戰(zhàn)略采購
1.什么是戰(zhàn)略采購
戰(zhàn)略采購是一種有別于常規(guī)采購的思考方法,它與普遍意義上的采購區(qū)別是前者注重要素是“最低總成本”而后者注重要素是“單一最低采購價格”。所謂戰(zhàn)略采購是一種系統(tǒng)性的、以數(shù)據(jù)分析為基礎的采購方法。簡單地說,戰(zhàn)略采購是以最低總成本建立服務供給渠道的過程,一般采購是以最低采購價格獲得當前所需資源的簡單交易。
戰(zhàn)略采購要求公司確切了解外部供應市場狀況及內(nèi)部需求,通過對供應商生產(chǎn)能力及市場條件的了解,公司可以戰(zhàn)略性地將競爭引入供應機制和體系以降低采購費用。另外,戰(zhàn)略采購還通過協(xié)助公司更加明晰了解內(nèi)部需求模式,從而能有效地控制其需求。通過深入有力的價值分析,公司甚至能比供應商自己更清楚供應商生產(chǎn)過程和成本結構。有了這種以數(shù)據(jù)分析為基礎的方法,公司在供應商選擇、談判及關系維持管理方面獲得重大支持。最后,戰(zhàn)略采購使公司重新定義如何與供應商交易,永久降低成本基礎和提高供應商的價值貢獻,從而確認成本降低。對很多公司而言,外部采購占公司平均費用的60%—80%。所以,這部分的支出哪怕是微量減少都將對公司盈利帶來相當重大的影響。
戰(zhàn)略采購的好處就在于充分平衡企業(yè)內(nèi)外部優(yōu)勢,以降低整體成本為宗旨,涵蓋整個采購流程,實現(xiàn)從需求描述直至付款的全程管理。
2.戰(zhàn)略采購的構成
戰(zhàn)略采購作為整合公司和供應商戰(zhàn)略目標和經(jīng)營活動的紐帶,包括四方面的內(nèi)容:供應商評價和選擇、供應商發(fā)展、買方一賣方長期交易關系的建立和采購整合。前三個方面發(fā)生在采購部門和外部供應商群之間,統(tǒng)稱采購實踐;第四個方面發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部。
1.供應商評價和選擇。供應商評價和選擇是戰(zhàn)略采購最重要的環(huán)節(jié)。供應商評價系統(tǒng)(Supplier Evaluation Systems,簡稱SES)包括:(1)正式的供應商認證計劃;(2)供應商業(yè)績追蹤系統(tǒng);(3)供應商評價和識別系統(tǒng)。
供應商業(yè)績評價的指標體系通常由定價結構、產(chǎn)品質(zhì)量、技術創(chuàng)新、配送、服務等幾方面構成。但根據(jù)公司戰(zhàn)略不同,在選擇供應商時所重視的業(yè)績指標有所不同。如公司戰(zhàn)略是技術在行業(yè)中領先,則供應商現(xiàn)有技術在行業(yè)中的領先程度和技術創(chuàng)新能力是首要的評價和選擇供應商的標準,其次考慮產(chǎn)品質(zhì)量、定價結構、配送和服務。而對于戰(zhàn)略定位于成本領先的公司,定價結構是最為敏感的指標,同時兼顧質(zhì)量、技術、配送和服務。企業(yè)根據(jù)評價結果,選出對公司戰(zhàn)略有直接或潛在貢獻能力的目標供應商群。直接貢獻能力是指供應商已具有的,在其行業(yè)中居領先地位的,與買方企業(yè)戰(zhàn)略目標相一致的能力。潛在貢獻能力是指那些由于供應商缺乏一種或幾種資源而暫時不具備的,通過買方企業(yè)投入這些資源就能得到發(fā)揮的,對買方企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)有重要幫助的能力。
