會(huì)議產(chǎn)業(yè)是指以規(guī)?；⒓谢?、現(xiàn)代化的手段運(yùn)作會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)，帶動(dòng)交通、住宿、 商業(yè)、餐飲、購(gòu)物等城市相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一種綜合性產(chǎn)業(yè)。

會(huì)議產(chǎn)業(yè)就其本質(zhì)而言是一個(gè)傳遞信息的樞紐，起著上傳下達(dá)、科技推廣、交流信息等作用。它的參與者不是行政指派，而是來(lái)自于市場(chǎng)。吸引人們參加的唯一原因是會(huì)議符合參加者自己的需要。會(huì)議產(chǎn)業(yè)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的組成部分，具有如下特性。

會(huì)議產(chǎn)業(yè)是一個(gè)與其他產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)度較強(qiáng)的產(chǎn)業(yè)。它緊密聯(lián)系交通、賓館、餐飲、商業(yè)、旅游、展覽等產(chǎn)業(yè)，最終為客戶在異地提供一體化的信息溝通、思想交流的平臺(tái)。

會(huì)議產(chǎn)業(yè)對(duì)于舉辦城市而言具有外部性。會(huì)議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展具有擴(kuò)大城市影響、提高知名度的作用。一個(gè)地區(qū)舉辦國(guó)際會(huì)議的多少，象征著地區(qū)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科技等諸多方面的雄厚實(shí)力。同樣，召開(kāi)國(guó)際會(huì)議的多少也是衡量一個(gè)城市是否符合國(guó)際大都市要求的標(biāo)志之一。

會(huì)議產(chǎn)業(yè)屬于比較敏感的行業(yè)，當(dāng)經(jīng)濟(jì)處于不景氣時(shí)，會(huì)議產(chǎn)業(yè)容易受到重創(chuàng)。各協(xié)會(huì)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)減少，公司財(cái)務(wù)緊張會(huì)導(dǎo)致會(huì)議需求減少。國(guó)際恐怖襲擊、地區(qū)政局動(dòng)蕩以及傳染性疾病蔓延(如SAILS)也會(huì)對(duì)會(huì)議產(chǎn)生直接的負(fù)面影響。

就單個(gè)會(huì)議而言，參會(huì)人員的會(huì)費(fèi)具有剛性特點(diǎn)。由于參會(huì)人員往往是代表組織參會(huì)，在住宿、餐飲和乘坐交通工具上的選擇會(huì)遵循本組織的標(biāo)準(zhǔn)或組會(huì)方的要求，且這種標(biāo)準(zhǔn)往往會(huì)高于普通游客。

按會(huì)議的舉辦單位、規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、活動(dòng)特征及購(gòu)買(mǎi)者營(yíng)利性與否可對(duì)會(huì)議市場(chǎng)作如下劃分。

(1)按舉辦單位分．

一般認(rèn)為按照舉辦單位的性質(zhì)不同，可將會(huì)議分為三類，分別為公司類會(huì)議、協(xié)會(huì)類會(huì)議和其他組織會(huì)議。

公司類會(huì)議

公司會(huì)議的規(guī)模不一，小到幾個(gè)人，大到上千人。公司管理者強(qiáng)調(diào)的是信息傳遞，而公司內(nèi)部信息傳遞的最基本方式之一便是會(huì)議，因此：公司類會(huì)議的數(shù)量極其龐大。有關(guān)機(jī)構(gòu)在做會(huì)議數(shù)量統(tǒng)計(jì)時(shí)，很難準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)公司類會(huì)議的數(shù)量，因?yàn)楹芏?a href="/wiki/%E5%85%AC%E5%8F%B8" title="公司">公司并不愿意對(duì)外宣傳內(nèi)部會(huì)議。如果將公司類會(huì)議比作冰山，那么他們中被納入統(tǒng)計(jì)資料的僅是冰山一角。公司會(huì)議通常以管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)為主題，具體可分為銷(xiāo)售會(huì)議、經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、管理者會(huì)議及股東會(huì)議等。

