駐外分支機(jī)構(gòu)是銷售網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)駐外機(jī)構(gòu)的管理是保證其良性運(yùn)作的前提。

駐外機(jī)構(gòu)最容易亂在以下幾方面^[1]

一是亂在"人”，主要表現(xiàn)為負(fù)責(zé)人以權(quán)謀私、內(nèi)耗嚴(yán)重、不務(wù)主業(yè)、員工高流動(dòng)率等方面；

二是亂在"財(cái)”，即財(cái)務(wù)體系混亂，主要表現(xiàn)為賬目混亂、資金管理混亂等方面；

三是亂在"物”，主要是產(chǎn)品、資產(chǎn)、銷售物料等物資管理混亂；

四是亂在"基礎(chǔ)”，即基礎(chǔ)工作混亂，包括單、表、賬不健全，規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等得不到有效執(zhí)行等等。

一、為何組建駐外分支機(jī)構(gòu)

由于銷售拓展的客觀需求以及財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)的便利性需求，組建區(qū)域市場(chǎng)的所在地的分支機(jī)構(gòu)成為了企業(yè)水到渠成的選擇。所有駐外分支機(jī)構(gòu)的工作都是圍繞銷售展開(kāi)的，因此無(wú)論是分支機(jī)構(gòu)選址、人員編制、戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)流程還是倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸都要服務(wù)于銷售這個(gè)核心，并把創(chuàng)造價(jià)值和利潤(rùn)作為分支機(jī)構(gòu)生存之根本。因此在反映分支機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)和支出的財(cái)務(wù)系統(tǒng)上，一定要服務(wù)于銷售，并有自身系統(tǒng)的獨(dú)立性。

二、分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的功能和流程

分支機(jī)構(gòu)一般是以大區(qū)辦公室、分公司或是辦事處這三種方式存在的。一般大區(qū)辦公室下轄分公司和辦事處。分公司有獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和流程，有正規(guī)的財(cái)務(wù)職權(quán)和規(guī)章，并有倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸系統(tǒng)協(xié)同作戰(zhàn)，一般日常工作有回收貨款，提供燃料經(jīng)費(fèi)、人員開(kāi)資、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的核銷、返點(diǎn)的發(fā)放、提供財(cái)務(wù)票據(jù)、收取道具押金、扣除分公司人員的罰款等等。辦事處一般財(cái)務(wù)只負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單的貨款回收和人員薪水發(fā)放，以扶植經(jīng)銷商銷售為主，很少有倉(cāng)儲(chǔ)和運(yùn)輸系統(tǒng)，有私自設(shè)立該系統(tǒng)逃避稅收的不在我討論的范圍之內(nèi)。由于業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單往往財(cái)務(wù)和出納一人兼職，隨機(jī)性很強(qiáng)。

三、弊端和漏洞的形成

1.一般企業(yè)為了更好的服務(wù)于公司，基本上是分

支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)受分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理管轄，甚至掛銷售的編制，脫離了公司的財(cái)務(wù)體系，使得財(cái)務(wù)的制約功能很難真正的發(fā)揮出來(lái)。很多企業(yè)也嘗試過(guò)建立各司其職的財(cái)務(wù)和營(yíng)銷體系，在分支機(jī)構(gòu)和睦相處，互相促進(jìn)。但大多是互相抱怨，財(cái)務(wù)抱怨銷售特例太多，很多票據(jù)以及手續(xù)不符合財(cái)務(wù)規(guī)章；銷售投訴財(cái)務(wù)不會(huì)變通，不了解銷售，制度僵硬，導(dǎo)致很多商機(jī)流失。于是更多的企業(yè)屈服了銷售的壓力，給了駐外經(jīng)理更多的職權(quán)。因?yàn)轳v外機(jī)構(gòu)本身就是為了更好的銷售，這在一定程度上埋下了銷售不遵守財(cái)務(wù)流程，甚至暗箱操作的禍根。

2.財(cái)務(wù)人員不懂銷售，很多制度出臺(tái)的生硬缺少

變通，在一定程度上負(fù)面影響以及特殊處理事件的增多會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)制度成為一紙空文。比如借款制度和回款制度，如果規(guī)定每月借款不得超過(guò)5萬(wàn)元，但當(dāng)月分公司搞了大型的促銷活動(dòng)，不能特通處理，會(huì)導(dǎo)致促銷中斷或是挪用其他的款項(xiàng)。規(guī)范財(cái)務(wù)流程從源頭上需要財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)合銷售系統(tǒng)出臺(tái)一套務(wù)實(shí)高效可行性強(qiáng)的財(cái)務(wù)規(guī)章制度，并力求全面靈活，闡述清晰，防止擦邊球的出現(xiàn)，以適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)。

