會議產(chǎn)業(yè)是指以規(guī)模化、集中化、現(xiàn)代化的手段運(yùn)作會議及相關(guān)活動(dòng)，帶動(dòng)交通、住宿、 商業(yè)、餐飲、購物等城市相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一種綜合性產(chǎn)業(yè)。

會議產(chǎn)業(yè)就其本質(zhì)而言是一個(gè)傳遞信息的樞紐，起著上傳下達(dá)、科技推廣、交流信息等作用。它的參與者不是行政指派，而是來自于市場。吸引人們參加的唯一原因是會議符合參加者自己的需要。會議產(chǎn)業(yè)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的組成部分，具有如下特性。

會議產(chǎn)業(yè)是一個(gè)與其他產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)度較強(qiáng)的產(chǎn)業(yè)。它緊密聯(lián)系交通、賓館、餐飲、商業(yè)、旅游、展覽等產(chǎn)業(yè)，最終為客戶在異地提供一體化的信息溝通、思想交流的平臺。

會議產(chǎn)業(yè)對于舉辦城市而言具有外部性。會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展具有擴(kuò)大城市影響、提高知名度的作用。一個(gè)地區(qū)舉辦國際會議的多少，象征著地區(qū)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科技等諸多方面的雄厚實(shí)力。同樣，召開國際會議的多少也是衡量一個(gè)城市是否符合國際大都市要求的標(biāo)志之一。

會議產(chǎn)業(yè)屬于比較敏感的行業(yè)，當(dāng)經(jīng)濟(jì)處于不景氣時(shí)，會議產(chǎn)業(yè)容易受到重創(chuàng)。各協(xié)會活動(dòng)經(jīng)費(fèi)減少，公司財(cái)務(wù)緊張會導(dǎo)致會議需求減少。國際恐怖襲擊、地區(qū)政局動(dòng)蕩以及傳染性疾病蔓延(如SAILS)也會對會議產(chǎn)生直接的負(fù)面影響。

就單個(gè)會議而言，參會人員的會費(fèi)具有剛性特點(diǎn)。由于參會人員往往是代表組織參會，在住宿、餐飲和乘坐交通工具上的選擇會遵循本組織的標(biāo)準(zhǔn)或組會方的要求，且這種標(biāo)準(zhǔn)往往會高于普通游客。

按會議的舉辦單位、規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、活動(dòng)特征及購買者營利性與否可對會議市場作如下劃分。

(1)按舉辦單位分．

一般認(rèn)為按照舉辦單位的性質(zhì)不同，可將會議分為三類，分別為公司類會議、協(xié)會類會議和其他組織會議。

公司類會議

公司會議的規(guī)模不一，小到幾個(gè)人，大到上千人。公司管理者強(qiáng)調(diào)的是信息傳遞，而公司內(nèi)部信息傳遞的最基本方式之一便是會議，因此：公司類會議的數(shù)量極其龐大。有關(guān)機(jī)構(gòu)在做會議數(shù)量統(tǒng)計(jì)時(shí)，很難準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)公司類會議的數(shù)量，因?yàn)楹芏?a href="/wiki/%E5%85%AC%E5%8F%B8" title="公司">公司并不愿意對外宣傳內(nèi)部會議。如果將公司類會議比作冰山，那么他們中被納入統(tǒng)計(jì)資料的僅是冰山一角。公司會議通常以管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)為主題，具體可分為銷售會議、經(jīng)銷商會議、技術(shù)會議、管理者會議及股東會議等。

協(xié)會類會議

協(xié)會類會議在會議市場中同樣占有相當(dāng)重要的位置。協(xié)會因人數(shù)和性質(zhì)而互不相同，它們的規(guī)模從小型地區(qū)性組織、省市級協(xié)會到全國性協(xié)會乃至國際性協(xié)會不等。協(xié)會大致可以劃分為行業(yè)協(xié)會、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會、教育協(xié)會和技術(shù)協(xié)會等類型。其中，行業(yè)協(xié)會被認(rèn)為是會議業(yè)最值得爭取的市場之一，因?yàn)閰f(xié)會的成員多為業(yè)內(nèi)成功管理人員。此外，協(xié)會類會議常常與展覽結(jié)合舉行，二者相輔相成，吸引了大批人流、物流、信息流。