協(xié)會(huì)類會(huì)議

協(xié)會(huì)類會(huì)議在會(huì)議市場(chǎng)中同樣占有相當(dāng)重要的位置。協(xié)會(huì)因人數(shù)和性質(zhì)而互不相同，它們的規(guī)模從小型地區(qū)性組織、省市級(jí)協(xié)會(huì)到全國(guó)性協(xié)會(huì)乃至國(guó)際性協(xié)會(huì)不等。協(xié)會(huì)大致可以劃分為行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會(huì)、教育協(xié)會(huì)和技術(shù)協(xié)會(huì)等類型。其中，行業(yè)協(xié)會(huì)被認(rèn)為是會(huì)議業(yè)最值得爭(zhēng)取的市場(chǎng)之一，因?yàn)閰f(xié)會(huì)的成員多為業(yè)內(nèi)成功管理人員。此外，協(xié)會(huì)類會(huì)議常常與展覽結(jié)合舉行，二者相輔相成，吸引了大批人流、物流、信息流。

其他組織會(huì)議(主要指公共部門(mén))這類會(huì)議的典型代表是政府機(jī)構(gòu)會(huì)議，如許多人在電視上看到過(guò)政治l生會(huì)議。電視鏡頭中顯現(xiàn)的雖然是主會(huì)場(chǎng)，但是不難想象這類會(huì)議的背后對(duì)小型會(huì)議室、套房和宴會(huì)等設(shè)施的需求。在省市一級(jí)、中小規(guī)模的政府機(jī)構(gòu)會(huì)議的召開(kāi)十分頻繁，從而形成了可觀的市場(chǎng)。在很多國(guó)家里，工會(huì)同樣是重要的會(huì)議舉辦者。

(2)按會(huì)議規(guī)模分

根據(jù)會(huì)議的規(guī)模及參加會(huì)議的人數(shù)的多少，可將會(huì)議分為小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議及特大型會(huì)議，見(jiàn)表1。

(3)按會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容分

年會(huì)(convention) 年會(huì)是就某一特定主題展開(kāi)討論的聚會(huì)，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會(huì)通常包括一次全體會(huì)議和幾個(gè)小組會(huì)議，年會(huì)可以單獨(dú)召開(kāi)，也可以附帶展示會(huì)。多數(shù)年會(huì)是周期性的，最常見(jiàn)的周期是一年一次。參加年會(huì)全體會(huì)議的人員通常比較多，一般要租用大型宴會(huì)廳、會(huì)議廳，小組會(huì)議上討論的是具體問(wèn)題，所租用的是小型會(huì)議室。正是由于這些特性，年會(huì)也是會(huì)議市場(chǎng)最為活躍的因素。

專業(yè)會(huì)議(conference) 專業(yè)會(huì)議的議題通常是就其具體問(wèn)題展開(kāi)討論，可以召開(kāi)分組小會(huì)，也可以只開(kāi)大會(huì)。就與會(huì)者人數(shù)而言，專業(yè)會(huì)議的規(guī)?？纱罂尚?。

代表會(huì)議(congress) 這個(gè)詞最常在歐洲和國(guó)際活動(dòng)中使用。他常指在本質(zhì)上同conference這樣會(huì)議相同的事件或活動(dòng)。只有在美國(guó)，這個(gè)詞是用來(lái)指立法機(jī)構(gòu)。(代表)大會(huì)的出席人數(shù)差別很大。

論壇(forum) 論壇的特點(diǎn)是反復(fù)深入的討論，一般由小組長(zhǎng)或者演講者來(lái)主持。論壇可以有許多聽(tīng)眾參與，并可由專門(mén)小組成員和聽(tīng)眾就問(wèn)題的各方面發(fā)表意見(jiàn)和看法。兩個(gè)或更多的講演者可能持相反的立場(chǎng)，他們對(duì)聽(tīng)眾發(fā)表講演而不是互相講給對(duì)方聽(tīng)。主持人主持討論會(huì)并總結(jié)雙方觀點(diǎn)，允許聽(tīng)眾提問(wèn)。所以會(huì)場(chǎng)必須對(duì)這種論壇會(huì)議提供多個(gè)話筒。

座談會(huì){symposium) 由一位主持人(moderator)主持，由一小群專家為座談小組成員(panelist)針對(duì)專門(mén)課題提出其觀點(diǎn)再進(jìn)行座談。有時(shí)僅限座談小組(panel)自行討論，有時(shí)也開(kāi)放和與會(huì)者相互討論。

講座(1ecture)

