采購(gòu)規(guī)劃是指通過一定的方法和程序，確定哪些項(xiàng)目需求以從企業(yè)之外采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)為好的過程。該項(xiàng)過程涉及到考慮是否需要采購(gòu)、如何采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、以及何時(shí)采購(gòu)。當(dāng)項(xiàng)目從企業(yè)之外取得產(chǎn)品與服務(wù)時(shí)，每項(xiàng)產(chǎn)品或者服務(wù)必須經(jīng)歷從詢價(jià)規(guī)劃直到合同收尾的各個(gè)過程，每項(xiàng)產(chǎn)品或服務(wù)事項(xiàng)至少實(shí)施一次。采購(gòu)規(guī)劃還應(yīng)考慮潛在的賣方，特別是當(dāng)買方希望以發(fā)包決策施加某種程度的影響或控制時(shí)更是如此。通過采購(gòu)規(guī)劃，可以將采購(gòu)項(xiàng)目分類，從而為集中采購(gòu)打下基礎(chǔ)。集中采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)價(jià)值的意義，不僅在于直接的程序合規(guī)，而且從采購(gòu)量上對(duì)采購(gòu)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了保障。

當(dāng)項(xiàng)目從實(shí)施組織之外取得項(xiàng)目履行所需的產(chǎn)品、服務(wù)和成果時(shí)，每項(xiàng)產(chǎn)品或者服務(wù)都必須經(jīng)歷從采購(gòu)規(guī)劃到合同收尾的各個(gè)過程。

采購(gòu)規(guī)劃過程也包括考慮潛在賣方的過程，特別是在買方希望對(duì)發(fā)包決策施加一定的影響或控制的情況下。同時(shí)，也應(yīng)考慮由誰負(fù)責(zé)獲得或持有法律、法規(guī)或組織政策要求的任何相關(guān)許可證或?qū)I(yè)執(zhí)照。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃可對(duì)采購(gòu)規(guī)劃過程造成重大影響，在制定采購(gòu)管理計(jì)劃過程中形成的決策也會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并與進(jìn)度制定、活動(dòng)資源估算和自制或外購(gòu)決策過程交互作用。

采購(gòu)規(guī)劃過程包括對(duì)每項(xiàng)自制或外購(gòu)決策涉及的風(fēng)險(xiǎn)，及就風(fēng)險(xiǎn)緩解或風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給賣方而計(jì)劃使用的合同類型進(jìn)行審核。

采購(gòu)規(guī)劃是在考慮了買賣雙方關(guān)系之后，從買者角度制定的。采購(gòu)規(guī)劃的過程就是識(shí)別哪些項(xiàng)目的需要可以通過從實(shí)施組織外部采購(gòu)產(chǎn)品和設(shè)備來得到滿足。采購(gòu)規(guī)劃應(yīng)當(dāng)考慮合同和分包合同（例如，買主經(jīng)常希望對(duì)所有分包決策施加某種程度的影響或控制）。

• 采購(gòu)規(guī)劃一般要對(duì)下列事項(xiàng)之一作出決策：
  • 通過一家總承包商采購(gòu)所有或大部分所需要的貨物和服務(wù)。
  • 向多家承包商采購(gòu)很大一部分需用的貨物和服務(wù)。
  • 采購(gòu)需用貨物和服務(wù)的一小部分。
  • 不采購(gòu)貨物和設(shè)備。

(一)范圍說明

范圍說明書說明了項(xiàng)目目前的界限，提供了在采購(gòu)規(guī)劃過程中必須考慮的項(xiàng)目要求和策略的重要資料。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，范圍說明書可能需要修改或細(xì)化，以反映這些界限的所有變化。范圍說明應(yīng)當(dāng)包括對(duì)項(xiàng)目的描述、定義，以及詳細(xì)說明需要采購(gòu)的產(chǎn)品類目的參考圖或圖表及其他信息。具體包括以下內(nèi)容：

1．項(xiàng)目的合理性說明(設(shè)計(jì)說明書)。解釋為什么要進(jìn)行這一項(xiàng)目。項(xiàng)目存在的合理性風(fēng)險(xiǎn)是買方承擔(dān)的。

2．項(xiàng)目可支付成果(執(zhí)行說明書)。這是一份主要的、屬于歸納性的項(xiàng)目清單，其完整、令人滿意的交付，標(biāo)志著項(xiàng)目的完成。項(xiàng)目存在的執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)由承包商承擔(dān)。

3．項(xiàng)目目標(biāo)(功能說明書)。這是項(xiàng)目成功必須要達(dá)到的某些數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目目標(biāo)至少必須包括費(fèi)用、進(jìn)度和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)有屬性、計(jì)量單位和數(shù)量值。未量化的目標(biāo)未來會(huì)存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)產(chǎn)品說明

