縱向信息指從縱的方向，向上或向下傳遞的信息，把不同級別、不同層次的管理機(jī)構(gòu)通過信息聯(lián)系起來，形成縱向信息流。它可以區(qū)分為自上而下和自下而上的兩種形式。自上而下的溝通亦稱為下行溝通，指組織內(nèi)部同一系統(tǒng)內(nèi)的較高層次人員對較低層次人員的溝通，如命令的傳達(dá)、計(jì)劃的布置和程序規(guī)則的頒布等。自下而上的溝通亦稱上行溝通，指組織內(nèi)部同一系統(tǒng)內(nèi)的較低層次人員向較高層次人員的溝通，如請示、匯報(bào)、要求和意見申訴等。

目標(biāo)管理的指導(dǎo)原則之一是使每一個(gè)管理者都承擔(dān)幫助上級實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的責(zé)任。換句話說，每一個(gè)管理者在他的上級的目標(biāo)中，都有他的一部分活動(dòng)。因此，中層經(jīng)理如果想對實(shí)現(xiàn)上一級目標(biāo)有所幫助，就必須知道關(guān)于這些目標(biāo)的情況。為此，每一個(gè)上一級主管，在他的下級主管開始考慮他們目標(biāo)之前，最低限度應(yīng)向他們提供下列情況：

1、上一級目標(biāo)；

2、目標(biāo)階段的主要重點(diǎn)；

3、環(huán)境因素以及編寫目標(biāo)和計(jì)劃所需的基礎(chǔ)和各種假設(shè)；

4、編寫和提出目標(biāo)和計(jì)劃的基本規(guī)則。

(一)提供上一級目標(biāo)

提供給下級財(cái)務(wù)管理人員的目標(biāo)，在一般情況下，是上級已經(jīng)建立起來的目標(biāo)。舉例來說，下列管理人員可能得到如下一些目標(biāo):

圖1　管理人員得到上一級目標(biāo)

存在的問題是公司最高目標(biāo)沿組織結(jié)構(gòu)應(yīng)下達(dá)到哪一等級最好?我們的建議是把上一級的目標(biāo)作最廣泛的下達(dá)，而不是有限的下達(dá)。

(二)提供重點(diǎn)

在推行目標(biāo)階段內(nèi)，下級對上一級重點(diǎn)目標(biāo)的范圍和重要性，從目標(biāo)本身常常不能一眼就看出來。上級最好隨目標(biāo)附上一份目標(biāo)階段內(nèi)重點(diǎn)目標(biāo)的清單。以下是一份只按主題分類的重點(diǎn)目標(biāo)清單，這是某公司提供給管理人員作指導(dǎo)用的重點(diǎn)目標(biāo)。

• 資產(chǎn)管理

• 利潤的百分?jǐn)?shù)

• 提高市場滲透力

• 不喪失市場地位

• 控制間接費(fèi)用

• 改善采購工作

• 擴(kuò)大價(jià)值分析

• 提高安全性

• 培養(yǎng)管理人員

• 提高生產(chǎn)能力

• 平衡進(jìn)行訂貨

• 降低債務(wù)與資本的比例

• 適應(yīng)通貨膨脹

• 對管理人員的工作評價(jià)

(三)提供環(huán)境因素和假設(shè)最簡單的環(huán)境分析，是在通過研究可能影響公司活動(dòng)的外部因素和環(huán)境后得出的。這種研究主要是針對工業(yè)和經(jīng)濟(jì)總的發(fā)展的估計(jì)，其中包括工業(yè)的增長，消費(fèi)者的需要，以及經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等因素。

假設(shè)則是對當(dāng)前某些外部因素的估計(jì)。對于這些因素，公司通常很少有左右的能力，相反，它們對公司的活動(dòng)可能有較大影響。這里要注意的是，在設(shè)立和分解目標(biāo)的流程圖中，“假設(shè)”會(huì)出現(xiàn)兩次：分別出現(xiàn)在步驟1和步驟6。兩處的基本區(qū)別是：步驟1中的假設(shè)是廣泛的、總的假說，在共同關(guān)心的事物上，對各級中層經(jīng)理起指導(dǎo)作用，如通貨膨脹問題。而步驟6中的假設(shè)是指具體的假設(shè)，主要適用于編寫目標(biāo)的管理人員，如人事經(jīng)理所需要的關(guān)于人力供應(yīng)的假設(shè)。管理人員利用所有這些假設(shè)作為編寫目標(biāo)的基礎(chǔ)?？赡馨ǎ和ㄘ浥蛎泴⒁詘％繼續(xù)提高；借人資金將占Y％；政府頒發(fā)了不利于利潤的法律等。

環(huán)境分析以及對重要假設(shè)的說明一般應(yīng)集中準(zhǔn)備。常常由經(jīng)濟(jì)學(xué)家或計(jì)劃主任承擔(dān)這項(xiàng)工作，并向下級主管下達(dá)，供他們使用。

(四)提供基本規(guī)則

下列就是中層經(jīng)理設(shè)定目標(biāo)和計(jì)劃的主要指導(dǎo)原則，包括：對所有符合條件的一切項(xiàng)目提供資金；不增加基本人員；所有計(jì)劃都包括意外事故因素。

