采購計劃管理是指對企業(yè)的采購計劃進行制定和管理，為企業(yè)提供及時準(zhǔn)確的采購計劃和執(zhí)行路線。

(一)實行采購計劃管理責(zé)任制

1．生產(chǎn)單位責(zé)任。

(1)根據(jù)生產(chǎn)要求，提供本單位物資需求的實際情況，作為物資供銷分公司制定采購計劃的基礎(chǔ)；

(2)根據(jù)生產(chǎn)實際，提出本單位物資補充計劃和急需計劃；

(3)負(fù)責(zé)反饋物資使用單位的意見。

2．保供服務(wù)中心責(zé)任。

第三章物資采購流程再造一保供服務(wù)中心作為計劃管理中心，負(fù)責(zé)對計劃進行統(tǒng)一調(diào)度和管理。具體責(zé)任是：

(1)匯總、審核生產(chǎn)單位上報的物資需求計劃，編制物資采購計劃；

(2)對有庫存或有需要調(diào)劑的無動態(tài)物資計劃，建議并監(jiān)督采購中心進行平衡利庫；

(3)建議物資計劃的采購方式；

(4)協(xié)調(diào)并處理有關(guān)物資計劃的爭議和糾紛；

(5)對計劃執(zhí)行情況進行在線監(jiān)督，并對物資供銷分公司的采購事務(wù)進行統(tǒng)一調(diào)度，對未按規(guī)定時限到貨的計劃執(zhí)行部門，進行責(zé)任追究；

(6)對年度和月份的計劃執(zhí)行情況進行分析和評判。

3．物資采購中心責(zé)任。

物資采購中心是物資采購計劃的執(zhí)行單位，具體的責(zé)任是：

(1)認(rèn)真研究計劃管理中心下達的采購計劃，并對所有計劃逐條處理；

(2)按照“應(yīng)招盡招”的原則，具體組織招標(biāo)采購和比價采購工作，保證物資質(zhì)量可靠和價格低廉；

(3)對物資到貨情況負(fù)責(zé)；

4．倉儲配送中心責(zé)任：按計劃將物資送達使用單位。

5．信息網(wǎng)絡(luò)中心責(zé)任：為物資采購計劃的制定、庫存情況、采購計劃執(zhí)行全過程提供信息支持。

(二)采購計劃的編制與管理

1．物資需要量的確定。

首先，要按消耗定額來計算物資需要量。也就是用計劃期內(nèi)的生產(chǎn)計劃和物資消耗定額來確定需要量。其計算式為：

Ft=TtH

式中：Ft表示計劃期內(nèi)某種物資需要量；Tt表示使用該物資的計劃期內(nèi)生產(chǎn)任務(wù)量；H表示該物資的消耗定額。

用這樣直接計算法計算需要量是比較準(zhǔn)確的。凡有消耗定額的物資，都應(yīng)該這樣確定需要量。隨著技術(shù)的發(fā)展，煤礦的消耗定額，要按實際情況定期進行修訂。

其次，沒有消耗定額的物資，按經(jīng)驗估算法確定物資需要量。所謂經(jīng)驗估算，包括歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，以及同類條件的類比計算。在進行經(jīng)驗估算時，要注意根據(jù)煤礦井下條件變化的情況，對物資需求進行預(yù)測分析。

第三，參照其它計劃，調(diào)整、補充物資需要量。特別要注意的是設(shè)備檢修計劃、基建工程計劃、技改工程計劃。這是除生產(chǎn)計劃之外，對物資需要量影響最大的計劃。設(shè)備檢修，要按檢修方案準(zhǔn)備物資；基建工程和技改工程，按工程預(yù)算，準(zhǔn)備物資。

以上是確定物資需要量的主要依據(jù)，是年度和月份正常物資采購計劃編制的基礎(chǔ)。

2．急用料計劃管理。

急用料計劃，是生產(chǎn)單位在緊急情況下，上報的物資需用計劃。

急用料計劃的處理，以不影響生產(chǎn)為原則，隨時提報，隨時辦理。

對急用料形成原因，要根據(jù)情況逐條登記分析，看是由于計劃失誤，還是突發(fā)情況所致，如果是計劃工作失誤，應(yīng)追究責(zé)任。

3．專用物資計劃管理。專用物資計劃，是生產(chǎn)單位在停產(chǎn)檢修、防汛、防寒等非日常生產(chǎn)所需的物資需用計劃。由使用單位根據(jù)不同項目需求提報。

一般來說，專用物資時間要求急、對生產(chǎn)影響大，必須在第一時問完成專用計劃的處理，并進行跟蹤落實。

4．設(shè)備計劃管理。

設(shè)備計劃分為年度維簡計劃、大修計劃、基建計劃、零星購置計劃等。

設(shè)備計劃有工程項目的，注明工程項目名稱。工程項目信息統(tǒng)一納入計算機管理，其信息由供應(yīng)站設(shè)備管理員錄入。

設(shè)備采購員應(yīng)加強與供應(yīng)站設(shè)備管理員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，并積極做好與相關(guān)部門及使用單位的協(xié)調(diào)工作。