其他組織會議(主要指公共部門)這類會議的典型代表是政府機(jī)構(gòu)會議，如許多人在電視上看到過政治l生會議。電視鏡頭中顯現(xiàn)的雖然是主會場，但是不難想象這類會議的背后對小型會議室、套房和宴會等設(shè)施的需求。在省市一級、中小規(guī)模的政府機(jī)構(gòu)會議的召開十分頻繁，從而形成了可觀的市場。在很多國家里，工會同樣是重要的會議舉辦者。

(2)按會議規(guī)模分

根據(jù)會議的規(guī)模及參加會議的人數(shù)的多少，可將會議分為小型會議、中型會議、大型會議及特大型會議，見表1。

(3)按會議的性質(zhì)和內(nèi)容分

年會(convention) 年會是就某一特定主題展開討論的聚會，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會通常包括一次全體會議和幾個(gè)小組會議，年會可以單獨(dú)召開，也可以附帶展示會。多數(shù)年會是周期性的，最常見的周期是一年一次。參加年會全體會議的人員通常比較多，一般要租用大型宴會廳、會議廳，小組會議上討論的是具體問題，所租用的是小型會議室。正是由于這些特性，年會也是會議市場最為活躍的因素。

專業(yè)會議(conference) 專業(yè)會議的議題通常是就其具體問題展開討論，可以召開分組小會，也可以只開大會。就與會者人數(shù)而言，專業(yè)會議的規(guī)?？纱罂尚?。

代表會議(congress) 這個(gè)詞最常在歐洲和國際活動(dòng)中使用。他常指在本質(zhì)上同conference這樣會議相同的事件或活動(dòng)。只有在美國，這個(gè)詞是用來指立法機(jī)構(gòu)。(代表)大會的出席人數(shù)差別很大。

論壇(forum) 論壇的特點(diǎn)是反復(fù)深入的討論，一般由小組長或者演講者來主持。論壇可以有許多聽眾參與，并可由專門小組成員和聽眾就問題的各方面發(fā)表意見和看法。兩個(gè)或更多的講演者可能持相反的立場，他們對聽眾發(fā)表講演而不是互相講給對方聽。主持人主持討論會并總結(jié)雙方觀點(diǎn)，允許聽眾提問。所以會場必須對這種論壇會議提供多個(gè)話筒。

座談會{symposium) 由一位主持人(moderator)主持，由一小群專家為座談小組成員(panelist)針對專門課題提出其觀點(diǎn)再進(jìn)行座談。有時(shí)僅限座談小組(panel)自行討論，有時(shí)也開放和與會者相互討論。

講座(1ecture)

研討會、專家討論會、討論會(seminar) 一項(xiàng)集會(meeting)或該集會另外為了對共同有興趣的某一或某些主題舉辦進(jìn)行公開討論的討論會。與會者的身份等先均要被認(rèn)可，其過程一般是由一位主持人(moderator)主持，先請各討論成員(panelist)或發(fā)言者(presenter)對與會者發(fā)表不同甚至相反的意見與想法，再進(jìn)行反復(fù)的討論，最后由主持人做出結(jié)論。

專題討論會(workshop) 由某一領(lǐng)域內(nèi)的一些專家集會，就某一特定主題請專家發(fā)表論文，并共同就問題加以討論做出建議。它類似forum，參與人數(shù)較多，期間在2—3天左右，進(jìn)行方式較為正式，且較少如forum有妥協(xié)的性質(zhì)。

專門小組就某一問題公開進(jìn)行的討論會(panel)

培訓(xùn)性會議{trainingsessions)

獎(jiǎng)勵(lì)會議(incentivemeetings)

(4)按會議的活動(dòng)特征分

商務(wù)型會議 一些公司、企業(yè)因其業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展需要在飯店召開的商務(wù)會議。出席這類會議的人員一般是企業(yè)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員。他們對飯店設(shè)施、環(huán)境和服務(wù)都有較高的要求，且消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)高。召開商務(wù)會議一般選擇與公司形象大體一致或更高層次的飯店，如大型企業(yè)或跨國公司一般都選擇當(dāng)?shù)刈罡咝羌壍娘埖?。商?wù)型會議在飯店召開常與宴會相結(jié)合，會議效率高、會期短。

