正式組織是指人們按照一定的規(guī)則，為完成某一共同的目標(biāo)，正式組織起來的人群集合體。我們一般談到的組織都是指正式組織。維系正式組織的主要是理性原則。在正式組織中，其成員之間保持著形式上的協(xié)作關(guān)系，以完成組織目標(biāo)為行動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。人們經(jīng)常將“正式”與“不變”、“穩(wěn)定”聯(lián)系在一起。在實(shí)踐中，正式組織在保持其相對(duì)穩(wěn)定性的同時(shí)必須具有一定的靈活性，發(fā)現(xiàn)和使用人才，并根據(jù)組織環(huán)境的變化調(diào)整正式組織的結(jié)構(gòu)。

正式組織一般具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1） 組織目標(biāo)是具體的。

（2） 正式組織的權(quán)力具有強(qiáng)制性服從的特點(diǎn)，并且還有正統(tǒng)性、合法性和穩(wěn)定性等特點(diǎn)。

（3） 正式組織的結(jié)構(gòu)一般具有層級(jí)式的等級(jí)特點(diǎn)。

（4） 正式組織的信息溝通渠道是由組織規(guī)章提供的。

社會(huì)系統(tǒng)學(xué)派的代表巴納德認(rèn)為正式組織有三個(gè)基本要素，即協(xié)作意愿、共同目標(biāo)和信息溝通。這三個(gè)要素是正式組織產(chǎn)生的充分必要條件。

（1）協(xié)作意愿。

按定義來說，沒有人就沒有組織。但是，正如我們強(qiáng)調(diào)指出過的，構(gòu)成組織的應(yīng)該是人的服務(wù)、行動(dòng)、行為或影響，而不是人。那就很明顯，人們貢獻(xiàn)努力的意愿是協(xié)作體系所不可缺少的。

同組織有關(guān)的日常用語中有許多詞語用來指?jìng)€(gè)人的協(xié)作意愿，其中主要的有“忠誠心”、“團(tuán)結(jié)心”、“團(tuán)隊(duì)精神”、“組織力”。盡管這些詞語不太精確，但都與“忠于事業(yè)”有關(guān)，并且一般都認(rèn)為它們所指的是不同于個(gè)人貢獻(xiàn)的有效性、能力或價(jià)值的某種事物。所以，“忠誠心”不一定同人的地位、階層、名聲、報(bào)酬或能力有關(guān)。它大致地被認(rèn)為是組織的必要條件。

這種意義上的協(xié)作意愿意味著自我克制，對(duì)自己個(gè)人行動(dòng)控制權(quán)的放棄，個(gè)人行為的非個(gè)人化。其結(jié)果是努力的凝聚、結(jié)合；其直接的原因是必需“結(jié)合”的意向。沒有這種意向就不會(huì)有對(duì)協(xié)作做貢獻(xiàn)的持久的個(gè)人努力。首先必須有把個(gè)人行為貢獻(xiàn)于非個(gè)人的組織行為，個(gè)人放棄其行動(dòng)的控制權(quán)的意愿，才能把人們的行動(dòng)協(xié)調(diào)起來。

對(duì)某一具體的正式組織的貢獻(xiàn)意愿的顯著特點(diǎn)是，個(gè)人意愿的強(qiáng)度存在著極大的差異。如果按照貢獻(xiàn)意愿的強(qiáng)度對(duì)一個(gè)組織的可能的貢獻(xiàn)者加以排列的話，其等級(jí)將為：從強(qiáng)烈的貢獻(xiàn)意愿逐步下降到?jīng)]有貢獻(xiàn)意愿，再下降到強(qiáng)烈的不愿意、反對(duì)或憎恨。現(xiàn)代社會(huì)的大多數(shù)人對(duì)任何一個(gè)現(xiàn)存的或可能成立的組織總是處于否定的立場(chǎng)。可能的貢獻(xiàn)者中只有一小部分有著積極的貢獻(xiàn)意愿。這對(duì)大的國家、天主教會(huì)等極大且極復(fù)雜的正式組織來講也適用?，F(xiàn)存社會(huì)中的絕大多數(shù)人對(duì)任何一個(gè)組織或者是漠不關(guān)心，或者是積極反對(duì)。如果有較小的組織附屬于這些大的組織，那么小組織中有積極貢獻(xiàn)意愿的只是很小一部分，常常是微不足道的一部分人。