一、核心人員委派制。

這里的核心人員是指駐外分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人(如分公司經(jīng)理、副經(jīng)理)、財(cái)務(wù)主管人員(如財(cái)務(wù)經(jīng)理)由生產(chǎn)廠商總部選拔任命，并實(shí)行核心人員定期在營(yíng)銷系統(tǒng)內(nèi)交流調(diào)配制度，諸如不同區(qū)域間分公司的人員調(diào)配，這就有利于防止駐外分公司中出現(xiàn)“地頭蛇”，有效防止分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)人員聯(lián)手損害總部的利益。

二、建立健全規(guī)章制度。

管控駐外分支機(jī)構(gòu)，關(guān)鍵是要建立健全以下制度：行政、人事、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)管理等。其實(shí)，制度是生產(chǎn)廠商對(duì)駐外分支機(jī)構(gòu)授權(quán)的表現(xiàn)形式，制度會(huì)告訴分支機(jī)構(gòu)人員哪些事情要積極去做、哪些事情不能做，起到激勵(lì)與約束的作用，而且有一定的威懾力，違反規(guī)章制度要受到處罰，甚至法律的制裁。因此，必須給駐外分支機(jī)構(gòu)一個(gè)科學(xué)、合理的制度環(huán)境，否則駐外機(jī)構(gòu)難免出現(xiàn)跑、冒、滴、漏，甚至管理漏洞頻出，難保其不亂。

三、完善各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。

對(duì)于業(yè)務(wù)流程，核心是生產(chǎn)廠商總部與分支機(jī)構(gòu)、分支機(jī)構(gòu)與經(jīng)銷商、總部與經(jīng)銷商、分支機(jī)構(gòu)與消費(fèi)者四個(gè)方面建立科學(xué)完善的業(yè)務(wù)流程。建立科學(xué)的業(yè)務(wù)流程，就相當(dāng)于給人(業(yè)務(wù)受理)、財(cái)(賬目及款項(xiàng)管理)、物(產(chǎn)品與其他資產(chǎn))、信息(賬、表等信息載體)管理有了一個(gè)明確的通道，這樣才有利于創(chuàng)造一個(gè)有序的內(nèi)部經(jīng)營(yíng)環(huán)境。

四、加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理。

很多企業(yè)垮掉就是由于駐外分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)溷亂，諸如應(yīng)收款收不上來(lái)，駐外機(jī)構(gòu)核心人員在財(cái)務(wù)上徇私舞弊，以及業(yè)務(wù)人員攜款出走等。在這里，必須采取幾個(gè)方向性措施，諸如采取收支兩條線，分公司只接觸產(chǎn)品不接觸貨款，貨款直接進(jìn)總部的賬；采取預(yù)算制，分公司運(yùn)營(yíng)費(fèi)用向總部請(qǐng)領(lǐng)；采取財(cái)務(wù)人員委派制，防止分公司經(jīng)理與財(cái)務(wù)人員"勾結(jié)”；對(duì)分公司核心人員進(jìn)行離職或調(diào)轉(zhuǎn)審計(jì)，其中實(shí)施動(dòng)態(tài)化監(jiān)督管理尤其重要。

五、建立合理運(yùn)營(yíng)機(jī)制。

管理越嚴(yán)，管得就越好嗎?不是這樣，關(guān)鍵是一種機(jī)制，而這種機(jī)制應(yīng)該具有三個(gè)特征：激勵(lì)、制約、靈活。我們知道，沒(méi)有十全十美的運(yùn)營(yíng)機(jī)制，但卻可以尋找最適合本企業(yè)、最適合區(qū)域市場(chǎng)的運(yùn)營(yíng)機(jī)制。諸如，一些生產(chǎn)廠商采取分公司承包制，把分公司承包給分公司經(jīng)理，確定經(jīng)營(yíng)指標(biāo)以及采取各項(xiàng)成本費(fèi)用包干，同時(shí)向分公司負(fù)責(zé)人收取足額風(fēng)險(xiǎn)金，這樣分公司經(jīng)營(yíng)與個(gè)人利益明確掛鉤，有激勵(lì)、有制約而且通過(guò)下放權(quán)力增加了分公司在區(qū)域市場(chǎng)上經(jīng)營(yíng)的靈活性。其實(shí)，運(yùn)營(yíng)機(jī)制還有很多，諸如區(qū)域駐外機(jī)構(gòu)股份合作制，采取給予分公司經(jīng)理股份的形式等。

