行政信息系統(tǒng)是由信息點(diǎn)、信息工作隊(duì)伍、信息工作機(jī)構(gòu)、信息傳輸手段、信息工作制度等要素組成的，具有信息收集、加工、存貯、傳遞功能的有機(jī)整體。

　　(1)層次性

　　行政信息系統(tǒng)是依據(jù)行政管理系統(tǒng)的層次性特點(diǎn)來建立的。管理層次不同，所需信息不同，各級政府所需信息的層次性決定了行政信息網(wǎng)絡(luò)的層次性。政府層級越高，相應(yīng)所要求的信息層級越高，行政信息系統(tǒng)的層級也越高。目前，我國行政信息系統(tǒng)分為四個層次，即國務(wù)院信息系統(tǒng)、省政府信息系統(tǒng)、市級政府信息系統(tǒng)、縣級政府信息系統(tǒng)。

　　(2)嚴(yán)密性

　　行政信息系統(tǒng)的嚴(yán)密性是國家政府體制和組織的嚴(yán)密性決定的。首先，從國家行政組織結(jié)構(gòu)來看，政府機(jī)關(guān)為了保障各項(xiàng)政令的有效貫徹執(zhí)行，從上到下實(shí)行強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)，政府系統(tǒng)是一個組織嚴(yán)密、結(jié)構(gòu)完整的指揮系統(tǒng)。行政信息系統(tǒng)是政府指揮系統(tǒng)的重要組成部分，行政信息系統(tǒng)上下層級之間的緊密聯(lián)系性，實(shí)際上體現(xiàn)了政府指揮系統(tǒng)這一特點(diǎn)。其次，行政信息系統(tǒng)與政府工作方式是一致的，具有嚴(yán)格的秩序性。下級政府信息系統(tǒng)向上級政府信息系統(tǒng)報送信息、反映情況是按照政府組織的管理秩序來進(jìn)行的。再次，從政府工作性質(zhì)來看，政府工作涉及國家內(nèi)政、外交、經(jīng)濟(jì)、文化等重大活動，本身是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，有些還具有較強(qiáng)的保密性。因此，與之相適應(yīng)的行政信息系統(tǒng)也必須是信息來源可靠、準(zhǔn)確，傳遞迅速，反映靈活，內(nèi)外有別，保守秘密的系統(tǒng)。只有這樣它才能擔(dān)當(dāng)起傳遞和提供行政信息的重任。

　　(3)獨(dú)立性

　　各級政府是國家權(quán)力的執(zhí)行機(jī)關(guān)，行使憲法規(guī)定的行政權(quán)，具有相對獨(dú)立性。各級政府在各自的職責(zé)范圍內(nèi)相對獨(dú)立地開展領(lǐng)導(dǎo)工作。政府工作的獨(dú)立性就決定了行政信息系統(tǒng)的工作特點(diǎn)和特殊的服務(wù)范圍和服務(wù)對象，即主要為各級政府部門和領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)。不同層級政府信息系統(tǒng)的獨(dú)立性主要表現(xiàn)在：信息系統(tǒng)的建立和發(fā)展要根據(jù)本級政府的需要，量力而行，立足于為本級政府服務(wù)；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與子系統(tǒng)的關(guān)系是指導(dǎo)與溝通的關(guān)系，不是行政上領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；對信息系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)由本級政府實(shí)施。

　　(4)整體性

　　政府工作涉及社會生活的各個方面，千頭萬緒，但是，各項(xiàng)工作和各個部門又組成一個密不可分的整體。這就要求行政信息網(wǎng)絡(luò)必須適應(yīng)這個特點(diǎn)，覆蓋面大，觸角廣，能匯集各方面重要信息，能反映整個信息系統(tǒng)的聯(lián)系性。具體講，行政信息系統(tǒng)的整體性表現(xiàn)在：信息網(wǎng)絡(luò)涵蓋面廣，大到社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化，小到人民群眾具體的衣食住行都要反映；信息系統(tǒng)的包容性強(qiáng)，既包括政府內(nèi)部信息又包括大量政府部門外部信息網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)信息；信息網(wǎng)絡(luò)工作方式和工作內(nèi)容具有協(xié)調(diào)性。

