正式組織是指人們按照一定的規(guī)則，為完成某一共同的目標(biāo)，正式組織起來的人群集合體。我們一般談到的組織都是指正式組織。維系正式組織的主要是理性原則。在正式組織中，其成員之間保持著形式上的協(xié)作關(guān)系，以完成組織目標(biāo)為行動的出發(fā)點和歸宿點。人們經(jīng)常將“正式”與“不變”、“穩(wěn)定”聯(lián)系在一起。在實踐中，正式組織在保持其相對穩(wěn)定性的同時必須具有一定的靈活性，發(fā)現(xiàn)和使用人才，并根據(jù)組織環(huán)境的變化調(diào)整正式組織的結(jié)構(gòu)。

正式組織一般具有以下幾個特點：

（1） 組織目標(biāo)是具體的。

（2） 正式組織的權(quán)力具有強制性服從的特點，并且還有正統(tǒng)性、合法性和穩(wěn)定性等特點。

（3） 正式組織的結(jié)構(gòu)一般具有層級式的等級特點。

（4） 正式組織的信息溝通渠道是由組織規(guī)章提供的。

社會系統(tǒng)學(xué)派的代表巴納德認為正式組織有三個基本要素，即協(xié)作意愿、共同目標(biāo)和信息溝通。這三個要素是正式組織產(chǎn)生的充分必要條件。

（1）協(xié)作意愿。

按定義來說，沒有人就沒有組織。但是，正如我們強調(diào)指出過的，構(gòu)成組織的應(yīng)該是人的服務(wù)、行動、行為或影響，而不是人。那就很明顯，人們貢獻努力的意愿是協(xié)作體系所不可缺少的。

同組織有關(guān)的日常用語中有許多詞語用來指個人的協(xié)作意愿，其中主要的有“忠誠心”、“團結(jié)心”、“團隊精神”、“組織力”。盡管這些詞語不太精確，但都與“忠于事業(yè)”有關(guān)，并且一般都認為它們所指的是不同于個人貢獻的有效性、能力或價值的某種事物。所以，“忠誠心”不一定同人的地位、階層、名聲、報酬或能力有關(guān)。它大致地被認為是組織的必要條件。

這種意義上的協(xié)作意愿意味著自我克制，對自己個人行動控制權(quán)的放棄，個人行為的非個人化。其結(jié)果是努力的凝聚、結(jié)合；其直接的原因是必需“結(jié)合”的意向。沒有這種意向就不會有對協(xié)作做貢獻的持久的個人努力。首先必須有把個人行為貢獻于非個人的組織行為，個人放棄其行動的控制權(quán)的意愿，才能把人們的行動協(xié)調(diào)起來。

對某一具體的正式組織的貢獻意愿的顯著特點是，個人意愿的強度存在著極大的差異。如果按照貢獻意愿的強度對一個組織的可能的貢獻者加以排列的話，其等級將為：從強烈的貢獻意愿逐步下降到?jīng)]有貢獻意愿，再下降到強烈的不愿意、反對或憎恨。現(xiàn)代社會的大多數(shù)人對任何一個現(xiàn)存的或可能成立的組織總是處于否定的立場?？赡艿呢暙I者中只有一小部分有著積極的貢獻意愿。這對大的國家、天主教會等極大且極復(fù)雜的正式組織來講也適用。現(xiàn)存社會中的絕大多數(shù)人對任何一個組織或者是漠不關(guān)心，或者是積極反對。如果有較小的組織附屬于這些大的組織，那么小組織中有積極貢獻意愿的只是很小一部分，常常是微不足道的一部分人。

幾乎同樣重要的另一個特點是，任何個人的貢獻意愿的強度都不可能維持不變。人在睡眠時很難說有什么貢獻意愿。而當(dāng)人疲勞、不愉快時，貢獻意愿也會減退或消失，“心有余而力不足”這句話就很好地表現(xiàn)了這種狀況。 從以上兩點得出的必然結(jié)論是，在任何一個正式組織中，有積極貢獻意愿的人數(shù)，以及中立的或沒有貢獻意愿的人數(shù)是經(jīng)常變動的。隨之而來的推論是，在任何一個正式的協(xié)作體系中，可能的貢獻者的貢獻意愿總量是不穩(wěn)定的。這是從所有的正式組織的歷史中明顯表現(xiàn)出來的事實。