研討會(huì)、專家討論會(huì)、討論會(huì)(seminar) 一項(xiàng)集會(huì)(meeting)或該集會(huì)另外為了對(duì)共同有興趣的某一或某些主題舉辦進(jìn)行公開(kāi)討論的討論會(huì)。與會(huì)者的身份等先均要被認(rèn)可，其過(guò)程一般是由一位主持人(moderator)主持，先請(qǐng)各討論成員(panelist)或發(fā)言者(presenter)對(duì)與會(huì)者發(fā)表不同甚至相反的意見(jiàn)與想法，再進(jìn)行反復(fù)的討論，最后由主持人做出結(jié)論。

專題討論會(huì)(workshop) 由某一領(lǐng)域內(nèi)的一些專家集會(huì)，就某一特定主題請(qǐng)專家發(fā)表論文，并共同就問(wèn)題加以討論做出建議。它類似forum，參與人數(shù)較多，期間在2—3天左右，進(jìn)行方式較為正式，且較少如forum有妥協(xié)的性質(zhì)。

專門(mén)小組就某一問(wèn)題公開(kāi)進(jìn)行的討論會(huì)(panel)

培訓(xùn)性會(huì)議{trainingsessions)

獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議(incentivemeetings)

(4)按會(huì)議的活動(dòng)特征分

商務(wù)型會(huì)議 一些公司、企業(yè)因其業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展需要在飯店召開(kāi)的商務(wù)會(huì)議。出席這類會(huì)議的人員一般是企業(yè)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員。他們對(duì)飯店設(shè)施、環(huán)境和服務(wù)都有較高的要求，且消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)高。召開(kāi)商務(wù)會(huì)議一般選擇與公司形象大體一致或更高層次的飯店，如大型企業(yè)或跨國(guó)公司一般都選擇當(dāng)?shù)刈罡咝羌?jí)的飯店。商務(wù)型會(huì)議在飯店召開(kāi)常與宴會(huì)相結(jié)合，會(huì)議效率高、會(huì)期短。

度假型會(huì)議 公司等組織利用周末假期組織員工邊度假休閑，邊參加會(huì)議。這樣既能增強(qiáng)員工之間的了解，以及企業(yè)自身的凝聚力，又能解決企業(yè)所面臨的問(wèn)題。度假型會(huì)議一般選擇在風(fēng)景、名勝地區(qū)的飯店舉辦。這類會(huì)議通常會(huì)安排足夠的時(shí)間讓員工觀光、休閑和娛樂(lè)。

展銷(xiāo)會(huì)議 參加商品交易會(huì)、展銷(xiāo)會(huì)、展覽會(huì)的各類與會(huì)者入住飯店，住店天數(shù)比展覽會(huì)期長(zhǎng)一兩天，同時(shí)，還會(huì)在飯店舉辦一些招待會(huì)、報(bào)告會(huì)、談判會(huì)和簽字儀式等活動(dòng)，有時(shí)晚間還會(huì)有娛樂(lè)消費(fèi)。另外，一些大型企業(yè)或公司還可能單獨(dú)在飯店舉辦展銷(xiāo)會(huì)，整個(gè)展銷(xiāo)活動(dòng)全在飯店舉行。

文化交流會(huì)議 各種民間和政府組織組成的跨區(qū)域性的文化學(xué)習(xí)交流的活動(dòng)，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。

專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議 這類會(huì)議是某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學(xué)者參加的會(huì)議，如專題研究會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、專家評(píng)審會(huì)等。

政治性會(huì)議 國(guó)際政治組織、國(guó)家和地方政府為某一政治議題召開(kāi)的各種會(huì)議。會(huì)議可根據(jù)其內(nèi)容采用大會(huì)和分組討論等形式。

培訓(xùn)會(huì)議 用一個(gè)會(huì)期對(duì)某類專業(yè)人員進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)方面的技能培訓(xùn)或新觀念、新知識(shí)方面的理論培訓(xùn)，培訓(xùn)會(huì)議可采用講座、討論、演示等形式。

(5)按會(huì)議購(gòu)買(mǎi)者是否營(yíng)利性分

營(yíng)利性組織會(huì)議 如公司會(huì)議、產(chǎn)業(yè)性協(xié)會(huì)會(huì)議。

非營(yíng)利性組織會(huì)議 主要是指政府單位。非營(yíng)利性組織市場(chǎng)中一個(gè)最重要的市場(chǎng)細(xì)分是社交、軍人、教育、宗教和聯(lián)誼團(tuán)體的集合組織。該團(tuán)體的縮略語(yǔ)形式為SMERF。