產(chǎn)品(項(xiàng)目最終成果)的說明，提供了有關(guān)在采購(gòu)計(jì)劃過程中需要考慮的所有技術(shù)問題或注意事項(xiàng)的重要材料。

(三)采購(gòu)活動(dòng)所需的資源

項(xiàng)目實(shí)施組織若沒有正式的訂貨單位，則項(xiàng)目管理班子將自己提供資源和專業(yè)知識(shí)支持項(xiàng)目的各種采購(gòu)活動(dòng)。

(四)市場(chǎng)狀況

采購(gòu)計(jì)劃過程必須考慮市場(chǎng)上有何種產(chǎn)品可以買到、從何處購(gòu)買，以及采購(gòu)的條款和條件是怎樣的。

(五)其他計(jì)劃結(jié)果

只要有其他計(jì)劃結(jié)果可供使用(如項(xiàng)目成本初步估算、質(zhì)量管理計(jì)劃等等)，則在采購(gòu)計(jì)劃過程中必須加以考慮。

(六)制約條件和基本假設(shè)

由于項(xiàng)目采購(gòu)存在著諸多變化不定的環(huán)境因素，項(xiàng)目實(shí)施組織在實(shí)施采購(gòu)過程中，面對(duì)變化不定的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境所做出的一些合理推斷，就是基本假設(shè)。制約條件和基本假設(shè)的存在限制了項(xiàng)目組織的選擇范圍。

(七)物料清單

物料清單是指產(chǎn)品的具體明細(xì)表，是采購(gòu)部門確定采購(gòu)計(jì)劃的最重要的依據(jù)，是生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)的依據(jù)，是計(jì)劃部門確定物料需求計(jì)劃的依據(jù)。物料清單按所包括內(nèi)容詳細(xì)程度的不同分為單級(jí)物料清單、多級(jí)物料清單和綜合物料清單。

1．自制或外購(gòu)分析

自制或外購(gòu)分析是一種通用的管理技術(shù)，是項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)劃過程的一部分，用以確定某項(xiàng)具體產(chǎn)品或服務(wù)是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行生產(chǎn)還是采購(gòu)。在進(jìn)行自制或外購(gòu)決策過程中，應(yīng)考慮項(xiàng)目預(yù)算的任何制約因素。如果決定購(gòu)買，則應(yīng)繼續(xù)做出購(gòu)買或租賃決策。此項(xiàng)分析包括直接費(fèi)用與間接費(fèi)用。

例如，在考慮“外購(gòu)” 時(shí)，分析應(yīng)包括購(gòu)買該項(xiàng)產(chǎn)品的實(shí)際支出的直接費(fèi)用，也應(yīng)包括管理采購(gòu)過程所需的間接費(fèi)用。

在自制或外購(gòu)分析中，如果決定外購(gòu)，則反映了實(shí)施組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和項(xiàng)目的當(dāng)前需要。例如，決定購(gòu)置某項(xiàng)固定資產(chǎn)（包括任何物品，如從施工吊車到個(gè)人電腦），而不是租用或者租賃，從項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益上看可能合算，也可能不合算。但是如果實(shí)施組織需要長(zhǎng)期使用該項(xiàng)固定資產(chǎn)，則分?jǐn)偟巾?xiàng)目上的那部分購(gòu)置費(fèi)用就有可能低于租賃費(fèi)用?？筛鶕?jù)邊際分析進(jìn)行成本的分?jǐn)偂?

實(shí)施組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略也是自制或外購(gòu)分析中應(yīng)考慮的內(nèi)容。組織內(nèi)可能不具備實(shí)施項(xiàng)目所需的產(chǎn)品。然而，組織可能預(yù)期將來需要這些產(chǎn)品，或組織計(jì)劃將來生產(chǎn)這種產(chǎn)品。盡管現(xiàn)有項(xiàng)目可能存在相關(guān)的制約因素或要求，上述考慮可能會(huì)促使做出自制決策。在這種情況下，記入項(xiàng)目的費(fèi)用可能少于實(shí)際費(fèi)用，其間的差值代表了組織為未來做出的投資。

2．專家判斷

評(píng)估該過程的依據(jù)或成果往往需要專家的技術(shù)判斷，也可依據(jù)專家采購(gòu)判斷制定或修改評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。專家法律判斷可能要求律師提供相關(guān)服務(wù)，協(xié)助做出非標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)條款和條件方面的判斷。該判斷和專業(yè)特長(zhǎng)（包括商業(yè)和技術(shù)特長(zhǎng)）不僅適用于采購(gòu)的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的技術(shù)細(xì)節(jié)，而且也適用于采購(gòu)管理過程的各個(gè)方面。