幾乎同樣重要的另一個(gè)特點(diǎn)是，任何個(gè)人的貢獻(xiàn)意愿的強(qiáng)度都不可能維持不變。人在睡眠時(shí)很難說有什么貢獻(xiàn)意愿。而當(dāng)人疲勞、不愉快時(shí)，貢獻(xiàn)意愿也會(huì)減退或消失，“心有余而力不足”這句話就很好地表現(xiàn)了這種狀況。 從以上兩點(diǎn)得出的必然結(jié)論是，在任何一個(gè)正式組織中，有積極貢獻(xiàn)意愿的人數(shù)，以及中立的或沒有貢獻(xiàn)意愿的人數(shù)是經(jīng)常變動(dòng)的。隨之而來的推論是，在任何一個(gè)正式的協(xié)作體系中，可能的貢獻(xiàn)者的貢獻(xiàn)意愿總量是不穩(wěn)定的。這是從所有的正式組織的歷史中明顯表現(xiàn)出來的事實(shí)。

積極的或否定的協(xié)作意愿是每個(gè)個(gè)人對(duì)在這個(gè)組織中和其他機(jī)會(huì)中經(jīng)受到的，或者對(duì)預(yù)計(jì)的凈滿足或凈不滿足比較后的表現(xiàn)。其他機(jī)會(huì)可能是個(gè)人的機(jī)會(huì)或其他組織提供的機(jī)會(huì)。也就是說，協(xié)作意愿首先是誘因同相關(guān)的犧牲相比較的凈結(jié)果；其次是同其他機(jī)會(huì)提供的實(shí)際可以得到的凈滿足相比較的結(jié)果。如果從邏輯上來考慮，需要決定的問題首先是，進(jìn)行協(xié)作是否比獨(dú)立行動(dòng)對(duì)個(gè)人更為有利。如果更為有利，那么要考慮的問題是，目前的協(xié)作機(jī)會(huì)比其他協(xié)作機(jī)會(huì)所提供的利益是更大還是更小。這樣，從個(gè)人的觀點(diǎn)來看，協(xié)作意愿是個(gè)人愿望同厭惡的綜合結(jié)果；從組織的觀點(diǎn)來看，它是所提供的客觀誘因同承受的負(fù)擔(dān)的綜合結(jié)果。而這個(gè)凈結(jié)果的衡量則完全是個(gè)人的和主觀的。因此，組織依存于個(gè)人的動(dòng)機(jī)和滿足個(gè)人的誘因。

（2）共同目標(biāo)。

除了要同別人聯(lián)合這樣一種模糊的感覺或愿望以外，必需有一個(gè)協(xié)作的目的，協(xié)作意愿才能發(fā)展起來。否則，就無法知道或預(yù)測(cè)要求于個(gè)人的是怎樣的具體努力，在許多情況下也無法知道有些什么樣的滿足可以提供給個(gè)人。我們把這樣一種目的叫做一個(gè)組織的“目的”。需要有一個(gè)目的的必要性是自明之理，是“系統(tǒng)”、“協(xié)作”、“協(xié)調(diào)”這些字眼中隱含之意。這是在許多協(xié)作體系中可以明顯看到的，盡管它常常沒有用文字規(guī)定下來，而且有時(shí)也無法規(guī)定。在這種情況，所能觀察到的是行動(dòng)的方向或后果。從這些方向和后果中可以推導(dǎo)出目的來。

一個(gè)目的如果不被將要參加組織的人們所接受，是不會(huì)激起協(xié)作行為的。因此，目的的被接受同協(xié)作意愿是同時(shí)發(fā)生的。