度假型會議 公司等組織利用周末假期組織員工邊度假休閑，邊參加會議。這樣既能增強(qiáng)員工之間的了解，以及企業(yè)自身的凝聚力，又能解決企業(yè)所面臨的問題。度假型會議一般選擇在風(fēng)景、名勝地區(qū)的飯店舉辦。這類會議通常會安排足夠的時(shí)間讓員工觀光、休閑和娛樂。

展銷會議 參加商品交易會、展銷會、展覽會的各類與會者入住飯店，住店天數(shù)比展覽會期長一兩天，同時(shí)，還會在飯店舉辦一些招待會、報(bào)告會、談判會和簽字儀式等活動(dòng)，有時(shí)晚間還會有娛樂消費(fèi)。另外，一些大型企業(yè)或公司還可能單獨(dú)在飯店舉辦展銷會，整個(gè)展銷活動(dòng)全在飯店舉行。

文化交流會議 各種民間和政府組織組成的跨區(qū)域性的文化學(xué)習(xí)交流的活動(dòng)，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。

專業(yè)學(xué)術(shù)會議 這類會議是某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學(xué)者參加的會議，如專題研究會、學(xué)術(shù)報(bào)告會、專家評審會等。

政治性會議 國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題召開的各種會議。會議可根據(jù)其內(nèi)容采用大會和分組討論等形式。

培訓(xùn)會議 用一個(gè)會期對某類專業(yè)人員進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)知識方面的技能培訓(xùn)或新觀念、新知識方面的理論培訓(xùn)，培訓(xùn)會議可采用講座、討論、演示等形式。

(5)按會議購買者是否營利性分

營利性組織會議 如公司會議、產(chǎn)業(yè)性協(xié)會會議。

非營利性組織會議 主要是指政府單位。非營利性組織市場中一個(gè)最重要的市場細(xì)分是社交、軍人、教育、宗教和聯(lián)誼團(tuán)體的集合組織。該團(tuán)體的縮略語形式為SMERF。

毫無疑問，會議產(chǎn)業(yè)屬于服務(wù)業(yè)，但其涉及范圍卻非常廣泛。每1元會議收入可以帶動(dòng)相關(guān)行業(yè)10～15元的收入。會議經(jīng)濟(jì)涉及很廣，從上游到下游，從酒店餐飲到旅游、廣告、設(shè)計(jì)、裝潢、市場調(diào)研等，且?guī)?dòng)性很好，能夠帶動(dòng)服務(wù)、交通、旅游、住宿、餐飲等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，見圖1。

會議產(chǎn)業(yè)的整個(gè)產(chǎn)業(yè)體系由“購買者”、“提供者”、“中介機(jī)構(gòu)”和“其他相關(guān)組織’’構(gòu)成。其中，購買者分“公司類購買者”、“協(xié)會類購買者”和“公共部門類購買者’’等，提供者包括會議地點(diǎn)、舉辦地和其他提供者。中介機(jī)構(gòu)含各種代理商和中間商如PCO(專業(yè)會議組織者)、DMC(目的地管理公司)及會議產(chǎn)品生產(chǎn)公司等。此外，會議產(chǎn)業(yè)中還涉及新聞媒體機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等其他相關(guān)組織。

購買者是指會議的組織者和策劃者。他們常常雇傭各種“代理”服務(wù)。與此同時(shí)，提供者也與中介單位進(jìn)行全方位的廣泛合作。購買者、提供者和中介機(jī)構(gòu)又時(shí)時(shí)需要其他相關(guān)組織的支持和合作。具體來說，會議產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)業(yè)鏈由以下各部分組成。

(1)購買者

公司類購買者 系指為公司性組織而工作的會議組織者。公司性組織則是指主要以盈利為目的、從而為了對其所有人提供財(cái)政收益而興辦的公司。其所有人可以是家族式企業(yè)的所有人，也可以是大的上市公司的股東，可以是制造公司，也可以是服務(wù)公司。

