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項目監(jiān)督

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1.什么是項目監(jiān)督[1]

項目監(jiān)督是指出資者和投資決策者對項目的管理,是具有約束力的指導(dǎo)性管理。

2.項目監(jiān)督的核心[1]

項目監(jiān)督的核心是項目的財務(wù)管理、資金運作和投資效益。

(一)項目監(jiān)督的執(zhí)行檢查

(二)項目稽查

(三)項目審計

3.項目監(jiān)督的形式[2]

(一)對項目監(jiān)督的執(zhí)行檢查

項目執(zhí)行監(jiān)督檢查是項目管理的最重要的內(nèi)容之一,是國際金融組織通常采用的宏觀監(jiān)控方法。項目執(zhí)行監(jiān)督檢查的目的就是確保項目的執(zhí)行符合既定的目標(biāo)和貸款協(xié)定以及項目協(xié)定的要求,及時采取措施對項目進(jìn)行必要的調(diào)整,獲取寶貴的項目執(zhí)行經(jīng)驗和教訓(xùn),以及為將來起草項目完工報告作準(zhǔn)備。為此,在項目準(zhǔn)備期間,將與借款人商定項目監(jiān)督檢查計劃。對項目的監(jiān)督檢查,主要通過審查項目定期提交的進(jìn)度報告,對項目的現(xiàn)場訪問,開展部門和地區(qū)項目大檢查等方式進(jìn)行。

對項目的監(jiān)督檢查通常分三個階段:第一階段為起始準(zhǔn)備階段,即從貸款批準(zhǔn)至生效階段;第二階段為投資實施階段,即從項目生效至完工前;第三階段為投產(chǎn)運營階段,即從貸款關(guān)賬后開始。其中第二階段是項目監(jiān)督檢查的最主要階段。

1.在批準(zhǔn)項目到協(xié)定生效以前的第一階段,主要應(yīng)完成有關(guān)簽字、生效手續(xù),熟悉項目實施程序,特別是在采購、支付、報告和審汁方面達(dá)到要求。為此,項目批準(zhǔn)和簽字后,將有關(guān)項目文件迅速送給借款人,爭取項目早日生效。同時,還要同借款人及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)舉辦一個項目啟動班,明確項目目標(biāo)和機(jī)構(gòu)間的協(xié)調(diào)安排,項目的執(zhí)行計劃,項目的資金需求,項目監(jiān)測與評價安排,以及采購、支付和其他有關(guān)需立即執(zhí)行的事宜。

2.在項目投資實施階段,主要通過兩種形式對項目進(jìn)行監(jiān)督檢查:

(1)審查借款人提交的項目進(jìn)度報告和有關(guān)財務(wù)與審汁報告。進(jìn)度報告分為年度、半年度、季度和月報告。審查進(jìn)度報建設(shè)項目咨詢工程師實務(wù)知識手冊告,就是要對照項目執(zhí)行計劃和有關(guān)的監(jiān)測與評價指標(biāo)、審查項目在總體實施進(jìn)度、招標(biāo)采購、技援與咨詢服務(wù)、貸款支付與配套資金的提供、項目機(jī)構(gòu)建設(shè)等方面是否符合有關(guān)政策規(guī)定和項目要求。審查項目是否按進(jìn)度執(zhí)行。財務(wù)報告一般包括項目的專用賬戶表、資金來源與使用表、貸款協(xié)定的執(zhí)行情況表等,審計報告則是指審計部門出具的有關(guān)借款人財務(wù)狀況審計意見。對財務(wù)和審計報告的審查,就是審查借款人的資金配置與使用和財務(wù)效益狀況。

(2)定期派項目官員對項目進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督檢查?,F(xiàn)場監(jiān)督檢查的目的,一方面是為了獲得第一手的資料和進(jìn)度報告中沒有體現(xiàn)的有關(guān)補(bǔ)充信息,另一方面也是為了及時地發(fā)現(xiàn)問題,提出改進(jìn)措施和建議,督促加快項目進(jìn)度。對項目的現(xiàn)場檢查,一年內(nèi)少到一次,多到三四次,一般為一年兩次。每一次檢查結(jié)束后,檢查團(tuán)要寫出備忘錄,并將該備忘錄分別報送內(nèi)部管理層和借款人及項目執(zhí)行機(jī)構(gòu)。另外,項目官員還要根據(jù)有關(guān)要求,填寫項目執(zhí)行狀況報告,對項目執(zhí)行和項目實現(xiàn)其發(fā)展目標(biāo)狀況,項目符合貸款協(xié)定、項目協(xié)定以及累計支付等情況,存在的問題等,進(jìn)行總結(jié)、評價,并提出擬采取的改進(jìn)措施。