這些基本原則如何指導(dǎo)中層經(jīng)理呢?舉第二條“不增加基本人員”為例。這一條告訴中層經(jīng)理，不要浪費(fèi)寶貴時(shí)間制定要求額外增加人員的目標(biāo)。這樣一來，他可以集中精力來制定真正有效的目標(biāo)。

第1步，主要是建立一個(gè)信息基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上中層經(jīng)理才能進(jìn)一步編寫目標(biāo)。可以說，這一步驟有助于中層經(jīng)理使目標(biāo)在縱向上保持和諧一致。

這類信息的特點(diǎn)是系統(tǒng)性和計(jì)劃性強(qiáng)，受國家宏觀經(jīng)濟(jì)的控制和制約，它反映我國零售市場的社會(huì)主義性質(zhì)。這類信息對于零售企業(yè)來說，內(nèi)容是相當(dāng)豐富的．如黨的政策和國家的法令，審計(jì)監(jiān)督；物價(jià)管理的原則，方法和措施，國家的利改稅政策，信貸政策，商品供應(yīng)政策以及上級管理部門對企業(yè)的考核指標(biāo)，等等。

縱向結(jié)構(gòu)又稱金字塔形結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是組織中的階層較多而每一階層的人數(shù)卻較少，管理幅度較窄，可對下屬實(shí)行嚴(yán)密監(jiān)督，宜于實(shí)行集權(quán)化管理，縱向管理可用表來表示：

圖2　縱向信息交流

縱向信息聯(lián)系組織設(shè)計(jì)應(yīng)該有助于合門和雇員之間的溝通，這對實(shí)現(xiàn)組織的整體任務(wù)是必須的。這種聯(lián)系被定義為組織要素之間的溝通和協(xié)調(diào)的程度?？v向聯(lián)系用來協(xié)調(diào)公司上層和下層間的活動(dòng)。較低層級的雇員應(yīng)該依據(jù)上層目標(biāo)進(jìn)行工作，上層的管理者應(yīng)該了解下層的工作活動(dòng)和完成情況。組織可以運(yùn)用各種各樣的結(jié)構(gòu)策略來實(shí)現(xiàn)縱向的聯(lián)系，包括層級的處理、規(guī)則與程序、計(jì)劃和日程、增加層級的職位和級別，以及正式的管理信息系統(tǒng)。

1、層級的處理

第一個(gè)縱向的策略是層級，或者稱為命令鏈，如圖2中所示的線。如果一個(gè)問題出現(xiàn)而雇員無法解決，可以向上一層提交。問題得到解決后，其答案再傳回下—層級。組織圖中的直線恰恰如一種溝通渠道

2．規(guī)則和計(jì)劃

第二個(gè)聯(lián)系策略是運(yùn)用規(guī)劃和計(jì)劃。對于與經(jīng)常反復(fù)的問題或決策，可以簡歷規(guī)則或程序，是雇員知道在和其管理者無法直接溝通時(shí)如何對應(yīng)。規(guī)則提供了一種標(biāo)準(zhǔn)的信息資源，使得雇員能夠協(xié)調(diào)工作而不需對每一項(xiàng)工作都進(jìn)行實(shí)際溝通。計(jì)劃也可以給雇員提供穩(wěn)定的信息。應(yīng)用最廣的計(jì)劃是預(yù)算。有了計(jì)劃周密的預(yù)算方案，較低層級的雇員便可以運(yùn)用其享有的資源獨(dú)立的開展工作。

3．增加層級職位

當(dāng)許多問題出現(xiàn)時(shí)，僅僅運(yùn)用計(jì)劃和層級處理，管理者將難以應(yīng)付。在成長或變化的組織中，可能會(huì)需要附加縱向的聯(lián)系、在縱向?qū)蛹壣显黾勇毼槐闶且环N方法。某些情況下，安排一個(gè)助手將有助于一個(gè)“超負(fù)荷”的管理者。在另一些情況下．可能會(huì)在權(quán)力直線上增加一些職位。這些職位將減小管理跨度，鼓勵(lì)進(jìn)一步的溝通勺控制。

4．縱向信息系統(tǒng)

縱向信息系統(tǒng)足針對不斷增長的縱向信息柞量的另一個(gè)戰(zhàn)略?？v向信息系統(tǒng)包括分送給管理者的定期報(bào)告、書面信息和以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的溝通。信息系統(tǒng)使層級之間的上下溝通更為有效。例如：Microsoft公司首席執(zhí)行官BillGates通過其公司的電子郵件系統(tǒng)勺屬下進(jìn)行定期的溝通。他每天要處理一打的個(gè)人信息：在Xerox公司，每月要對大約40000名顧客進(jìn)行民意調(diào)查，所得數(shù)據(jù)經(jīng)過匯總、概括，然后傳達(dá)給卜層管理者。

結(jié)構(gòu)機(jī)制可以實(shí)現(xiàn)縱向的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，如圖３中所概括；這種結(jié)構(gòu)機(jī)制描述管理者在設(shè)計(jì)組織時(shí)可以進(jìn)行的選擇基于組織的協(xié)調(diào)需要，圖中的一些聯(lián)系可能將會(huì)被用到。

圖３　縱向聯(lián)系和控制機(jī)能的層次