個人信息管理是以個人為中心，將個人意識、管理理念、現(xiàn)代化技術(shù)等有機地結(jié)合起來，通過信息獲取、組織、集成、交流與共享等一系列環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)信息、知識的共享與創(chuàng)新，以此提高個人的適應(yīng)能力、生存能力和競爭能力的管理模式與理論。

個人信息管理強調(diào)以個人為中心，以信息為基礎(chǔ)，以知識共享與創(chuàng)新為目標，將信息與知識看作是一種可以開發(fā)與利用的資源，對其實施科學(xué)管理，這是一種有效的管理方法和手段，幫助個人獲取信息與知識，并進行組織整序，有目的、及時、高效地更新自己的知識和技能?！瘋€人信息管理存在于個人層面，人們對其的理解也不可能完全相同。但是無論個人信息管理的定義是什么，其實質(zhì)都在于幫助個人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個人的競爭力。它是一種新的管理理念和方法，能將個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更有價值的知識，最終有利于自己的工作和生活，通過個人信息管理，人們可以養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，增強信息素養(yǎng)，完善自己的專業(yè)知識體系，提高自己的能力和競爭力，為實現(xiàn)個人價值和可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

信息資源開發(fā)與利用是信息管理的出發(fā)點，個人信息管理也不例外。與其他層次的信息管理不同，個人信息管理的目標突出了個體，具體表現(xiàn)在以下幾點：

(1)整合零散的個人信息與知識

大量個人信息處于零散的無序狀態(tài)，有價值的信息得不到有效的利用與共享，從而造成了知識流失。按照個人發(fā)展的實際需要，對信息進行分類和序化，并根據(jù)信息之間的關(guān)系進行組織、存儲，便于信息積累與共享，并實現(xiàn)個人知識創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上，將個人信息與知識提升為組織知識。

(2)提高個人處理問題的效率

通過個人信息管理，構(gòu)建個人知識平臺，提高個人應(yīng)變能力和反應(yīng)速度。面對問題，能夠通過平日的信息與知識的積累，快速查找答案，有效解決問題。

(3)培育新的想法與思維

在日新月異的時代背景下，保持創(chuàng)新能力是組織和個人獲得并保持競爭優(yōu)勢的源泉。對于個人而言，信息管理與知識管理的最終目的是如何使自己跨越時空界限，交流思想，共同創(chuàng)造新的思維。在信息管理過程中，借助非正式與正式的信息交流，把具備某種共性的人們聚集起來實現(xiàn)信息共享，充分利用人們頭腦中的創(chuàng)造性思維，產(chǎn)生新的思維。

(4)完善個人知識結(jié)構(gòu)

隨著社會信息化進程的加快、借助現(xiàn)代信息技術(shù)、個人獲取信息的能力實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，個人信息的擁有量極度膨脹、對于數(shù)量龐大的信息積累，個人只有科學(xué)地管理信息，并主動對大量零散的信息進行深度加工，從中挖掘出有用的知識，通過有效吸收，才能不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，增強自身的適應(yīng)能力。

1．個人信息管理的特點

為了明確并突出個人信息管理的特點，我們選擇了組織信息管理和個人知識管理兩個與之密切相關(guān)的概念分別進行對比。

1)個人信息管理與組織信息管理的關(guān)系。

個人信息管理存在于個人層面，通過個人信息管理的實施，個人可以在短時間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識，準確地表達知識，提高工作效率和自身能力。組織信息管理面向社會組織，目的在于創(chuàng)造組織的效率和效能。個人是組織的基本單位，強化個人信息管理是發(fā)展組織信息管理的基礎(chǔ)，兩者在目的、實施主體、實施方式、技術(shù)支持條件、作業(yè)流程、應(yīng)用界面等方面有所區(qū)別，但是在信息管理觀念的基礎(chǔ)架構(gòu)上，個人信息管理和組織信息管理的應(yīng)用和運作是相輔相成的。