2.供應商發(fā)展。由于在供應商選擇對供應商業(yè)績有所側重,有時目標供應商的業(yè)績符合了買方企業(yè)主要標準,而在其它方面不能完全符合要求;或有些潛在貢獻能力未得到發(fā)揮,買方企業(yè)就要做一系列的努力,提高供應商的業(yè)績。Krause和Ellram稱供應商發(fā)展(Supplier Development)是“買方企業(yè)為提高供應商業(yè)績或能力以滿足買方企業(yè)長期或短期供給需求對供應商所作的任何努力”。這些努力包括:(1)與目標供應商進行面對面的溝通;(2)公司高層和供應商就關鍵問題進行交流;(3)實地幫助供應商解決技術、經(jīng)營困難;(4)當供應商業(yè)績理論新探有顯著提高時,有某種形式的回報或鼓勵;(5)培訓供應商員工等。
3.買方—賣方交易關系的建立。戰(zhàn)略采購要和目標供應商完成戰(zhàn)略物資的交易。戰(zhàn)略采購使買方—賣方的交易關系長期化、合作化。這是因為戰(zhàn)略采購對供應商的態(tài)度和交易關系的預期與一般采購不同。戰(zhàn)略采購認為:(1)供應商是買方企業(yè)的延伸部分;(2)與主要供應商的關系必須持久;(3)雙方不僅應著眼于當前的交易,也應重視以后的合作。
在這種觀點的指導下,買方企業(yè)和供應商致力于發(fā)展一種長期合作、雙贏的交易關系。采購部門改變一般采購多家比較和短期合同的采購手段,減少供應商的數(shù)量,向同一供應商增加定貨數(shù)量和種類,使供應商取得規(guī)模效應,節(jié)約成本;并和供應商簽訂長期合同,使其不必卷入消極的市場競爭中,獲得資源更高效的利用。在這種長期合作的交易關系中,供應商對買方企業(yè)有相應的回報:(1)供應商對買方企業(yè)的定單要求作出快速的反應;(2)供應商有強烈的忠誠于買方企業(yè)的意識;(3)愿意盡其所能滿足買方企業(yè)的要求;(4)運用其知識和技術,參與買方企業(yè)產(chǎn)品的設計過程。
建立長期合作交易關系還要求雙方信息高度共享,包括公開成本結構等敏感的信息。忠誠是長期合作交易關系的基礎。但單純靠雙方自覺的忠誠顯然不夠。為提高交易效率和交易雙方經(jīng)營績效,并保證雙方致力于長期合作關系,交易雙方共同對與交易有關的資產(chǎn)進行投資。這種資產(chǎn)離開了交易雙方的特定關系會失去價值,稱為交易特殊性資產(chǎn)。
4.采購整合。隨著采購部門在公司中戰(zhàn)略地位的提高,采購逐漸由程序化的、單純的購買向前瞻性、跨職能部門、整合的功能轉(zhuǎn)變。采購整合是將戰(zhàn)略采購實踐和公司目標整合起來的過程。與采購實踐不同,采購整合著眼于企業(yè)內(nèi)部,目的是促進采購實踐與公司競爭優(yōu)勢的統(tǒng)一,轉(zhuǎn)變公司高層對采購在組織中戰(zhàn)略作用的理解。
采購整合包括:采購部門參與戰(zhàn)略計劃過程,戰(zhàn)略選擇時貫穿采購和供應鏈管理的思想,采購部門有獲取戰(zhàn)略信息的渠道,重要的采購決策與公司的其它戰(zhàn)略決策相協(xié)調(diào)。
3.戰(zhàn)略采購的重要原則
戰(zhàn)略采購包括以下幾個重要原則:
1.考慮總體成本
成本最優(yōu)往往被許多企業(yè)的管理者誤解為價格最低,只要購買價格低就好,很少考慮使用成本、管理成本和其他無形資本。采購決策依據(jù)就是單次購置價格,例如購買一臺復印機,采購的決策者如果忽略了采購過程發(fā)生的電話費交通費、日后維護保養(yǎng)費用、硒鼓紙張等消耗品情況、產(chǎn)品更新淘汰因素等而只考慮價格,采購的總體成本實際上是沒有得到控制的。采購決策影響著后續(xù)的運輸、調(diào)配、維護、調(diào)換乃至產(chǎn)品的更新?lián)Q代,因此必須有總體成本考慮的遠見,必須對整個采購流程中所涉及的關鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關的長期潛在成本進行評估?!?
