企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

一、企業(yè)科學決策的依據(jù)

企業(yè)檔案跟蹤現(xiàn)代化的足跡，而現(xiàn)代企業(yè)管理的核心又是決策，決策恰恰又是建立在企業(yè)龐大、完整、可靠的信息流基礎(chǔ)上。

優(yōu)秀企業(yè)家的共同特點就是善于將過去的、現(xiàn)在的各類情況、數(shù)據(jù)進行綜合分析，結(jié)合現(xiàn)實的客觀條件及主觀條件加以比較，然后對企業(yè)未來的發(fā)展做出科學的判斷。在做出科學判斷決策之前所參考的情況和數(shù)據(jù)，不外乎是從檔案信息中得到的。如企業(yè)通過這些信息資料，能夠積累、掌握、判斷企業(yè)內(nèi)部、外部情況。企業(yè)內(nèi)部情況一般指生產(chǎn)能力、技術(shù)潛力、物質(zhì)條件、人才儲備等等；企業(yè)外部情況，諸如本行業(yè)、本系統(tǒng)、市場環(huán)境等。企業(yè)可以通過大量的、可靠的、歷史的、現(xiàn)實的檔案信息資源來加以比較、分析、研究，最終預見企業(yè)活動的未來發(fā)展和變化，這樣可以審時度勢地做出科學的決策，制訂出切合實際的企業(yè)方針和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

二、企業(yè)效益的體現(xiàn)

在當前企業(yè)現(xiàn)代化、標準化建設(shè)中，主要考核產(chǎn)品質(zhì)量，物質(zhì)消耗，經(jīng)濟效益三項指標,實際上也是企業(yè)檔案效益的具體體現(xiàn)。企業(yè)檔案是企業(yè)各項管理工作綜合效益的反映，它廣泛滲透和直接間接作用于企業(yè)活動的各個環(huán)節(jié)，無論是從領(lǐng)導決策、規(guī)劃制訂、方案論證，還是從設(shè)備引進、產(chǎn)品設(shè)計、工藝技術(shù)改造以及市場信息反饋等等，其效益日益鮮明地顯示出來。

三、企業(yè)的重要資源

在企業(yè)眾多的資源中，企業(yè)檔案信息資源是一項重要的資源，企業(yè)檔案信息資源，其權(quán)威性高于和有別于其他資源，它是企業(yè)信息中最主要、最基本的信息。它在企業(yè)經(jīng)營活動中包含著企業(yè)方針，規(guī)定等方面的政策信息；產(chǎn)品、設(shè)備、基建等改造方面的技術(shù)信息；以及有關(guān)人才培養(yǎng)和人才信息；還有會計核算信息；企業(yè)發(fā)展史料信息等。這些信息除在本企業(yè)提供利用、產(chǎn)生效益外，它還具有交流轉(zhuǎn)讓作用，通過雙向交流，使檔案有了增殖價值，就等于一條信息轉(zhuǎn)為二條信息，最終獲得了各自需要的相當?shù)葍r的效益。由此看來，企業(yè)檔案既是企業(yè)從事現(xiàn)實活動的重要資源，又是企業(yè)發(fā)展的真實紀錄。它既有較大的利用價值，又具有可靠的史料價值。

企業(yè)檔案從發(fā)揮作用的性質(zhì)來分，它具有三種功能：一是情報功能。企業(yè)情報中又可分為技術(shù)情報和經(jīng)濟情報，如企業(yè)的技術(shù)檔案、生產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品、工藝圖紙等本身就是重要的技術(shù)或經(jīng)濟情報。如何開發(fā)好企業(yè)檔案信息情報資源,對于企業(yè)的生存發(fā)展更具有重要的戰(zhàn)略性意義。二是參考功能。檔案中記載了企業(yè)各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的科學依據(jù)和參考材料。當今日益增多的科學技術(shù)檔案，更是進行企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術(shù)等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了企業(yè)經(jīng)濟活動的情況，都能為以企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂企業(yè)總規(guī)劃、經(jīng)濟計劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。三是憑證功能。企業(yè)檔案是一種具有本源性的信息，因為它是企業(yè)活動直接地、原始地產(chǎn)物，它不是人們有意編造的，也不是根據(jù)個人的好惡或某種需要而修改加工的。它的可靠性足以見證、查證、證明某一事實。我們通常見到的諸如合同協(xié)議、單據(jù)憑證、規(guī)章條例等，就具有這一功能。

