正式溝通一般指在組織系統(tǒng)內，依據(jù)組織明文規(guī)定的原則進行的信息傳遞與交流。例如組織與組織之間的公函來往、組織內部的文件傳達、召開會議、上下級之間的定期情報交換等。

根據(jù)古典管理理論，溝通應遵循指揮或層級系統(tǒng)進行。嚴格地說，越級報告或命令，或不同部門人員間彼此進行溝通，都是不允許的。因此，在組織內只有垂直（縱向）的溝通流向（Verticalcommunicationflow），很少有同一水平的橫向溝通流向（horlzontalCommunicationflow）。實際上，按照這種模式進行溝通，不但是不可能的，而且不能符合組織的需要。因此產(chǎn)生了委員會，或公文抄報之類的措施，以便在同級之 I司的橫向溝通，但這仍然屬于組織正式結構所安排的路線，仍屬正式溝通性質。

正式溝通有下向（downward）、上向（upward）、橫向（1ateral）、外向（outside）溝通等幾種：

（1）下向溝通。這是在傳統(tǒng)組織內最主要的溝通流向。一般以命令方式傳達上級組織或其上級所決定的政策、計劃、規(guī)定之類的信息，有時頒發(fā)某些資料供下屬使用等等。如果組織的結構包括有多個層次，則通過層層轉達，其結果往往使下向信息發(fā)生歪曲，甚至遺失，而且過程遲緩，這些都是在下向溝通中所經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題。

（2）上向溝通。主要是下屬依照規(guī)定向上級所提出的正式書面或口頭報告。除此以外，許多機構還采取某些措施以鼓勵向上溝通，例如意見箱、建議制度、以及由組織舉辦的征求意見座談會、或態(tài)度調查等等。有時某些上層主管采取所謂“門戶開放”政策（open-doorpolicy），使下屬人員可以不經(jīng)組織層次向上報告。但是據(jù)研究，這種溝通也不是很有效的，而且由于當事人的利害關系，往往使溝通信息發(fā)生與事實不符或壓縮的情形。

（3）橫向溝通。主要是同層次，不同業(yè)務部門之間的溝通。在正式溝通系統(tǒng)內，一般機會并不多，若采用委員會和舉行會議方式，往往所費時間人力甚多，而達到溝通的效果并不很大。因此，組織為順利進行其工作，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。正式溝通的優(yōu)點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強.易于保密，可以使信息溝通保持權威性。重要的消息和文件的傳達，組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點在于，因為依靠組織系統(tǒng)層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著信息失真或扭曲的可能。

正式溝通有幾種具體的溝通形態(tài)據(jù)研究，以5個人為一群體為例，基本上可有五種溝通形態(tài)，即：

• 鏈式（chain）；

• 環(huán)式（circle）；

• Y式（Y）；

• 輪式（wheel）；

• 全通道（AllChannel）。

（1）鏈式溝通。這是一個平行網(wǎng)絡，其中居于兩端的人只能與內側的一個成員聯(lián)系，居中的人則可分別與兩人溝通信息。在一個組織系統(tǒng)中，它相當于一個縱向溝通網(wǎng)絡，代表一個五級層次，逐漸傳遞，信息可自上而下或自下而上進行傳遞。在這個網(wǎng)絡中，信息經(jīng)層層傳遞，篩選，容易失真，各個信息傳遞者所接收的信息差異很大，平均滿意程度有較大差距。此外，這種網(wǎng)絡還可表示組織中主管人員和下級部屬之間中間管理者的組織系統(tǒng)，屬控制型結構。

在管理中，如果某一組織系統(tǒng)過于龐大，需要實行分權授權管理，那么，鏈式溝通網(wǎng)絡是一種行之有效的方法。

（2）環(huán)式溝通。此形態(tài)可以看成是鏈式形態(tài)的一個封閉式控制結構，表示5個人之間依次聯(lián)絡和溝通。其中，每個人都可同時與兩側的人溝通信息。在這個網(wǎng)絡中，組織的集中化程度和領導人的預測程度都較低；暢通渠道不多，組織中成員具有比較一致的滿意度，組織士氣高昂。如果在組織中需要創(chuàng)造出———種高昂的士氣來實現(xiàn)組織目標，環(huán)式溝通是一種行之有效的措施。

（3）Y式溝通。這是一個縱向溝通網(wǎng)絡，其中只有一個成員位于溝通內的中心，成為溝通的媒介。在組織中，這一網(wǎng)絡大體相當于組織領導，秘書班子再到下級主管人員或一般成員之間的縱向關系。這種網(wǎng)絡集中化程度高，解決問題速度快，組織中領導人員預測程度較高。除中心人員（C）外，組織成員的平均滿意程度較低。此網(wǎng)絡適用于主管人員的工作任務十分繁重，需要有人選擇信息，提供決策依據(jù)，節(jié)省時間，而又要對組織實行有效的控制。但此網(wǎng)絡易導致信息曲解或失真，影響組織中成員的士氣，阻礙組織提高工作效率。

（4）輪式溝通。屬于控制型網(wǎng)絡，其中只有一個成員是各種信息的匯集點與傳遞中心。在組織中，大體相當于一個主管領導直接管理幾個部門的權威控制系統(tǒng)。此網(wǎng)絡集中化程度高，解決問題的速度快。主管人（當然是 C）的預測程度很高，而溝通的渠道很少，組織成員的滿意程度低，士氣低落。輪式網(wǎng)絡是加強組織控制、爭時間、搶速度的一個有效方法。如果組織接受緊急攻關任務，要求進行嚴密控制，則可采取這種網(wǎng)絡。

（5）全通道式溝通。這是一個開放式的網(wǎng)絡系統(tǒng)，其中每個成員之間都有一定的聯(lián)系，彼此了解。此網(wǎng)絡中組織的集中化程度及主管人的預測程度均很低。由于溝通渠道很多，組織成員的平均滿意程度高且差異小，所以士氣高昂，合作氣氛濃厚。這對于解決復雜問題，增強組織合作精神，提高士氣均有很大作用。但是，由于這種網(wǎng)絡溝通渠道太多，易造成混亂，且又費時，影響工作效率。

上述種種溝通形態(tài)和網(wǎng)絡，都有其優(yōu)缺點。作為一名主管人員，在管理工作實踐中，要進行有效的人際溝通，就需發(fā)揮其優(yōu)點，避免其缺點，使組織的管理工作水平逐步提高（見上表1）。