2)個人信息管理與個人知識管理的關(guān)系。

個人知識管理最初由PaulDorsey教授于1998年提出，并被JonathonGoade在個人知識管理網(wǎng)PKMNet站點(http：／／www．millikin．edu／webmaster／seminar／PKMnet)上進行了詳細介紹。盡管關(guān)于個人知識管理的定義眾說紛紜，但其最終目的都在于更有效的構(gòu)建個人知識系統(tǒng)，為個人的學(xué)習(xí)工作服務(wù)。通過實施個人知識管理，個人可以在短時間內(nèi)處理大量信息，快速有效地獲取所需知識，準確地表達知識，提高工作效率和自身競爭力。個人知識管理問題的核心是研究人和知識結(jié)合的問題，其目標明確，就是實現(xiàn)知識創(chuàng)新。從某種意義上來說，兩者之間的關(guān)系正如信息管理與知識管理的關(guān)系，既有區(qū)別又有聯(lián)系。個人信息管理側(cè)重對信息外部形態(tài)的整合，而個人知識管理注重動態(tài)過程，注重知識的應(yīng)用和共享，以人為核心，以知識創(chuàng)新為中心，目標是知識創(chuàng)新與增值。從管理對象來看，個人信息管理關(guān)注顯性知識，而知識管理包括顯性知識管理和隱性知識管理，以隱性知識為管理重點，注重顯性知識和隱性知識之間的共享與轉(zhuǎn)換。從管理目標來看，個人信息管理在于信息的整理與組織，個人知識管理在于知識的共享與創(chuàng)新。

綜上所述，個人信息管理不同于個人知識管理，個人信息管理是知識管理的基礎(chǔ)，而個人知識管理是信息管理的延伸與發(fā)展。由此可見，個人信息管理、組織信息管理和個人知識管理都是以人為中心，以資源為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)為工具，以知識創(chuàng)新為目標，需要相關(guān)技術(shù)和一定社會機構(gòu)的智力支撐，依賴于信息知識的自由流動與共享。個人信息管理是基于個人發(fā)展的需要，涉及的影響因素比較少，比組織信息管理更容易實施。由于實施主體是人，人會受到主觀情緒和客觀水平的限制，因此個人信息管理更強調(diào)人本思想，更注重采用的方法和技術(shù)是否與個人的匹配，注重實用性與時效性，以個人知識創(chuàng)新為目的，提升個人在社會競爭中的優(yōu)勢。此外，由于缺乏外界的約束與監(jiān)督，可能在實施的過程中更容易半途而廢，所以個人信息管理成功的關(guān)鍵在于持之以恒。

2.個人信息管理的原則

個人在精力、資金、技術(shù)等方面，與組織有很大的差異，因此與組織信息管理不同，個人信息管理應(yīng)當(dāng)以人為本，注重可操作性，在實施中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

(1)簡單原則在信息管理中，個人常常使用文件夾、收藏夾、個人圖書館等方式對信息進行分類，為保證查找方便和易于歸類，所建立的分類要切合自己的需要，簡單易行，不宜太深、太廣。

(2)易用原則實施信息管理時，個人不需要學(xué)習(xí)艱深的程序設(shè)計和專門技術(shù)。個人可以根據(jù)需要，方便地對自己的信息進行管理，而且自己可以切身感覺到這種管理的效果。在實際運作過程中，選擇自己最熟悉、最便于開展的形式，如使用PDA、Office軟件，甚至傳統(tǒng)的記錄工具。

(3)經(jīng)濟原則經(jīng)濟實惠是實施個人信息管理的一個很重要的考量依據(jù)，尤其是對于經(jīng)濟實力不強的在校學(xué)生來說更是如此。要根據(jù)自身的狀況，充分利用可以獲得的免費工具，如高校圖書館所提供的免費數(shù)據(jù)庫，軟件、清華同方個人數(shù)字圖書館系統(tǒng)等)，有個人特色的信息管理。

(4)彈性原則從網(wǎng)絡(luò)上下載的免費軟件(秘書管理甚至13常使用的Office軟件，實現(xiàn)具在建立個人信息庫或知識庫的時候，應(yīng)該充分考慮個人未來發(fā)展需要，預(yù)留的容量至少可以滿足個人收集數(shù)年以上的信息與知識存儲量，也就是必須注意所用數(shù)據(jù)庫的最大容量。

