政府采購程序有廣義與狹義兩層含義。廣義的政府采購程序是指一個(gè)政府采購項(xiàng)目從一開始確定立項(xiàng)采購直至采購活動(dòng)完全結(jié)束的完整的運(yùn)作過程。狹義的政府采購程序是指為實(shí)現(xiàn)政府采購的目標(biāo)，根據(jù)所確立的政府采購方式的特點(diǎn)，法律規(guī)定的執(zhí)行該政府采購方式所應(yīng)遵循的步驟。

　　不同的采購方式有不同的采購程序，但總體而言，任何一項(xiàng)政府采購都要經(jīng)歷以下幾個(gè)步驟：

　　(一)制定采購需求計(jì)劃，公開采購需求

　　采購機(jī)構(gòu)按政府采購法規(guī)和政府經(jīng)濟(jì)政策的需要，在既定的采購原則下，制定合適的采購目標(biāo)。采購計(jì)劃要明確采購的政策、采購要達(dá)到的目標(biāo)、采購進(jìn)行的程序、組成人員、選用的采購方式、采購的各項(xiàng)規(guī)則，甚至合同的主要內(nèi)容都要在計(jì)劃中確定下來。因此，政府采購的計(jì)劃必須有細(xì)致、周全的考慮。在確定了政府的采購計(jì)劃后，采購機(jī)構(gòu)應(yīng)向社會(huì)公開自己所需要的商品和勞務(wù)的相關(guān)信息。這些信息主要涉及到所要采購的商品或勞務(wù)的品種及性能。政府一般采用兩種方式提出其需求：一種方式是“功能說明”，意即，政府向供應(yīng)商較詳細(xì)地說明所需采購的各商品的功能情況，并要求供應(yīng)商在提議中向政府表明其產(chǎn)品或勞務(wù)滿足這些功能所要求的方式；另一種方式是“設(shè)計(jì)說明”，意即政府在采購之前說明其如何進(jìn)行采購。另外，政府還需要對(duì)其采購的產(chǎn)品和勞務(wù)總量、商品交貨期以及勞務(wù)有效期等要求進(jìn)行明確說明。這一步的主要目的是擬定政府采購的總計(jì)劃以及對(duì)供應(yīng)商的具體要求。

　　政府向供應(yīng)商用書面的形式詳細(xì)地說明有關(guān)的技術(shù)要求在購買過程中具有特殊的重要意義。第一，因?yàn)榧夹g(shù)要求書向銷售商表明了購買方期望在銷售方的投標(biāo)書中獲得哪些參數(shù)。美國的經(jīng)驗(yàn)表明，大多數(shù)與賣方有關(guān)的問題都產(chǎn)生于“定義含糊不清，措辭糟糕，沒有包括重要細(xì)節(jié)、參數(shù)和說明的書面合同”。那些范圍過于狹窄或繁冗的技術(shù)要求會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)成本上升，甚至沒有什么人來投標(biāo)。例如在一個(gè)地區(qū)內(nèi)，修建一條主干線的招標(biāo)通告被發(fā)到各類承包商手中，但是在投標(biāo)之日卻沒有收到任何投標(biāo)方案。政府官員感到十分奇怪，就向各類承包商詢問他們?yōu)槭裁床粎⒓油稑?biāo)。得到的回答是技術(shù)要求所需的某一等級(jí)的材料和特定的建造程序只適用于州際間的主高速公路的修建，規(guī)模相對(duì)較小的城市干線項(xiàng)目如果以招標(biāo)通告中的要求為基礎(chǔ)，對(duì)承包商來說在經(jīng)濟(jì)上是不可行的。

　　第二，要注意的是說明書規(guī)定的技術(shù)要求范圍不能過于狹窄，也不能過大、或過于模糊，否則有可能導(dǎo)致了答復(fù)的不一致和非標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而混亂了銷售商的符合條件并使供應(yīng)商或承包商的范圍太大，從而增加采購成本。如果公共機(jī)構(gòu)為征集一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)出招標(biāo)通知，但并未具體描述該機(jī)構(gòu)所需計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，也沒有明確規(guī)定評(píng)標(biāo)原則，那么該機(jī)構(gòu)有可能收到各種各樣的投標(biāo)方案，從筆記本電腦直到高級(jí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)有盡有。因此在技術(shù)要求中要融合足夠多的細(xì)節(jié)，以使投標(biāo)行為標(biāo)準(zhǔn)化，并且要有充分的靈活性和敏感性，以使投標(biāo)過程具有競(jìng)爭性的反響，這是一項(xiàng)非常困難的任務(wù)。

