組織信息是指企業(yè)中各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的組織關(guān)系以及實(shí)現(xiàn)上的從屬關(guān)系等。

1．檔案記錄法

指向企業(yè)的檔案管理部門或檔案管理人員了解組織過去的建設(shè)、運(yùn)行狀況以及關(guān)于重大事件或決策的檔案記錄的方法。這種方法可用于采集組織的信息有：

(1)決策機(jī)構(gòu)的效果。

(2)決策效率。

(3)決策效果。

(4)執(zhí)行效率。

(5)文件審批效率。

(6)文件傳遞效率。

2．調(diào)查研究法

(1)含義

是指針對具體的問題，對企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行個(gè)人訪談或問卷調(diào)查，以了解組織運(yùn)行的情況及相關(guān)信息的方法。

(2)優(yōu)點(diǎn)

這種方法可用于采集組織過去和現(xiàn)在的決策機(jī)構(gòu)效果、決策效率和效果、執(zhí)行效率、文件審批效率、文件傳遞效率、各橫向機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)程度、各組織內(nèi)部信息傳遞的暢通程度，以及信息自上而下或自下而上傳遞的速度和質(zhì)量等。

(3)分類

①詢問法，指調(diào)查者通過詢問的方式向被調(diào)查者展開調(diào)查的方法。

②觀察法，指調(diào)查者通過到現(xiàn)場觀察被調(diào)查者的言語和行為，從而采集相關(guān)信息的

方法。

優(yōu)點(diǎn)是：在調(diào)查過程中，被調(diào)查者不知道自己正受到觀察，他們的行為不受外界因素的干擾，因此，采集到的信息可信度較高。

缺點(diǎn)是：調(diào)查者往往只能觀察到被調(diào)查者的表面行為，難以把握其心理變化，了解其思想，因此需要較長時(shí)間的觀察，才能得到理想的結(jié)果；但時(shí)間延長，費(fèi)用也會隨之增加。

1．企業(yè)組織信息的分析

(1)可靠性分析

指根據(jù)信息的可能準(zhǔn)確度和信息源可靠性，對所搜集的信息進(jìn)行評級的過程。

評估信息源可靠性的標(biāo)準(zhǔn)有：過去提供信息的質(zhì)量、提供信息的動因、是否擁有所提供信息的所有權(quán)，以及信息源的可信度。

(2)數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析’

指應(yīng)用經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)和統(tǒng)計(jì)學(xué)的工具和方法，根據(jù)具體管理任務(wù)的要求，對組織機(jī)構(gòu)信息進(jìn)行分類、排序、計(jì)算、比較和選擇，使其成為符合一定管理決策要求所必需的信息的過程。

(3)經(jīng)濟(jì)學(xué)分析

對企業(yè)組織信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)學(xué)分析，最常用的方法是SWOT分析法。

SWOT分析法從各個(gè)角度對組織現(xiàn)狀進(jìn)行分析，組織面臨的是機(jī)會還是威脅，擁有多少優(yōu)勢、多少劣勢，主要取決于組織實(shí)力。

2．調(diào)研報(bào)告的撰寫

指根據(jù)調(diào)查研究和資料分析的情況寫出的、供企業(yè)決策者使用的書面報(bào)告，主要包括調(diào)研的目的和要求、調(diào)研的方式和方法、調(diào)研結(jié)果的結(jié)論和對相關(guān)問題的建議等，以及調(diào)研過程的詳細(xì)資料和統(tǒng)計(jì)分析附表。

撰寫調(diào)研報(bào)告必須堅(jiān)持真實(shí)、完整、客觀和適用的原則，具體應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)必須明確說明調(diào)研數(shù)據(jù)的來源，以示資料的可靠性；