綜上所述，企業(yè)檔案作為企業(yè)這一特定社會系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，與企業(yè)本身的體制以及企業(yè)管理和改革等活動有著密切關(guān)系，而企業(yè)本身的體制以及企業(yè)管理的不斷深化又必然會對企業(yè)檔案產(chǎn)生重要的影響。所以良好的檔案意識，定能對企業(yè)檔案信息工作的發(fā)展起到有力的推動作用，強化檔案工作意識，企業(yè)檔案工作就會蓬勃發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理模式

企業(yè)檔案管理模式有三種類型：

一是檔案分散管理模式。這種模式是將企業(yè)各種門類的檔案分別保存在各有關(guān)部門。如文書檔案保存在辦公部門，會計檔案保存在財務部門，科技檔案保存在生產(chǎn)技術(shù)部門等 這種分散管理模式雖然暫時方便了各部門工作的利用，但從長遠看不利于檔案的安全保管和檔案信息資源的綜臺開發(fā)利用。

二是檔案集中管理模式。這種管理模式是將企業(yè)文書、科技、會計等各種門類的檔案集中統(tǒng)一管理。它實際上是一個企業(yè)單位檔案信 的綜合體，在企業(yè)負責人的直接領(lǐng)導下，作為企業(yè)單位整個管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，承擔著企業(yè)全部檔案信 資譚的儲存、管理和開發(fā)利用工作，發(fā)揮統(tǒng)一管理檔案和對內(nèi)、對外組織檔案信息流通的作用。這種模式是目前企業(yè)普遍采用的。

三是信息一體化管理模式。這種管理模式是集檔案、科技情報、科技圖書資料等各種信息于一體實行一體化管理，是企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息管理中心。在這十信息一體化的統(tǒng)一機構(gòu)內(nèi)部，一方面實行檔案同其它信息載體分別管理，另一方面實行各種信息的聯(lián)合開發(fā)，使各種信息內(nèi)外溝通，相互補充，形成一個統(tǒng)一的開放型信息鹱舍體。

以上三種模式，前兩種模式屬于單一的檔案信息管理模式，這種管理模式形成的客觀條件，是在檔案工作恢復、整頓時期，在計劃經(jīng)濟條件下，由于檔案工作所處的地位、環(huán)境和業(yè)務建設(shè)的需要，比較強調(diào)工作機構(gòu)的獨立， 便檔案工作的正常展開。在當時的條件下，是適應客觀需要的，也促進了檔案事業(yè)的發(fā)展。但在新形勢面前 特別是在市場經(jīng)濟條件下，這種單一的檔案管理模式由于所貯存信息的單一性、所反映內(nèi)容的滯后性、所提供信息的局限性，已難 適應企業(yè)深化改革的需要和滿足企業(yè)對各種信息的需求。信息一體化管理模式集各種信息于一體進行綜合管理、開發(fā)，具有信息來源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內(nèi)容的全面性、信息輸出的綜合性等特點，不僅能滿足企業(yè)對各種信息的需求，適應企業(yè)走向市場的需要，而且有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理模式的現(xiàn)實選擇

通過分析比較，可以看出，信息一體化管理模式有很強的生命力，是企業(yè)檔案管理模式的現(xiàn)實選擇。

(一)信息一體化管理適應了企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)在激烈的市場競爭中要生存、發(fā)展，就必須掌握綜舍、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。特別是現(xiàn)代化大工業(yè)和信息社會，越來越需要有價值的綜臺信息。

實現(xiàn)一體化管理后，企業(yè)檔案、情報、圖書、資料等信息都集為一體的綜合信息，可 成為企業(yè)領(lǐng)導進行科學決策的依據(jù)，有較高的實用價值。

