審計(jì)檔案是指審計(jì)機(jī)關(guān)在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或審計(jì)調(diào)查活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分。構(gòu)成審計(jì)檔案的審計(jì)文件材料，主要是指審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)過程中收集、制作與使用的各種文字、圖表、聲像、電子和實(shí)物等形態(tài)的記錄材料。

審計(jì)檔案工作是指審計(jì)機(jī)關(guān)對審計(jì)檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、利用、編制、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交，以及對下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。我國審計(jì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。審計(jì)署主管部門的審計(jì)檔案工作，同時(shí)接受國家檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督；地方各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案工作，接受上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。省級(jí)以上審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，市（地）級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)設(shè)專職檔案管理人員，縣級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)設(shè)專職或兼職檔案管理人員。審計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案人員的職責(zé)是：

（1）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于審計(jì)檔案管理工作的法規(guī)，依法建立本機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案管理工作規(guī)章、制度；

（2）組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)各部門審計(jì)文件材料的立卷和歸檔工作；

（3）按照國家有關(guān)規(guī)定，做好審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、調(diào)研、統(tǒng)計(jì)工作，為審計(jì)工作服務(wù)；定期對本機(jī)關(guān)庫存審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，如期移交應(yīng)由同級(jí)檔案館保管的審計(jì)檔案；

（4）對下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，有計(jì)劃地開展檢查、總結(jié)、培訓(xùn)、研究等活動(dòng)。

審計(jì)檔案管理應(yīng)遵循我國檔案工作的基本原則，即集中統(tǒng)一管理原則、完整與安全的原則和方便利用的原則。同時(shí)還應(yīng)建立實(shí)行誰審計(jì)誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的現(xiàn)任制度；采取按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單位排列的立卷方法。按照立卷歸檔現(xiàn)任制要求，審計(jì)文件材料的收集、整理、立卷由審計(jì)組負(fù)責(zé)；審計(jì)案卷的質(zhì)量檢查由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)；審計(jì)案卷的接收由機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)。

1．審計(jì)文件材料立卷管理

• （1）審計(jì)文件材料立卷的原則
  • ①歸入審計(jì)案卷的文件材料必須是審計(jì)監(jiān)督項(xiàng)目或?qū)徲?jì)調(diào)查項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的專門性業(yè)務(wù)文件材料；
  • ②審計(jì)文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用；
  • ③審計(jì)文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項(xiàng)性文件材料”三個(gè)單元。

• （2）審計(jì)文件材料立卷的基本要求
  • ①為確保審計(jì)檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精練”。

“完整”是指每一個(gè)年度審結(jié)的審計(jì)項(xiàng)目和完成的調(diào)查項(xiàng)目案卷要收集齊全；每一項(xiàng)目所產(chǎn)生的審計(jì)文件材料要收集齊全；每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本要收集齊全。

“精練”是指在立卷時(shí)要嚴(yán)格按照審計(jì)文件材料的保存價(jià)值決定取舍。審計(jì)文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復(fù)立卷。未經(jīng)核實(shí)的或與審計(jì)事項(xiàng)無關(guān)的文件材料、不重要的文件修改稿不得歸入審計(jì)案卷。

• • ②為便于審計(jì)檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范，文件整齊有序、組裝嚴(yán)密。

• （3）審計(jì)文件材料的收集范圍

凡記錄和反映審計(jì)機(jī)關(guān)在履行審計(jì)監(jiān)督或審計(jì)調(diào)查任務(wù)中直接形成的文件、筆錄、證據(jù)、電報(bào)、信函的原件或復(fù)制件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，以及與項(xiàng)目有關(guān)的其他文件材料，均屬審計(jì)檔案的收集范圍。如，審計(jì)機(jī)關(guān)在執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督和審計(jì)調(diào)查任務(wù)中，根據(jù)《審計(jì)法入《審計(jì)法實(shí)施條例》和《中國審計(jì)規(guī)范》制作和使用的各種審計(jì)公文；審計(jì)實(shí)施類文書；審計(jì)項(xiàng)目管理文件；審計(jì)項(xiàng)目往來文件；與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的各種舉報(bào)材料和其他有關(guān)文件。不歸入審計(jì)檔案的文件有：

• • ①與具體審計(jì)項(xiàng)目無關(guān)的行政文書和審計(jì)綜合管理性文件；
  • ②未用作審計(jì)依據(jù)，或未經(jīng)核實(shí)的證明性文件材料；
  • ③審計(jì)所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中無關(guān)的條款及其他參考材料；
  • ④未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文件草稿；
  • ⑤其他不應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料。