重要的一點(diǎn)是要明確，對(duì)每一個(gè)參加協(xié)作的人來說，每個(gè)協(xié)作目的都有兩個(gè)方面：

①協(xié)作的方面；

②主觀的方面。

當(dāng)把目的看成是一種協(xié)作行為的時(shí)候，它近似于獨(dú)立觀察者從一種特殊的觀察立場(chǎng)、組織利益的立場(chǎng)來觀察。它主要由組織的知識(shí)來決定，但由個(gè)人來加以解釋，例如，當(dāng)五個(gè)人協(xié)作把一塊石頭從A處搬到B處時(shí)，對(duì)這五個(gè)人的每一個(gè)人，從組織的觀點(diǎn)來看，石頭的移動(dòng)都是不同的事。但是，請(qǐng)注意，問題不在于石頭的移動(dòng)對(duì)每一個(gè)人意味著什么，而在于他認(rèn)為對(duì)于整個(gè)組織意味著什么。這包括著他認(rèn)為作為協(xié)作的一個(gè)組成部分的他自己的努力的意義，以及所有其他參加協(xié)作的人的努力的意義，但它決不會(huì)涉及個(gè)人動(dòng)機(jī)的滿足。

當(dāng)目的是獲得簡(jiǎn)單的物的結(jié)果時(shí)，每一個(gè)獨(dú)立觀察者客觀地觀察到的目的，同作為參加協(xié)作行為的每一個(gè)人觀察到的目的之間的差異，一般并不大或并不重要。參加協(xié)作的人的不同的協(xié)作觀點(diǎn)也相應(yīng)地是類似的。但是，即使在這樣的情況下，有心的觀察者也會(huì)發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致爭(zhēng)執(zhí)、行動(dòng)不協(xié)調(diào)等的觀點(diǎn)差異，盡管這并不涉及個(gè)人利益。而當(dāng)目的不太具體時(shí)，如宗教方面的協(xié)作，客觀目的同每一個(gè)人從協(xié)作觀點(diǎn)觀察到的目的之間的差異，常常最終導(dǎo)致協(xié)作的瓦解。

我們可以這樣說，只有當(dāng)協(xié)作的參加者沒有認(rèn)識(shí)到他們對(duì)協(xié)作目的的理解存在著嚴(yán)重分歧的時(shí)候，這個(gè)目的才能成為協(xié)作體系的一個(gè)組成要素。如果客觀地觀察到的目的同從協(xié)作角度觀察到的目的之間存在著重要的差異，當(dāng)目的是具體的、有形的、物的目的時(shí)，這種差異很快就會(huì)顯露出來；而當(dāng)目的是一般性的、無形的、感情性的目的時(shí)，差異可能很大卻沒有被人們認(rèn)識(shí)到。因此，能夠作為協(xié)作體系基礎(chǔ)的客觀目的是貢獻(xiàn)者（或可能的貢獻(xiàn)者）相信為已決定的組織的目的。反復(fù)灌輸存在著共同目的的信念是經(jīng)理人員的一種主要職能。這就說明了為什么在政治組織、工業(yè)組織、宗教組織中進(jìn)行著許多教育工作或所謂的思想工作。否則的話，這種情形常常難以解釋。

再回到五個(gè)人移動(dòng)石頭的例子，我們講過，“問題不在于石頭的移動(dòng)對(duì)每一個(gè)人意味著什么，而在于他認(rèn)為對(duì)于整個(gè)組織意味著什么”。這里強(qiáng)調(diào)的區(qū)別是極為重要的。它表明這樣一個(gè)事實(shí)：參加組織的每一個(gè)人可以被看成是具有雙重人格—一個(gè)組織人格和一個(gè)個(gè)人人格。嚴(yán)格說來，一項(xiàng)組織目的對(duì)個(gè)人來說并沒有直接的意義，對(duì)他有意義的是組織同他的關(guān)系：組織加給他的負(fù)擔(dān)和給予他的利益。在講到從協(xié)作觀點(diǎn)來看的目的時(shí)，我們指的是個(gè)人的組織人格。在許多情況下，這兩種人格的發(fā)展過程是很清楚的?？梢悦黠@地看出，在軍事行動(dòng)中，個(gè)人行為可能受到組織人格的嚴(yán)厲壓制，以致于同個(gè)人動(dòng)機(jī)的要求完全相反。同時(shí)，可以觀察到許多人的自私的行為同他的公務(wù)行為是完全不一致的，盡管他們似乎根本沒有意識(shí)到這一事實(shí)。常常還可以看到這樣的事，政治組織、愛國組織或宗教組織的成員在他們的個(gè)人行為上可以接受屈辱性的待遇，包括承認(rèn)他們的個(gè)人行為同組織義務(wù)不相符，但是，如果稍微對(duì)他們組織的主義或教理有所不敬，他們就會(huì)激怒起來，盡管他們自己也承認(rèn)對(duì)這些主義或教理并不理解。但是，另外還有無數(shù)的例子表明幾乎不存在組織人格。這些情況是，個(gè)人同協(xié)作體系的關(guān)系是暫時(shí)的，或參加組織的意愿處于臨界狀態(tài)。

