項目結(jié)束
1.什么是項目結(jié)束
項目結(jié)束是終結(jié)一個項目或項目階段的管理工作過程。這一過程與項目啟動一樣重要，正所謂有始有終。因為如果沒有結(jié)束過程對項目結(jié)果的驗收和接受，就盲目結(jié)束項目或開始下一階段工作，就會導(dǎo)致客戶或管理層不滿意或給項目的下一階段的工作留下許多隱患。項目結(jié)束是項目目標的實現(xiàn)。
2.項目結(jié)束的條件[1]
(1)項目的目標已經(jīng)成功地實現(xiàn)，項目的結(jié)果(產(chǎn)品或服務(wù))已經(jīng)可以交付給了項目投資人或轉(zhuǎn)移給其他第三方；
(2)項目嚴重地偏離了其進度、成本或性能目標而且即使采取措施也無法實現(xiàn)預(yù)定的目標；
(3)項目投資人的戰(zhàn)略發(fā)生了改變，該項目必須舍棄；
(4)項目無法繼續(xù)獲得足夠的資源以保證項目的持續(xù)；
(5)項目的外部環(huán)境發(fā)生劇烈變化，使項目失去了繼續(xù)下去的意義或根本無法持續(xù)下去；
(6)項目因為政策、法律或一些項目組無法控制的因素而被迫無限期地延長；
(7)項目的關(guān)鍵成員成為不受歡迎的人，而又無法找到替代者；
(8)項目目標已無望實現(xiàn)，項目工作開始放慢或已經(jīng)停止。
項目實施過程中可能會出現(xiàn)以上這些情景中的一種或多種，而有時候各種情景的界限并不總是那么清晰。這些情景只是為找到不可避免的項目結(jié)束問題提供了一個框架。
項目的最后執(zhí)行結(jié)果只有兩個狀態(tài)：成功與失敗。相應(yīng)地，項目進入結(jié)束階段后，能夠采用兩種方式來結(jié)束項目：正常結(jié)束和非正常終止。在項目進入正常結(jié)束階段時，應(yīng)對項目進行項目竣工驗收和后評價，實現(xiàn)項目的移交和清算。當采用非正常終止方式對項目進行收尾時，要綜合考慮影響終止項目的決定因素，制定并執(zhí)行項目終止決策，處理好終止后的事務(wù)。
3.項目結(jié)束的過程[2]
當項目按照項目計劃主體完成時，就要及時對項目進行收尾，通常是以客戶與承約商的開會交流、慶功、會餐為標志。當然，在歡慶之前，我們尚要完成一些必要的收尾工作，諸如收集、整理、移交項目結(jié)束文檔；舉行正式的項目驗收；項目評估；項目小組工作鑒定；經(jīng)驗總結(jié)等等。項目結(jié)束過程概括起來包括：項目移交評審、項目合同收尾、項目行政收尾和項目后評價4個子過程。4個子過程的具體工作，見表。
| 過程名稱 | 具體工作內(nèi)容及步驟 |
| 項目移交評審 | ①檢查項目任務(wù)完成情況，確認項目計劃內(nèi)工作已全部完成 ②準備好項目有關(guān)文件，如項目計劃書、圖樣變更申請書、測試報告等 ③書面通知客戶及其他關(guān)系人參加項目驗收和審查 ④進行必要的測量或?qū)嶒?，以驗證項目交付結(jié)果滿足客戶要求 ⑤在有關(guān)驗收文件上簽字確認驗收結(jié)論 ⑥為客戶安排并落實后續(xù)支持服務(wù)工作 |
| 項目合同收尾 | ①準備好合同有關(guān)的文件，包括合同、發(fā)貨清單、付款記錄，驗收單據(jù)等 ②檢查和驗收承包商的工作 ③核實合同付款情況 ④成本決算 ⑤評審、中止合同 ⑥將合同及相關(guān)文件編號存檔 |
| 項目行政收尾 | ①收集、整理、歸檔項目文件 ②重新安置或處理項目設(shè)備、材料及其他物資資源 ③總結(jié)項目的經(jīng)驗教訓(xùn)，撰寫項目工作總結(jié)報告 ④解散項目小組，重新安排項目小組成員工作，落實項目后續(xù)工作的負責人 ⑤對項目小組成員工作表現(xiàn)給予書面鑒定，嘉獎優(yōu)秀成員 ⑥舉行慶祝活動 |
| 項目后評價 | ①項目經(jīng)理與項目小組成員進行個別交流，充分了解每個人的看法 ②召開內(nèi)部評價會議 ③填寫內(nèi)部評價表 ④邀請客戶、承包商，管理高層及其他項目關(guān)系人，召開外部評價會議 ⑤填寫外部評價表 |
4.項目結(jié)束的階段
一、項目結(jié)束階段的活動[3]
項目結(jié)束階段活動主要有：
(1)項目成果進入穩(wěn)定運行狀態(tài)。
(2)為組織建立一個新的計劃或?qū)㈨椖抠Y源轉(zhuǎn)移到組織的其他方面。(3)關(guān)于項目成果使用中存在的問題和機遇的評估。
(4)對未來項目和計劃的管理提出建議。
(5)對新的或改進的管理技術(shù)進行鑒別和評估。
二、項目結(jié)束階段的工作[4]
項目結(jié)束階段的工作包括：項目資料驗收、項目交接或清算、項目費用決算、項目審計、項目后評價等。
1．項目資料驗收
項目資料是項目整個生命周期的詳細記錄，是項目成果的重要展示形式。項目資料既是項目評價和驗收的標準，也是項目交接、維護和后評價的重要原始憑證。資料驗收是指交驗方將整理好的、真實的項目資料交給接收方，并進行確認和簽收的過程。
項目資料驗收的依據(jù)有采購合同中關(guān)于資料的條款要求，國家關(guān)于項目資料檔案的法規(guī)、政策性規(guī)定和要求，國際慣例等。