積極的或否定的協(xié)作意愿是每個個人對在這個組織中和其他機會中經(jīng)受到的，或者對預(yù)計的凈滿足或凈不滿足比較后的表現(xiàn)。其他機會可能是個人的機會或其他組織提供的機會。也就是說，協(xié)作意愿首先是誘因同相關(guān)的犧牲相比較的凈結(jié)果；其次是同其他機會提供的實際可以得到的凈滿足相比較的結(jié)果。如果從邏輯上來考慮，需要決定的問題首先是，進行協(xié)作是否比獨立行動對個人更為有利。如果更為有利，那么要考慮的問題是，目前的協(xié)作機會比其他協(xié)作機會所提供的利益是更大還是更小。這樣，從個人的觀點來看，協(xié)作意愿是個人愿望同厭惡的綜合結(jié)果；從組織的觀點來看，它是所提供的客觀誘因同承受的負擔(dān)的綜合結(jié)果。而這個凈結(jié)果的衡量則完全是個人的和主觀的。因此，組織依存于個人的動機和滿足個人的誘因。

（2）共同目標(biāo)。

除了要同別人聯(lián)合這樣一種模糊的感覺或愿望以外，必需有一個協(xié)作的目的，協(xié)作意愿才能發(fā)展起來。否則，就無法知道或預(yù)測要求于個人的是怎樣的具體努力，在許多情況下也無法知道有些什么樣的滿足可以提供給個人。我們把這樣一種目的叫做一個組織的“目的”。需要有一個目的的必要性是自明之理，是“系統(tǒng)”、“協(xié)作”、“協(xié)調(diào)”這些字眼中隱含之意。這是在許多協(xié)作體系中可以明顯看到的，盡管它常常沒有用文字規(guī)定下來，而且有時也無法規(guī)定。在這種情況，所能觀察到的是行動的方向或后果。從這些方向和后果中可以推導(dǎo)出目的來。

一個目的如果不被將要參加組織的人們所接受，是不會激起協(xié)作行為的。因此，目的的被接受同協(xié)作意愿是同時發(fā)生的。

重要的一點是要明確，對每一個參加協(xié)作的人來說，每個協(xié)作目的都有兩個方面：

①協(xié)作的方面；

②主觀的方面。

當(dāng)把目的看成是一種協(xié)作行為的時候，它近似于獨立觀察者從一種特殊的觀察立場、組織利益的立場來觀察。它主要由組織的知識來決定，但由個人來加以解釋，例如，當(dāng)五個人協(xié)作把一塊石頭從A處搬到B處時，對這五個人的每一個人，從組織的觀點來看，石頭的移動都是不同的事。但是，請注意，問題不在于石頭的移動對每一個人意味著什么，而在于他認為對于整個組織意味著什么。這包括著他認為作為協(xié)作的一個組成部分的他自己的努力的意義，以及所有其他參加協(xié)作的人的努力的意義，但它決不會涉及個人動機的滿足。

當(dāng)目的是獲得簡單的物的結(jié)果時，每一個獨立觀察者客觀地觀察到的目的，同作為參加協(xié)作行為的每一個人觀察到的目的之間的差異，一般并不大或并不重要。參加協(xié)作的人的不同的協(xié)作觀點也相應(yīng)地是類似的。但是，即使在這樣的情況下，有心的觀察者也會發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致爭執(zhí)、行動不協(xié)調(diào)等的觀點差異，盡管這并不涉及個人利益。而當(dāng)目的不太具體時，如宗教方面的協(xié)作，客觀目的同每一個人從協(xié)作觀點觀察到的目的之間的差異，常常最終導(dǎo)致協(xié)作的瓦解。

我們可以這樣說，只有當(dāng)協(xié)作的參加者沒有認識到他們對協(xié)作目的的理解存在著嚴重分歧的時候，這個目的才能成為協(xié)作體系的一個組成要素。如果客觀地觀察到的目的同從協(xié)作角度觀察到的目的之間存在著重要的差異，當(dāng)目的是具體的、有形的、物的目的時，這種差異很快就會顯露出來；而當(dāng)目的是一般性的、無形的、感情性的目的時，差異可能很大卻沒有被人們認識到。因此，能夠作為協(xié)作體系基礎(chǔ)的客觀目的是貢獻者（或可能的貢獻者）相信為已決定的組織的目的。反復(fù)灌輸存在著共同目的的信念是經(jīng)理人員的一種主要職能。這就說明了為什么在政治組織、工業(yè)組織、宗教組織中進行著許多教育工作或所謂的思想工作。否則的話，這種情形常常難以解釋。