毫無(wú)疑問(wèn)，會(huì)議產(chǎn)業(yè)屬于服務(wù)業(yè)，但其涉及范圍卻非常廣泛。每1元會(huì)議收入可以帶動(dòng)相關(guān)行業(yè)10～15元的收入。會(huì)議經(jīng)濟(jì)涉及很廣，從上游到下游，從酒店餐飲到旅游、廣告、設(shè)計(jì)、裝潢、市場(chǎng)調(diào)研等，且?guī)?dòng)性很好，能夠帶動(dòng)服務(wù)、交通、旅游、住宿、餐飲等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，見(jiàn)圖1。

會(huì)議產(chǎn)業(yè)的整個(gè)產(chǎn)業(yè)體系由“購(gòu)買(mǎi)者”、“提供者”、“中介機(jī)構(gòu)”和“其他相關(guān)組織’’構(gòu)成。其中，購(gòu)買(mǎi)者分“公司類購(gòu)買(mǎi)者”、“協(xié)會(huì)類購(gòu)買(mǎi)者”和“公共部門(mén)類購(gòu)買(mǎi)者’’等，提供者包括會(huì)議地點(diǎn)、舉辦地和其他提供者。中介機(jī)構(gòu)含各種代理商和中間商如PCO(專業(yè)會(huì)議組織者)、DMC(目的地管理公司)及會(huì)議產(chǎn)品生產(chǎn)公司等。此外，會(huì)議產(chǎn)業(yè)中還涉及新聞媒體機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等其他相關(guān)組織。

購(gòu)買(mǎi)者是指會(huì)議的組織者和策劃者。他們常常雇傭各種“代理”服務(wù)。與此同時(shí)，提供者也與中介單位進(jìn)行全方位的廣泛合作。購(gòu)買(mǎi)者、提供者和中介機(jī)構(gòu)又時(shí)時(shí)需要其他相關(guān)組織的支持和合作。具體來(lái)說(shuō)，會(huì)議產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)業(yè)鏈由以下各部分組成。

(1)購(gòu)買(mǎi)者

公司類購(gòu)買(mǎi)者 系指為公司性組織而工作的會(huì)議組織者。公司性組織則是指主要以盈利為目的、從而為了對(duì)其所有人提供財(cái)政收益而興辦的公司。其所有人可以是家族式企業(yè)的所有人，也可以是大的上市公司的股東，可以是制造公司，也可以是服務(wù)公司。

專門(mén)設(shè)立會(huì)議或活動(dòng)管理部門(mén)的公司為數(shù)甚少，大多數(shù)公司把主辦會(huì)議的工作轉(zhuǎn)交給代理機(jī)構(gòu)去做。從廣義上來(lái)講，大多數(shù)這種公司活動(dòng)都由銷(xiāo)售和市場(chǎng)部、培訓(xùn)和人力資源部以及中心行政管理部門(mén)(包括公司的秘書(shū)在內(nèi))具體負(fù)責(zé)操辦。這些相關(guān)負(fù)責(zé)人員常常變化很大，有的時(shí)候他們的任務(wù)可能只是獲取舉辦某項(xiàng)活動(dòng)的可能地點(diǎn)的信息；而有的時(shí)候則是讓他們?nèi)珯?quán)負(fù)責(zé)活動(dòng)的策劃和運(yùn)作。

會(huì)議的決策(選址、預(yù)算、活動(dòng)的規(guī)模、演講人、會(huì)議的策劃程序內(nèi)容等)由公司類的會(huì)議組織者、部門(mén)經(jīng)理或總經(jīng)理，或者一組顧問(wèn)人員負(fù)責(zé)。決策過(guò)程直截了當(dāng)，動(dòng)作快捷。公司類活動(dòng)有諸多不同的類型，規(guī)模也各不相同。公司的活動(dòng)分為內(nèi)部活動(dòng)和外部活動(dòng)。內(nèi)部活動(dòng)的與會(huì)者都是公司的員工(例如銷(xiāo)售會(huì)議、管理大會(huì)、全體員工會(huì)議等)。而外部活動(dòng)則是客戶關(guān)系管理戰(zhàn)略的重要組成部分，公司想通過(guò)這種形式與他們的重要客戶建立一種長(zhǎng)久的關(guān)系。