2.在事實和數(shù)據(jù)信息基礎上進行協(xié)商
戰(zhàn)略采購過程不是對手間的談判,而應該是一個商業(yè)協(xié)商的過程,協(xié)商的目的不是一味比價壓價,而是基于對市場的充分了解和企業(yè)自身長遠規(guī)劃的雙贏溝通。在這個過程中需要通過總體成本分析、第三方服務供應商評估、市場調(diào)研等為協(xié)商提供有力的事實和數(shù)據(jù)信息,幫助企業(yè)認識自身的議價優(yōu)勢,從而掌握整個協(xié)商的進程和主動權。
3.采購的終極目標是建立雙贏的戰(zhàn)略合作伙伴關系
雙贏理念一般很少用在采購中,更多的企業(yè)管理者更喜歡單贏,喜歡在采購的過程中總是我方為刀俎,他人為魚肉。事實上雙贏是“放之四海而皆準”的真理,它在戰(zhàn)略采購中也是不可或缺的因素,許多發(fā)展勢頭良好、起步較早的企業(yè)一般都建立了供應商評估與激勵機制,通過與供應商長期穩(wěn)定的合作,確立雙贏的合作基準,取得非常好的效果。要知道,現(xiàn)代經(jīng)濟條件下市場單靠一、二家企業(yè)是不能通吃的,必須講求“服務、合作、雙贏”的模式,互為支持、共同成長。
4.制衡——雙方合作的基礎
企業(yè)和供應商本身存在一個相互比較、相互選擇的過程,雙方都有其議價優(yōu)勢,如果對供應商所處行業(yè)、供應商業(yè)務戰(zhàn)略、運作模式、競爭優(yōu)勢、穩(wěn)定長期經(jīng)營狀況等有充分的了解和認識,就可以幫助企業(yè)本身發(fā)現(xiàn)機會,在互贏的合作中找到平衡?,F(xiàn)在,已有越來越多的企業(yè)在關注自身所在行業(yè)發(fā)展的同時開始關注第三方服務供應商相關行業(yè)的發(fā)展,考慮如何利用供應商的技能來降低成本、增強自己的市場競爭力和滿足客戶了。
4.戰(zhàn)略采購實施的幾種方式
1.集中采購
通過采購量的集中來提高議價能力,降低單位采購成本,這是一種基本的戰(zhàn)略采購方式。目前雖有企業(yè)建立集中采購部門進行集中采購規(guī)劃和采購管理,以期減少采購物品的差異性,提高采購服務的標準化,減少了后期管理的工作量。但很多企業(yè)在發(fā)展初期因采購量和種類較少而進行集中采購,隨著企業(yè)的集團化發(fā)展,在采購上就出現(xiàn)分公司各自為政的現(xiàn)象,很大程度上影響采購優(yōu)勢。因此,堅持集中采購方式是企業(yè)經(jīng)營的根本原則之一。
2.擴大供應商基礎
通過擴大供應商選擇范圍引入更多的競爭、尋找上游供應商等來降低采購成本是非常有效的戰(zhàn)略采購方法,它不僅可以幫助企業(yè)尋找到最優(yōu)的資源,還能保證資源的最大化利用,提升企業(yè)的水準。
3.優(yōu)化采購流程
制定明確的采購流程有助于企業(yè)實現(xiàn)對采購的控制,通過控制環(huán)節(jié)(要素)避免漏洞,實現(xiàn)戰(zhàn)略采購的目的,流程可采用的要素有:貨比三家引入競爭,發(fā)揮公開招標中供應商間的博弈機制,選擇最符合自身成本和利益需求的供應商;通過電子商務方式降低采購處理成本(交通、通訊、運輸?shù)荣M用);通過批量計算合理安排采購頻率和批量,降低采購費用和倉儲成本;對供應商提供的服務和產(chǎn)品進行“菜單式”購買。
需要注意的是:供應商提供的任何服務都是有價格的,只不過是通過直接或間接的形式包含在價格中。企業(yè)可以通過“菜單”選擇所需的產(chǎn)品及服務,往往這種辦法更能有效降低整體采購成本。
4.產(chǎn)品、服務的統(tǒng)一
在采購時就充分考慮未來儲運、維護、消耗品補充、產(chǎn)品更新?lián)Q代等環(huán)節(jié)的運作成本,致力于提高產(chǎn)品和服務的統(tǒng)一程度,減少差異性帶來的后續(xù)成本。這是技術含量更高的一種戰(zhàn)略采購,是整體采購優(yōu)化的充分體現(xiàn)。
采購產(chǎn)品差異性所造成的無形成本往往為企業(yè)所忽略,這需要企業(yè)決策者的戰(zhàn)略規(guī)劃以及采購部門的執(zhí)行連貫性。