　　確定技術(shù)要求采用的形式是導(dǎo)致技術(shù)要求撰寫困難的另一個(gè)因素。其中最常見的是相類似的或等價(jià)的品牌、具體產(chǎn)品或材料、特定設(shè)計(jì)特點(diǎn)和特定操作特點(diǎn)或性能標(biāo)準(zhǔn)。性能要求是技術(shù)要求最常用的形式，制定以性能為基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)在銷售商或承包商設(shè)計(jì)投標(biāo)方案時(shí)可以提供一定的靈活性。例如，剝貓皮有九種方法，如果公共機(jī)構(gòu)僅要求采用其中的一種，那么顯然它的成本將會(huì)增加，而競(jìng)爭性投標(biāo)方案的數(shù)量也會(huì)減少。此外，可能會(huì)有人發(fā)明第十種方法，雖然貓也許不喜歡，但它的成本花費(fèi)卻是有效率的，而且是富有成效的。

　　然而，建立在性能基礎(chǔ)上的技術(shù)要求并不總是最好的方式。如果政府考慮到用于某一建筑工程的材料的質(zhì)量，那么除了建筑工程的性能標(biāo)準(zhǔn)外，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也需在技術(shù)要求中詳細(xì)列舉。公共機(jī)構(gòu)在其建筑工程的技術(shù)規(guī)格要求某一等級(jí)的建筑材料或某一類型的設(shè)計(jì)方案也是通常情況。

　　第三，一個(gè)好的技術(shù)規(guī)格書最重要的一點(diǎn)就是標(biāo)準(zhǔn)化。這一點(diǎn)不僅有助于促進(jìn)應(yīng)標(biāo)者對(duì)采購招標(biāo)的理解，而且更重要的是有助于公共機(jī)構(gòu)更有效地比較各個(gè)投標(biāo)方案。招標(biāo)過程中沒有什么比在沒有可比性的情況下對(duì)各種投標(biāo)方案進(jìn)行評(píng)價(jià)更使人感到困擾的了。如果公共機(jī)構(gòu)允許應(yīng)標(biāo)者采用他們自己的標(biāo)準(zhǔn)或自己的術(shù)語，那么要選擇成本最低和質(zhì)量最高的投標(biāo)方案幾乎是不可能的。在某些情況下，采購要求不可能完全的標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是在采用協(xié)商出價(jià)或非競(jìng)爭性協(xié)商采購時(shí)更是如此。但在可能的情況下還是應(yīng)該多采用標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)劃書。

　　最后，由于公共機(jī)構(gòu)經(jīng)驗(yàn)有限、需求特殊，制定技術(shù)要求書可能有些困難。因而，機(jī)構(gòu)管理者尤其有必要尋找那些已經(jīng)進(jìn)行過類似項(xiàng)目或計(jì)劃的其他組織，吸收他們的經(jīng)驗(yàn)。這不僅可以節(jié)省大量時(shí)間和精力，而且可以避免產(chǎn)生與其他組織已經(jīng)遇到過的種種預(yù)期外情況類似的問題。

　　(二)選擇采購方式

　　上述已介紹過，政府采購的方式多種多樣，政府選擇哪種方式進(jìn)行采購，主要取決于政府采購能否通過競(jìng)爭方式和效率最大化方式予以實(shí)現(xiàn)。一般而言，在采購數(shù)額達(dá)到一定數(shù)額以上時(shí)，實(shí)行競(jìng)爭性招標(biāo)采購方式；當(dāng)涉及緊急情況下的采購或涉及高科技應(yīng)用產(chǎn)品和服務(wù)的采購，可采用競(jìng)爭性談判采購方式：在壟斷行業(yè)或保密行業(yè)，可采用單一來源采購方式或征求建議采購方式?？傊?，各國一般都對(duì)本國政府適用的采購方式及條件制定了詳細(xì)規(guī)定，必須根據(jù)采購的性質(zhì)、數(shù)量、時(shí)間要求等因素，以有助于推動(dòng)公開和有效競(jìng)爭等政府采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為遵循原則。

　　(三)采購合同的簽訂

　　這個(gè)階段是政府采購部門通過考察認(rèn)定各供應(yīng)商后的政府采購法律合同的簽署。政府部門應(yīng)在收集了各方報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行擇優(yōu)簽訂政府采購合同。被授予合同的供應(yīng)商必須是合格的，即具有政府供貨資格的供應(yīng)商，要按照事先公布的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行資格審查。供應(yīng)商簽訂合同時(shí)必須按照標(biāo)準(zhǔn)交納一定數(shù)額的履約保證金，作為對(duì)履行合同規(guī)定義務(wù)的必要保證。