專門設(shè)立會議或活動(dòng)管理部門的公司為數(shù)甚少，大多數(shù)公司把主辦會議的工作轉(zhuǎn)交給代理機(jī)構(gòu)去做。從廣義上來講，大多數(shù)這種公司活動(dòng)都由銷售和市場部、培訓(xùn)和人力資源部以及中心行政管理部門(包括公司的秘書在內(nèi))具體負(fù)責(zé)操辦。這些相關(guān)負(fù)責(zé)人員常常變化很大，有的時(shí)候他們的任務(wù)可能只是獲取舉辦某項(xiàng)活動(dòng)的可能地點(diǎn)的信息；而有的時(shí)候則是讓他們?nèi)珯?quán)負(fù)責(zé)活動(dòng)的策劃和運(yùn)作。

會議的決策(選址、預(yù)算、活動(dòng)的規(guī)模、演講人、會議的策劃程序內(nèi)容等)由公司類的會議組織者、部門經(jīng)理或總經(jīng)理，或者一組顧問人員負(fù)責(zé)。決策過程直截了當(dāng)，動(dòng)作快捷。公司類活動(dòng)有諸多不同的類型，規(guī)模也各不相同。公司的活動(dòng)分為內(nèi)部活動(dòng)和外部活動(dòng)。內(nèi)部活動(dòng)的與會者都是公司的員工(例如銷售會議、管理大會、全體員工會議等)。而外部活動(dòng)則是客戶關(guān)系管理戰(zhàn)略的重要組成部分，公司想通過這種形式與他們的重要客戶建立一種長久的關(guān)系。

協(xié)會類購買者 協(xié)會類會議組織者和購買者范圍廣泛，通常是指一些非盈利性組織，是為其會員和規(guī)模較大的社團(tuán)提供服務(wù)，這其中包括專業(yè)類或貿(mào)易類協(xié)會和機(jī)構(gòu)、志愿者協(xié)會和學(xué)會、慈善團(tuán)體、宗教組織、政黨、貿(mào)易聯(lián)合會等。

協(xié)會的決策過程與公司部門有所不同。許多較大的協(xié)會，即使設(shè)有組織會議的專職人員及有時(shí)設(shè)有活動(dòng)的組織部門，通常也都要有會員選出的管委會決定到哪里召開年會。全國性的協(xié)會一般遵循幾種模式，或者輪流主辦他們的主要年會。由于協(xié)會類會議規(guī)模較大，所以常常要在專門的會議中心或會展中心召開。

公共部門類購買者 公共部門在許多方面與協(xié)會部門毫無二致。如地方政府和市政府、中央政府的各個(gè)部門、教育團(tuán)體以及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等。這些組織都是非營利性的，可以使用公共資金。即便如此，仍有一種明顯的趨勢，即這些公共部門的組織都訂購較高標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施。

工商企業(yè)類購買者 這種購買者一旦在商業(yè)或科技領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)熱點(diǎn)，就會策劃和組織一個(gè)會議，邀請高層次的演講人和專家對這個(gè)熱點(diǎn)問題進(jìn)行演講、討論和辯論。工商企業(yè)類購買者的目的，是向愿意付費(fèi)參加會議的任何人出售會議的參與機(jī)會。這種類型的會議一般都是由出版社、貿(mào)易協(xié)會、科研團(tuán)體或個(gè)體會議組織者等組織的。

(2)提供者

提供者系指從外部租用會議地點(diǎn)、舉辦地和其他專門服務(wù)的部門。在這些提供者中，專門從事會議業(yè)的很少。我們把會議業(yè)的提供者劃分為三種主要類型，即會議地點(diǎn)、舉辦地、其他。

會議地點(diǎn) 主要指飯店(賓館)、專門的會議中心、大學(xué)和其他學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、國家或市政會議地點(diǎn)等。

·一般飯店(賓館)占到了全部會議地點(diǎn)的大約2／3到4／5，這對于公司會議市場尤為重要。加入會議市場的飯店(賓館)的主要類型有：城市的中心飯店，距國家和國際交通設(shè)施較近的飯店，國家級賓館。但是也可以看到，一般的酒店已經(jīng)認(rèn)識到已有的標(biāo)準(zhǔn)多功能廳已經(jīng)不能滿足當(dāng)代會議組織者的要求，在會議室設(shè)施和設(shè)備的改擴(kuò)建時(shí)還應(yīng)該投入比較大的資金，以建立會議產(chǎn)品的品牌。