戰(zhàn)略采購是企業(yè)采購的發(fā)展方向和必然趨勢。在企業(yè)創(chuàng)業(yè)之初由于采購量和種類的限制,戰(zhàn)略采購的優(yōu)勢并不明顯,但在企業(yè)向更高層次和更大規(guī)模發(fā)展的過程中優(yōu)勢會日益明顯,有遠見的企業(yè)應該在發(fā)軔之初就有組織地構建戰(zhàn)略采購框架,實施戰(zhàn)略采購。
5.戰(zhàn)略采購影響因素分析
(一)正面影響
1.采購部門地位對戰(zhàn)略采購的正影響。采購部門地位指企業(yè)高層、其它職能部門及采購部門自身對采購部門重要性、能力和戰(zhàn)略貢獻的認可程度。如果在一個企業(yè)中,采購部門被認為和其它職能部門同等重要,采購部門的能力被看好,采購部門的戰(zhàn)略貢獻被認可,該企業(yè)采購部門地位是高的。采購部門地位反映了企業(yè)對采購部門的信心。采購部門作為采購職能的主要執(zhí)行者和戰(zhàn)略采購的重要參與者,其在企業(yè)中的地位將直接影響采購與戰(zhàn)略管理過程的整合。研究表明,采購部門地位對戰(zhàn)略采購有顯著的正向影響。
2.合作歷史和商譽對戰(zhàn)略采購的正影響。戰(zhàn)略采購是一個由設計供應商基礎、外包、發(fā)展長期合作交易關系和買方一供應商整合一系列戰(zhàn)略性采購決策構成的過程,其最終目標是貢獻企業(yè)持續(xù)競爭優(yōu)勢。信息和信任是戰(zhàn)略采購的兩大基石。Keough(1994)指出,信息不全是企業(yè)實施戰(zhàn)略采購的障礙之一。戰(zhàn)略采購中的信息共享,不僅需要互通市場信息和技術信息,甚至要求相互公開成本信息,以共同尋求成本下降空間。這種充分的信息共享需要足夠的信任作保障。
交易伙伴間信任的來源,一是合作歷史。企業(yè)在判斷一個合作伙伴是否值得信任時,首先會對與其發(fā)生的交易活動的歷史進行回顧。合作歷史不應局限在交易雙方之間,還應該考察供應商與其它企業(yè)的合作歷史。二是企業(yè)商譽。企業(yè)商譽是該企業(yè)在經(jīng)營活動過程中所獲得的其他企業(yè)關于該企業(yè)能力、效率、經(jīng)營理念和企業(yè)文化等多個方面的綜合評價。對一個企業(yè)的商譽的判斷也是基于歷史合作經(jīng)驗的考察,但與合作歷史不同的是,企業(yè)商譽是多個企業(yè)共同考察和評價的結果,它更具有客觀性。由于戰(zhàn)略采購需要買方企業(yè)和供應商的共同參與,買方企業(yè)的合作歷史和商譽也同時被供應商所考察,所以交易雙方的合作歷史和商譽都會影響戰(zhàn)略采購的成功實施。
3.民族文化對戰(zhàn)略采購、采購部門地位及合作歷史和商譽的影響。民族文化與企業(yè)的經(jīng)營活動密切相關。企業(yè)的一切經(jīng)營活動都是在一定的文化氛圍中進行并受其影響和制約。我國經(jīng)歷了2000多年的封建統(tǒng)治,又不像資方國家那樣經(jīng)歷資本主義生產(chǎn)革命和文化變革,以儒家學說為核心的傳統(tǒng)文化已深深融入到人們的思想意識和行為規(guī)范中。劉翌(2002)認為民族文化包括社會信任結構、不確定性回避程度、權利距離、和社會信息特征等方面。
(二)負面影響
1.社會信任結構對企業(yè)合作歷史和商譽及戰(zhàn)略采購的負影響。Fukuyrama將社會信任結構分為高信任文化和低信任文化兩種模式。在高信任文化中,信任可以超越血緣等特殊關系,自發(fā)性社會交往很多,社會中間組織很發(fā)達,其直接的結果就是很容易形成組織間的合作或聯(lián)盟。而低信任文化中,信任往往局限于血緣關系,自發(fā)性社會交往很少,社會中間組織不發(fā)達,其直接的結果就是組織間合作或聯(lián)盟較難形成,一旦形成這種合作或聯(lián)盟關系也較不穩(wěn)定。