　　(5)技術(shù)性

　　行政信息管理是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，從系統(tǒng)的分析、設(shè)立到運(yùn)行都需要借助于科學(xué)的方法與技術(shù)，尤其是隨著現(xiàn)代化辦公條件的改善和技術(shù)水平的提高，要求從事此項(xiàng)工作的人員既要懂行政管理知識，掌握信息管理方法，同時又要具備一定的專門技能，以適應(yīng)工作發(fā)展的需要。

　　行政信息系統(tǒng)具有輸入、加工處理、存貯、輸出、組織控制五個方面的功能，功能的大小主要決定于系統(tǒng)的規(guī)模與結(jié)構(gòu)方式。

　　(1)輸入功能：包括能確定行政管理活動的信息需要與要求，需要多少、何種類型、何種形態(tài)和內(nèi)容、何時需要、有何具體要求等；接收和征集各種信息。

　　(2)加工處理功能：即能對搜集而來的各種信息加以識別、篩選、提煉編寫，以確認(rèn)其置信度、可靠性、準(zhǔn)確性，使其便于傳遞和貯存，滿足信息利用者的不同需求。

　　(3)存貯功能：即系統(tǒng)能貯藏并有效保管信息。

　　(4)輸出功能：即能將信息適時提供給各級組織和工作人員，滿足其信息需求。

　　(5)組織控制功能：即能對系統(tǒng)自身實(shí)施有效的管理，主要包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)、實(shí)施、對系統(tǒng)運(yùn)行確立組織保障、控制系統(tǒng)運(yùn)行過程等。

　　1．信息源

　　信息源是指行政信息系統(tǒng)中樞機(jī)構(gòu)確定的信息生成之源。信息源的選擇和確定是建立信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。行政信息系統(tǒng)的信息源，可分為基本信息源和特殊信息源兩種?；拘畔⒃闯庶c(diǎn)狀分布構(gòu)成信息網(wǎng)絡(luò)的基本骨架，一般由本級政府的職能部門、直屬機(jī)構(gòu)和下一級政府組成?；拘畔⒃捶从骋餍畔⑹切姓畔⒐ぷ鞯闹饕糠謴纳系较碌穆?lián)絡(luò)和溝通，它既是本級政府的信息系統(tǒng)中樞，又是上級政府信息網(wǎng)絡(luò)中的信息點(diǎn)，因而基本信息源既是具有一定獨(dú)立性的部門，又是承上啟下、聯(lián)系左右的有機(jī)網(wǎng)絡(luò)。特殊信息源是在基本信息源的基礎(chǔ)上經(jīng)過擴(kuò)大和延伸的選擇，確定特殊信息源是為了擴(kuò)大、豐富信息的來源，同時也是為了補(bǔ)充基本信息源的不足，更多地掌握第一手資料，并加快信息傳遞的速度。特殊信息是行政信息系統(tǒng)的重要部分，是對基本信息源的補(bǔ)充；基本信息源是比較穩(wěn)定的，只隨本機(jī)構(gòu)的行政區(qū)劃的變動而變動，特殊信息源一般可以隨政府工作的需要而調(diào)整。

　　2．人員

　　人是行政信息系統(tǒng)的主導(dǎo)者，是信息系統(tǒng)演化、發(fā)展的最根本的力量，因而行政信息工作必然以人為本。行政信息系統(tǒng)中的人員一般由專業(yè)人員和兼職人員構(gòu)成。專業(yè)人員是指各級政府信息系統(tǒng)中專門從事行政信息工作的人員，如國務(wù)院辦公廳信息處，各省、市、區(qū)政府辦公廳(室)信息處等。專業(yè)人員是行政信息隊(duì)伍的主體，他們的特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，素質(zhì)好，信息意識強(qiáng)，有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃地開展信息工作。兼職人員是指政府系統(tǒng)中或以外不專門從事政府信息工作，但其所從事的工作與信息工作系統(tǒng)有直接聯(lián)系的人員。他們一般是受政府部門的委托兼做信息工作，他們收集信息比一般專業(yè)人員更直接、更方便，因而建立專業(yè)人員以外的兼職人員隊(duì)伍，是對專業(yè)信息人員的重要補(bǔ)充。

　　3．信息機(jī)構(gòu)

