項(xiàng)目監(jiān)測又叫項(xiàng)目跟蹤，是指項(xiàng)目各級(jí)管理人員根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)劃和目標(biāo)等，在項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程中對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)以及影響項(xiàng)目進(jìn)展的內(nèi)外部因素進(jìn)行及時(shí)的、連續(xù)的、系統(tǒng)的記錄和報(bào)告的系列活動(dòng)過程。項(xiàng)目監(jiān)測主要針對(duì)計(jì)劃、任務(wù)和項(xiàng)目成員三個(gè)方面，是為了了解項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況而進(jìn)行。如了解成員工作完成情況，了解整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃完成情況等內(nèi)容。

項(xiàng)目監(jiān)測是必要的，因?yàn)樗梢宰C明計(jì)劃是否可執(zhí)行，同時(shí)可以說明計(jì)劃是否可以被完成。因?yàn)榭梢詫?duì)計(jì)劃進(jìn)行檢驗(yàn)，所以如果把計(jì)劃和跟蹤作為一個(gè)工作循環(huán)，那么計(jì)劃將得到適時(shí)的改進(jìn)，因?yàn)楦欉^程中會(huì)發(fā)現(xiàn)大量的計(jì)劃的不當(dāng)之處?，F(xiàn)在我們的項(xiàng)目中，有很多計(jì)劃做的不夠，這可以促使我們?nèi)ジ倪M(jìn)和完善。項(xiàng)目監(jiān)測實(shí)施人應(yīng)該是項(xiàng)目經(jīng)理，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目計(jì)劃，并且項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)進(jìn)行工作的協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)。也就是說，跟蹤的主要目的是給項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)工作的參考。跟蹤的結(jié)果和數(shù)據(jù)是“最好的教材”。

1、評(píng)價(jià)實(shí)際和計(jì)劃的完成情況

項(xiàng)目是不是按計(jì)劃完成，有什么偏差？該檢查的完成情況包括工期和成本，即成本預(yù)算和實(shí)際花費(fèi)是不是相符合。

2、檢驗(yàn)技術(shù)指標(biāo)的正確與否

檢驗(yàn)技術(shù)指標(biāo)正確與否包括質(zhì)量指標(biāo)、技術(shù)要求，檢驗(yàn)它們是否和工作說明相一致。

3、需求和變更批準(zhǔn)

在項(xiàng)目實(shí)施當(dāng)中經(jīng)常發(fā)生需求變化，由此產(chǎn)生了一系列變更。需求和變更需要按照正規(guī)的程序來展開，而不是隨隨便便地改變需求和進(jìn)行變更。

4、工期進(jìn)展與項(xiàng)目要求相一致

無論是需求變化還是其它因素引起的變更，都要求工期進(jìn)展情況以及資源使用情況符合項(xiàng)目的計(jì)劃要求。如果變更對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)，如工期和預(yù)算有較大影響，這時(shí)候需要經(jīng)過慎重的評(píng)審之后，修正項(xiàng)目的基本計(jì)劃，按照監(jiān)控手段來實(shí)施變更。

5、監(jiān)視資源的使用

另外，還需要對(duì)資源進(jìn)行監(jiān)控。主要是對(duì)一些績效標(biāo)準(zhǔn)，包括技術(shù)指標(biāo)、預(yù)算成本、工期和資源的需求數(shù)量，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)估算、比較和評(píng)估。在比較的同時(shí)，需要將績效與計(jì)劃做比較，在比較的基礎(chǔ)上預(yù)測項(xiàng)目總成本和工期是否符合項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。如果產(chǎn)生比較大的偏差，就需要采取適當(dāng)?shù)?a href="/wiki/%E7%BA%A0%E6%AD%A3%E8%A1%8C%E5%8A%A8" title="糾正行動(dòng)">糾正行動(dòng)或進(jìn)行調(diào)整。

6、成本監(jiān)控

成本監(jiān)控是為了核實(shí)成本支出與項(xiàng)目計(jì)劃是否一致，如果不一致，就要判斷怎樣才能消除偏差。

成本控制和監(jiān)測是分不開的，要進(jìn)行有效的控制，必須要有一個(gè)經(jīng)常性地持續(xù)不斷地監(jiān)測，這個(gè)監(jiān)測包括成本的檢測、工期的檢測和其他績效的檢測，這種檢測過程要求和項(xiàng)目的每一個(gè)工作包相聯(lián)系（tietoworkpackages）。

根據(jù)工作包在項(xiàng)目計(jì)劃階段的工作定義和工作描述，以及在不同時(shí)段的時(shí)間及責(zé)任分配、資源需求的計(jì)劃來記錄和報(bào)告項(xiàng)目的進(jìn)展情況。這種項(xiàng)目的檢測過程還要按照項(xiàng)目的變更做相應(yīng)的調(diào)整，也就是說要跟上項(xiàng)目變更的節(jié)拍。

為了保證項(xiàng)目得到有效的控制，在項(xiàng)目實(shí)施中要采用一個(gè)有效的工作授權(quán)制度（Work Authorization）。在項(xiàng)目計(jì)劃階段，要事先確定好方針政策。

