集團采購是指兩人或兩人以上公用物品的采購。

一般是多品種、大批量、大金額、多批次甚至持續(xù)進行的，由集體決策，直接關(guān)系到多個人利益的采購活動。如果采購決策失誤，將對集團造成較大的損失。所以，集團采購一般要慎重、科學、嚴格。家庭采購也可以算是集團采購，但典型的集團采購主要是指企業(yè)采購、政府采購、事業(yè)單位采購、軍隊采購等。這些不同類型的采購，有一些共同點，但各自有各自的特點。其中企業(yè)采購尤為廣泛和重要，這也是大多數(shù)人關(guān)注的。企業(yè)采購根據(jù)企業(yè)類型的不同，可分為流通企業(yè)采購和生產(chǎn)企業(yè)采購。

(1)集團是開放的、松散的，在不違反購買協(xié)議的情況下，任何高校圖書館都可以自由地加入或退出集團。圖書館要加入某個集團，不必履行任何手續(xù)，只要參加集團購買該數(shù)據(jù)庫就算加入該集團了，一臣參與圖書館不再購買該數(shù)據(jù)庫，就自動退出集團。

(2)在集團內(nèi)各成員館之間的關(guān)系是平等的，集團召集館和成員館之間不存在領(lǐng)導和被領(lǐng)導的關(guān)系，是否加入和退出集團，完全是各個圖‘F5館自己的權(quán)利和責任。任何其他人，即使是集團的召集館，也不能要求某個圖書館加入或退出集團。

(3)集團召集館，只是集團的代表，其工作主要是資源的調(diào)研、評估和遴選，代表用戶的利益，與數(shù)據(jù)庫商談判價格和服務(wù)方式，聯(lián)系數(shù)據(jù)庫的試用和信息反饋，負責集團內(nèi)部的組織、協(xié)調(diào)工作以及與代理公司聯(lián)系，組織培訓等，但并不對各個集團成員館的選擇和購買負責。

(4)集團對于全國高校和非高校系統(tǒng)都是開放的。在集團內(nèi)價格是公開、透明的，凡是參加集團的圖書館，都知道集團的價格，也都將享受同等的優(yōu)惠條件。

(5)加入集團的各成員館，既要對自己的學校負責，又要注意維護整個集團的利益。如果某個成員館不能很好地履行協(xié)議，不僅會影響到自己的正常使用，而且可能還會影響到整個集團的利益和信譽。所以加入集團的各成員館要有集團意識、誠信意識、風險意識和自我保護意識。

(6)集團和數(shù)據(jù)庫商既是商家和用戶的關(guān)系，又是平等合作的關(guān)系。對于數(shù)據(jù)庫商來說，應(yīng)該盡量改進自己的服務(wù)，努力滿足用戶提出的各種要求，如果一時無法全部滿足，也應(yīng)列出時間表，給用戶一個答復(fù)。對于用戶來說，應(yīng)該認真履行雙方簽訂的合同中的各項規(guī)定，尊重出版社的知識產(chǎn)權(quán)，按時付款。用戶和數(shù)據(jù)庫商都要互相尊重、平等合作。

采取什么模式來組織集團，最初大多是由數(shù)據(jù)庫商提出和選擇的，然后與集團召集館進行討論，集團召集館會在組織集團的模式上給他們提出建議，在價格上和他們討價還價，最后確定一個雙方都能接受的方案。一般說來，每個數(shù)據(jù)庫從開始談判，到條件談妥，到組織好集團，大約需要1—2年的時間。關(guān)于集團采購的模式，到目前為止，大約有以下幾種模式：

第一種模式，在全國范圍內(nèi)組織集團，以每個學校(Site)為單位參加集團，學校不論大小，都是一個用戶，都支付一份費用，而且一般都沒有并發(fā)用戶數(shù)量限制。到目前為止，大多數(shù)集團采取的都是這種模式，這種模式的優(yōu)點是操作比較簡單。

第二種模式，按地區(qū)或研究機構(gòu)組織集團，每個地區(qū)或機構(gòu)組成一個集團，支付一筆固定費用，至于有多少個圖書館參加集團和集團內(nèi)每個圖：書館的費用，數(shù)據(jù)庫商并不限制，由集團內(nèi)各成員館協(xié)商決定。一般會根據(jù)學校的規(guī)模、學生數(shù)量、重點學科數(shù)量、博士點數(shù)量、文獻經(jīng)費、使用量等因素來確定每個圖書館應(yīng)支付的費用。這樣做可以使規(guī)模比較小的學校，花少量的錢，就可以使用電子資源，有利于擴大電子資源的受益面。這種模式的優(yōu)點是擴大了受益面，大的學校可以幫助小的學校，缺點是操作起來非常復(fù)雜，而且沒有一個統(tǒng)一的標準來判斷學校的大小，很難協(xié)調(diào)和平衡各成員館之間的利益，容易引起各成員館之間的矛盾。另外，如果某個圖書館由于某種原因，不能再續(xù)訂時，那么該圖書館原來承擔的費用就要轉(zhuǎn)給別的圖書館，這樣勢必增加了其他圖書館的負擔，甚至可能會影響整個集團的正常購買。

