政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)是指政府設(shè)立的負(fù)責(zé)本級(jí)財(cái)政性資金的集中采購(gòu)和招標(biāo)組織工作的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。

　　(1)服務(wù)和貨物供應(yīng)者：向許多政府部門(mén)和機(jī)構(gòu)提供大量種類(lèi)繁多的貨物和服務(wù)，以便這些部門(mén)和機(jī)構(gòu)利用這些貨物或服務(wù)向公眾提供服務(wù)并支持內(nèi)部運(yùn)作。

　　(2)決策者：必須在質(zhì)量、總成本、時(shí)效性、控制、責(zé)任和政治之間作出適當(dāng)平衡。

　　(3)顧問(wèn)：協(xié)助管理層和直線部門(mén)設(shè)計(jì)預(yù)算、規(guī)劃項(xiàng)目并作出租賃／采購(gòu)和自造／采購(gòu)決策。

　　作為一個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的民事主體，政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)在享有相應(yīng)權(quán)利的同時(shí)，也擔(dān)負(fù)著相應(yīng)的責(zé)任?？偟恼f(shuō)來(lái)，政府采購(gòu)部門(mén)的責(zé)任可以被看做為：向最終用戶(hù)提供特定的產(chǎn)品和服務(wù)，并在供應(yīng)該產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程中完成它所負(fù)的各項(xiàng)職能。

　　1．所采購(gòu)之產(chǎn)品和服務(wù)政府部門(mén)采購(gòu)貨物和服務(wù)的種類(lèi)范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于贏利組織。其采購(gòu)之大量商品包括：救火車(chē)、警車(chē)、藥品、床、辦公桌、個(gè)人計(jì)算機(jī)等等。采購(gòu)之服務(wù)包括專(zhuān)業(yè)服務(wù)(如建筑和工程服務(wù))、技術(shù)服務(wù)(如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)服務(wù))、管理服務(wù)(如廢物收集和有毒廢物之處理)、人員服務(wù)(如人員護(hù)理等)。政府也采購(gòu)大量的工程，從對(duì)低收入住房之維修到建設(shè)巨型公用XV等。政府也采購(gòu)大型系統(tǒng)，涉及貨物、服務(wù)甚至工程的大型系統(tǒng)。通常其采購(gòu)的商品都是現(xiàn)成的，不用進(jìn)行客戶(hù)設(shè)計(jì)和生產(chǎn)或較大的修正。但是也有例外的情況，比如國(guó)防部采購(gòu)武器系統(tǒng)、大型轉(zhuǎn)載卡車(chē)、建筑工程、大學(xué)精密研究設(shè)備和特定的專(zhuān)業(yè)服務(wù)。美國(guó)一個(gè)州政府集中采購(gòu)部門(mén)可以在一年中采購(gòu)數(shù)千種不同的商品。其中一大部分是數(shù)據(jù)處理和電信設(shè)備、食品、家具和藥品。

　　2．政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)職能、范圍與內(nèi)容政府采購(gòu)部門(mén)完成以下幾項(xiàng)職能以支持實(shí)現(xiàn)其向使用者供應(yīng)貨物和服務(wù)的根本任務(wù)。這些職能包括：建立、組織并保持潛在供應(yīng)商的正式名單；協(xié)助最終用戶(hù)設(shè)計(jì)、研究和準(zhǔn)備書(shū)面競(jìng)爭(zhēng)邀請(qǐng)，包括準(zhǔn)備投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、征求建議書(shū)和其他書(shū)面招標(biāo)文件等，并對(duì)響應(yīng)之投標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)；通過(guò)協(xié)調(diào)的計(jì)劃和采購(gòu)日程安排、定期合同、庫(kù)存，和其他策略和技巧確保供應(yīng)之連續(xù)性；在必須立即采購(gòu)貨物或服務(wù)，以保證生命安全和／或財(cái)產(chǎn)安全時(shí)，對(duì)緊急情況迅速做出反應(yīng)；通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化或技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)和合同管理確保所采購(gòu)的貨物和服務(wù)的質(zhì)量；參與決策，做出自我提供或采購(gòu)(即外包)服務(wù)的決定；記錄采購(gòu)行為并使定價(jià)和其他數(shù)據(jù)合理地供請(qǐng)求人使用：向管理員、部門(mén)官員和其他人就市場(chǎng)條件、產(chǎn)品改進(jìn)和新產(chǎn)品以及商業(yè)帆會(huì)諸問(wèn)題提出建議，以在地方和商業(yè)領(lǐng)域內(nèi)建立良好的信譽(yù)。

　　3．政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)職能從采購(gòu)職能之執(zhí)行順序看，政府采購(gòu)系統(tǒng)包括物料采購(gòu)中的所有職能，它們從確定需求時(shí)開(kāi)始一直到接收物料并批準(zhǔn)使用。采購(gòu)活動(dòng)、任務(wù)和職能從廣義上l件包括：確定采購(gòu)需求。同生產(chǎn)、工程、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)和質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行職責(zé)協(xié)調(diào)；進(jìn)行采購(gòu)決策。生產(chǎn)或采購(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商資質(zhì)認(rèn)證，價(jià)值分析，市場(chǎng)趨勢(shì)，日程，成本和預(yù)算考慮，能力，控制以及機(jī)會(huì)選擇；實(shí)施采購(gòu)過(guò)程。貨源選擇，尋求投標(biāo)，進(jìn)度表，成本價(jià)格分析，談判，合同，加速履行，條件，技術(shù)規(guī)格和合同管理；進(jìn)行物料管理。車(chē)輛和接收，經(jīng)濟(jì)定單數(shù)量之確定，存貨要求及控制，物料處理，廢料處理，以及儲(chǔ)存。