傳真是各級機關、企事業(yè)單位與社會團體通過有線電、無線電或國際互聯網絡傳送的文書、文字材料或圖象。

1．真實性。即傳送的是文書、文字材料或圖像的真跡。

2．便捷性。操作方便，傳送快捷。

3．可靠性。即傳真不會對文字信息或圖像信息作出修改。

從傳輸的內容分，傳真可分為文書、文字材料和圖像信息三種類型。

（一）標題

傳真的標題通常由單位名稱和文種構成。如“步步高公司傳真”。

（二）正文

傳真正文的首部應寫明收件人姓名、單位、抄送人姓名、傳真號及發(fā)件人的姓名、發(fā)件日期、總頁數、傳真號、電話、主題、緊急程度及回復要求選項等。正文的主體部分即為所傳輸的文書、文字材料或圖像內容。

1．如果傳真的文書需自己撰寫，則要求語言簡潔，格式規(guī)范。

2．傳真文稿紙要求統一印制，上標所在單位的名稱、地址、單位標志圖案及電話、傳真號、電子郵箱等。

3．傳真文稿傳出以后，應主動電詢收件單位能否收到。