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內(nèi)部審核

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1.什么是內(nèi)部審核

  內(nèi)部審核有時也稱為第一方審核,由組織自己或以組織的名義進行,審核的對象是組織自己的管理體系,驗證組織的管理體系是否持續(xù)的滿足規(guī)定的要求并且正在運行。它為有效的管理評審和糾正、預防措施提供信息,其目的是證實組織的管理體系運行是否有效,可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。在許多情況下,尤其在小型組織內(nèi),可以由與受審核活動無責任關(guān)系的人員進行,以證實獨立性。

2.內(nèi)部審核的基本特點

  一、內(nèi)部審核的主要動力來自管理者

  有時開展內(nèi)部審核活動可能是為了達到標準要求在外部審核前糾正不足,但是最為重要的是管理者認識和支持。沒有管理者的支持就難以開展,也不會取得應有的效果。內(nèi)部審核應是種自覺的、持續(xù)的內(nèi)部管理行為,而不是一項被動的應付性的活動。外部審核,對第三方來說,主要是由組織申請而進行的認證注冊活動;對第二方來說,主要是為了選擇控制供方而進行的認證注冊活動;對第二方來說,主要是為了選擇控制供方而進行的活動。

  二、內(nèi)部審核的重點是推動內(nèi)部改進

  每次內(nèi)部審核應致力于發(fā)現(xiàn)問題和改進,這是衡量內(nèi)部審核有效性的標準之一;而外部審核重點是進行評價,并據(jù)此作為認證注冊或選擇、控制供方的依據(jù)。

  三、內(nèi)部審核的人員來自于組織內(nèi)部

  內(nèi)部審核是以自己的組織名義由內(nèi)部審核員進行的,第三方或第二方審核是以審核機構(gòu)或顧客名義進行的。第三方審核人員必須是國家認可的具有資格的人員,第二方審核通常是顧客內(nèi)部人員。

  四、內(nèi)部審核程序通常比第三方審核簡單

  由于內(nèi)部審核員都比較熟悉自己組織的情況,因此在審核時可簡化某些程序,如文件審查、首次會議等;但在某些方面又有所加強,如糾正措施、跟蹤審核等。

  五、內(nèi)部審核的規(guī)范要求比第三方審核低

  內(nèi)部審核也是一項規(guī)范化活動,如要求有計劃,審核員應具備資格,審核結(jié)果應形成報告等。但其規(guī)范化程度與第三方審核比則要低些。內(nèi)部審核常常因為提高有效性和效率問題,而對原有的規(guī)范化的做法和要求進行糾正,靈活性較高。

  六、內(nèi)部審核對糾正措施的跟蹤控制比較及時有效

  對糾正措施的實施過程及結(jié)果的跟蹤控制,內(nèi)部審核不但能做到及時,而且能將有效部分納入文件,因而也較有效;外部審核的跟蹤控制只能定期進行,且只對糾正結(jié)果進行評價。

  七、內(nèi)部審核更有利提高質(zhì)量管理體系運作效果

  內(nèi)部審核不僅僅對質(zhì)量管理體系,它還可涉及組織其他系統(tǒng)的改進;而外部審核關(guān)心的主要是質(zhì)量管理體系的符合性。內(nèi)部審核在時間上比外審更充裕,在內(nèi)容上比外審更廣泛。內(nèi)部審核員可與被審核方共同研究制定糾正措施,第三方審核員通常只提糾正要求,不提糾正措施建議。

  八、內(nèi)部審核是管理者介入質(zhì)量管理的重要工具

  內(nèi)部審核可作為管理者介入質(zhì)量管理的一項重要工具來使用,其目的是保持質(zhì)量管理體系正常、有效地運行;外審則是第三方或第二方對組織質(zhì)量管理體系進行評價的工具。

3.內(nèi)部審核的基本要求

  組織內(nèi)部審核活動只要達到以下八條要求,基本可滿足ISO9001標準提出的要求。值得說明的是,這些要求僅是組織開展內(nèi)部審核活動的基本要求。

  一、審核程序

  應建立并保持組織內(nèi)部審核書面程序。內(nèi)部審核程序的內(nèi)容包括:目的,范圍,引用標準,定義,審核類別,審核的組織,審核的基本要求,審核人員的確定與責任,審核計劃,審核的基本步驟、方法及要求,審核的分析與記錄,審核報告的處理,跟蹤審核等。內(nèi)部審核程序是組織內(nèi)部審核各項活動總的指導和規(guī)定,可包含體系、過程、產(chǎn)品服務質(zhì)量審核,具體操作宜另訂細則執(zhí)行。

  二、內(nèi)部審核重點

  內(nèi)部審核的實施重點是驗證活動和有關(guān)結(jié)果的符合性,確定質(zhì)量管理體系的有效性、過程的可靠性、產(chǎn)品的適用性,評價達到預期目的的程度,確認質(zhì)量改進(包括糾正和預防)的機會和措施。