協(xié)會(huì)類購(gòu)買(mǎi)者 協(xié)會(huì)類會(huì)議組織者和購(gòu)買(mǎi)者范圍廣泛，通常是指一些非盈利性組織，是為其會(huì)員和規(guī)模較大的社團(tuán)提供服務(wù)，這其中包括專業(yè)類或貿(mào)易類協(xié)會(huì)和機(jī)構(gòu)、志愿者協(xié)會(huì)和學(xué)會(huì)、慈善團(tuán)體、宗教組織、政黨、貿(mào)易聯(lián)合會(huì)等。

協(xié)會(huì)的決策過(guò)程與公司部門(mén)有所不同。許多較大的協(xié)會(huì)，即使設(shè)有組織會(huì)議的專職人員及有時(shí)設(shè)有活動(dòng)的組織部門(mén)，通常也都要有會(huì)員選出的管委會(huì)決定到哪里召開(kāi)年會(huì)。全國(guó)性的協(xié)會(huì)一般遵循幾種模式，或者輪流主辦他們的主要年會(huì)。由于協(xié)會(huì)類會(huì)議規(guī)模較大，所以常常要在專門(mén)的會(huì)議中心或會(huì)展中心召開(kāi)。

公共部門(mén)類購(gòu)買(mǎi)者 公共部門(mén)在許多方面與協(xié)會(huì)部門(mén)毫無(wú)二致。如地方政府和市政府、中央政府的各個(gè)部門(mén)、教育團(tuán)體以及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等。這些組織都是非營(yíng)利性的，可以使用公共資金。即便如此，仍有一種明顯的趨勢(shì)，即這些公共部門(mén)的組織都訂購(gòu)較高標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施。

工商企業(yè)類購(gòu)買(mǎi)者 這種購(gòu)買(mǎi)者一旦在商業(yè)或科技領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)熱點(diǎn)，就會(huì)策劃和組織一個(gè)會(huì)議，邀請(qǐng)高層次的演講人和專家對(duì)這個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行演講、討論和辯論。工商企業(yè)類購(gòu)買(mǎi)者的目的，是向愿意付費(fèi)參加會(huì)議的任何人出售會(huì)議的參與機(jī)會(huì)。這種類型的會(huì)議一般都是由出版社、貿(mào)易協(xié)會(huì)、科研團(tuán)體或個(gè)體會(huì)議組織者等組織的。

(2)提供者

提供者系指從外部租用會(huì)議地點(diǎn)、舉辦地和其他專門(mén)服務(wù)的部門(mén)。在這些提供者中，專門(mén)從事會(huì)議業(yè)的很少。我們把會(huì)議業(yè)的提供者劃分為三種主要類型，即會(huì)議地點(diǎn)、舉辦地、其他。

會(huì)議地點(diǎn) 主要指飯店(賓館)、專門(mén)的會(huì)議中心、大學(xué)和其他學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、國(guó)家或市政會(huì)議地點(diǎn)等。

·一般飯店(賓館)占到了全部會(huì)議地點(diǎn)的大約2／3到4／5，這對(duì)于公司會(huì)議市場(chǎng)尤為重要。加入會(huì)議市場(chǎng)的飯店(賓館)的主要類型有：城市的中心飯店，距國(guó)家和國(guó)際交通設(shè)施較近的飯店，國(guó)家級(jí)賓館。但是也可以看到，一般的酒店已經(jīng)認(rèn)識(shí)到已有的標(biāo)準(zhǔn)多功能廳已經(jīng)不能滿足當(dāng)代會(huì)議組織者的要求，在會(huì)議室設(shè)施和設(shè)備的改擴(kuò)建時(shí)還應(yīng)該投入比較大的資金，以建立會(huì)議產(chǎn)品的品牌。

·專門(mén)的會(huì)議中心，既可以提供住宿也可以不提供住宿，專門(mén)用于舉辦會(huì)議時(shí)使用，可接納成百甚至上千人的活動(dòng)。

·大學(xué)和其他學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的會(huì)議地點(diǎn)，主要是一些學(xué)術(shù)會(huì)議，經(jīng)常會(huì)選擇在大學(xué)等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的會(huì)議地點(diǎn)召開(kāi)，但會(huì)議條件往往會(huì)受到一定的限制，現(xiàn)在投資建造會(huì)議設(shè)施的學(xué)術(shù)性會(huì)議地點(diǎn)數(shù)量也在不斷增加。

·國(guó)家或市政會(huì)議地點(diǎn)，主要是一些公共部門(mén)的會(huì)議場(chǎng)館，比較有專業(yè)性。

·不常用的會(huì)議地點(diǎn)，不常用的會(huì)議地點(diǎn)之所以能夠具有吸引力，是因?yàn)樗麄兡軌蚪o會(huì)議帶來(lái)一種特殊的氣氛，多年之后在人們的心目中留有記憶。

