協(xié)同工作，完成此任務。

案例一：理貨員的職務說明書^[2]

案例二：財務經(jīng)理的職務說明書^[3]