項目管理系統(tǒng)是由管理項目用的工具、技術(shù)、方法系、資源和程序組成的整體。正式或不正式的項目管理系統(tǒng)幫助項目經(jīng)理將項目有效地引向成功。項目管理系統(tǒng)是一整套結(jié)合為統(tǒng)一有機整體的過程和有關(guān)的控制職能。

1.預(yù)算及成本控制

大部分項目管理系統(tǒng)系統(tǒng)都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會計和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預(yù)算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務(wù)、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。

2.日程表

日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間?？梢杂眠@些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設(shè)置一個默認值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通?？梢愿鶕?jù)每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。

3.電子郵件

一些項目管理系統(tǒng)程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當(dāng)前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。

4.圖形

對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當(dāng)前項目管理系統(tǒng)的一個最突出的特點是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準(zhǔn)計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理系統(tǒng)可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：

. 進行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。

. 定制格式，例如圖形大小、標(biāo)題、顏色、字型以及文件布局。

. 顯示任務(wù)或成本的基準(zhǔn)對照表。

. 突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。

. 放大或縮小顯示圖像。

5． 轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料

許多項目管理系統(tǒng)包允許用戶從其他應(yīng)用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫程序中獲得信息。為項目管理系統(tǒng)輸入信息的過程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時轉(zhuǎn)入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統(tǒng)程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理系統(tǒng)的一些信息輸入到這些應(yīng)用程序中去。發(fā)出信息的過程叫做轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。

絕大部分項目管理系統(tǒng)程序允許把標(biāo)準(zhǔn)ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉(zhuǎn)出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統(tǒng)中。

6． 處理多個項目及子項目

有些項目規(guī)模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項目。另一種情況是經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理同時管理好幾個項目，而且，團隊成員也同時為多個項目工作，在多個項目中分派工作時間。在這種情況下，大部分項目管理系統(tǒng)程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€項目儲存在不同文件里，這些文件相互連接。項目管理系統(tǒng)也能在同一個文件中儲存多個項目，同時處理幾百個甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。

7． 制作報表

項目管理系統(tǒng)包在最初應(yīng)用時，一般只有少數(shù)報表，通常是列表總結(jié)進度計劃、資源或預(yù)算。今天，決大多數(shù)項目管理系統(tǒng)包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內(nèi)容：

. 項目全面匯報報表。 　

. 項目主要階段（里程碑）報表。

. 一定時期內(nèi)的各種信息，例如這一時期內(nèi)完成和正在進行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。

. 財務(wù)報表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個項目預(yù)算、超支情況、累計預(yù)算成本、實際成本以及承付款項。

. 成本/進度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。

. 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。

. 定制的標(biāo)準(zhǔn)報表、交叉報表、變量基準(zhǔn)對比表。

8． 資源管理

目前的項目管理系統(tǒng)都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數(shù)以千計的資源。

9． 計劃

在所有項目管理系統(tǒng)包中，用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務(wù)清單。用戶對每項任務(wù)選取一個標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價，以及預(yù)計工期（包括按各種計時標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負責(zé)人。通常，項目管理系統(tǒng)中的項目會有幾千個相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進行計劃工作。

10．項目監(jiān)督及跟蹤

項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理系統(tǒng)包允許用戶確定一個基準(zhǔn)計劃，并就實際進程及成本與基準(zhǔn)計劃里的相應(yīng)部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。

11．進度安排

在實際工作中，項目規(guī)模往往比較大，人工進行進度安排活動就顯得極為復(fù)雜了。項目管理系統(tǒng)包能為進度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，用戶還能調(diào)度重復(fù)任務(wù)，制定進度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進行反向進度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調(diào)度占用時間，調(diào)度任務(wù)，確定最晚開始或盡早開始時間，明確任務(wù)必須開始或必須結(jié)束日期，或者是最早、最晚日期。

12．保密

項目管理系統(tǒng)一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息（例如工資）均設(shè)有口令密碼。

13．排序及篩選

利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務(wù)名稱。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來就可以了。

14．假設(shè)分析

項目管理系統(tǒng)一個非常實用的特點是進行假設(shè)分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上，用戶可以向系統(tǒng)詢問："如果拖延一周，會有什么結(jié)果？"系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響，并顯示出結(jié)果。例如，某個建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結(jié)果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關(guān)費用成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項目的各種風(fēng)險。

1．容量

這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預(yù)計進行的項目數(shù)量、預(yù)計需要的資源數(shù)以及預(yù)計同時管理的項目數(shù)量。

2．文件編制和聯(lián)機幫助功能

各個項目管理軟件包的文件編制和聯(lián)機幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯(lián)機幫助的詳細程度，舉例說明的數(shù)量、質(zhì)量、對高級性能的說明水平。

3．操作簡易性

這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的"觀看"和"感覺"效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。

4．可利用的功能

一定要考慮系統(tǒng)是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結(jié)構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖，資源平衡或均衡算法怎么樣？系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生成定制的日程表，并協(xié)助進行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當(dāng)并有助于解決？

5．與其他系統(tǒng)的兼容能力

在當(dāng)今的數(shù)字化社會里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲存在各個地方，比如數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表里，這時就要特別注意項目管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見的軟件包進行最基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫甚至對象向數(shù)據(jù)庫進行高級的綜合統(tǒng)一。另外，項目管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉(zhuǎn)入信息的能力也會影響到你的決策。