舉辦地 既可以是一個(gè)國(guó)家(國(guó)家性舉辦地)，也可以是某個(gè)國(guó)家內(nèi)的沒(méi)有明顯界限的不連續(xù)的區(qū)域。每個(gè)會(huì)議舉辦地都必須含有一系列有助于吸引會(huì)議商務(wù)的會(huì)議地點(diǎn)、設(shè)施、景點(diǎn)、支持服務(wù)和適當(dāng)?shù)幕A(chǔ)設(shè)施。

其他提供者 為了向會(huì)議的購(gòu)買(mǎi)者提供全方位的服務(wù)，會(huì)議業(yè)必須利用許多不同提供組織所提供的服務(wù)，包括：視聽(tīng)設(shè)備承包商；遠(yuǎn)程通信設(shè)備提供者；交通業(yè)主；翻譯；宴會(huì)后發(fā)言人，演出者，花飾承辦人，展覽會(huì)和展示會(huì)的承辦人，開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)軟件的公司等。

(3)代理和中介機(jī)構(gòu)

“代理”系指各種既是提供者又是購(gòu)買(mǎi)者的不同組織。他們代表客戶行使購(gòu)買(mǎi)職能，作為中介人，通過(guò)協(xié)議幫助策劃和運(yùn)作會(huì)議或類似的活動(dòng)。代理的形式多種多樣，其含義也混淆不清。下面是會(huì)議業(yè)內(nèi)存在的主要的中介機(jī)構(gòu)的類型。

專業(yè)會(huì)議組織者 專業(yè)會(huì)議組織者又稱為專業(yè)會(huì)展組織者，他們常常縮寫(xiě)為PCO(還可能稱為活動(dòng)管理公司)。幫助組織會(huì)議的PCO的職能：①研究和推薦地點(diǎn)；②幫助策劃會(huì)議及相關(guān)社會(huì)活動(dòng)項(xiàng)目；③為與會(huì)者預(yù)訂住宿，策劃與會(huì)議同時(shí)舉辦的展覽和展示會(huì)；④編制預(yù)算和處理會(huì)議的全部財(cái)務(wù)問(wèn)題。PCO一般要向客戶組織收取管理費(fèi)用。主要包括以下內(nèi)容。

·會(huì)議選址、預(yù)訂和聯(lián)系

·與會(huì)代表住宿的預(yù)訂和管理

·活動(dòng)的營(yíng)銷(xiāo)，包括會(huì)議程序和宣傳材料的策劃、公關(guān)和傳媒的協(xié)調(diào)以及向管委會(huì)和董事會(huì)提交報(bào)告

·會(huì)議程序的策劃、發(fā)言人員的選擇和情況簡(jiǎn)介

·提供會(huì)議的秘書(shū)，處理代表的登記事務(wù)、會(huì)議人員的招聘和情況介紹、協(xié)調(diào)代表的旅游安排

·組織展覽和展示，包括銷(xiāo)售和營(yíng)銷(xiāo)

·咨詢和協(xié)調(diào)視聽(tīng)服務(wù)和活動(dòng)的生產(chǎn)，包括提供多語(yǔ)種的翻譯服務(wù)

·策劃會(huì)議的招待服務(wù)工作，聯(lián)系要人、參加會(huì)議和宴會(huì)的人員，以及獨(dú)立的招待服務(wù)公司·安排社會(huì)活動(dòng)，旅游項(xiàng)目和技術(shù)性的參觀訪問(wèn)

·安排安全事務(wù)和健康咨詢

·記錄、抄錄和編制擬出版的會(huì)議錄，制作宣傳海報(bào)，加工文摘

·準(zhǔn)備會(huì)議專款，管理活動(dòng)的收入和開(kāi)支、編制舉辦會(huì)議、展覽會(huì)和衛(wèi)星會(huì)議的收入處理增值稅和保險(xiǎn)事務(wù)