　　信息機(jī)構(gòu)是行政信息系統(tǒng)的中心樞紐，是行政信息體制內(nèi)部組織的構(gòu)造與單元及行政信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)。從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)來看，信息機(jī)構(gòu)體制是社會系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的一種形式，是行政信息工作得以科學(xué)進(jìn)行的一個重要手段?，F(xiàn)代化的行政信息管理，只有在根據(jù)生產(chǎn)關(guān)系適應(yīng)生產(chǎn)力、上層建筑適應(yīng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的原理，建立起能運(yùn)用政策法令、掌握市場規(guī)律、適用于社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的行政信息工作體系和組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)之上，才能實(shí)施有效的、科學(xué)的管理，提高行政信息工作的社會功能和經(jīng)濟(jì)效果。

　　4．政策與法規(guī)

　　政策與法規(guī)是確保行政信息工作正常而有效運(yùn)轉(zhuǎn)的依據(jù)和保障，它包括各種有關(guān)行政信息工作的政策、法律、法令、條例、規(guī)則和章程等。行政信息工作的性質(zhì)和任務(wù)，決定了加強(qiáng)政策和法規(guī)建設(shè)的必要性。在具體的行政信息工作過程中，必須綜合運(yùn)用政策、法規(guī)等手段，統(tǒng)一人們從事行政信息活動的意愿，制約人們開發(fā)和利用行政信息資源的行為，確保各項(xiàng)信息有章可循，有法可依，確保人、財(cái)、物能合理地配置與流動，確保行政信息工作的工作質(zhì)量和效率。

　　5．傳輸手段

　　傳輸手段在行政信息系統(tǒng)中具有特殊的意義。首先，行政信息必須經(jīng)過傳遞才能真正實(shí)現(xiàn)其價值，信息傳遞離不開信息網(wǎng)絡(luò)的傳輸媒介。其次，信息的生命力在于它的時效性。第三，現(xiàn)代化的通信手段為提高行政信息的時效性提供了條件。因此，要確保行政決策所需信息的質(zhì)量，提高時效性，就必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的成果。

　　實(shí)際應(yīng)用中的機(jī)關(guān)行政信息系統(tǒng)有多種構(gòu)成形式，并各有不同的適用范圍。

　　(1)職能結(jié)構(gòu)，按行政機(jī)關(guān)即有職能部門建立系統(tǒng)，一個或若干職能部門相應(yīng)構(gòu)成一子系統(tǒng)，較適合于職能分工明確，內(nèi)部機(jī)構(gòu)穩(wěn)定，部門間橫向聯(lián)系較少，信息量較大，駐地分散的機(jī)關(guān)。

　　(2)功能結(jié)構(gòu)，按信息處理，管理的功能建立系統(tǒng)，一項(xiàng)或若干項(xiàng)功能應(yīng)構(gòu)成一個子系統(tǒng)，如接收子系統(tǒng)、加工子系統(tǒng)、存貯子系統(tǒng)、控制子系統(tǒng)、傳遞子系統(tǒng)等。這種結(jié)構(gòu)較適合于小型機(jī)關(guān)或職能分工不明確，部門間橫間聯(lián)系較多，信息量較少的部分中型機(jī)關(guān)。

　　(3)職能——功能復(fù)合結(jié)構(gòu)，根據(jù)具體情況和需要，按職能和功能分別建立兩種類型的子系統(tǒng)。較適合于駐地不夠集中，部門間職能分擔(dān)不平衡等情況特殊的機(jī)關(guān)。

　　(4)信息形式結(jié)構(gòu)，按文件、檔案、圖書、情報資料等信息形式建立系統(tǒng)，每一種信息形式及其相應(yīng)的工作活動就構(gòu)成一個子系統(tǒng)。如文件子系統(tǒng)、檔案子系統(tǒng)、圖書子系統(tǒng)、情報服務(wù)系統(tǒng)(由于其主要提供來源廣泛，形式多樣的反饋信息，故又稱信息反饋?zhàn)酉到y(tǒng))等。這種結(jié)構(gòu)為目前絕大多數(shù)機(jī)關(guān)所采用。在以手工處理管理信息為主的情況下，這種結(jié)構(gòu)有較強(qiáng)的應(yīng)用價值，但須注意克服各子系統(tǒng)過分獨(dú)立易發(fā)生脫節(jié)的缺點(diǎn)，加強(qiáng)控制和協(xié)調(diào)。

　　行政信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則可分如下方面：

　　(1)集中統(tǒng)一原則：即應(yīng)使系統(tǒng)的運(yùn)行置于機(jī)關(guān)首腦的直接領(lǐng)導(dǎo)之下，為各項(xiàng)決策活動服務(wù)；規(guī)范信息形式與信息處理，管理活動的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡可能在最大范圍和程度上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一；決定信息流向、流速、生效、歸宿的有關(guān)工作有必要由專職信息人員分類集中處理。