·專門的會議中心，既可以提供住宿也可以不提供住宿，專門用于舉辦會議時(shí)使用，可接納成百甚至上千人的活動(dòng)。

·大學(xué)和其他學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的會議地點(diǎn)，主要是一些學(xué)術(shù)會議，經(jīng)常會選擇在大學(xué)等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的會議地點(diǎn)召開，但會議條件往往會受到一定的限制，現(xiàn)在投資建造會議設(shè)施的學(xué)術(shù)性會議地點(diǎn)數(shù)量也在不斷增加。

·國家或市政會議地點(diǎn)，主要是一些公共部門的會議場館，比較有專業(yè)性。

·不常用的會議地點(diǎn)，不常用的會議地點(diǎn)之所以能夠具有吸引力，是因?yàn)樗麄兡軌蚪o會議帶來一種特殊的氣氛，多年之后在人們的心目中留有記憶。

舉辦地 既可以是一個(gè)國家(國家性舉辦地)，也可以是某個(gè)國家內(nèi)的沒有明顯界限的不連續(xù)的區(qū)域。每個(gè)會議舉辦地都必須含有一系列有助于吸引會議商務(wù)的會議地點(diǎn)、設(shè)施、景點(diǎn)、支持服務(wù)和適當(dāng)?shù)幕A(chǔ)設(shè)施。

其他提供者 為了向會議的購買者提供全方位的服務(wù)，會議業(yè)必須利用許多不同提供組織所提供的服務(wù)，包括：視聽設(shè)備承包商；遠(yuǎn)程通信設(shè)備提供者；交通業(yè)主；翻譯；宴會后發(fā)言人，演出者，花飾承辦人，展覽會和展示會的承辦人，開發(fā)計(jì)算機(jī)軟件的公司等。

(3)代理和中介機(jī)構(gòu)

“代理”系指各種既是提供者又是購買者的不同組織。他們代表客戶行使購買職能，作為中介人，通過協(xié)議幫助策劃和運(yùn)作會議或類似的活動(dòng)。代理的形式多種多樣，其含義也混淆不清。下面是會議業(yè)內(nèi)存在的主要的中介機(jī)構(gòu)的類型。

專業(yè)會議組織者 專業(yè)會議組織者又稱為專業(yè)會展組織者，他們常?？s寫為PCO(還可能稱為活動(dòng)管理公司)。幫助組織會議的PCO的職能：①研究和推薦地點(diǎn)；②幫助策劃會議及相關(guān)社會活動(dòng)項(xiàng)目；③為與會者預(yù)訂住宿，策劃與會議同時(shí)舉辦的展覽和展示會；④編制預(yù)算和處理會議的全部財(cái)務(wù)問題。PCO一般要向客戶組織收取管理費(fèi)用。主要包括以下內(nèi)容。

·會議選址、預(yù)訂和聯(lián)系

·與會代表住宿的預(yù)訂和管理

·活動(dòng)的營銷，包括會議程序和宣傳材料的策劃、公關(guān)和傳媒的協(xié)調(diào)以及向管委會和董事會提交報(bào)告

·會議程序的策劃、發(fā)言人員的選擇和情況簡介

·提供會議的秘書，處理代表的登記事務(wù)、會議人員的招聘和情況介紹、協(xié)調(diào)代表的旅游安排

·組織展覽和展示，包括銷售和營銷

·咨詢和協(xié)調(diào)視聽服務(wù)和活動(dòng)的生產(chǎn)，包括提供多語種的翻譯服務(wù)

·策劃會議的招待服務(wù)工作，聯(lián)系要人、參加會議和宴會的人員，以及獨(dú)立的招待服務(wù)公司·安排社會活動(dòng)，旅游項(xiàng)目和技術(shù)性的參觀訪問