六、科學(xué)實(shí)施績(jī)效考核。

關(guān)鍵是考核分支機(jī)構(gòu)核心人員，尤其經(jīng)理。要建立科學(xué)的績(jī)效考核指標(biāo)體系，諸如在銷售量、銷售額、利潤(rùn)、庫(kù)存庫(kù)齡、應(yīng)收款、團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與維護(hù)等方面設(shè)定指標(biāo)，并且堅(jiān)持月度考核。對(duì)于生產(chǎn)廠商總部營(yíng)銷管理人員，可能采取季度或半年考核就可以了，但是對(duì)于駐外分支機(jī)構(gòu)的領(lǐng)軍人物必須要縮短考核周期，堅(jiān)持月度考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。

七、企業(yè)文化同步跟進(jìn)。

設(shè)置于各區(qū)域市場(chǎng)的駐外機(jī)構(gòu)，員工除了本文所提及的核心人員以外，基本上都要在區(qū)域市場(chǎng)本土招募。如何把這些"異域員工”納入企業(yè)懷抱，讓其產(chǎn)生歸屬感，而不覺(jué)得自己是"收養(yǎng)的孩子”，是一個(gè)很重要、很關(guān)鍵的問(wèn)題。這里有一個(gè)原則，那就是分支機(jī)構(gòu)設(shè)置到哪里，企業(yè)文化就要跟進(jìn)到哪里，并且必須創(chuàng)造條件與機(jī)會(huì)，建立駐外分支機(jī)構(gòu)員工與生產(chǎn)廠商總部的聯(lián)系，至少與總部營(yíng)銷系統(tǒng)建立聯(lián)系，并共同參與各項(xiàng)企業(yè)文化活動(dòng)。這是增強(qiáng)員工歸屬感與企業(yè)凝聚力的重要措施，有利于防止駐外分支機(jī)構(gòu)從基層員工那里開(kāi)始"亂”。

八、強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié)。

生產(chǎn)廠商一旦制定了標(biāo)準(zhǔn)，駐外機(jī)構(gòu)就必須參照?qǐng)?zhí)行，同時(shí)生產(chǎn)廠商也擁有了對(duì)駐外機(jī)構(gòu)也的考核標(biāo)準(zhǔn)。其實(shí)，前文所提的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)計(jì)信息都屬于基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容，在此為什么要重提呢?那就是要強(qiáng)調(diào)“細(xì)節(jié)”兩個(gè)字，駐外機(jī)構(gòu)在執(zhí)行中必須注重細(xì)節(jié)，生產(chǎn)廠商總部在監(jiān)督、控制、檢查過(guò)程中也必須注重細(xì)節(jié)，壞事兒的往往是細(xì)節(jié)。

九、控制駐外機(jī)構(gòu)發(fā)言權(quán)。

人是核心，可謂人心亂一切皆亂。對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)，尤其食品類企業(yè)，難免出現(xiàn)顧客投訴與質(zhì)量事故危機(jī)，即使是知名品牌也難免遭遇這種情況。因此，在顧客投訴與危機(jī)事件面前，顧客、經(jīng)銷商、終端商、媒體乃至技術(shù)監(jiān)督部門(mén)，首先找到的可能是駐外分支機(jī)構(gòu)，在這種情況下，總部一定要控制駐外機(jī)構(gòu)的話語(yǔ)權(quán)，不是不讓他們說(shuō)話，而是要由指定的人發(fā)言，否則不但有可能會(huì)亂了市場(chǎng)秩序，也會(huì)亂了自家的陣腳，搞得人心惶惶。

十、加強(qiáng)企業(yè)的信譽(yù)管理。

這里所提的信譽(yù)，是指生產(chǎn)廠商對(duì)分公司員工(包括高層、中層、基層)的信譽(yù)，分公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)中、基層員工的信譽(yù)。為什么要進(jìn)行信譽(yù)管理?就是要企業(yè)及時(shí)兌現(xiàn)對(duì)員工的承諾，如薪酬、福利等綜合性待遇，這事關(guān)駐外機(jī)構(gòu)員工的積極性。雖然有些企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些困難，但這并不是不信譽(yù)行事的理由。相信很多讀者在媒體上曾看到，旭日升某分公司員工在公司走向沒(méi)落，幾個(gè)月沒(méi)有發(fā)工資的情況下，打砸分公司財(cái)物的報(bào)道，這不能不讓我們提高警惕。