計劃員對于倉庫中有庫存的設(shè)備，在提交計劃時，要進行平衡利庫。

5．補充儲備計劃管理。

補充儲備計劃，是計劃員根據(jù)生產(chǎn)單位需用計劃和倉庫的儲備水平，對儲備進行必要的補充而編制的計劃。

計劃員要充分研究生產(chǎn)消耗規(guī)律，適時對儲備進行補充，盡量避免急用料采購計劃的生成。

補充儲備計劃，要根據(jù)物資的消耗規(guī)律和物資庫存情況編制，要做到既充分保證物資供應(yīng)，又少占用儲備資金。計劃好壞，是計劃員工作水平、工作質(zhì)量的集中體現(xiàn)。

(三)采購計劃的執(zhí)行

計劃的編制，是計劃工作的開始。但更重要的是計劃的執(zhí)行。物資采購計劃執(zhí)行工作主要是由物資采購中心和倉儲配送中心完成。物資采購計劃執(zhí)行的內(nèi)容包括：落實物資、控制進貨、組織供應(yīng)。

1．落實資源。落實資源是指按照物資計劃所列的品種、規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量和需用的時間，積極組織力量做好采購、加工定制、進口等工作，同時做好選擇和評價供應(yīng)商的工作。不僅使計劃所列的物品有好的供應(yīng)商來供貨，而且在企業(yè)需用時，能及時拿到質(zhì)量合適、數(shù)量足夠的物資。

2．控制進貨?？刂七M貨是按照計劃規(guī)定的物資品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量和交貨時間來控制供應(yīng)商的供貨。采購人員要經(jīng)常與供應(yīng)商保持聯(lián)系，做到按需進貨，既滿足生產(chǎn)經(jīng)營所需，又使庫存量保持較低的水平。

3．組織供應(yīng)。組織供應(yīng)是將物資按計劃送達、發(fā)放。有消耗定額的物資按定額發(fā)放，沒有消耗定額的物資，按需用單位提出的計劃發(fā)放，對計劃外需用的物資，發(fā)放要嚴(yán)格控制。

(四)采購計劃執(zhí)行的檢查

采購計劃的執(zhí)行情況，由計劃中心(保供服務(wù)中心)負(fù)責(zé)檢查。檢查的方法，分為日常檢查、計劃期末檢查和物品核銷分析。

1．日常檢查。日常檢查是指在計劃執(zhí)行過程中進行的不定期檢查，或隨時進行在線檢查。日常檢查的主要內(nèi)容有：

(1)資源的落實情況。包括計劃采購物資是否逐項有了安排，供應(yīng)商的選擇是否合理，采購合同有無問題，用什么方式采購，質(zhì)量、數(shù)量、價格如何等；

(2)物資進貨情況。包括合同執(zhí)行情況，交貨時間和驗收結(jié)果；

(3)物資的供應(yīng)情況。包括是否按時交付使用，以及使用單位的意見。

2．計劃期末檢查。計劃期末檢查是在計劃期結(jié)束后，對采購計劃執(zhí)行情況進行全面檢查。檢查主要內(nèi)容有：

(1)計劃期需要量和實際消耗量的對比分析；

(2)計劃期需要和資源的對比分析；

(3)計劃期合同執(zhí)行情況的檢查分析；

(4)物資消耗定額和實際平均單耗的對比分析；

(5)實際庫存資金占用和儲備資金定額的對比分析。

3．物資核銷分析。物資核銷是對物資采購供應(yīng)計劃執(zhí)行一個階段后，或在計劃期末，對物資使用情況進行考察分析的工作。分析的內(nèi)容有：

(1)物資實際用項是否與計劃規(guī)定用項相一致；

(2)物資實際消耗量是否與消耗定額相一致。

通過分析，為修訂消耗定額和編制物資供應(yīng)計劃提供可靠的依據(jù)。

流程描述

(1)礦廠生產(chǎn)技術(shù)部門向物資供銷分公司基層供應(yīng)站提出物資需求，供應(yīng)站根據(jù)掌握、了解的情況，進行平衡匯總，每月5日前，提出該單位全月物資需求計劃。

(2)計劃科匯總各單位需求計劃。

(3)計劃科依據(jù)材料消耗定額，對各單位需求計劃進行審核。符合定額要求的，通過審查；有問題的，與相關(guān)單位溝通，按實際情況對需求計劃進行調(diào)整。

(4)計劃科按調(diào)整后計劃，并考慮工程物資獨立需求，以及庫存情況，編制出當(dāng)月的物資計劃。(5)計劃科對物資計劃進行分解處理。庫存物資，向配送中心下達配送計劃；需訂購物資報主管領(lǐng)導(dǎo)審定后，形成采購計劃下達。其中，屬于招標(biāo)采購的，向商務(wù)科下達招標(biāo)采購計劃，日常采購則向相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)科下達比價采購計劃。

(6)采購中心執(zhí)行采購計劃。

(7)配送中心按計劃配送物資。

(8)計劃中心對計劃執(zhí)行情況進行全程監(jiān)督。

(9)計劃中心編制物資計劃統(tǒng)計報表，上報、存檔。