項目資料驗收的范圍和內(nèi)容涉及項目生命周期各階段的計劃、報告、記錄、圖表等各種資料。項目資料驗收完成后，應(yīng)建立項目資料檔案，編制項目資料驗收報告。
2．項目交接或清算
項目交接是指全部合同收尾以后，在項目監(jiān)管部門或社會第三方中介組織的協(xié)助下，項目業(yè)主與全部項目參與方之間進行項目所有權(quán)移交的過程。項目清算是項目結(jié)束的另一種結(jié)果和方式。由于種種原因，項目在得到最終可交付物之前終止了，這時就需要進行項目清算。項目交接是正常的項目結(jié)束過程；項目清算是非正常的項目終止過程。項目清算的主體即項目清算的召集人是項目業(yè)主。
當項目的成果移交、資料移交和項目款項結(jié)清后，項目移交方和接收方將在項目移交報告上簽字，形成項目移交報告。
項目清算主要以合同為依據(jù)。項目業(yè)主依據(jù)合同中的有關(guān)條款，成立由各參與方聯(lián)合參加的項目清算工作小組，依合同條件，協(xié)商確認責任、估算損失、擬定索賠方案等。協(xié)商成功后形成項目清算報告，各個合同相關(guān)方聯(lián)合簽收生效；協(xié)商不成則按合同的約定提起仲裁或訴訟。
3．項目費用決算
決算是以實物量和貨幣為單位，綜合反映項目實際投入和投資效益，核定交付使用財產(chǎn)和固定資產(chǎn)價值的文件。項目費用決算活動是確定項目開始到項目結(jié)束交付使用為止的全部費用的過程。
項目費用決算的依據(jù)主要是合同、合同的變更。決算的內(nèi)容包括項目生命周期各個階段支付的全部費用。項目費用決算的結(jié)果形成項目決算書，經(jīng)項目各參與方共同簽字后作為項目驗收的核心文件。決算報表可以包括項目概況表、財務(wù)決算表、交付使用財產(chǎn)總表、交付使用財產(chǎn)明細表等。
4．項目審計項目
審計是審計機構(gòu)依據(jù)國家法令和財務(wù)制度、企業(yè)的經(jīng)營方針、管理標準和規(guī)章制度，對項目活動進行審核檢查，判斷其是否合法、合理和有效的一種活動。
項目審計的任務(wù)包括：檢查、審核項目活動是否符合相關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，是否符合國家政策、法律、法規(guī)和條例，有無違法和營私舞弊現(xiàn)象等；檢查、審核項目活動是否合理；檢查、審核項目效益；檢查、審核各類項目報告、報表等資料是否真實和公允。
項目審計的過程分為審計準備、實施、報告結(jié)果和資料歸納四個階段。審計范圍包括項目整個生命周期中的所有活動，其內(nèi)容涉及項目質(zhì)量審計、費用審計、合同審計等，時間上涵蓋項目前期審計、項目實施期審計、項目結(jié)束審計。不同的審計類型有其典型的審計范圍和內(nèi)容，其中費用審計是項目審計的主要內(nèi)容之一。
5．項目后評價
項目后評價是項目竣工投產(chǎn)并營運一段時間以后，對項目立項決策、設(shè)計、施工、生產(chǎn)營運等全過程進行系統(tǒng)評價的一項技術(shù)經(jīng)濟活動。利用項目后評價，可以達到肯定成績、總結(jié)經(jīng)驗、研究問題、吸取教訓(xùn)、提出建議、改進工作、不斷提高投資項目決策水平和投資效果的目的。
項目后評價是以實際情況為基礎(chǔ)，采用定性和定量相結(jié)合的方法，進行全面、客觀、負責、公正的系統(tǒng)評價。
項目后評價有現(xiàn)場考評和非現(xiàn)場考評兩種形式?，F(xiàn)場考評是后評價工作組到現(xiàn)場采取勘察、問詢、復(fù)核等方式，核實項目的有關(guān)情況，并對所掌握的相關(guān)信息資料進行分類、整理、歸納、分析和評價。非現(xiàn)場考評是后評價工作組根據(jù)項目單位提交的項目后評價自評報告和其他相關(guān)資料進行綜合分析，提出評價意見。項目后評價的結(jié)果是形成項目后評價報告，內(nèi)容包括項目概況、評價內(nèi)容、主要變化和問題、原因分析、結(jié)論和建議、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和評價方法說明，以及經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)等。
5.項目結(jié)束工作的重要性[5]
項目的成功結(jié)束標志著項目計劃任務(wù)的完成和預(yù)期成果的實現(xiàn)。沒有項目結(jié)束階段的工作，項目成果就不能正式投入使用，不能生產(chǎn)出預(yù)期的產(chǎn)品或服務(wù)；項目利益相關(guān)者也不能終止他們?yōu)橥瓿身椖克袚?a href="/wiki/%E8%B4%A3%E4%BB%BB" title="責任">責任和義務(wù)，也無法從項目的完成中獲益。因此做好項目結(jié)束階段的工作對項目的各參與方來講都是非常重要的，項目各方的利益在這一階段相對也存在著較大的沖突。同時項目進人收尾期后，項目成員的注意力常常已開始轉(zhuǎn)移，加上這一階段的工作往往又是繁瑣零碎、費時費力的，容易被輕視和忽略，所以更需要特別強調(diào)其重要性。