審計檔案是指審計機關(guān)在進行審計監(jiān)督或審計調(diào)查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分。構(gòu)成審計檔案的審計文件材料，主要是指審計機關(guān)在審計過程中收集、制作與使用的各種文字、圖表、聲像、電子和實物等形態(tài)的記錄材料。

審計檔案工作是指審計機關(guān)對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、編制、統(tǒng)計、鑒定和移交，以及對下級審計機關(guān)審計檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。我國審計檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。審計署主管部門的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督；地方各級審計機關(guān)的審計檔案工作，接受上級審計機關(guān)和同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。省級以上審計機關(guān)應(yīng)設(shè)檔案管理機構(gòu)，市（地）級審計機關(guān)設(shè)專職檔案管理人員，縣級審計機關(guān)設(shè)專職或兼職檔案管理人員。審計檔案管理機構(gòu)和檔案人員的職責是：

（1）認真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于審計檔案管理工作的法規(guī)，依法建立本機關(guān)的審計檔案管理工作規(guī)章、制度；

（2）組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本機關(guān)各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作；

（3）按照國家有關(guān)規(guī)定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、調(diào)研、統(tǒng)計工作，為審計工作服務(wù)；定期對本機關(guān)庫存審計檔案進行鑒定，如期移交應(yīng)由同級檔案館保管的審計檔案；

（4）對下級審計機關(guān)的審計檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，有計劃地開展檢查、總結(jié)、培訓(xùn)、研究等活動。

審計檔案管理應(yīng)遵循我國檔案工作的基本原則，即集中統(tǒng)一管理原則、完整與安全的原則和方便利用的原則。同時還應(yīng)建立實行誰審計誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的現(xiàn)任制度；采取按職能分類、按項目立卷、按單位排列的立卷方法。按照立卷歸檔現(xiàn)任制要求，審計文件材料的收集、整理、立卷由審計組負責；審計案卷的質(zhì)量檢查由相關(guān)審計業(yè)務(wù)部門負責；審計案卷的接收由機關(guān)檔案管理部門負責。

1．審計文件材料立卷管理

• （1）審計文件材料立卷的原則
  • ①歸入審計案卷的文件材料必須是審計監(jiān)督項目或?qū)徲嬚{(diào)查項目實施過程中形成的專門性業(yè)務(wù)文件材料；
  • ②審計文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用；
  • ③審計文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項性文件材料”三個單元。

• （2）審計文件材料立卷的基本要求
  • ①為確保審計檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精練”。

“完整”是指每一個年度審結(jié)的審計項目和完成的調(diào)查項目案卷要收集齊全；每一項目所產(chǎn)生的審計文件材料要收集齊全；每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本要收集齊全。

“精練”是指在立卷時要嚴格按照審計文件材料的保存價值決定取舍。審計文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復(fù)立卷。未經(jīng)核實的或與審計事項無關(guān)的文件材料、不重要的文件修改稿不得歸入審計案卷。

• • ②為便于審計檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范，文件整齊有序、組裝嚴密。

• （3）審計文件材料的收集范圍

凡記錄和反映審計機關(guān)在履行審計監(jiān)督或審計調(diào)查任務(wù)中直接形成的文件、筆錄、證據(jù)、電報、信函的原件或復(fù)制件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，以及與項目有關(guān)的其他文件材料，均屬審計檔案的收集范圍。如，審計機關(guān)在執(zhí)行審計監(jiān)督和審計調(diào)查任務(wù)中，根據(jù)《審計法入《審計法實施條例》和《中國審計規(guī)范》制作和使用的各種審計公文；審計實施類文書；審計項目管理文件；審計項目往來文件；與審計項目有關(guān)的各種舉報材料和其他有關(guān)文件。不歸入審計檔案的文件有：

• • ①與具體審計項目無關(guān)的行政文書和審計綜合管理性文件；
  • ②未用作審計依據(jù)，或未經(jīng)核實的證明性文件材料；
  • ③審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中無關(guān)的條款及其他參考材料；
  • ④未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文件草稿；
  • ⑤其他不應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。

