采購(gòu)訂單管理是指企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)的計(jì)劃企業(yè)的用料計(jì)劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)至訂單部門(mén)執(zhí)行，在執(zhí)行的過(guò)程中要注意對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從采購(gòu)環(huán)境中購(gòu)買(mǎi)到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門(mén)和需求部門(mén)輸送合格的原材料和配件。

(一)采購(gòu)訂單的明細(xì)管理

采購(gòu)訂單的明細(xì)管理主要是通過(guò)對(duì)采購(gòu)訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門(mén)能夠明確掌握商品訂貨的情況。當(dāng)采購(gòu)單位決定采購(gòu)對(duì)象后，企業(yè)通常會(huì)寄發(fā)訂購(gòu)單給供應(yīng)商，以作為雙方將來(lái)交貨、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。訂購(gòu)單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)、付款方式等。因用途不同，訂購(gòu)單可分為廠商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應(yīng)商交貨時(shí)間的憑證；回執(zhí)聯(lián)(第二聯(lián))，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回給企業(yè)物料聯(lián)(第三聯(lián))，作為企業(yè)控制存量和驗(yàn)收的參考；請(qǐng)款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結(jié)算貨款的依據(jù)；承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由制發(fā)訂購(gòu)單的單位自存。

(二)采購(gòu)訂單的跟蹤管理

訂單跟蹤是采購(gòu)人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個(gè):促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫(kù)存水平。在實(shí)際訂單操作過(guò)程中，合同、需求、庫(kù)存三者之間會(huì)產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫(kù)存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購(gòu)人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。采購(gòu)訂單跟蹤過(guò)程如圖所示。

1．合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。在采購(gòu)環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì)遇到因?yàn)楦鞣N原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時(shí)返簽訂單合同，則說(shuō)明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購(gòu)環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔，以備后查。

2．合同執(zhí)行過(guò)程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項(xiàng)工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

(1)嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過(guò)程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時(shí)間。不同種類(lèi)的商品，其準(zhǔn)備過(guò)程不同?？傮w上可分為兩類(lèi)：一類(lèi)是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過(guò)程的周期長(zhǎng)，變化多的特點(diǎn)。對(duì)于這類(lèi)訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)線各個(gè)工序、各個(gè)管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，切實(shí)保證徹底解決有關(guān)問(wèn)題；另一類(lèi)是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過(guò)程，周期短。對(duì)這類(lèi)訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對(duì)關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查；要求供應(yīng)商自己報(bào)告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗(yàn)記錄、讓大家進(jìn)行評(píng)議等辦法實(shí)行監(jiān)督控制。

(2)緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢(shì)。如果因市場(chǎng)原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時(shí)可幫助供應(yīng)商解決疑難問(wèn)題。有時(shí)市場(chǎng)需求出現(xiàn)滯銷(xiāo)，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時(shí)間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。

(3)慎重處理庫(kù)存控制。庫(kù)存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷(xiāo)售正常，又要保持最低的庫(kù)存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的商品庫(kù)存量。因?yàn)槠髽I(yè)庫(kù)存過(guò)大，占用資金，增加管理費(fèi)用；庫(kù)存過(guò)小，則品種不全，數(shù)量不足，容易造成脫銷(xiāo)。

(4)控制好商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對(duì)國(guó)內(nèi)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)一般是企業(yè)倉(cāng)庫(kù)，對(duì)境外交貨則是企業(yè)國(guó)際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨前會(huì)將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對(duì)到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開(kāi)始辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。

3．合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會(huì)影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，偶發(fā)性的小問(wèn)題可由采購(gòu)：人員或現(xiàn)場(chǎng)督驗(yàn)者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問(wèn)題可由質(zhì)檢人員解決。

(三)采購(gòu)訂單的使用管理

對(duì)于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計(jì)算機(jī)的條件下，將一份采購(gòu)訂單分寄到每個(gè)部門(mén)的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買(mǎi)方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來(lái)講，發(fā)送訂單的采購(gòu)部門(mén)構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。

采購(gòu)部門(mén)將一份訂單副本送達(dá)會(huì)計(jì)部門(mén)(例如應(yīng)付賬款)，提出需求的部門(mén)接收并進(jìn)行交易。采購(gòu)部門(mén)通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)訂單和收款收據(jù)有很高的透明度：

1．會(huì)計(jì)部門(mén)能夠得知未來(lái)的支付條件，同時(shí)還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達(dá)時(shí)對(duì)付款進(jìn)行核對(duì)。

2．采購(gòu)訂單應(yīng)有訂單編號(hào)以便相關(guān)部門(mén)備案。

3．接收部門(mén)持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門(mén)還可以用特殊的采購(gòu)訂單幫助預(yù)測(cè)進(jìn)貨的作業(yè)量。

4．提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時(shí)可參考的采購(gòu)訂單數(shù)字。

5．運(yùn)輸部門(mén)知曉交貨要求，針對(duì)每一次交貨安排承運(yùn)人或使用公司內(nèi)部運(yùn)輸。

6．訂單將在所有的部門(mén)長(zhǎng)期有效，直到買(mǎi)方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。