采購(gòu)過程是指從采購(gòu)計(jì)劃開始，到采購(gòu)詢價(jià)、采購(gòu)合同簽定，一直到采購(gòu)材料進(jìn)場(chǎng)為止的過程。

1、詢價(jià)(Solicitation)

詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)(SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

2、供方選擇(Source Selection)

這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。

加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

獨(dú)立估算：采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。

一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。

2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。

3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

4)變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。

6)采購(gòu)審計(jì)。

7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。

一般而言，采購(gòu)過程應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行控制：

1、制定詳盡的價(jià)格表(含價(jià)格上限和相關(guān)政策)

2、采用符合企業(yè)特點(diǎn)的采購(gòu)策略(如常用的經(jīng)濟(jì)批量采購(gòu)策略)

3、規(guī)定嚴(yán)格的采購(gòu)流程(含申請(qǐng)制度、歸口部門、訂單審批制度、訂單跟蹤等過程)

4、制定合理的質(zhì)檢與驗(yàn)收流程等。除此之外，采購(gòu)付款也應(yīng)當(dāng)涵蓋在采購(gòu)過程管理中，何時(shí)付款和如何付款同樣需要進(jìn)行成本與效益的平衡，因?yàn)?a href="/wiki/%E8%B5%84%E9%87%91" title="資金">資金同樣是有成本的(資金成本)。

一、兩者的區(qū)別

1、目的有所不同

對(duì)外包過程進(jìn)行控制和管理的目的，是確保其滿足質(zhì)量管理體系所要求的過程能力。承包方必須按照組織對(duì)過程事先策劃的安排(遵循所提供的程序或相關(guān)文件)進(jìn)行運(yùn)作。

對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行控制的目的，是確保組織所采購(gòu)的產(chǎn)品在質(zhì)量要求、交付和服務(wù)等方面符合己規(guī)定的采購(gòu)要求。尤其對(duì)于影響組織最終產(chǎn)品質(zhì)量的產(chǎn)品的采購(gòu)，有效進(jìn)行供方選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的控制至關(guān)重要。

2、對(duì)象有所不同

對(duì)外包過程的控制和管理，側(cè)重于過程的監(jiān)視和測(cè)量，控制對(duì)象是過程，當(dāng)然也包括對(duì)過程的結(jié)果(提供的產(chǎn)品)進(jìn)行驗(yàn)證。否則，無法充分證明其過程具備的能力。

對(duì)采購(gòu)過程的控制，側(cè)重于產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量，控制對(duì)象是產(chǎn)品?？刂频闹饕绞绞沁M(jìn)貨驗(yàn)證，只有在"適當(dāng)時(shí)"(包括特殊過程、關(guān)鍵過程或?qū)ψ罱K產(chǎn)品構(gòu)成重要影響時(shí))，可向供方提出某些方面的要求(7.4.2條款)，目的是使供方持續(xù)提供符合組織所要求的產(chǎn)品。

3、控制方法有所不同

對(duì)外包過程既要實(shí)施控制，又要進(jìn)行管理，涉及從輸入到輸出的整個(gè)運(yùn)作過程(包括其子過程)。如對(duì)產(chǎn)品制造過程的外包，不僅應(yīng)對(duì)其過程實(shí)施必要的監(jiān)視，還應(yīng)從原材料驗(yàn)證開始，直至最終產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量，都保持相應(yīng)的記錄。采購(gòu)過程一般不涉及供方產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的管理，其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產(chǎn)品、交付和服務(wù)等方面進(jìn)行驗(yàn)證，除"適當(dāng)外"，很少要求供方必須進(jìn)行原材料進(jìn)貨驗(yàn)證、半成品檢驗(yàn)和提供記錄或報(bào)告。

4、實(shí)施部門有所不同

對(duì)采購(gòu)過程實(shí)施控制，主要責(zé)任者是組織的采購(gòu)部門或供應(yīng)部門。若把設(shè)計(jì)和開發(fā)過程、產(chǎn)品防護(hù)過程(如成品的儲(chǔ)藏和運(yùn)輸)、產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量過程(如房地產(chǎn)商委托監(jiān)理部門實(shí)施建房跟蹤)、服務(wù)過程(如旅行社委托異地景點(diǎn)導(dǎo)游)等外包過程，一律有采購(gòu)部門或供應(yīng)部門進(jìn)行控制和管理，顯然不合適。只有將外包過程授權(quán)對(duì)口部門或由分管負(fù)責(zé)人實(shí)施控制和管理，才能取得預(yù)期的效果。

二、兩者的聯(lián)系

外包過程和采購(gòu)過程具有一定的內(nèi)聯(lián)系。如采購(gòu)過程中的選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供方的方式，組織與合格供方簽訂相關(guān)合同或協(xié)議的形式以及在"適當(dāng)時(shí)"對(duì)供方提出其他要求等，外包過程都可以借鑒。尤其是產(chǎn)品制造過程的外包，很多要求都和采購(gòu)過程的要求相類似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加補(bǔ)充和完善即可實(shí)施。