第三種模式，根據(jù)用戶的情況不同，確定不同的價格，對于規(guī)模比較小、使用量也比較少的學校，費用相對低一些。目前有三種確定不同級別用戶的辦法：第一種辦法，針對不同的使用量，確定不同的價格級別，由用戶參考自己前一年的使用量來選擇購買哪個價格級別和使用量額度；第二種辦法，根據(jù)學校的規(guī)模、學生數(shù)量、重點學科數(shù)量、博士點數(shù)量、文獻經(jīng)費、使用量等因素的不同，由數(shù)據(jù)庫商確定每個用戶的級別；第三種辦法，根據(jù)每個學校的學生人數(shù)(FIE)確定不同的價格級別。這種模式看上去比較公平，但是小的學校少付勢必導致大的學校要多付，這樣相當于在各成員館之間進行了一次文獻經(jīng)費的再分配，但是如果價格差距太大，對于重點大學多引進資源、建設(shè)一流大學不利。

第四種模式，根據(jù)成員館的數(shù)量，整個集團選擇購買一定數(shù)量的并發(fā)用戶，在集團內(nèi)所有學校共享這些并發(fā)用戶，這種模式一般不限制成員館數(shù)量。這種模式適合于那種使用量不太大，但是使用面比較廣的數(shù)據(jù)庫。

第五種模式，數(shù)據(jù)庫商根據(jù)參加集團的成員館的數(shù)量不同，確定不同的優(yōu)惠價格，參加集團的圖書館越多，價格越優(yōu)惠，所有參加集團的學校都可以享受這個優(yōu)惠價格。這種模式比較適合中國這樣一個發(fā)展中國家的情況。在許多發(fā)達國家，市場已基本飽和了，而中國還有很大的潛在市場，每年都會有新的用戶加入集團，所以對于數(shù)據(jù)庫商來說，他們收入的增加應(yīng)該主要來自新的用戶，而不是數(shù)據(jù)庫價格的增加。

第六種模式，有些公司的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品中包含有若千個數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同學科組成若干個數(shù)據(jù)庫組。集團成員可以根據(jù)自己需要，選擇購買不同的數(shù)據(jù)庫(組)，而且一般選擇購買的數(shù)據(jù)庫越多，享受的優(yōu)惠也越多。

第七種模式，對于大多數(shù)數(shù)據(jù)庫，用戶購買的只是使用權(quán)，而不是所有權(quán)。購買使用權(quán)，一般有兩種方式。第一種方式，用戶購買了一年時間的使用權(quán)限，這時不僅可以使用數(shù)據(jù)庫中當年的數(shù)據(jù)，而且還可以使用數(shù)據(jù)庫中的回溯數(shù)據(jù)。第二種方式，用戶購買了一年數(shù)據(jù)的使用權(quán)，不管用戶何時購買，都可以使用所購買的年份的數(shù)據(jù)，即不管是1月份購買，還是12月份購買，價格都是一樣的。對于這種方式，如果用戶要使用回溯數(shù)據(jù)，一般需要另外付費購買。

第八種模式，對于許多全文數(shù)據(jù)庫，在購買時，數(shù)據(jù)庫是和紙本期刊捆綁在一起購買的。大多數(shù)出版社推廣‘電子期刊是為了保護和擴大他們的紙本期刊訂單，所以他們在制定購買數(shù)據(jù)庫的價格方案時，要求用戶不能撤銷紙本期刊的訂單，或者訂購紙本期刊必須達到最低的“門檻值”，才有資格購買數(shù)據(jù)庫。在這種情況下，用戶只要再支付少量費用，或者不支付費用就可以使用數(shù)據(jù)庫。也有一些出版社，為了鼓勵用戶訂購更多的紙本期刊，在用戶購買了數(shù)據(jù)庫之后，如果還想再購買紙本期刊，可以享受相當大的優(yōu)惠價格。對于全文數(shù)據(jù)庫，這種和紙本期刊捆綁在一起購買的情況相當普遍。從用戶的角度說，這種捆綁采購的模式，并不完全適合中國的情況，因為我國圖書館的經(jīng)費非常緊張，很難重復(fù)購買紙本期刊和電子期刊。

第九種模式，現(xiàn)在購買的大多數(shù)數(shù)據(jù)庫，都是出版社自主版權(quán)的數(shù)據(jù)和檢索平臺，但是也有的出版社只有數(shù)據(jù)，而沒有檢索平臺，所以出版社需要和別的公司合作，請這些公司做出版社的代理公司，將出版社的數(shù)據(jù)放到代理公司的檢索平臺下，組成一個完整的數(shù)據(jù)庫。這種數(shù)據(jù)庫，一般都有多個代理公司和檢索平臺，價格也不盡相同，因此很難做到整個集團統(tǒng)一選擇一家代理公司的平臺，在這種情況下，只能組織一個數(shù)據(jù)的集團，和出版商談判購買數(shù)據(jù)的集團價格，再和代理公司分別談判檢索平臺的價格，然后由用戶自己選擇檢索平臺。這種模式的優(yōu)點是，由于是幾個公司作為代理公司，互相競爭，所以檢索平臺的價格相當不錯，缺點是由于各館選擇了不同的檢索平臺，所以培訓和管理比較麻煩。

第十種模式，以上九種模式都是各館自己選擇購買自己所需要的數(shù)據(jù)庫，與別的圖書館幾乎沒有關(guān)系。但是也有另外一種模式，就是共建共享的模式，即集團內(nèi)各館分別購買一部分內(nèi)容，比如每個館分別選擇一部分電子圖書和電子學位論文，然后集團內(nèi)成員一起共享所有這些電子圖書和電子學位論文。如果集團成員越多，共享的資源也就越多。這種模式做到了真正的共建共享，但是一般這種模式都有并發(fā)用戶數(shù)量限制。