·安排安全事務(wù)和健康咨詢

·記錄、抄錄和編制擬出版的會議錄，制作宣傳海報(bào)，加工文摘

·準(zhǔn)備會議?？睿芾砘顒?dòng)的收入和開支、編制舉辦會議、展覽會和衛(wèi)星會議的收入處理增值稅和保險(xiǎn)事務(wù)

·準(zhǔn)備與會議地點(diǎn)和其他提供者的合同

會議生產(chǎn)公司 這種公司專門操辦會議：設(shè)計(jì)和為會議配置設(shè)備、提供照明和音響系統(tǒng)、展示技術(shù)(例如VCD或DVD、數(shù)據(jù)投影、背部投影、高射投影、衛(wèi)星會議、網(wǎng)絡(luò)廣播)，以及特殊效果。他們專長于視聽和通信技術(shù)，但要求他們的技術(shù)必須適于不同客戶的需求。他們還需要有創(chuàng)意和舞臺布置技巧，因?yàn)闀h都必須作專業(yè)舞臺設(shè)計(jì)，并應(yīng)當(dāng)為與會人員留下難忘的、鼓舞人心的經(jīng)歷。

舉辦地管理公司 舉辦地管理公司(DMC)是獎(jiǎng)勵(lì)旅游市場中的專業(yè)主體(還可以對會議的組織者提供服務(wù)，特別是對境外組織會議提供服務(wù))。DMC是一種地方性服務(wù)組織，他根據(jù)對舉辦地的深刻了解和對獎(jiǎng)勵(lì)和動(dòng)因市場的需求，提供咨詢服務(wù)、舉辦有創(chuàng)意的活動(dòng)和提供合理的模范管理。由于提供的這些服務(wù)專業(yè)性都很強(qiáng)，所以需要支付費(fèi)用和支付委托費(fèi)用。當(dāng)某個(gè)購買者知道他想在某個(gè)特殊舉辦地組織一次獎(jiǎng)勵(lì)會議時(shí)，他就可能雇傭某個(gè)DMC的服務(wù)，尋找地點(diǎn)、預(yù)訂客房、幫助安排交通工具，以及計(jì)劃旅游線路和社會活動(dòng)項(xiàng)目(例如，特殊興趣的參觀、主題公園及一些不常見到的活動(dòng))，甚至提供獎(jiǎng)勵(lì)給獲獎(jiǎng)人的獎(jiǎng)品。

我們可以看到，PCO和DMC的工作之間有明顯的重疊。目前，DMC常常必須具有PCO的某些專門知識。

商務(wù)旅游代理公司 這是旅游代理的一種形式，但主要是滿足商務(wù)用戶而不是大眾的需求。他們的工作主要是，預(yù)訂機(jī)票、車票以及客房。在國內(nèi)主要表現(xiàn)為一些旅行社的形式，另外也出現(xiàn)了虛擬的電子商務(wù)服務(wù)形式，比如攜程網(wǎng)。這些商務(wù)旅游代理公司能很專業(yè)地得到適當(dāng)?shù)钠眱r(jià)并解決商務(wù)人員的出行和住宿問題。

其他代理公司 這些公司部分行使為其客戶組織會議的職能，但這種工作通常并不是他們的工作重心。這些公司主要有：公共關(guān)系和廣告咨詢公司(例如他們組織大會和討論會、新聞發(fā)布會、產(chǎn)品發(fā)布會)，管理咨詢公司(組織靜修會、小型會議、培訓(xùn)活動(dòng))，培訓(xùn)公司(舉辦培訓(xùn)班、激發(fā)積極性的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng))

(4)其他相關(guān)組織

此外，會議產(chǎn)業(yè)中還涉及新聞媒體機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等其他相關(guān)組織。新聞媒體機(jī)構(gòu)為會議的組織和運(yùn)作發(fā)布信息，宣傳造勢；而培訓(xùn)機(jī)構(gòu)作為“造血工廠”，為會議產(chǎn)業(yè)的各環(huán)節(jié)提供各種專業(yè)人士，從而保證整個(gè)產(chǎn)業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

(5)中國會議產(chǎn)業(yè)的基本體系結(jié)構(gòu)