再回到五個人移動石頭的例子，我們講過，“問題不在于石頭的移動對每一個人意味著什么，而在于他認為對于整個組織意味著什么”。這里強調(diào)的區(qū)別是極為重要的。它表明這樣一個事實：參加組織的每一個人可以被看成是具有雙重人格—一個組織人格和一個個人人格。嚴格說來，一項組織目的對個人來說并沒有直接的意義，對他有意義的是組織同他的關(guān)系：組織加給他的負擔(dān)和給予他的利益。在講到從協(xié)作觀點來看的目的時，我們指的是個人的組織人格。在許多情況下，這兩種人格的發(fā)展過程是很清楚的。可以明顯地看出，在軍事行動中，個人行為可能受到組織人格的嚴厲壓制，以致于同個人動機的要求完全相反。同時，可以觀察到許多人的自私的行為同他的公務(wù)行為是完全不一致的，盡管他們似乎根本沒有意識到這一事實。常常還可以看到這樣的事，政治組織、愛國組織或宗教組織的成員在他們的個人行為上可以接受屈辱性的待遇，包括承認他們的個人行為同組織義務(wù)不相符，但是，如果稍微對他們組織的主義或教理有所不敬，他們就會激怒起來，盡管他們自己也承認對這些主義或教理并不理解。但是，另外還有無數(shù)的例子表明幾乎不存在組織人格。這些情況是，個人同協(xié)作體系的關(guān)系是暫時的，或參加組織的意愿處于臨界狀態(tài)。

換句話說，我們已明確地區(qū)分了組織目的和個人動機。在考慮到組織的時候，人們常常假定共同目的同個人動機是同一的，或應(yīng)該是同一的。但是，除了下面講的例外情況以外，事情并不是這樣。在現(xiàn)代社會的條件下，事情很少是這樣的。個人動機必然是內(nèi)在的、個人的、主觀的事物，共同目的必然是外在的、非個人的、客觀的事物，盡管個人對它的解釋是主觀的。這種普遍規(guī)律的一個重要例外是，在許多組織中，組織目的的實現(xiàn)本身成為許多人個人滿足的源泉，成為個人的動機。這種情況盡管可能存在，但卻很稀少。我認為只有在家庭、愛國組織和宗教組織中，在特殊條件下，組織目的才成為或可能成為惟一的或主要的個人動機。

最后應(yīng)該指出，組織一旦成立以后，就會改變它們的統(tǒng)一的目的。組織試圖使自己永遠存在，在它們努力使自己持續(xù)下去的過程中，就可能改變它們存在的理由。我將在后面說明這成為經(jīng)理人員職能的一個重要方面。

（3）信息溝通。

實現(xiàn)共同目的的可能性和存在著愿意為這個共同目的做貢獻的人們，是協(xié)作努力體系的兩極。使這些可能性成為動態(tài)過程的是信息交流。共同目的顯然必須被人們所共同了解，而要使人們了解就必須通過某些信息交流形式。除了某些例外，人們之間的信息交流是口頭信息交流。同樣地，盡管在粗略和明白的程度上有所不同，對人們的誘因也依賴于對人們的信息交流。

信息交流方法的中心問題是口頭語言或書面語言。更簡單的形式是，具有明顯意義的動作或行動也足以進行信息交流，盡管不是有意識的。在許多協(xié)作行為中，以各種方法發(fā)出信號，也是一種重要方法。另一方面，不論在原始文明和高度復(fù)雜的文明中，“以心傳心”都是一種重要的信息交流方法（在集團行為中至少有一部分不是由“明顯的”或口頭的信息交流引起的，“以心傳心”這個詞語可以避免任何“神秘”的意義，它有心神領(lǐng)會的意思）。我認為它并沒有被人們普遍地認識到。這種方法之所以必要，是由于語言作用的有限性和人們使用語言能力的差異。在專門訓(xùn)練和經(jīng)驗以及個人交往的持續(xù)方面，一個極為重要的要素是不通過語言而了解對方的能力—不僅了解環(huán)境和條件，而且了解對方的意圖。

信息交流技術(shù)是任何一個組織的重要方面，而對許多組織來講則是一個極為重要的問題。如果沒有恰當(dāng)?shù)男畔⒔涣骷夹g(shù)，就不可能采用某些目的作為組織的基礎(chǔ)。信息交流技術(shù)使得組織采取某種形式并獲得內(nèi)部的經(jīng)濟性。只要我們想象一下以下的情況，這點就很清楚了。如果每個“成員”都講著不同的語言，結(jié)果會是怎樣呢？同樣地，如果沒有特別的符號，工程和化學(xué)工作等技術(shù)職能也很難進行。組織理論說到底，信息交流占著中心的地位，因為組織的結(jié)構(gòu)、廣度和范圍幾乎全由信息交流技術(shù)所決定。