換句話說，我們已明確地區(qū)分了組織目的和個(gè)人動(dòng)機(jī)。在考慮到組織的時(shí)候，人們常常假定共同目的同個(gè)人動(dòng)機(jī)是同一的，或應(yīng)該是同一的。但是，除了下面講的例外情況以外，事情并不是這樣。在現(xiàn)代社會(huì)的條件下，事情很少是這樣的。個(gè)人動(dòng)機(jī)必然是內(nèi)在的、個(gè)人的、主觀的事物，共同目的必然是外在的、非個(gè)人的、客觀的事物，盡管個(gè)人對(duì)它的解釋是主觀的。這種普遍規(guī)律的一個(gè)重要例外是，在許多組織中，組織目的的實(shí)現(xiàn)本身成為許多人個(gè)人滿足的源泉，成為個(gè)人的動(dòng)機(jī)。這種情況盡管可能存在，但卻很稀少。我認(rèn)為只有在家庭、愛國組織和宗教組織中，在特殊條件下，組織目的才成為或可能成為惟一的或主要的個(gè)人動(dòng)機(jī)。

最后應(yīng)該指出，組織一旦成立以后，就會(huì)改變它們的統(tǒng)一的目的。組織試圖使自己永遠(yuǎn)存在，在它們努力使自己持續(xù)下去的過程中，就可能改變它們存在的理由。我將在后面說明這成為經(jīng)理人員職能的一個(gè)重要方面。

（3）信息溝通。

實(shí)現(xiàn)共同目的的可能性和存在著愿意為這個(gè)共同目的做貢獻(xiàn)的人們，是協(xié)作努力體系的兩極。使這些可能性成為動(dòng)態(tài)過程的是信息交流。共同目的顯然必須被人們所共同了解，而要使人們了解就必須通過某些信息交流形式。除了某些例外，人們之間的信息交流是口頭信息交流。同樣地，盡管在粗略和明白的程度上有所不同，對(duì)人們的誘因也依賴于對(duì)人們的信息交流。

信息交流方法的中心問題是口頭語言或書面語言。更簡(jiǎn)單的形式是，具有明顯意義的動(dòng)作或行動(dòng)也足以進(jìn)行信息交流，盡管不是有意識(shí)的。在許多協(xié)作行為中，以各種方法發(fā)出信號(hào)，也是一種重要方法。另一方面，不論在原始文明和高度復(fù)雜的文明中，“以心傳心”都是一種重要的信息交流方法（在集團(tuán)行為中至少有一部分不是由“明顯的”或口頭的信息交流引起的，“以心傳心”這個(gè)詞語可以避免任何“神秘”的意義，它有心神領(lǐng)會(huì)的意思）。我認(rèn)為它并沒有被人們普遍地認(rèn)識(shí)到。這種方法之所以必要，是由于語言作用的有限性和人們使用語言能力的差異。在專門訓(xùn)練和經(jīng)驗(yàn)以及個(gè)人交往的持續(xù)方面，一個(gè)極為重要的要素是不通過語言而了解對(duì)方的能力—不僅了解環(huán)境和條件，而且了解對(duì)方的意圖。

信息交流技術(shù)是任何一個(gè)組織的重要方面，而對(duì)許多組織來講則是一個(gè)極為重要的問題。如果沒有恰當(dāng)?shù)男畔⒔涣骷夹g(shù)，就不可能采用某些目的作為組織的基礎(chǔ)。信息交流技術(shù)使得組織采取某種形式并獲得內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)性。只要我們想象一下以下的情況，這點(diǎn)就很清楚了。如果每個(gè)“成員”都講著不同的語言，結(jié)果會(huì)是怎樣呢？同樣地，如果沒有特別的符號(hào)，工程和化學(xué)工作等技術(shù)職能也很難進(jìn)行。組織理論說到底，信息交流占著中心的地位，因?yàn)榻M織的結(jié)構(gòu)、廣度和范圍幾乎全由信息交流技術(shù)所決定。