(2)必須說明對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的方法，以示資料的科學(xué)性；

(3)必須說明被調(diào)查對象的基本情況；

(4)必須對企業(yè)組織信息進(jìn)行分類。

3．企業(yè)組織信息的應(yīng)用

(1)企業(yè)組織信息的傳輸。

(2)企業(yè)組織信息的存儲。

(3)企業(yè)組織信息的檢索。

(一)搜集組織自身信息

任何組織的公關(guān)人員，如果對本組織的狀況不太了解，就很難為公眾提供必要的信息，無法贏得公眾的信任和支持，也就很難獲取公眾對本組織的真正的印象和建設(shè)性的意見，更別說有效地開展公共關(guān)系工作、樹立組織的良好形象了。那么，公關(guān)人員應(yīng)掌握本組織的哪些狀況呢?一般地說，應(yīng)該全面掌握組織的基本情況，其中包括組織的創(chuàng)建，以及過去、現(xiàn)在和未來的發(fā)展趨勢。具體要了解組織的結(jié)構(gòu)，如組織由哪幾部分組成、它們之間的關(guān)系如何、各部門的主要工作和職責(zé)范圍、各部門的人員組成及其人員結(jié)構(gòu)等；了解組織的狀況，如組織的規(guī)模、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理狀況等；了解組織的性質(zhì)，是行政組織、事業(yè)單位，還是國有企業(yè)、集體企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)等；了解組織的發(fā)展，如新產(chǎn)品試制、研究計(jì)劃的執(zhí)行、陳舊設(shè)備的更新狀況等；了解組織取得的成績和面臨的主要問題以及當(dāng)前的工作重點(diǎn)等。只有掌握了組織自身的信息，公關(guān)人員才能更加有效地開展工作。

(二)搜集組織形象信息

組織在公眾心目中的形象如何將影響組織自身未來的發(fā)展變化，影響實(shí)現(xiàn)組織的經(jīng)營目標(biāo)，因此，公關(guān)人員必須重視搜集組織形象信息。搜集組織在公眾心目中的形象信息一般包括5個(gè)方面的內(nèi)容：

1．組織的服務(wù)形象。要注意搜集社會公眾對組織服務(wù)范圍和質(zhì)量的評價(jià)。其中包括組織售前、售中、售后的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平；對服務(wù)對象的責(zé)任感，向服務(wù)對象提供咨詢的誠實(shí)感等。

2．組織員工的形象。要注意收集社會公眾對組織員工的評價(jià)，如對組織員工的工作能力、道德修養(yǎng)、文化程度、服務(wù)態(tài)度等整體水平的評價(jià)。由于組織的運(yùn)行必須由員工具體操作，他們的形象實(shí)際上是組織形象的一面鏡子。所以，社會公眾對員工的評價(jià)是對組織形象評價(jià)的重要方面。

3．組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的形象。要注意搜集公眾對組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的看法和評價(jià)，如機(jī)構(gòu)是否健全，運(yùn)轉(zhuǎn)是否靈活，人員是否精干，領(lǐng)導(dǎo)班子結(jié)構(gòu)匹配是否科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)者的能力和創(chuàng)新意識是否強(qiáng)，非權(quán)力性影響力和可信任度是否高，辦事效率怎么樣，完善程度如何等等。由于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是組織的指揮中心，它的狀況如何直接決定組織的成效。因此，公眾對它的評價(jià)往往在一定程度上反映了社會對組織形象的評價(jià)態(tài)度。

4．組織的管理形象。要注意搜集社會公眾對組織的管理水平的評價(jià)，如決策是否符合社會實(shí)際情況，生產(chǎn)和勞動組織是否恰當(dāng)，生產(chǎn)計(jì)劃是否科學(xué)完善，生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的節(jié)奏是否緊湊嚴(yán)密，用人是否得當(dāng)，內(nèi)部分工是否合理，考察任用的方法是否科學(xué)，是否體現(xiàn)出任人唯賢、用人之長、量才錄用，對市場信息掌握是否準(zhǔn)確、及時(shí)，對市場變化的反應(yīng)是否靈敏等。由于組織管理水平直接影響產(chǎn)品的開發(fā)和銷售、服務(wù)質(zhì)量和在市場上的競爭力，因此，這些信息反映了公眾對組織形象的基本態(tài)度。

5．組織的產(chǎn)品形象。產(chǎn)品是組織與消費(fèi)者之間發(fā)生關(guān)系的最主要的結(jié)合點(diǎn)，也是組織賴以生存和發(fā)展的根本動力。如果一個(gè)組織的產(chǎn)品在市場上備受青睞，公眾就會相應(yīng)地對這個(gè)組織增添好感，這個(gè)組織就會更加順利地占領(lǐng)市場。因此，公關(guān)人員必須重視搜集組織產(chǎn)品在公眾特別是用戶心目中的形象和聲譽(yù)情況。一般來說，公眾都對產(chǎn)品的價(jià)格、性能、質(zhì)量、用途等主要質(zhì)變反應(yīng)特別敏感，反應(yīng)的好壞直接決定著產(chǎn)品的銷路和組織的生存。公眾對產(chǎn)品優(yōu)缺點(diǎn)的評價(jià)及改進(jìn)建議的信息，是組織適應(yīng)市場、在競爭中求發(fā)展的關(guān)鍵。這些都是公關(guān)人員必須最優(yōu)先注意采集的產(chǎn)品形象信息。