行政溝通是指在行政執(zhí)行活動中，行政機(jī)構(gòu)之間以及人員之間所作的信息上的傳遞交流與聯(lián)系。通俗地說，溝通就是彼此了解情況。行政溝通的實(shí)質(zhì)是行政信息的傳遞和處理。行政信息反映行政實(shí)施活動及其發(fā)展變化情況。因此，及時(shí)進(jìn)行行政溝通，相互了解情況，對于行政執(zhí)行具有重要作用。

行政溝通的方式多種多樣，可以根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分。根據(jù)溝通的組織結(jié)構(gòu)的不同將溝通劃分為正式溝通和非正式溝通，根據(jù)溝通的方向的不同將溝通劃分為向下、向上和水平的溝通；根據(jù)溝通的傳遞和接受方式的不同將溝通劃分為口頭的、書面的和其它的溝通。

（1）正式溝通與非正式溝通

正式溝通是指通過正式的組織程序，按組織規(guī)定的途徑和方式所進(jìn)行的溝通。正式溝通是溝通的主要形式。例如行政實(shí)施中常見的傳達(dá)上級命令和指示、定期或不定期的下級向上級的匯報(bào)制度等，都是正式溝通的典型例子。

正式溝通的特點(diǎn)是正規(guī)、嚴(yán)肅，溝通信息比較可靠和穩(wěn)定，所以一般重要的消息通常都采用這種溝通方式。正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是信息失真率低，溝通效果較好且具有較強(qiáng)的約束力，不足之處是有時(shí)溝通速度比較慢，有可能會降低行政效率。

非正式溝通是指通過正式組織程序以外的各種渠道進(jìn)行的溝通。例如組織成員之間私下對事件的評論、相互對各自感興趣的信息的傳播等，都是非正式溝通的例子。非正式溝通是建立在日常人際關(guān)系基礎(chǔ)上的一種自由溝通，其所傳遞的信息常被稱作小道消息，因?yàn)榉钦綔贤ㄒ话闶峭ㄟ^非正式組織或者是人們私下之間閑談的渠道而進(jìn)行的。非正式溝通是人們交流情感以及自然愿望的產(chǎn)物，

非正式溝通的特點(diǎn)是自發(fā)性、情感性、非強(qiáng)制性以及靈活性，因而容易造成溝通信息扭曲和失真，而且傳播速度極快。

（2）下行溝通、上行溝通與平行溝通

下行溝通指自上而下的溝通，也就是上級向其下級傳遞信息，因而又稱傳遞。下行溝通的主要作用是：讓下級明確行政目標(biāo)；下達(dá)有關(guān)工作方面的指示；提供關(guān)于組織程序和行動的情況；提醒有關(guān)部門或工作人員對任務(wù)及其它關(guān)系的了解等等。通過下行溝通，可以使下級了解上級的指示精神、工作意圖、行動目標(biāo)等。

在下行溝通中，要注意避免專斷和高傲，以免脫離群眾，得不到廣泛響應(yīng)。同時(shí)也應(yīng)注意下級對溝通信息的理解是否正確，以免導(dǎo)致失真，脫離行動目標(biāo)。

上行溝通指自下而上的溝通，也就是下級向上級反映意見和情況，又稱為反饋。下行溝通的目的是要將下級對有關(guān)情況的看法、意見和建議及時(shí)反映上來，以利于上級及時(shí)解決下級工作中出現(xiàn)的問題，對下級的工作作進(jìn)一步的指導(dǎo)，或者是吸收和采納下級的合理化建議，修改其工作方案，以利于決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在上行溝通中，要注意全面、客觀地聽取下級意見，防止下級投其所好，報(bào)喜不報(bào)憂。

平行溝通指橫向的溝通，也就是同級部門或同事之間的溝通。由于工作或業(yè)務(wù)上的關(guān)系，不同組織與人員之間或多或少總是存在某種聯(lián)系，因而便產(chǎn)生了橫向溝通。橫向溝通可以互通信息，避免相互之間的誤解、扯皮以及踢皮球現(xiàn)象，有利于互相信任、互相合作，齊心協(xié)力為實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)而奮斗。