3.在運營階段,除了準(zhǔn)備項目的完工報告外,還要對項目繼續(xù)進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查的方式,可以通過對完工項目繼續(xù)進(jìn)行跟蹤檢查,也可通過重復(fù)性項目或后續(xù)項目來進(jìn)行。對完工項目的跟蹤檢查,主要是針對項目執(zhí)行后期遺留的未解決問題,借款人未履行的義務(wù),項目在環(huán)境和機(jī)構(gòu)建設(shè)上需長期考慮的問題以及運營階段初期出現(xiàn)的問題等,敦促借款人盡快解決遺留問題,進(jìn)一步完成有關(guān)任務(wù),確保項目運營的可持續(xù)性。

(二)項目稽察

項目稽察是項目監(jiān)督的一種重要形式,是從投資宏觀角度對項目的一種有效的管理。我國從1998年起開始試行“國家重大建設(shè)項目稽察特派員條例”,目前正在順利進(jìn)行。實行項目稽察制度是為了加強(qiáng)國家出資的重大項目管理,監(jiān)督國家投資的有效使用,提高投資效益。

根據(jù)國家有關(guān)項目稽察特派員制度的規(guī)定,重大項目稽察特派員由國務(wù)院授權(quán),國家計委組織和管理。稽察特派員負(fù)責(zé)對重大建設(shè)項目的資金籌措與使用、工程招投標(biāo)、開工建設(shè)條件、建設(shè)進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程造價、投資概算控制以及竣工驗收等投資建設(shè)活動進(jìn)行監(jiān)督檢查?;焯嘏蓡T履行職責(zé),遵循客觀公正、獨立工作、不干預(yù)項目正常投資建設(shè)活動的原則。

項目稽察特派員制度是項目監(jiān)督的重要手段,是項目績效管理的重要內(nèi)容和形式。項目稽察特派員、項目績效管理數(shù)據(jù)庫、項目中間評價,三者合一可以理想地構(gòu)成對項目實施階段的實實在在的宏觀監(jiān)督和稽察。同時,這種監(jiān)督也是項目后評價的基礎(chǔ)和依據(jù),可作為投資決策者總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),提高投資效益的可靠依據(jù)。

(三)項目監(jiān)測評價

項目監(jiān)測是隨著項目的進(jìn)程,按照為項目既定目標(biāo)而事先設(shè)計的指標(biāo)體系不斷采集數(shù)據(jù)和資料的過程。監(jiān)測是一種連續(xù)不斷的記錄,既是在完成項目計劃活動上對效果的記錄,又是在設(shè)計預(yù)測上對投入使用的記錄:它是項目內(nèi)部的一項重要工作,是項目日常管理不可缺少的組成部分。監(jiān)測的職能,是通過在管理信息系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)資料來完成的。這一系統(tǒng)包括基本的工程和資金方面的投入記錄、提供受益者的投人和服務(wù)的詳細(xì)記載,以及通過凋查和其他專為監(jiān)測設(shè)計的統(tǒng)計記錄手段來收集數(shù)據(jù)資料。

項目的監(jiān)測評價是對擬定項目目標(biāo)的迫切性、項目執(zhí)行效率及其效果的階段性評價。監(jiān)測評價需要利用監(jiān)測的數(shù)據(jù)資料,但它通常需要進(jìn)行一些項目以外的資料對比。監(jiān)測評價要利用項目的管理信息系統(tǒng),但是在特定時點上,由于評價所需數(shù)據(jù)超出了項目常規(guī)監(jiān)測的范圍,因此,需要用大量的外部數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行對比。例如,對項目工期,監(jiān)測只需要記錄實際工期,用于與計劃工期對比;而評價還需要與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對比,與同類,同規(guī)模項目的工期對比等、所以,與項目監(jiān)測工作相適應(yīng),必須建立一整套完整的項目信息管理系統(tǒng)和指標(biāo)體系。

項目業(yè)主為此需要建立一個項目管理信息系統(tǒng)以便加強(qiáng)管理。項目管理者通過MIS系統(tǒng),可在項目進(jìn)行的任何時點上了解、掌握項目的問題和進(jìn)度,及時協(xié)調(diào)關(guān)系和調(diào)整實施計劃,另一方面,作為項目投資者和監(jiān)督管理者,為了落實對項目監(jiān)測的有效性,也需要建立起一套指標(biāo)體系和信息系統(tǒng)。與業(yè)主不同的是,這套指標(biāo)體系帶有更廣泛的綜合性,信息系統(tǒng)更多的帶有宏觀管理特點。項目管理信息系統(tǒng)是現(xiàn)代項目管理的重要手段。

(四)項目審計

目前,在我國項目審計雖然也是一種項目監(jiān)督,但是,它主要是項目的合法性和合規(guī)性的審查。

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