·準(zhǔn)備與會(huì)議地點(diǎn)和其他提供者的合同

會(huì)議生產(chǎn)公司 這種公司專門(mén)操辦會(huì)議：設(shè)計(jì)和為會(huì)議配置設(shè)備、提供照明和音響系統(tǒng)、展示技術(shù)(例如VCD或DVD、數(shù)據(jù)投影、背部投影、高射投影、衛(wèi)星會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)廣播)，以及特殊效果。他們專長(zhǎng)于視聽(tīng)和通信技術(shù)，但要求他們的技術(shù)必須適于不同客戶的需求。他們還需要有創(chuàng)意和舞臺(tái)布置技巧，因?yàn)闀?huì)議都必須作專業(yè)舞臺(tái)設(shè)計(jì)，并應(yīng)當(dāng)為與會(huì)人員留下難忘的、鼓舞人心的經(jīng)歷。

舉辦地管理公司 舉辦地管理公司(DMC)是獎(jiǎng)勵(lì)旅游市場(chǎng)中的專業(yè)主體(還可以對(duì)會(huì)議的組織者提供服務(wù)，特別是對(duì)境外組織會(huì)議提供服務(wù))。DMC是一種地方性服務(wù)組織，他根據(jù)對(duì)舉辦地的深刻了解和對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)和動(dòng)因市場(chǎng)的需求，提供咨詢服務(wù)、舉辦有創(chuàng)意的活動(dòng)和提供合理的模范管理。由于提供的這些服務(wù)專業(yè)性都很強(qiáng)，所以需要支付費(fèi)用和支付委托費(fèi)用。當(dāng)某個(gè)購(gòu)買(mǎi)者知道他想在某個(gè)特殊舉辦地組織一次獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議時(shí)，他就可能雇傭某個(gè)DMC的服務(wù)，尋找地點(diǎn)、預(yù)訂客房、幫助安排交通工具，以及計(jì)劃旅游線路和社會(huì)活動(dòng)項(xiàng)目(例如，特殊興趣的參觀、主題公園及一些不常見(jiàn)到的活動(dòng))，甚至提供獎(jiǎng)勵(lì)給獲獎(jiǎng)人的獎(jiǎng)品。

我們可以看到，PCO和DMC的工作之間有明顯的重疊。目前，DMC常常必須具有PCO的某些專門(mén)知識(shí)。

商務(wù)旅游代理公司 這是旅游代理的一種形式，但主要是滿足商務(wù)用戶而不是大眾的需求。他們的工作主要是，預(yù)訂機(jī)票、車(chē)票以及客房。在國(guó)內(nèi)主要表現(xiàn)為一些旅行社的形式，另外也出現(xiàn)了虛擬的電子商務(wù)服務(wù)形式，比如攜程網(wǎng)。這些商務(wù)旅游代理公司能很專業(yè)地得到適當(dāng)?shù)钠眱r(jià)并解決商務(wù)人員的出行和住宿問(wèn)題。

其他代理公司 這些公司部分行使為其客戶組織會(huì)議的職能，但這種工作通常并不是他們的工作重心。這些公司主要有：公共關(guān)系和廣告咨詢公司(例如他們組織大會(huì)和討論會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì))，管理咨詢公司(組織靜修會(huì)、小型會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng))，培訓(xùn)公司(舉辦培訓(xùn)班、激發(fā)積極性的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng))

(4)其他相關(guān)組織

此外，會(huì)議產(chǎn)業(yè)中還涉及新聞媒體機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等其他相關(guān)組織。新聞媒體機(jī)構(gòu)為會(huì)議的組織和運(yùn)作發(fā)布信息，宣傳造勢(shì)；而培訓(xùn)機(jī)構(gòu)作為“造血工廠”，為會(huì)議產(chǎn)業(yè)的各環(huán)節(jié)提供各種專業(yè)人士，從而保證整個(gè)產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

(5)中國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的基本體系結(jié)構(gòu)

通常來(lái)說(shuō)，會(huì)議產(chǎn)業(yè)以兩種基本結(jié)構(gòu)為主：一種是不含中介代理，還有一種是含中介代理。中國(guó)現(xiàn)在大多是不含中介代理，會(huì)議酒店采取直接營(yíng)銷(xiāo)，公共部門(mén)會(huì)議場(chǎng)所無(wú)或少此類經(jīng)營(yíng)。