（3）按溝通媒介或工具劃分有口頭溝通、書面溝通、網(wǎng)上溝通。

行政溝通的作用表現(xiàn)為：

（1）是實(shí)現(xiàn)行政決策科學(xué)化、民主化的重要基礎(chǔ)，是提高政府工作透明度，推動社會主義民主建設(shè)的有效途徑。

（2）是行政執(zhí)行各環(huán)節(jié)順進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，是提高行政管理效率的保證。

（3）是行政檢查和監(jiān)督的重要依據(jù)。

（4）是所有行政人員參與管理，是改善人際關(guān)系，鼓舞士氣，增強(qiáng)組織凝聚力的重要手段。

行政溝通旨在為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而產(chǎn)生一定的溝通效應(yīng)、速度、廣度和準(zhǔn)確度。為了最大限度地取得溝通效應(yīng)，溝通時(shí)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下三項(xiàng)原則：

(1)高效率原則指某一行政信息完成溝通過程所需要的時(shí)間越少，溝通效率則越高。為了實(shí)現(xiàn)行政溝通的高效率原則，必須特別注意以下兩個方面：一是保證溝通渠道暢通無阻，減少人為干擾和失真現(xiàn)象，盡可能選擇最短、最直接、容量適中的渠道進(jìn)行溝通。 二是溝通技術(shù)現(xiàn)代化。

(2)高質(zhì)量原則是指行政信息在傳遞過程中所達(dá)到的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性，盡可能地減少信息傳遞過程中的干擾和失真，注意減少與信息接收者的要求成行政決策活動無關(guān)的信息。

(3)民主化原則。就是要擴(kuò)大行政人員參與決策的機(jī)會，創(chuàng)造一種民主、寬容、和諧的溝通氣氛。

有效的行政溝通標(biāo)準(zhǔn)是信息交流及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。行政溝通的目的是追求信息速度、無誤率和滿意度。行政學(xué)家Barnerd提出了行政溝通有效性的七項(xiàng)原則：全員知曉溝通渠道；正式渠道通達(dá)到人；溝通渠道簡短直接；溝通程序與渠道匹配；溝通主管人員勝任；溝通渠道暢通無阻；溝通信息確實(shí)可靠。

（1）行政溝通是行政協(xié)調(diào)的前提。要促進(jìn)關(guān)系和諧，以便能順利實(shí)現(xiàn)行動上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

通過行政溝通，有利于意見分歧和利益沖突的消除和化解，獲得有關(guān)外部環(huán)境變化信息，就促使行政組織與之保持平衡狀態(tài)。

（2）行政溝通推進(jìn)行政協(xié)調(diào)發(fā)展。表現(xiàn)為：

1、感情溝通就能消除隔閡，行動上達(dá)到協(xié)調(diào)配合。

2、意見溝通引向思想深層，可增強(qiáng)合作的愿望達(dá)到協(xié)調(diào)。

3、文化溝通可增強(qiáng)凝聚力，達(dá)到協(xié)調(diào)。

（1）全面提高行政人員的素質(zhì)。

（2）完善行政溝通體制。

（3）暢通溝通渠道。

（4）改善信息質(zhì)量。

為改善行政溝通的效果，應(yīng)該從發(fā)訊者和收訊者兩方面入手來解決問題。美國管理協(xié)會曾經(jīng)提出的“良好溝通的十誡”，具體內(nèi)容如下：

（1）溝通前應(yīng)把所要傳遞的思想搞清楚；

（2）要認(rèn)真考慮溝通的真正目的；

（3）當(dāng)進(jìn)行溝通時(shí)，要全面考慮自然的和人的環(huán)境，這對溝通的成敗有很大的影響；

（4）在籌劃溝通內(nèi)容時(shí)，要盡可能地同別人商量；

（5）信息溝通過程中，既要注意信息的基本內(nèi)容方面，同時(shí)也要注意語氣、語調(diào)等方面；

（6）要善于利用機(jī)會來傳遞對聽者有益或有價(jià)值的東西；

（7）跟蹤檢查你的溝通；

（8）溝通時(shí)不僅應(yīng)著眼于現(xiàn)在，也應(yīng)著眼于未來；

（9）一定要使你的實(shí)際行動維護(hù)你所溝通的信息；

（10）在溝通中，每個人不僅應(yīng)使別人聽懂你的意思，而且還要弄清別人的意思。