(二)一體化管理，可 加速企業(yè)信息管理現(xiàn)代化進程。利用電腦是企業(yè)發(fā)展的總趨勢，高速、高效、高保密、高集中。但目前太多數(shù)企業(yè)檔案工作處于分散管理，要各自購買計算機等現(xiàn)代設(shè)備，由于價格較貴，受經(jīng)費所限而無法購置 有些單位雖然添置了現(xiàn)代設(shè)備，但各自為政，效率不高，造成浪費。實行一體化管理，可對現(xiàn)有設(shè)備集中使用，對信息進行綜合丹析開發(fā)，實現(xiàn)各種信息輸入、計算、分析、檢索的自動化，贏得時聞，增加效益，從而加速企業(yè)信息管理現(xiàn)代化進程。

(三)一體化管理，符合精干、高效的原則。在企業(yè)深化改革，轉(zhuǎn)機建制過程中，幾乎所有企業(yè)都本著“理順、精干、高效 的原則，對原有的管理機構(gòu)和人員進行了撒井和精簡。將原來分散管理的檔案、情報、圖書、資料實行一體化管理，是順應企業(yè)深化改革需要的，還可以節(jié)省人力，集中資金和設(shè)備，以最少的投人爭取較大的效益。

三、信息一體化管理模式建立過程中需要解決的問題

信息一體化管理模式的建立需要一定過程和一定條件，在這個過程中需要解決好以下幾十問題：

(一)人員素質(zhì)的提高和人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。信息一體化管理部門是一個集經(jīng)濟知識、信息知識、科技知識、語言知識等多元知識結(jié)構(gòu)的部門。作為綜合信息管理人員，除具備以上各種知識外，還要有較強的工作能力。

在工作方法上不能因循守舊，安于現(xiàn)狀，要思路敏捷，善于思考，不斷探索新途徑。在人員結(jié)構(gòu)上，應從企業(yè)發(fā)展商品經(jīng)濟這一角度出發(fā)，選擇不同專業(yè)、不同層孜，對生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動比較熟悉或有一定經(jīng)驗的人員。同時還要配備強有力的領(lǐng)導來統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，做好檔案、情報、圖書、資料等各項工作的開發(fā)和有機結(jié)合，避免貌合神離。

(二)要切實做好信息的綜合開發(fā)利用。實行一體化管理的目的在于搞好信息的綜合開發(fā)利用。要在綜合開發(fā)上做文章，在服務上下功夫，提高開發(fā)能力和功能，開拓服務頓域，開剖開發(fā)利用的新途徑，真正做到信息的開發(fā)與生產(chǎn)經(jīng)營相結(jié)合，與企業(yè)的技術(shù)咨詢服務、科技成果推廣應用相結(jié)合，與企業(yè)效益相結(jié)合，積極主動地為企業(yè)發(fā)展提供超前、優(yōu)質(zhì) 有效的服務。

(一)企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

(二)檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

(三)缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設(shè)備沒有起到先進作用。三是,領(lǐng)導重視不夠,雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務。

(一)抓好組織建設(shè)，完善管理制度,做到“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到廠長辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領(lǐng)導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計劃，統(tǒng)一檢查指導和統(tǒng)一培訓交流。

(二)檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當今數(shù)碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。

(三)加強檔案基礎(chǔ)工作，按時完成上級部門的檔案工作。

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規(guī)定的各項工作要嚴格執(zhí)行，按時完成。

(四)加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度。

一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。對檔案設(shè)施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規(guī)章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進。

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務培訓工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓班，舉辦檔案管理培訓班 ，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規(guī)范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，要想指導檔案管理充分發(fā)揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關(guān)知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統(tǒng)軟件的功能。四是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵專(兼)職檔案員開展自學活動。五是加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內(nèi)進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

(五)搞好檔案的信息化建設(shè)，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應當今科學技術(shù)突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新：(1)要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；(2)借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

(六)增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；二是在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講；三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、等資料，更好地發(fā)揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務。

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。