• （4）審計文件材料的組卷方法
  • ①審計文件材料的組合采用按職能分類，按項目立卷，按單元排列的基本方法。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，多卷項目在分卷時應(yīng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。一般情況下，不得把幾個審計項目的文件材料合并為一個卷。
  • ②跨年度的審計項目，在項目審計終結(jié)的年度立卷。
  • ③行業(yè)審計項目的綜合報告與子項目的審計結(jié)果報告合并立卷，各子項目的審計文件材料另行立卷。
  • ④定期審計項目的總體審計方案與綜合審計報告單獨立卷，對定期審計范圍內(nèi)各被審計單位進行審計形成的文件材料另行立卷。
  • ⑤建設(shè)項目預(yù)算、概算執(zhí)行情況，年度決算、項目竣工決算和開、復(fù)工前審計均以項目為單位立卷。
  • ⑥經(jīng)濟責任年度審計、期滿審計或離任審計以項目為單位立卷。
  • ⑦審計行政復(fù)議項目，由受理復(fù)議的審計機關(guān)按項目立卷。原審計機關(guān)收到的復(fù)議文件材料，可在審計案卷中設(shè)“第四單元”存入。審計行政應(yīng)訴項目，由應(yīng)訴審計機關(guān)單獨立卷。
  • ⑧專項審計調(diào)查項目，按項目立卷。

• （5）審計案卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則
  • ①項目審計產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個單元排列：結(jié)論性文件材料；證明性文件材料；立項性文件材料。
  • ②各單元內(nèi)每份或每組文件材料之間的排列規(guī)則是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。

• （6）審計文件材料的立卷程序
  • ①審計方案經(jīng)批準后，審計組應(yīng)確定本項目立卷現(xiàn)任人，并提出明確要求。立卷現(xiàn)任人應(yīng)備置專門卷夾，做好立卷準備工作。
  • ②項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程序各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集本審計項目的文件材料，并認真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。
  • ③項目審計終結(jié)以后，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統(tǒng)地整理，進一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照規(guī)定進行排列。
  • ④整理審計案卷如遇有個別審計文件材料與行政文件或?qū)徲嬀C合管理文件在內(nèi)容上相互交叉，難以劃分時，應(yīng)在保證審計檔案完整的前提下確定取舍。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。
  • ⑤對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計組長或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應(yīng)責成立卷責任人進行補救。
  • ⑥檢查合格后，編寫頁號、卷內(nèi)文件目錄、填制備考表、書寫案卷封面等；
  • 此外，還要做好審計案卷裝訂工作和審計證物的處理工作。

2．審計文件材料歸檔管理

• 審計文件材料歸檔管理工作，主要包括歸檔存放、保管和利用等項工作。主要內(nèi)容是：
  • （1）審計文件材料的歸檔，必須堅持以項目審計案卷為單位進行交換，無特殊情況，不得向檔案部門移交單份文件材料。
  • （2）對準備歸檔的審計案卷，由相關(guān)審計業(yè)務(wù)部門在事先逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上，登記造冊，填寫“審計檔案移交清冊”（一式兩份人 由機關(guān)檔案人員逐卷清點驗收，移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。
  • （3）審計案卷的歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后次年六月底之前。
  • （4）對于不存入審計案卷但尚有參考價值的文件材料，可由業(yè)務(wù)部門自行保存和使用；確無價值的可經(jīng)業(yè)務(wù)部門派專人審查后銷毀。
  • （5）應(yīng)當依據(jù)有關(guān)審計檔案保管期限的規(guī)定進行審計檔案的鑒定；應(yīng)當按照審計案卷的保存價值確定審計檔案的保管期限（永久、長期、短期）。
  • （6）在劃完保管期限的基礎(chǔ)上，按“年度一組織機構(gòu)”或“年度一審計類別”的方法排列和編目。
  • （7）審計檔案的密級和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級確定，并按有關(guān)規(guī)定做出標識。
  • （8）審計機關(guān)應(yīng)按規(guī)定設(shè)置專用庫房，建立健全保管制度，定期進行保管狀況檢查。
  • （9）積極開展審計檔案的利用工作，借閱一般只限于審計機關(guān)內(nèi)部。
  • （10）審計文件資料的銷毀，對于失去使用價值的審計信息資料，應(yīng)根據(jù)其重要性確定最短保管期限，到期銷毀時應(yīng)編造清冊，報經(jīng)審計組織主管負責人批準，同時銷毀時應(yīng)有專人監(jiān)督，并將銷毀情況報告負責人，并在檔案中注銷。