采購過程是指從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽定，一直到采購材料進場為止的過程。

1、詢價(Solicitation)

詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標建議書。

2、供方選擇(Source Selection)

這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。

加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。

一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)。

1)授權(quán)承包商在適當?shù)臅r間進行工作。

2)監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術(shù)績效。

3)檢查和核實分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

4)變更控制，以保證變更能得到適當?shù)呐鷾剩⒈ＷC所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。

6)采購審計。

7)正式驗收和合同歸檔。

一般而言，采購過程應(yīng)當從以下幾個方面進行控制：

1、制定詳盡的價格表(含價格上限和相關(guān)政策)

2、采用符合企業(yè)特點的采購策略(如常用的經(jīng)濟批量采購策略)

3、規(guī)定嚴格的采購流程(含申請制度、歸口部門、訂單審批制度、訂單跟蹤等過程)

4、制定合理的質(zhì)檢與驗收流程等。除此之外，采購付款也應(yīng)當涵蓋在采購過程管理中，何時付款和如何付款同樣需要進行成本與效益的平衡，因為資金同樣是有成本的(資金成本)。

一、兩者的區(qū)別

1、目的有所不同

對外包過程進行控制和管理的目的，是確保其滿足質(zhì)量管理體系所要求的過程能力。承包方必須按照組織對過程事先策劃的安排(遵循所提供的程序或相關(guān)文件)進行運作。

對采購過程進行控制的目的，是確保組織所采購的產(chǎn)品在質(zhì)量要求、交付和服務(wù)等方面符合己規(guī)定的采購要求。尤其對于影響組織最終產(chǎn)品質(zhì)量的產(chǎn)品的采購，有效進行供方選擇、評價和重新評價的控制至關(guān)重要。

2、對象有所不同

對外包過程的控制和管理，側(cè)重于過程的監(jiān)視和測量，控制對象是過程，當然也包括對過程的結(jié)果(提供的產(chǎn)品)進行驗證。否則，無法充分證明其過程具備的能力。

對采購過程的控制，側(cè)重于產(chǎn)品的監(jiān)視和測量，控制對象是產(chǎn)品?？刂频闹饕绞绞沁M貨驗證，只有在"適當時"(包括特殊過程、關(guān)鍵過程或?qū)ψ罱K產(chǎn)品構(gòu)成重要影響時)，可向供方提出某些方面的要求(7.4.2條款)，目的是使供方持續(xù)提供符合組織所要求的產(chǎn)品。

3、控制方法有所不同

對外包過程既要實施控制，又要進行管理，涉及從輸入到輸出的整個運作過程(包括其子過程)。如對產(chǎn)品制造過程的外包，不僅應(yīng)對其過程實施必要的監(jiān)視，還應(yīng)從原材料驗證開始，直至最終產(chǎn)品的監(jiān)視和測量，都保持相應(yīng)的記錄。采購過程一般不涉及供方產(chǎn)品實現(xiàn)過程的管理，其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產(chǎn)品、交付和服務(wù)等方面進行驗證，除"適當外"，很少要求供方必須進行原材料進貨驗證、半成品檢驗和提供記錄或報告。

4、實施部門有所不同

對采購過程實施控制，主要責(zé)任者是組織的采購部門或供應(yīng)部門。若把設(shè)計和開發(fā)過程、產(chǎn)品防護過程(如成品的儲藏和運輸)、產(chǎn)品的監(jiān)視和測量過程(如房地產(chǎn)商委托監(jiān)理部門實施建房跟蹤)、服務(wù)過程(如旅行社委托異地景點導(dǎo)游)等外包過程，一律有采購部門或供應(yīng)部門進行控制和管理，顯然不合適。只有將外包過程授權(quán)對口部門或由分管負責(zé)人實施控制和管理，才能取得預(yù)期的效果。

二、兩者的聯(lián)系

外包過程和采購過程具有一定的內(nèi)聯(lián)系。如采購過程中的選擇、評價和重新評價供方的方式，組織與合格供方簽訂相關(guān)合同或協(xié)議的形式以及在"適當時"對供方提出其他要求等，外包過程都可以借鑒。尤其是產(chǎn)品制造過程的外包，很多要求都和采購過程的要求相類似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加補充和完善即可實施。