行政助理是指具有一定行政管理知識或能力，正在或準(zhǔn)備受聘于企事業(yè)單位協(xié)助部門負(fù)責(zé)人處理各種行政事務(wù)與人員關(guān)系的一般行政管理人員，英文縮寫EA?？蓪?yīng)的具體職位，包括而不限于企業(yè)一般行政工作人員、行政管理干事等的初級管理職位。

一、助手作用

行政助理是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的助手。這是行政助理工作的本質(zhì)，任何地方、任何時(shí)候都不會(huì)改變。我們知道，每個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都有很多行政事務(wù)工作需要處理，而領(lǐng)導(dǎo)又不可能每件事情都親自去辦理。這時(shí)候，行政助理必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理大量的日常行政事務(wù)工作，按照領(lǐng)導(dǎo)的指示，為領(lǐng)導(dǎo)辦實(shí)事，解決各種繁瑣的問題。

二、參謀作用

行政助理是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和左右手。行政助理只有先當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，才有可能成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀。行政助理給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是領(lǐng)導(dǎo)對行政助理高度信任的表現(xiàn)，也是對行政助理提出的更高要求。行政助理應(yīng)當(dāng)扮演好這個(gè)參謀的角色，才能深得領(lǐng)導(dǎo)的信任，進(jìn)一步成為領(lǐng)導(dǎo)的左右手，為領(lǐng)導(dǎo)解除后顧之憂。

三、樞紐作用

在現(xiàn)代企業(yè)中，行政助理起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用。行政助理的樞紐作用是一種承上啟下、上傳下達(dá)的作用，也是一種平衡和協(xié)調(diào)各種內(nèi)外關(guān)系的作用。行政助理常常在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，運(yùn)用各種有效的方式和手段，實(shí)現(xiàn)承上啟下、上傳下達(dá)的作用，實(shí)現(xiàn)部門與部門、個(gè)人與個(gè)人之間的聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)，從而化解矛盾、加強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

四、反饋?zhàn)饔?

行政助理能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，對重要、有用的信息進(jìn)行反饋，為領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供更多、更全面的信息。行政助理要對各種情況、資料、函件、信息做出迅速的反應(yīng)，為上級領(lǐng)導(dǎo)搜集信息，將各種重要信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的依據(jù)，同時(shí)行政助理要協(xié)調(diào)上下、內(nèi)外之間的聯(lián)系。

1、負(fù)責(zé)員工的考勤，于次月第一個(gè)工作日提供考勤報(bào)表并存檔； 　

2、負(fù)責(zé)員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立；

3、對一般文件的起草和行政人事文件的管理；

4、依據(jù)人力資源要求計(jì)劃，組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息，協(xié)助招聘工作；

5、處理人事日常管理工作，負(fù)責(zé)請假、招聘、錄用、保險(xiǎn)、合同等人事手續(xù)的辦理；

6、及時(shí)辦理相關(guān)證件的注冊、登記、變更、年檢等手續(xù)；協(xié)助做好公司人力工作的管理、培訓(xùn)與 指導(dǎo)； 　

7、組織公司各種活動(dòng)的策劃； 　

8、負(fù)責(zé)辦公用品采購計(jì)劃制定及物品領(lǐng)取管理。

行政助理必須能夠熟練地準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書面報(bào)告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個(gè)人電腦技術(shù)、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的經(jīng)驗(yàn)。 　

分析性思維很重要，因?yàn)樗麄兘?jīng)常需要對自己的工作進(jìn)行輕重緩急的判斷，并且要對公司的發(fā)展和表現(xiàn)進(jìn)行逐步地監(jiān)控。

行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進(jìn)行控制。

在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負(fù)責(zé)訂機(jī)(車)票，聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜，聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)督促其更好的服務(wù)于公司，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動(dòng)例如集體外出旅游，受訓(xùn)，公司運(yùn)動(dòng)會(huì)，年會(huì)，晚會(huì)等。還包括管理和組織辦公室文具供應(yīng)，辦公設(shè)施的管理等。

具體工作如下：

1、記載員工出勤情況； 　

2、記載工作時(shí)間和加班時(shí)間； 　

3、考核計(jì)算扣假工資和加班工資等；

4、處理和維護(hù)主管日程，準(zhǔn)備和完成各類文件報(bào)表； 　

5、閱讀和分析各類信息，制定工作計(jì)劃，做好時(shí)間分配； 　

6、協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，執(zhí)行日常行政工作； 　

7、傳達(dá)通知、分發(fā)文件； 　

8、安排公司各種會(huì)務(wù)和組織員工各種活動(dòng)； 　

9、接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會(huì)談； 　

10、對公司各種文件和檔案進(jìn)行整理、歸檔； 　

11、履行辦公日常職責(zé)，如辦公用品采買、管理和分發(fā)，維護(hù)記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等； 　

12、辦理各種行政事務(wù)和手續(xù)，比如填報(bào)報(bào)表、公司年檢、復(fù)印打印等；

13、負(fù)責(zé)平時(shí)員工福利的采購工作，比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節(jié)日禮品，等等。