通常來說，會議產(chǎn)業(yè)以兩種基本結(jié)構(gòu)為主：一種是不含中介代理，還有一種是含中介代理。中國現(xiàn)在大多是不含中介代理，會議酒店采取直接營銷，公共部門會議場所無或少此類經(jīng)營。

無中介代理(見圖2) 目前國內(nèi)會議組織的意識并不是很強(qiáng)，所以會議大多以這種形式出現(xiàn)。正如前面所講的購買組織內(nèi)選出專人對會議進(jìn)行操辦，很大程度上承擔(dān)了PCO的職責(zé)，所以也造成了會議不專業(yè)，服務(wù)不到位，效果不理想等負(fù)面的影響。而提供者則是主要以會議場地為中心進(jìn)行一系列服務(wù)，在很大程度上承擔(dān)了DMC的職責(zé)。實(shí)力較強(qiáng)的會議場地企業(yè)也可能有其他一些提供者企業(yè)的業(yè)務(wù)如汽車租賃等，自己成立會議生產(chǎn)公司。

編制預(yù)算是任何會議活動(dòng)成功的保證。無論會議是為公司類組織承辦的，還是為“非營利性”部門中的組織承辦的，財(cái)務(wù)管理都同等重要。然而，兩者之間又存在主要的差別：

·在公司類部門中，預(yù)算是由公司制定的。既可以按每項(xiàng)活動(dòng)作預(yù)算，也可以按年度對若干項(xiàng)需要資助的活動(dòng)作總預(yù)算。預(yù)算要包括與會人員的消費(fèi)以及策劃、宣傳和舉辦會議時(shí)所發(fā)生的成本。

·在非營利部門中，會議必須產(chǎn)生收入，與會人員須支付費(fèi)用作為成本。會議在設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到自負(fù)盈虧。營利部分有時(shí)被作為啟動(dòng)資金，以供下次活動(dòng)的最初宣傳和策劃工作使用。

在政府和公共部門中，可采用上述任何一種方式.

有中介代理 除了購買者直接與提供者合作操作的方式以外，國內(nèi)部分會議的組織過程中還引入了中介代理。這些中介代理包括專業(yè)會議組織者PCO、會議生產(chǎn)公司、舉辦地管理公司DMC及商務(wù)旅游代理公司等。

購買者和中介代理的有效溝通是會議成功舉辦的關(guān)鍵，二者問溝通傳遞的重要信息有：會議或活動(dòng)的性質(zhì)和主要目標(biāo)，活動(dòng)的持續(xù)期限(包括主席臺、展臺啟用和撤會時(shí)間)，提議的天數(shù)(以及可能的靈活性)，與會人員、陪同者、展商和演講人的數(shù)量，選擇的地區(qū)，尋找的會議地點(diǎn)的類型、空間和會議要求，以及會場的布局，所需要的技術(shù)和視聽設(shè)備，是否要使用專門的會議服務(wù)公司，餐飲要求及其特殊的安排(例如私人聚餐、接待、娛樂項(xiàng)目)，住宿(客房的數(shù)量和類型)，社會活動(dòng)項(xiàng)目及要求；預(yù)算；聽取情況反饋的截止時(shí)間和決策過程的細(xì)節(jié)等。

會議產(chǎn)業(yè)被認(rèn)為是高收入、高盈利、帶動(dòng)力強(qiáng)的環(huán)保型朝陽產(chǎn)業(yè)。作為會議產(chǎn)業(yè)排頭兵的會展業(yè)，其利潤率大約在20％～25％之間。還可以帶動(dòng)商貿(mào)、影視、信息、餐飲、賓館、交通、娛樂、服裝、旅游、廣告和印刷等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

1.直接收益

1)場租收益

2)城市交通

3)航空運(yùn)輸

此外，對于交易會、博覽會、產(chǎn)品展示會而言，承辦方的廣告收入也非常可觀。一個(gè)地方舉辦會議，不僅可以帶動(dòng)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展，周邊地區(qū)也有機(jī)會跟著受惠。

2.間接收益

1)服務(wù)業(yè)

2)旅店業(yè)

3)餐飲業(yè)

4)旅游業(yè)

5)房地產(chǎn)業(yè)

6)零售業(yè)和手工業(yè)

7)通信業(yè)

8)城市建設(shè)