1.注意領(lǐng)導(dǎo)是否合格。

分公司或辦事處等駐外機(jī)構(gòu)一般都是相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)營(yíng)單位，因此，駐外分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)是否合格便成為該駐外機(jī)構(gòu)工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。曾有一個(gè)方便米粉企業(yè)的湖北分公司，因?yàn)樵搹S家的分公司經(jīng)理系廠長(zhǎng)親戚，此人不僅不學(xué)無(wú)術(shù)，而且還對(duì)屬下飛揚(yáng)跋扈，頤指氣使，結(jié)果全體分公司人員" 憤憤不平”，集體辭職，業(yè)務(wù)工作無(wú)法開(kāi)展。最后，該廠家不得不撤掉了該分公司。因此，駐外機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)一定要是人品好，能力強(qiáng)，體貼、關(guān)心下屬，具有很強(qiáng)的親和力和人格魅力的德才兼?zhèn)渲恕?

2.注意組織是否健全。

駐外機(jī)構(gòu)的組織是否健全，有時(shí)會(huì)影響一個(gè)駐外機(jī)構(gòu)的辦事效率及其經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。某餅干廠天津辦事處下設(shè)銷售經(jīng)理、企劃經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、行政庫(kù)管人員等等，由于銷售部門(mén)主管銷售，企劃部門(mén)專注市場(chǎng)調(diào)查和促銷、政策制定，而財(cái)務(wù)部門(mén)提供費(fèi)用核算支持，因此，組織的健全和高效協(xié)作，讓辦事處"如魚(yú)得水”，銷售業(yè)績(jī)取得了持續(xù)、穩(wěn)定的增長(zhǎng)。組織的健全，確實(shí)會(huì)讓駐外機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)爆發(fā)力得到充分體現(xiàn)。

3.注意資源是否匹配。

很多企業(yè)的駐外機(jī)構(gòu)喪失"人氣”，甚至節(jié)節(jié)敗退，有時(shí)和該企業(yè)資源的難以匹配息息相關(guān)。某方便面廠家南京辦事處設(shè)立后，由于距離遠(yuǎn)，車輛少、運(yùn)費(fèi)高等特點(diǎn)，致使物流一直不暢，貨物的逾期交付，使客戶牢騷滿腹，甚至產(chǎn)生對(duì)立和不合作情緒，也極大地挫傷了營(yíng)銷人員的積極性，由于收入難以保障，且又"兩頭受氣”，他們中的大部分人員都辭職離開(kāi)了該公司，該辦事處面臨瓦解的后果。企業(yè)相關(guān)資源的充分匹配，是駐外機(jī)構(gòu)蓬勃發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.注意職權(quán)是否越位。

很多分公司或辦事處在市場(chǎng)操作過(guò)程中，由于"天高皇帝遠(yuǎn)”，往往容易出現(xiàn)越權(quán)現(xiàn)象，越權(quán)的極度"膨脹”，容易引發(fā)個(gè)人" 私欲”而導(dǎo)致內(nèi)部管理溷亂，甚至出現(xiàn)"暗箱操作”。某大型飲料企業(yè)2003年在全國(guó)各地的辦事機(jī)構(gòu)中，就存在著嚴(yán)重的越權(quán)現(xiàn)象。超出本身權(quán)限之外的隨意承諾或隨意簽批的"空頭支票”，讓廠家的名譽(yù)掃地，待到媒體紛紛披露，公司營(yíng)銷高層方才察覺(jué)，但此時(shí)已晚矣。因此，職權(quán)的缺乏監(jiān)管和越位，必將是腐敗產(chǎn)生的溫床。要想避免越權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生，權(quán)力制衡勢(shì)在必行。

5.注意機(jī)體是否健康。

很多企業(yè)的駐外機(jī)構(gòu)在問(wèn)題只展現(xiàn)"冰山一角”時(shí)，往往心不在焉，等到"病入膏肓”，則已經(jīng)無(wú)藥可救了。某白酒廠家的山東分公司自2004年建立以來(lái)，一直都處在虧損狀態(tài)， 2005年3月該分公司撤回總部后，駐外機(jī)構(gòu)的問(wèn)題開(kāi)始"暴露”。由于分公司經(jīng)理個(gè)人"心有旁騖”，無(wú)暇顧及業(yè)務(wù)，并且更為要命的是"榜樣的力量是無(wú)窮的”，經(jīng)理的"模范帶頭作用”，引來(lái)了營(yíng)銷人員的紛紛效彷，結(jié)果，整個(gè)分公司"烏煙瘴氣”，"世風(fēng)低下”，"兵不象兵，將不象將”，駐外團(tuán)隊(duì)喪失了應(yīng)有的戰(zhàn)斗力、凝聚力、向心力，導(dǎo)致了最后的"兵敗如山倒”。