　　(四)采購合同的執(zhí)行

　　這個(gè)階段的目的是為了保證供應(yīng)商按合同規(guī)定提供所需要的商品或勞務(wù)。提供的商品和勞務(wù)必須滿足政府對(duì)質(zhì)量、性能和數(shù)量上的要求，并保證按期交貨。因此，采購機(jī)構(gòu)還必須監(jiān)督供應(yīng)商履行合同，包括考察供應(yīng)商生產(chǎn)、交貨等情況，保持和所需商品的政府部門的密切聯(lián)系，一旦發(fā)現(xiàn)有違反合同或合同書不明確的地方，及時(shí)做出反映，向供應(yīng)商指出問題或協(xié)商解決。甚至在供應(yīng)商合同已履行完畢，采購機(jī)構(gòu)仍需不斷接受政府部門的反饋信息。此外，還包括驗(yàn)收、結(jié)算和效益評(píng)估等過程。

　　《政府采購法》中用了四分之一的章節(jié)(主要是第四章、第五章)、五分之一以上的條款對(duì)政府采購的程序作出了規(guī)定，表明政府采購程序在政府采購制度中的重要性。一般而言，政府采購管理采購程序在政府采購制度中的地位，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1．政府采購程序是政府采購的行為準(zhǔn)則

　　只有規(guī)定采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循的步驟及程序，規(guī)定各步驟中采購當(dāng)事人的權(quán)利與義務(wù)，規(guī)定各步驟中采購人應(yīng)當(dāng)開展的工作及衡量標(biāo)準(zhǔn)，才確立了政府采購的“游戲規(guī)則”，采購人及其他政府采購當(dāng)事人就有了行為準(zhǔn)則，采購行為自然就得到了規(guī)范，從而圓滿實(shí)現(xiàn)政府采購的目標(biāo)。

　　2．政府采購程序是政府采購原則的表現(xiàn)形式

　　公開透明、公平競(jìng)爭、公正和誠實(shí)，是政府采購應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。政府采購原則是政府采購行為的總體規(guī)范，但并不是抽象的要求，要通過必要的程序詳細(xì)地體現(xiàn)出來。具體地說，公開透明原則，要求采購活動(dòng)全面做到公開。以采購方式的選擇為例，要求采購人員在開展采購活動(dòng)時(shí)要采用公開招標(biāo)方式，要發(fā)布招標(biāo)公告和中標(biāo)公告；采用公開招標(biāo)以外采購方式的，要獲得政府采購監(jiān)督管理部門的批準(zhǔn)；采用法定采購方式的，采購人員在采購活動(dòng)完成后，應(yīng)當(dāng)將采購結(jié)果予以公布等。公平競(jìng)爭原則，要求統(tǒng)一披露政府采購信息，要給予投標(biāo)人足夠的響應(yīng)時(shí)間，要請(qǐng)符合資格條件的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)，要按照平等、自愿原則簽訂采購合同等。公正原則，要求采購活動(dòng)中要有監(jiān)督制約，不得出現(xiàn)干預(yù)行為，一旦發(fā)生有失公正的行為就應(yīng)當(dāng)廢標(biāo)等。誠實(shí)原則，要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資格文件，要按要求簽訂和履行合同等。

　　3．政府采購程序是實(shí)施監(jiān)督管理的基礎(chǔ)

　　政府采購法作為規(guī)范政府采購行為的基本法，有關(guān)政府采購的規(guī)定，都要通過程序予以落實(shí)。政府采購程序越詳細(xì)、越嚴(yán)密，政府采購的監(jiān)督管理就越具針對(duì)性、越容易到位。如政府采購法規(guī)定的政府采購政策，就要求采購人在審查供應(yīng)商資格和評(píng)標(biāo)過程中加以落實(shí)；關(guān)于供應(yīng)商的資格，要求采購人在采購活動(dòng)中進(jìn)行審查；政府采購合同要在相應(yīng)的實(shí)施階段報(bào)政府采購監(jiān)督管理部門備案等。有了明確的政府采購程序，政府采購監(jiān)督管理部門才可能有效地履行管理職責(zé)，通過監(jiān)督程序的合法性來保障采購行為的規(guī)范性和采購結(jié)果的合法性。