3．合同類型

大體說來，不同類型的合同適用于不同類型的采購(gòu)。所選擇的合同類型以及具體的合同條件和條款，將界定買賣雙方各自承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)水平。合同通常為以下3大類型之一；

• 固定總價(jià)或者總包合同
  • 此類合同為定義明確的產(chǎn)品規(guī)定一個(gè)固定總價(jià)。固定總價(jià)合同也可以包括為達(dá)到或超過規(guī)定的項(xiàng)目目標(biāo)（如進(jìn)度目標(biāo)）時(shí)而采取的獎(jiǎng)勵(lì)措施。固定單價(jià)合同最簡(jiǎn)單的格式即是一項(xiàng)規(guī)定在特定日期，按照規(guī)定的價(jià)格交付規(guī)定的產(chǎn)品的采購(gòu)訂單。
• 費(fèi)用償還合同
  • 此類合同向賣方支付（報(bào)銷）實(shí)際費(fèi)用，通常并加上一筆酬金作為賣方的利潤(rùn)。費(fèi)用通常分為直接費(fèi)用與間接費(fèi)用。直接費(fèi)用指專用于本項(xiàng)目開支的費(fèi)用（例如，全職項(xiàng)目人員的薪金）。間接費(fèi)用又稱管理費(fèi)用或者雜項(xiàng)開支，指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分?jǐn)偟巾?xiàng)目名下的經(jīng)營(yíng)費(fèi)用（例如，間接參與項(xiàng)目的管理人員的薪金，辦公室的水電費(fèi)等公用事業(yè)費(fèi)用）。間接費(fèi)用通常按直接費(fèi)用的某個(gè)百分比進(jìn)行計(jì)算。成本償還合同通常包括達(dá)到或超過預(yù)定的項(xiàng)目目標(biāo)（例如，進(jìn)度目標(biāo)或總成本目標(biāo)）時(shí)的賣方獲得獎(jiǎng)金或紅利的獎(jiǎng)勵(lì)措施。

• 最常見的3種成本償還合同分別是成本加酬金合同（CPF）、成本加固定酬金合同（CPFF）、成本加激勵(lì)酬金合同（CPIF）。
  • 成本加酬金合同（CPF）或成本加按成本百分比合同（CPPC）為賣方報(bào)銷賣方實(shí)施合同工作發(fā)生的允許成本，同時(shí)賣方獲得一定酬金，通常按照商定的百分比以成本為基數(shù)計(jì)算。酬金因?qū)嶋H成本的不同而異。
  • 成本加固定酬金（CPFF）為賣方報(bào)銷賣方實(shí)施合同工作發(fā)生的允許成本，同時(shí)賣方獲得固定酬金。固定酬金通常按照商定的百分比以項(xiàng)目成本估算為基數(shù)計(jì)算。除非項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，否則固定酬金不隨實(shí)際成本的變化而變化。
  • 成本加鼓勵(lì)酬金（CPIF）為賣方報(bào)銷賣方實(shí)施合同工作發(fā)生的允許成本，同時(shí)如果實(shí)現(xiàn)合同中規(guī)定的特定績(jī)效目標(biāo)水平，賣方將獲得預(yù)定酬金，即鼓勵(lì)酬金。在有些CPIF合同中，如果最終成本低于預(yù)期成本，則買賣雙方之間可基于預(yù)定的分?jǐn)偙壤?，共同享有?jié)省的成本。
  • 時(shí)間與材料合同（T＆M合同）T＆M合同是具有成本償還合同與固定總價(jià)合同兩者的某些特點(diǎn)的混合型合同。T＆M合同與成本償還合同相似之處在于它們同屬敞口合同，在授標(biāo)時(shí)并未確定其合同總價(jià)和應(yīng)交付產(chǎn)品的確切數(shù)量。因此，T＆M合同的合同價(jià)值可以增長(zhǎng)，就像成本償還合同一樣。相反，買方與賣方可以事先就特定資源類型商定某些單價(jià)，在這個(gè)意義上，T＆M合同可能與固定總價(jià)合同相仿。

買方規(guī)定的要求（例如，標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品版本或訂制產(chǎn)品版本、績(jī)效報(bào)告、費(fèi)用數(shù)據(jù)提交）以及其他規(guī)劃因素（例如，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)水平和風(fēng)險(xiǎn)水平）也將決定合同類型的選擇。另外，賣方可將這些具體要求作為需要額外費(fèi)用的項(xiàng)目。另外，還要考慮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將來購(gòu)買該產(chǎn)品或服務(wù)的潛在可能性。如果存在很大的潛力，則賣方將更傾向于或更愿意報(bào)出更低的價(jià)格。雖然這可以降低項(xiàng)目費(fèi)用，但是，如果買方就這種潛在的購(gòu)買做出承諾但并未實(shí)現(xiàn)的情況下，將產(chǎn)生相關(guān)的法律影響。