　　(2)可靠性原則：即系統(tǒng)應(yīng)能對準(zhǔn)確、周密、完整、精確地提供信息確立保證，并能使秘密得以保守。

　　(3)及時性原則：即系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)管理需要，迅速靈敏地提供反映管理活動、管理對象最新動態(tài)的信息，維護(hù)信息的時效。

　　(4)簡化原則：即在滿足管理目標(biāo)需要和使系統(tǒng)有一定功能擴(kuò)展余地的前提下，系統(tǒng)應(yīng)盡可能化繁為簡，以提高效益。

　　(5)科學(xué)分工原則：即合理分解各項(xiàng)工作活動，使有關(guān)機(jī)構(gòu)或個人有大致均衡的作業(yè)負(fù)擔(dān)，并使其分別在某一方面專司其職、專負(fù)其責(zé)，以建立穩(wěn)定秩序，提高工作效率。

　　(6)標(biāo)準(zhǔn)化原則：即加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)化對象的事物，概念制定(或采用)各級各類適用的標(biāo)準(zhǔn)，并為其有效實(shí)施提供必要條件，使系統(tǒng)獲得比較的基礎(chǔ)、協(xié)訶的依據(jù)、有效運(yùn)行的保證。

　　(7)程序化原則：即根據(jù)信息處理，管理工作的特點(diǎn)，廣泛建立和充分實(shí)施各種工作程序，以維護(hù)系統(tǒng)有序性、科學(xué)性、合法性和工作質(zhì)量的一致性。

　　(8)一體化原則：即注意統(tǒng)一協(xié)調(diào)文件，檔案，圖書，情報資料等各子系統(tǒng)間的關(guān)系，克服不必要的分散性，實(shí)行一體化綜合管理，提高系統(tǒng)信息資源的共享能力。

　　(9)適應(yīng)性原則：即系統(tǒng)應(yīng)對環(huán)境(上一位系統(tǒng)，即行政管理系統(tǒng))有很強(qiáng)的適應(yīng)能力，能根據(jù)環(huán)境變化不斷調(diào)整自己，適應(yīng)其變化，充分滿足其需求。當(dāng)有非常規(guī)的突然偶發(fā)事變發(fā)生時，能迅速采取有效對策。

　　(10)經(jīng)濟(jì)性原則：即系統(tǒng)應(yīng)能以最小的人力、物力、財(cái)力消耗，使信息服務(wù)的質(zhì)量與效率有盡可能的提高。

　　(1)行政信息系統(tǒng)的基本功能

　　開發(fā)功能信息是一種可以開發(fā)的資源，對信息進(jìn)行挖掘、開發(fā)是系統(tǒng)的功能之一。通過信息系統(tǒng)的收集、加工和綜合，使行政信息資源得到最有效的利用。一般開發(fā)就是使每條信息的內(nèi)容具有深度和廣度，具有針對性，滿足不同管理者的需要。反復(fù)開發(fā)，就是做好多次利用和深加工。信息資源的開發(fā)在很大程度上取決于人的主觀能動性和智力的發(fā)揮，取決于對信息的有效掌握程度。

　　處理功能：行政信息系統(tǒng)的主要功能就是對信息進(jìn)行濃縮、精練、去粗取精、去偽存真的處理。通過對信息的加工和處理，一是把初級信息升華為高層次信息，二是把個別零散的初級信息加工成內(nèi)容集中的高層次信息，三是對那些時效性不太強(qiáng)又有一定潛在價值的信息，通過分類儲存起來，經(jīng)過一定積累后，再適時進(jìn)行綜合研究，轉(zhuǎn)變?yōu)楦邔哟斡凶稍儍r值的有用信息。

　　反饋功能：信息反饋就是把輸出信息對使用者發(fā)揮作用的結(jié)果再輸送回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程。行政信息系統(tǒng)是一種雙向信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，具有把信宿(信息接收者)對信息的接受情況及時反饋到信源(信息發(fā)送者)的功能。

　　傳輸功能：信息能否及時發(fā)出和到達(dá)目的地取決于傳輸功能。高效的傳輸系統(tǒng)包含兩層意思：一是傳輸速度快，能夠使信息快速地從信源傳到信宿；二是傳輸質(zhì)量高，準(zhǔn)確無誤，可信度高。