• （4）審計(jì)文件材料的組卷方法
  • ①審計(jì)文件材料的組合采用按職能分類，按項(xiàng)目立卷，按單元排列的基本方法。一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或幾個(gè)卷，多卷項(xiàng)目在分卷時(shí)應(yīng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。一般情況下，不得把幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并為一個(gè)卷。
  • ②跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的年度立卷。
  • ③行業(yè)審計(jì)項(xiàng)目的綜合報(bào)告與子項(xiàng)目的審計(jì)結(jié)果報(bào)告合并立卷，各子項(xiàng)目的審計(jì)文件材料另行立卷。
  • ④定期審計(jì)項(xiàng)目的總體審計(jì)方案與綜合審計(jì)報(bào)告單獨(dú)立卷，對定期審計(jì)范圍內(nèi)各被審計(jì)單位進(jìn)行審計(jì)形成的文件材料另行立卷。
  • ⑤建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算、概算執(zhí)行情況，年度決算、項(xiàng)目竣工決算和開、復(fù)工前審計(jì)均以項(xiàng)目為單位立卷。
  • ⑥經(jīng)濟(jì)責(zé)任年度審計(jì)、期滿審計(jì)或離任審計(jì)以項(xiàng)目為單位立卷。
  • ⑦審計(jì)行政復(fù)議項(xiàng)目，由受理復(fù)議的審計(jì)機(jī)關(guān)按項(xiàng)目立卷。原審計(jì)機(jī)關(guān)收到的復(fù)議文件材料，可在審計(jì)案卷中設(shè)“第四單元”存入。審計(jì)行政應(yīng)訴項(xiàng)目，由應(yīng)訴審計(jì)機(jī)關(guān)單獨(dú)立卷。
  • ⑧專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目，按項(xiàng)目立卷。

• （5）審計(jì)案卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則
  • ①項(xiàng)目審計(jì)產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個(gè)單元排列：結(jié)論性文件材料；證明性文件材料；立項(xiàng)性文件材料。
  • ②各單元內(nèi)每份或每組文件材料之間的排列規(guī)則是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請示在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。

• （6）審計(jì)文件材料的立卷程序
  • ①審計(jì)方案經(jīng)批準(zhǔn)后，審計(jì)組應(yīng)確定本項(xiàng)目立卷現(xiàn)任人，并提出明確要求。立卷現(xiàn)任人應(yīng)備置專門卷夾，做好立卷準(zhǔn)備工作。
  • ②項(xiàng)目審計(jì)實(shí)施開始后，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集本審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，并認(rèn)真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。
  • ③項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)以后，立卷責(zé)任人要對本審計(jì)項(xiàng)目的全部文件材料進(jìn)行系統(tǒng)地整理，進(jìn)一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照規(guī)定進(jìn)行排列。
  • ④整理審計(jì)案卷如遇有個(gè)別審計(jì)文件材料與行政文件或?qū)徲?jì)綜合管理文件在內(nèi)容上相互交叉，難以劃分時(shí)，應(yīng)在保證審計(jì)檔案完整的前提下確定取舍。必要時(shí)，可在審計(jì)檔案和行政文書檔案中“同時(shí)立卷”。
  • ⑤對立卷責(zé)任人整理出的項(xiàng)目審計(jì)文件材料，由審計(jì)組長或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應(yīng)責(zé)成立卷責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)救。
  • ⑥檢查合格后，編寫頁號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、填制備考表、書寫案卷封面等；
  • 此外，還要做好審計(jì)案卷裝訂工作和審計(jì)證物的處理工作。

2．審計(jì)文件材料歸檔管理

• 審計(jì)文件材料歸檔管理工作，主要包括歸檔存放、保管和利用等項(xiàng)工作。主要內(nèi)容是：
  • （1）審計(jì)文件材料的歸檔，必須堅(jiān)持以項(xiàng)目審計(jì)案卷為單位進(jìn)行交換，無特殊情況，不得向檔案部門移交單份文件材料。
  • （2）對準(zhǔn)備歸檔的審計(jì)案卷，由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門在事先逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上，登記造冊，填寫“審計(jì)檔案移交清冊”（一式兩份人 由機(jī)關(guān)檔案人員逐卷清點(diǎn)驗(yàn)收，移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。
  • （3）審計(jì)案卷的歸檔時(shí)間不得遲于該審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年六月底之前。
  • （4）對于不存入審計(jì)案卷但尚有參考價(jià)值的文件材料，可由業(yè)務(wù)部門自行保存和使用；確無價(jià)值的可經(jīng)業(yè)務(wù)部門派專人審查后銷毀。
  • （5）應(yīng)當(dāng)依據(jù)有關(guān)審計(jì)檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行審計(jì)檔案的鑒定；應(yīng)當(dāng)按照審計(jì)案卷的保存價(jià)值確定審計(jì)檔案的保管期限（永久、長期、短期）。
  • （6）在劃完保管期限的基礎(chǔ)上，按“年度一組織機(jī)構(gòu)”或“年度一審計(jì)類別”的方法排列和編目。
  • （7）審計(jì)檔案的密級(jí)和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級(jí)確定，并按有關(guān)規(guī)定做出標(biāo)識(shí)。
  • （8）審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)按規(guī)定設(shè)置專用庫房，建立健全保管制度，定期進(jìn)行保管狀況檢查。
  • （9）積極開展審計(jì)檔案的利用工作，借閱一般只限于審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部。
  • （10）審計(jì)文件資料的銷毀，對于失去使用價(jià)值的審計(jì)信息資料，應(yīng)根據(jù)其重要性確定最短保管期限，到期銷毀時(shí)應(yīng)編造清冊，報(bào)經(jīng)審計(jì)組織主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時(shí)銷毀時(shí)應(yīng)有專人監(jiān)督，并將銷毀情況報(bào)告負(fù)責(zé)人，并在檔案中注銷。