比方說高層領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)，也可以通過職能部門下發(fā)授權(quán)工作單。具體授權(quán)工作應(yīng)該按照項(xiàng)目計(jì)劃階段的設(shè)計(jì)來實(shí)施。

檢測過程與授權(quán)流程相反，它是由個(gè)人和工作小組到項(xiàng)目經(jīng)理，然后再到更高層管理部門。

數(shù)據(jù)的收集和記錄，要求定期按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化格式來進(jìn)行。

項(xiàng)目監(jiān)測的基本目標(biāo)：

• 找出潛在的問題以預(yù)防它們的發(fā)生；
• 在出現(xiàn)不可修復(fù)危害之前準(zhǔn)備好修復(fù)計(jì)劃。

1、了解成員的工作情況

一個(gè)任務(wù)分配下來后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該知道工作的進(jìn)展情況，那么他就必須去跟項(xiàng)目成員進(jìn)行交流，了解這個(gè)成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時(shí)并保質(zhì)保量的完成？如果不能按時(shí)完成，需要什么樣的幫助呢？”這是項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)心的。而且需要隨時(shí)的收集。如果這個(gè)信息沒有被收集上來，那么項(xiàng)目經(jīng)理就失去了對(duì)項(xiàng)目的了解，也就失去可適時(shí)調(diào)整的時(shí)機(jī)，如此，后果就可想而知了，項(xiàng)目拖延、混亂……

2、調(diào)整工作安排，合理利用資源

如果項(xiàng)目組中有幾個(gè)或者幾十個(gè)人的時(shí)候，就可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。這時(shí)就需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行工作的調(diào)整。那么這個(gè)跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)就可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理完成這個(gè)工作。

3、促進(jìn)完善計(jì)劃內(nèi)容

項(xiàng)目人員多了，又去跟蹤，這就必然要求項(xiàng)目經(jīng)理做出詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)的開始和結(jié)束時(shí)間。這就要求項(xiàng)目經(jīng)理把整個(gè)項(xiàng)目分成若干部分。詳細(xì)的考慮分工。項(xiàng)目經(jīng)理的跟蹤必然促使項(xiàng)目組成員更加詳細(xì)、合理的制定自己工作計(jì)劃，最終形成一種可喜的情況，那就是計(jì)劃展現(xiàn)出的層次結(jié)構(gòu)（項(xiàng)目計(jì)劃、階段計(jì)劃和個(gè)人計(jì)劃）。

4、促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)人員的認(rèn)識(shí)

工作分解后，應(yīng)該按照個(gè)人的特長分配工作，因?yàn)樘亻L就是效率。所以項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目成員的情況。即使在開始時(shí)不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會(huì)很快的被體現(xiàn)出來。也就是說跟蹤促使項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)成員進(jìn)行一個(gè)評(píng)估，并且這個(gè)評(píng)估是可以找到根據(jù)的（項(xiàng)目監(jiān)測的結(jié)果）。

5、促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目工作量的估計(jì)

在一個(gè)好的跟蹤工具中應(yīng)該有對(duì)工作量的估計(jì)。工作量的估計(jì)總是很不準(zhǔn)確，這個(gè)問題在跟蹤中表現(xiàn)為完不成任務(wù)/計(jì)劃，或者工作超前。在這種情況發(fā)生后，也必然促使項(xiàng)目經(jīng)理去考慮工作量的評(píng)估問題（包括整個(gè)項(xiàng)目的工作量，各個(gè)任務(wù)的工作量，有可能導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的修改?。?。

6、統(tǒng)計(jì)并了解項(xiàng)目總體進(jìn)度

經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，項(xiàng)目組在同一時(shí)間進(jìn)行不同階段的工作。這時(shí)對(duì)于工作進(jìn)度的把握，尤其是總體進(jìn)度的把握就比較困難。如果項(xiàng)目經(jīng)理把階段劃分的很清楚，并且階段工作量也很明確，而且項(xiàng)目成員也對(duì)自己的工作量進(jìn)行評(píng)估的話（完成了任務(wù)的百分?jǐn)?shù)），那么項(xiàng)目的總體進(jìn)度可以由工具自動(dòng)生成（完成的百分比）。這當(dāng)然不是很準(zhǔn)確，但卻可以作為一個(gè)參考。而且是一個(gè)比較好的參考。

7、有利于人員考核

項(xiàng)目成員的工作能力（是否按時(shí)完成任務(wù)，完成工作量的大小…… 很多信息都可以體現(xiàn)出來）。從跟蹤方面來說，是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)去了解項(xiàng)目的情況。但項(xiàng)目成員應(yīng)該主動(dòng)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作，尤其是工作中的問題。正所謂“沒有問題就是問題”。現(xiàn)在我們需要一個(gè)好的工具，來建立并完善我們的跟蹤工作。

對(duì)項(xiàng)目建立執(zhí)行跟蹤系統(tǒng)時(shí)，要考慮的問題有很多，主要有如下幾個(gè)方面：

• 項(xiàng)目監(jiān)測對(duì)象；
• 收集信息的范圍；
• 項(xiàng)目監(jiān)測的過程。