無(wú)中介代理(見(jiàn)圖2) 目前國(guó)內(nèi)會(huì)議組織的意識(shí)并不是很強(qiáng)，所以會(huì)議大多以這種形式出現(xiàn)。正如前面所講的購(gòu)買(mǎi)組織內(nèi)選出專人對(duì)會(huì)議進(jìn)行操辦，很大程度上承擔(dān)了PCO的職責(zé)，所以也造成了會(huì)議不專業(yè)，服務(wù)不到位，效果不理想等負(fù)面的影響。而提供者則是主要以會(huì)議場(chǎng)地為中心進(jìn)行一系列服務(wù)，在很大程度上承擔(dān)了DMC的職責(zé)。實(shí)力較強(qiáng)的會(huì)議場(chǎng)地企業(yè)也可能有其他一些提供者企業(yè)的業(yè)務(wù)如汽車(chē)租賃等，自己成立會(huì)議生產(chǎn)公司。

編制預(yù)算是任何會(huì)議活動(dòng)成功的保證。無(wú)論會(huì)議是為公司類組織承辦的，還是為“非營(yíng)利性”部門(mén)中的組織承辦的，財(cái)務(wù)管理都同等重要。然而，兩者之間又存在主要的差別：

·在公司類部門(mén)中，預(yù)算是由公司制定的。既可以按每項(xiàng)活動(dòng)作預(yù)算，也可以按年度對(duì)若干項(xiàng)需要資助的活動(dòng)作總預(yù)算。預(yù)算要包括與會(huì)人員的消費(fèi)以及策劃、宣傳和舉辦會(huì)議時(shí)所發(fā)生的成本。

·在非營(yíng)利部門(mén)中，會(huì)議必須產(chǎn)生收入，與會(huì)人員須支付費(fèi)用作為成本。會(huì)議在設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到自負(fù)盈虧。營(yíng)利部分有時(shí)被作為啟動(dòng)資金，以供下次活動(dòng)的最初宣傳和策劃工作使用。

在政府和公共部門(mén)中，可采用上述任何一種方式.

有中介代理 除了購(gòu)買(mǎi)者直接與提供者合作操作的方式以外，國(guó)內(nèi)部分會(huì)議的組織過(guò)程中還引入了中介代理。這些中介代理包括專業(yè)會(huì)議組織者PCO、會(huì)議生產(chǎn)公司、舉辦地管理公司DMC及商務(wù)旅游代理公司等。

購(gòu)買(mǎi)者和中介代理的有效溝通是會(huì)議成功舉辦的關(guān)鍵，二者問(wèn)溝通傳遞的重要信息有：會(huì)議或活動(dòng)的性質(zhì)和主要目標(biāo)，活動(dòng)的持續(xù)期限(包括主席臺(tái)、展臺(tái)啟用和撤會(huì)時(shí)間)，提議的天數(shù)(以及可能的靈活性)，與會(huì)人員、陪同者、展商和演講人的數(shù)量，選擇的地區(qū)，尋找的會(huì)議地點(diǎn)的類型、空間和會(huì)議要求，以及會(huì)場(chǎng)的布局，所需要的技術(shù)和視聽(tīng)設(shè)備，是否要使用專門(mén)的會(huì)議服務(wù)公司，餐飲要求及其特殊的安排(例如私人聚餐、接待、娛樂(lè)項(xiàng)目)，住宿(客房的數(shù)量和類型)，社會(huì)活動(dòng)項(xiàng)目及要求；預(yù)算；聽(tīng)取情況反饋的截止時(shí)間和決策過(guò)程的細(xì)節(jié)等。

會(huì)議產(chǎn)業(yè)被認(rèn)為是高收入、高盈利、帶動(dòng)力強(qiáng)的環(huán)保型朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)。作為會(huì)議產(chǎn)業(yè)排頭兵的會(huì)展業(yè)，其利潤(rùn)率大約在20％～25％之間。還可以帶動(dòng)商貿(mào)、影視、信息、餐飲、賓館、交通、娛樂(lè)、服裝、旅游、廣告和印刷等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

1.直接收益

1)場(chǎng)租收益

2)城市交通

3)航空運(yùn)輸

此外，對(duì)于交易會(huì)、博覽會(huì)、產(chǎn)品展示會(huì)而言，承辦方的廣告收入也非?？捎^。一個(gè)地方舉辦會(huì)議，不僅可以帶動(dòng)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展，周邊地區(qū)也有機(jī)會(huì)跟著受惠。

2.間接收益

1)服務(wù)業(yè)

2)旅店業(yè)

3)餐飲業(yè)

4)旅游業(yè)

5)房地產(chǎn)業(yè)

6)零售業(yè)和手工業(yè)

7)通信業(yè)

8)城市建設(shè)