個人信息管理的內(nèi)容基本由網(wǎng)絡(luò)信息資源管理、文件檔案管理、人際交往信息管理和個人時間管理4部分組成，網(wǎng)絡(luò)信息資源管理包括網(wǎng)站及網(wǎng)頁內(nèi)容的鏈接、分類管理、網(wǎng)絡(luò)工具(如網(wǎng)摘、搜索引擎)、網(wǎng)絡(luò)空間(如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)硬盤)，文件檔案管理包括工作13記、工作總結(jié)、讀書筆記以及收集的音頻、視頻、文章等，人際交往信息管理包括書信、聯(lián)系人通訊錄、個性特點、電子郵件等，個人時間管理包括個人備忘錄、日志提醒等。此外，還可以把個人瞬間靈感閃過時想到的好點子也管理起來。

1)個人信息需求分析。因為個人信息管理的內(nèi)容種類繁多，既有專業(yè)信息，又有私人信息、個人感興趣的信息、人際關(guān)系的信息，個人可以根據(jù)自身應(yīng)用的特點、工作學(xué)習(xí)的需要以及個人現(xiàn)有知識儲備，對信息進行定位，得出獲取的優(yōu)先順序，并且在實際運作中不斷進行調(diào)整和修正。

2)信息管理工具的選擇。根據(jù)實際情況，選擇實施個人信息管理的工具?？梢赃x擇用自己的專用計算機來操作個人信息管理，建立文件夾來收藏資料，不需要其他應(yīng)用軟件，相當(dāng)于文檔管理，這種方式適合于個人專有、機密的特定信息的管理，完全個性化設(shè)置，但是功能簡單，僅能滿足個人信息管理的初級需要；也可以選擇專門開發(fā)的個人信息管理軟件，如個人知識王，它是以個人信息管理、知識管理和溝通管理為基本任務(wù)，幫助個人實現(xiàn)工作、學(xué)習(xí)、生活等相關(guān)信息和個人社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)信息的有效管理；或者可以選擇第3方信息管理平臺，與專門軟件相類似，但是提供跨機構(gòu)的共享和交流平臺，在線隨時使用。

3)個人信息搜集計劃的制定。搜集計劃是個人信息需求的具體體現(xiàn)，也是進行具體搜集的重要依據(jù)和保證工作順利進行的關(guān)鍵。計劃可以有中長期和短期之分，在規(guī)定了某一時期內(nèi)信息搜集的總目標后，可以依據(jù)內(nèi)容再具體劃分為幾個分目標，以便分批、分期進行靈活安排。信息搜集計劃要依據(jù)搜集的原則，事先分析得來的各種材料，確定搜集途徑、信息的類型、信息的數(shù)量與比例，從而制定一個合理可行的計劃。

4)個人信息組織標準的建立。為了長期有序地進行信息管理，建立一定的標準來規(guī)范和協(xié)調(diào)信息內(nèi)容的更新、修改和共享，這些標準可以是操作原則、時間安排和分類標準等。要保證個人信息管理工作的有效進行，應(yīng)當(dāng)注意信息的命名要簡單明了，具有唯一性，信息組織要以內(nèi)涵為依據(jù)進行科學(xué)分類。

5)信息交流與共享。個人信息在交流中得到升華并實現(xiàn)共享，也可以為個人的發(fā)展提供條件。個人應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，主動把自身的信息與知識表達出來共享，如在博客上展示自己，得到反饋，修正自己，如此反復(fù)，新知識就創(chuàng)造出來了。

6)信息利用。把信息與實際應(yīng)用結(jié)合在一起，幫助個人進行信息加工，形成應(yīng)用的規(guī)則意識。

7)信息維護與提高。長期有序地按照制定的計劃和實際工作與學(xué)習(xí)的需要維護并不斷提高個人信息與知識體系，對信息與知識進行更新、修改或刪除，不斷完善個人信息組織標準，在個人信息管理過程中逐步完善自己的知識結(jié)構(gòu)。