我國屬于低信任文化。追究歷史原因,我國位于儒教文化的中心,社會資本天賦最低。信任一般局限于血緣等關系,人際關系更帶有特殊主義和集團主義色彩。社會中存在各種由特殊人際關系編織而成的“圈子”。分析現(xiàn)實原因,我國的經(jīng)濟體制改革采取了漸進式的改革模式,在從傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟體制向現(xiàn)代市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變的過程中,社會利益關系發(fā)生了巨大的調(diào)整。由于產(chǎn)權制度改革的相對滯后,企業(yè)預算軟約束,法律法規(guī)不健全和不良社會風氣等方面的原因,我國的社會信任結構遭到了很大程度的破壞,在經(jīng)濟領域尤其嚴重,這一點已經(jīng)在我國四大國有商業(yè)銀行的巨額不良資產(chǎn)以及企業(yè)間大量的三角債等問題上反映出來。低信任文化不利于微觀層面的目標企業(yè)間信任關系的建立。同時,由于信任是戰(zhàn)略采購的基礎,低信任文化對企業(yè)實施戰(zhàn)略采購有負面的影響。
2.不確定性回避程度對戰(zhàn)略采購的負影響。不確定性回避程度是指人們回避或接受風險的程度。不確定回避程度高,說明社會趨向于規(guī)避風險,喜歡確定和安全;反之,說明社會喜歡冒險,追求新奇的解決問題的方法。
我國企業(yè)的不確定性回避程度較高。我國長期實行高度集中的計劃經(jīng)濟,企業(yè)吃國家的“大鍋飯”,企業(yè)生產(chǎn)計劃由國家制定,產(chǎn)品國家包銷;個人吃企業(yè)的“大鍋飯”,不僅工作上,而且在生活上全由企業(yè)做好安排。這種模式把企業(yè)不確定性降到最低,造成企業(yè)和個人對風險的接受和應對能力極其薄弱。實行市場經(jīng)濟以后,企業(yè)作為獨立的經(jīng)濟利益主體參與市場競爭,職工的鐵飯碗也被打破,企業(yè)和個人承受和抗擊風險的能力在逐步加強,但與發(fā)達國家相比,我國的企業(yè)仍顯得保守。不確定性回避程度會降低企業(yè)采購部門挑戰(zhàn)供應商市場、發(fā)掘供應商市場機會的主動性。
3.權利距離對采購部門地位的負影響。權利距離是指社會期待甚至喜好權利的差異程度。權利距離大的社會認為每個人都應該有恰當?shù)牡匚?,這樣會有很好的社會等級秩序;反之,表明社會認為每個人都應該有相等的權利的機會,從而能改變自己在社會中的地位。我國的權利距離大,上下級之間等級分明,集權程度高。下級往往比較被動,自主權小,參與上層決策的機會少;上級總是處于主動、支配地位。在我國企業(yè)中,一方面有的企業(yè)總經(jīng)理在戰(zhàn)略決策過程中一個人說了算,不重視下級的意見;另一方面下級在參與戰(zhàn)略制定過程中常常會揣摩上級的意思, 順著上級的意思說話,有意無j菅地歪曲信息。這就造成部門主管,如采購部門主管的意見常常不能被真實表達,或表達出來不被重視。權利距離造成了采購部門實際地位的降低。
4.社會信息特征對合作歷史和商譽的負影響。信息層次高低的主要指標是其規(guī)范度和分散度。中國社會的信息不規(guī)范且比較集中。信息不規(guī)范降低了企業(yè)間信息交流的效率,而信息集中造成企業(yè)間信息資源擁有處于不平等狀態(tài),降低了企業(yè)間信息交流的意愿。
5.交易環(huán)境對合作歷史和商譽及戰(zhàn)略采購的負影響。從1992年鄧小平南巡講話宣布我國全面實行市場經(jīng)濟至今,不過十余年時間,我國市場經(jīng)濟體制還十分稚嫩。這種稚嫩表現(xiàn)為缺少相關的法律、制度和慣例保證公平的交易環(huán)境。突出存在的問題有政府干涉企業(yè)行為、地方保護主義和交易過程中的腐敗現(xiàn)象。
政府的市場行為并沒有完全消除,政府授意企業(yè)兼并和聯(lián)盟,政府主持馳名商標評獎等行為,一定程度上擾亂了市場秩序,甚至歪曲了市場信息。一些地區(qū)存在的地方保護主義使我國市場被分割成一個個小市場,影響了產(chǎn)品和信息的流通和共享。交易過程中的腐敗現(xiàn)象是我國企業(yè)普遍存在的問題。有的采購人員選擇供應商不是憑戰(zhàn)略需要、憑供應商業(yè)績,而是憑個人關系或個人利益。采購人員職業(yè)道德、敬業(yè)精神、抵抗腐敗能力是戰(zhàn)略采購實施過程中不可忽視的一個因素。
有欠公平的交易環(huán)境,造成有的企業(yè)不注重良好合作歷史和商譽的積累,也干擾了企業(yè)正常采購活動的開展,增加了企業(yè)實施戰(zhàn)略采購的難度。