書面溝通是以文字為媒體的信息傳遞，形式主要包括文件、報告、信件、書面合同等(口頭溝通是以口語為媒體的信息傳遞，形式主要包括面對面交談、電話、開會、講座、討論等)書面溝通是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時采用。在計算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通。

書面溝通本質(zhì)上講是間接的，這使得其有許多優(yōu)點：

• 可以正式的或非正式的，可長可短。
• 可以使寫作人能夠從容地表達(dá)自己的意思。
• 詞語可以經(jīng)過仔細(xì)推敲，而且還可以不斷修改，直到滿意表達(dá)出個人風(fēng)格。
• 書面材料是準(zhǔn)確而可信的證據(jù)。所謂“白紙黑字”。
• 書面文本可以復(fù)制，同時發(fā)送給許多人，傳達(dá)相同的信息。
• 在群體內(nèi)部經(jīng)常受限于約定俗成的規(guī)則。
• 書面材料傳達(dá)信息的準(zhǔn)確性高。

間接性也給書面溝通造成了一些特殊障礙。

• 發(fā)文者的語氣、強(qiáng)調(diào)重點、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略而使理解有誤。
• 信息及含意會隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時的部門而有所變更。這包括：
  • 個人觀點——收文者很容易忽略與他自己的看法有沖突的信息。
  • 發(fā)文者的地位——發(fā)文者是上司、部屬或同一階層的同事，會影響信息的意義。
  • 外界的影響——收文者能否專心閱讀收到的信息？收文者的心情如何？你寫這封函或備忘錄的時候心情如何？這封函送達(dá)的時間是大清早或是午餐的時候？等等。
• 發(fā)文者選擇的格式或時機(jī)不當(dāng)。收文者很可能因為你一開始采用的格式不當(dāng)，而不太注意你的信息內(nèi)容。

（1）簡單問題小范圍溝通時（如3~5個人溝通一下產(chǎn)出物最終的評審結(jié)論等）；

（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如項目組團(tuán)隊活動的討論、復(fù)雜技術(shù)問題提前知會大家思考等）；

（3）傳達(dá)非重要信息時（如分發(fā)周項目狀態(tài)報告等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團(tuán)隊帶來影響時。