　　(2)行政信息系統(tǒng)的作用

　　行政信息系統(tǒng)是為行政管理活動提供有效信息服務(wù)的系統(tǒng)，建立行政信息系統(tǒng)的根本目的是提高行政信息的處理水平和行政管理效率，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

　?、俳⑿姓畔⑾到y(tǒng)可以把比較零散、無條理的初級信息，通過行政信息系統(tǒng)的收集、整理、加工、傳遞、存貯等處理過程，形成系統(tǒng)有用、條理清楚、質(zhì)量較高的信息，提供給使用者。

　?、诮⑿姓畔⑾到y(tǒng)可以提高行政信息的加工處理效率。行政信息系統(tǒng)是由收集、加工、傳遞、存貯、提取等環(huán)節(jié)組成的有機(jī)整體，建立信息環(huán)節(jié)系統(tǒng)有利于：第一，使行政信息收集的目的性更明確，保證收集的數(shù)量和質(zhì)量；第二，減少加工過程中信息之間的重復(fù)，使行政信息加工更加科學(xué)，提高加工的技術(shù)水平；第三，使信息傳遞的通道大大簡化，保證信息傳遞的及時性，避免信息紊亂和失真；第四，提高行政信息的存貯能力，更經(jīng)濟(jì)更有效地存貯大量的行政信息；第五，提高行政信息的利用率，為各級政府決策提供科學(xué)、適用、準(zhǔn)確的信息和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

　　③政府信息網(wǎng)絡(luò)對社會信息化水平的提高起到推動作用。以信息技術(shù)革命為特征的現(xiàn)代社會，正在對人類社會產(chǎn)生巨大的影響。同時，對政府管理也提出了挑戰(zhàn)。自從美國政府提出要建設(shè)國家“信息高速公路”以來，這一戰(zhàn)略性的決策對于保持美國經(jīng)濟(jì)在21世紀(jì)的繼續(xù)繁榮和穩(wěn)定，增強(qiáng)美國的國際競爭能力，有著重要的意義。我國政府根據(jù)我國的實(shí)際情況，也提出了建設(shè)中國信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，提出首先建立“三金工程”，即“金橋、金關(guān)、金卡”工程以及建設(shè)公用電信網(wǎng)、電話卡、廣播電視網(wǎng)和政府信息網(wǎng)。我國政府在1998年啟動“政府上網(wǎng)工程”并把1999年定為政府上網(wǎng)年，相繼建立了中國人民銀行的網(wǎng)上支付系統(tǒng)、海關(guān)總署的報關(guān)系統(tǒng)、教育部網(wǎng)上教育及全國高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)、外經(jīng)貿(mào)部進(jìn)出口配額證網(wǎng)上發(fā)放系統(tǒng)等。國務(wù)院的大多數(shù)部、委都建立了自己的網(wǎng)站，向社會公開各種行政信息。

　　政府信息網(wǎng)絡(luò)化是政府管理和充分利用社會資源的需要，是政府管理透明、平等和民主的重要標(biāo)志之一，政府信息網(wǎng)絡(luò)化使政府成為社會信息網(wǎng)絡(luò)化的先導(dǎo)和巨大的推動力量。

　　政府信息網(wǎng)絡(luò)化對政府管理的影響主要表現(xiàn)在對政府權(quán)威性的影響；對政府組織結(jié)構(gòu)的影響；對政府公務(wù)人員的價值觀念、工作方式方法和程序的影響等。

　　在政府信息網(wǎng)絡(luò)化過程中應(yīng)當(dāng)注意以下問題：一是信息的開放、開發(fā)與政府信息安全保護(hù)問題。必須提高信息安全的意識，制定與信息安全相關(guān)的政策和加強(qiáng)信息安全立法，對重要的戰(zhàn)略性信息實(shí)行特殊保護(hù)。二是信息的開放與文化保護(hù)問題。當(dāng)前以信息技術(shù)為載體的文化侵略，對民族文化形成的沖擊必須引起足夠的重視。在制定本國信息技術(shù)戰(zhàn)略時必須對本國文化進(jìn)行必要的保護(hù)。三是政府信息網(wǎng)絡(luò)化與信息利用的“全民性”問題，防止信息利用不均出現(xiàn)信息窮人和信息富人，導(dǎo)致新的社會不公，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造機(jī)會使大多數(shù)公眾能夠更方便、快捷和公開地利用政府網(wǎng)絡(luò)的信息。