1．采購(gòu)管理計(jì)劃

• 采購(gòu)管理計(jì)劃描述如何管理從制定采購(gòu)文件到合同收尾的采購(gòu)過程，其內(nèi)容可包括：
  • 采用的合同類型；
  • 如果評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)要求有獨(dú)立的估算，由誰進(jìn)行估算；
  • 如果實(shí)施組織設(shè)有采購(gòu)或發(fā)包部門，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)本身應(yīng)采取的行動(dòng)；
  • 標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)文件（如果需要）；
  • 管理多個(gè)供應(yīng)商
  • 協(xié)調(diào)采購(gòu)與項(xiàng)目的其他方面，如進(jìn)度制定與績(jī)效報(bào)告；
  • 能夠?qū)σ?guī)劃的采購(gòu)造成影響的制約因素和假設(shè)條件；
  • 處理從賣方購(gòu)買產(chǎn)品所需的提前訂貨期，并就其與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定過程進(jìn)行協(xié)調(diào)；
  • 處理自制或外購(gòu)決策，并與活動(dòng)資源需求和進(jìn)度計(jì)劃制定過程相關(guān)聯(lián)；
  • 制定每個(gè)合同中規(guī)定合同可交付成果的進(jìn)度，并與進(jìn)度計(jì)劃制定過程和控制過程相協(xié)調(diào)；
  • 確定履約保函或保險(xiǎn)合同，以降低一些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；
  • 制定提供給賣方的有關(guān)如何制定和維持合同工作分解結(jié)構(gòu)的指導(dǎo)說明；
  • 確定合同工作說明書應(yīng)使用的格式和形式；
  • 確定經(jīng)過資格預(yù)審的優(yōu)選賣方（如有）；
  • 管理合同和評(píng)估賣方使用的采購(gòu)衡量指標(biāo)。

根據(jù)項(xiàng)目需要，采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的，可詳可略。它是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一個(gè)從屬組成部分。

2．合同工作說明書

每項(xiàng)采購(gòu)合同工作說明書僅說明與合同相關(guān)的部分項(xiàng)目范圍。根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)和工作分解結(jié)構(gòu)詞匯表制定每項(xiàng)合同的工作說明書。合同工作說明書對(duì)所采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的描述，以便讓潛在的賣方確定他們能否提供該項(xiàng)目。至于合同工作說明書（SOW）詳細(xì)到何種程度，根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、買方的需要或者所預(yù)期的合同形式而異。合同工作說明書描述了將由賣方供應(yīng)的產(chǎn)品、服務(wù)或成果，包含的信息有規(guī)格、希望的數(shù)量、質(zhì)量水平、性能數(shù)據(jù)、履約期限、工作地和其他要求。

合同工作說明書應(yīng)力求清晰、完整、簡(jiǎn)練。它應(yīng)包括對(duì)所有附帶服務(wù)的描述，例如，與所采購(gòu)物品相關(guān)的績(jī)效報(bào)告和售后技術(shù)支持等。某些應(yīng)用領(lǐng)域?qū)贤ぷ髡f明書有內(nèi)容和格式上的具體要求。每項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目都要求有合同工作說明書，但也可將多個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)歸集為一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目，并入一個(gè)合同工作說明書中。

隨著采購(gòu)過程的績(jī)效，在合同簽署之前工作說明書可以根據(jù)要求做進(jìn)一步的修訂和明確化。例如，某個(gè)未來的賣方可以建議采用比原規(guī)定效率更高的方法，或費(fèi)用更低的產(chǎn)品。

3．自制或外購(gòu)決策

對(duì)產(chǎn)品、服務(wù)或成果由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自制或外購(gòu)形成文檔的決策，包括為應(yīng)對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)而決定購(gòu)買保險(xiǎn)或履約保函。自制或外購(gòu)決策文件可以比較簡(jiǎn)單，只需簡(jiǎn)要列明做出決策的原因和依據(jù)。如果隨后的采購(gòu)活動(dòng)表明需要采用不同的方法，則這一決策過程將是迭加的過程。

4．請(qǐng)求的變更

采購(gòu)規(guī)劃過程可能會(huì)導(dǎo)致就項(xiàng)目管理計(jì)劃及其從屬計(jì)劃和其他組成部分提出變更請(qǐng)求。通過整體變更控制過程對(duì)請(qǐng)求的變更進(jìn)行審查和處理。