采購作業(yè)流程就是詳細(xì)論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運(yùn)營指南，是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動(dòng)具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。采購作業(yè)流程通常是指有制造需求的廠家選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件等物料的全過程。

一個(gè)完善的采購作業(yè)流程應(yīng)滿足所需物料在價(jià)格與質(zhì)量、數(shù)量、區(qū)域之問的綜合平衡。即物料價(jià)格在供應(yīng)商中的合理性，物料質(zhì)量在制造所允許的極限范圍內(nèi)，物料數(shù)量能保證制造的連續(xù)性、物料的采購區(qū)域的經(jīng)濟(jì)性等要求。

采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時(shí)采購作業(yè)流程沒有標(biāo)準(zhǔn)或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個(gè)作業(yè)流程確定一個(gè)編碼，標(biāo)明有效日期和主題，并提出采購的具體目標(biāo)。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時(shí)，如果作業(yè)流程較長(zhǎng)，而且包括很多部分，那么就需要一個(gè)關(guān)于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對(duì)一些重要的專用術(shù)語作出定義。第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關(guān)的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時(shí)體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領(lǐng)域。例如，有時(shí)，外部供應(yīng)商會(huì)使用公司的設(shè)備，這時(shí)，作業(yè)流程的這一部分就會(huì)說明具體負(fù)責(zé)這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實(shí)際過程。這往往是作業(yè)流程中最長(zhǎng)和最詳細(xì)的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務(wù)時(shí)必曼須遵循的指令、指示和活動(dòng)。這些關(guān)于采購作業(yè)流程的全部信息都會(huì)體現(xiàn)在采購作業(yè)流程童手冊(cè)中。

采購作業(yè)流程手冊(cè)是從事采購工作人員的必備手冊(cè)，它具有很重要的意義。

(1)手冊(cè)是采購員工的參考指南，而且它對(duì)新員工尤為有價(jià)值，新員工需要得到如何強(qiáng)完成不同活動(dòng)或者任務(wù)的指標(biāo)。對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，該手冊(cè)僅對(duì)不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識(shí)。

(2)手冊(cè)說明了完成一項(xiàng)任務(wù)所需的步驟和活動(dòng)，從而能夠使任務(wù)更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊(cè)會(huì)使運(yùn)營更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊(cè)更加廣泛和詳細(xì)。

采購作業(yè)流程會(huì)因采購的來源、方式以及對(duì)象等的不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學(xué)者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。

1.確認(rèn)需求

在采購之前應(yīng)先確定買哪些物料，買多少，何時(shí)買，由誰決定等。

2.需求說明

確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。

3.選擇可能的供應(yīng)來源

根據(jù)需求說明在原有供應(yīng)商中選擇成績(jī)良好的廠商，通知其報(bào)價(jià)，或以登報(bào)公告等方式公開征求。在選擇供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：

(1)價(jià)格。物美價(jià)廉的商品是每個(gè)企業(yè)都想獲得的。相對(duì)于其他因素，雖然價(jià)格并不是最重要的，但比較各個(gè)供應(yīng)商提供的價(jià)格連同各種折扣是選擇供應(yīng)商不可或缺的一個(gè)重要指標(biāo)。

(2)質(zhì)量。商品質(zhì)量也是一個(gè)十分重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。商品質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況而定，并不是質(zhì)量最好的就是最適應(yīng)的，應(yīng)力求用最低的價(jià)格買到最適合本企業(yè)質(zhì)量要求的產(chǎn)品。

(3)服務(wù)。服務(wù)也是一個(gè)很重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。如更換次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等，類似這樣的一些服務(wù)在采購某些項(xiàng)目時(shí)，可能會(huì)在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。

(4)位置。供應(yīng)商所處的位置對(duì)送貨時(shí)問、運(yùn)輸成本、緊急訂貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時(shí)間都有影響。在當(dāng)?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)，易于形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后服務(wù)。

(5)供應(yīng)商庫存政策。如果供應(yīng)商的庫存政策要求自己隨時(shí)持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設(shè)備突發(fā)故障的解決。

(6)柔性。那些愿意且能夠回應(yīng)需求改變、接受設(shè)計(jì)改變等要求的供應(yīng)商應(yīng)予以重點(diǎn)考慮。

4.適宜價(jià)格的決定

決定可能的供應(yīng)商后進(jìn)行價(jià)格談判。

5.訂單安排

價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)必須予以說明。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴(yán)格驗(yàn)收入庫。

7.核對(duì)發(fā)票

廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對(duì)后財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結(jié)案。

9.結(jié)案凡驗(yàn)收

合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無缺失、績(jī)效好壞等，并簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。

10.記錄與檔案

維護(hù)凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購文件，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。

在設(shè)計(jì)采購作業(yè)流程時(shí)，應(yīng)注意以下要點(diǎn)。

1．采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配

一方面，過多的流程環(huán)節(jié)會(huì)增加組織流程運(yùn)作的作業(yè)與成本，降低工作效率；另一方面，流程過于簡(jiǎn)單、監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置不夠等，將導(dǎo)致采購過程操作失去控制，產(chǎn)生物資質(zhì)量、供應(yīng)、價(jià)格等問題。

2．先后順序及實(shí)效控制

應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需的時(shí)限。例如，避免同一主管對(duì)同一采購文件作數(shù)次的簽核；避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個(gè)采購文件會(huì)簽部門太多，影響作業(yè)實(shí)效。

3．關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置

為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管理，應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)的管理要領(lǐng)或辦理時(shí)限。例如，國外采購、詢價(jià)、報(bào)階、申請(qǐng)輸入許可證、出具信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管理要領(lǐng)或辦理時(shí)限。

4．權(quán)責(zé)或任務(wù)的劃分

各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。比如，請(qǐng)購、采購、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位。

5．配合作業(yè)方式的改善

例如，手工的作業(yè)方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理系統(tǒng)輔助作業(yè)后，其流程與表格需作相應(yīng)的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。

6.采購流程應(yīng)反映集體決策的思想

由計(jì)劃、設(shè)計(jì)、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量等人員一起來決定供應(yīng)商的選擇。處理程序應(yīng)合時(shí)宜，應(yīng)注意采購程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的辦理程序或流程經(jīng)過若干時(shí)日后應(yīng)加以檢查，并不斷改進(jìn)與完善，以回應(yīng)組織的變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。

7.避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂

注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件的處理規(guī)則。例如，在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

8.價(jià)值與程序相適應(yīng)

程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)。凡是涉及數(shù)量較大、價(jià)值較高或容易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微放寬，以求提高工作效率。

9.處理程序應(yīng)適合現(xiàn)實(shí)環(huán)境

應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過若干時(shí)間段以后，應(yīng)加以審查，不斷改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。