  三、審核計劃

  根據(jù)標準、程序規(guī)定和所審核活動的實際情況及重要性,制定并實施內(nèi)部審核年度計劃和專項活動計劃。質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核應對所有過程和部門進行,在規(guī)定時間內(nèi)(通常為一年)覆蓋100%;過程審核應對所有關(guān)鍵過程(工序)和因素進行審核,確保關(guān)鍵過程(工序)和因素進入受控狀態(tài);產(chǎn)品質(zhì)量審核應從適用性角度對最終產(chǎn)品按抽樣標準進行定期審核,以期客觀反映出產(chǎn)品質(zhì)量水平及波動規(guī)律;服務質(zhì)量審核應以顧客要求、投訴為主線,主要進行外部(售前、售中、售后)服務的審核,不斷適應、滿足顧客要求,減少顧客投訴率。

  四、審核人員

  審核人員應能保持相對獨立性\公正性,并經(jīng)組織管理者專門授權(quán),具備足夠資格。審核人員的數(shù)量、素質(zhì)應能滿足內(nèi)部審核需要。

  五、審核資源

  組織管理者應提供審核時所需的各種資源(包括人員、近、設(shè)備、圖表、經(jīng)費、時間等),以實現(xiàn)審核工作目標。

  六、審核結(jié)果

  質(zhì)量審核的結(jié)果按要求整理、綜合,形成報告,并按程序規(guī)定被及時有效地傳遞和充分利用。

  七、審核文件

  審核工作的所有的文件(包括程序、標準、記錄、報告、表格)齊全、適用,格式規(guī)劃化,保管檔案化。

  八、糾正措施

  對審核中發(fā)現(xiàn)的問題采取糾正措施,并實施跟蹤與監(jiān)督,保證糾正系統(tǒng)靈敏有效。

4.內(nèi)部審核的原因

  1、質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全國際化管理體系標準的要求;

  2、組織管理者自身的一種管理手段

  3、組織履行國家相關(guān)法規(guī)和其他要求的一種方式;

  4、組織對一體化管理體系運行不斷改進的一種途徑;

  5、組織進行內(nèi)部審核的另一方面原因是在外部審核之前發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正。

5.內(nèi)部審核的原則

  內(nèi)部審核是有計劃、有步驟的正規(guī)活動,有程序可循,為確保內(nèi)部審核的有效性和效率,應堅持審核的客觀性、獨立性和系統(tǒng)方法三個核心原則。

  1、審核的客觀性

  即內(nèi)部審核所獲得的審核證據(jù)必須是與審核準則有關(guān)的,并且能夠證實的記錄、事實陳述或其它信息;審核應對收集到的證據(jù)根據(jù)審核準則進行客觀評價,以形成審核發(fā)現(xiàn),審核發(fā)現(xiàn)可以是符合項,也可以是不符合項,它包括審核證據(jù)、審核準則和比較評價三個要素;審核是一個形成文件的過程,應通過文件形式以確保審核的客觀性。

  2、審核的獨立性

  內(nèi)部審核是被授權(quán)的活動,授權(quán)可來自管理者的決策、實驗室的規(guī)定、合同的要求、審核委托方以及法律法規(guī)的要求等;內(nèi)部審核員應具有開展相應內(nèi)部審核工作的能力,且是與受審核活動無直接責任的人員,在整個內(nèi)部審核過程中應保持公正、避免利益沖突,審核組成員應遵守職業(yè)規(guī)范,如辦事準則、保密意識、其他素養(yǎng)等,堅持在審核準則和審核證據(jù)的基礎(chǔ)上,對被審核部門進行客觀評價,在不能證明受審方有錯或是在提不出反審核證據(jù)時,應認為其是對的,應判為符合。

  3、審核的系統(tǒng)方法

  主要表現(xiàn)在審核的系統(tǒng)性是在一定的“審核范圍”內(nèi)實現(xiàn)的,在審核前,首先應確定審核范圍,并進行策劃,以確保其實施的有效性、一致性以及審核結(jié)論的可信性,審核應按計劃和檢查表進行,要強調(diào)對領(lǐng)導層的審核;審核是利用已建立的方法和技巧,保證審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的可信性和充分性,因此不同的內(nèi)部審核員對同一對象的審核應得出類似的結(jié)論;審核包括文件審核和現(xiàn)場審核兩個方面,在文件審核符合的情況下,才能進行現(xiàn)場審核,前者著重于其符合性、充分性、適宜性和可操作性,后者則著眼于其符合性、充分性、有效性和效率;審核包括符合性、有效性和達標性三個層次,所謂符合性是指質(zhì)量活動及有關(guān)結(jié)果是否符合準則,有效性是指審核準則是否被有效實施,達標性是指審核準則實施的結(jié)果是否達到預期的目標,只有包括了這三個層次的內(nèi)容,才能構(gòu)成一次完整的審核。

6.內(nèi)部審核的作用

  評價防止不符合項的發(fā)生:通過定期監(jiān)督檢查質(zhì)量體系工作的開展情況,發(fā)現(xiàn)并解決“執(zhí)行”與“程序文件” 的有效性和符合性問題,從而保障質(zhì)量體系工作正常有序的進行和運轉(zhuǎn)。

  對管理者的決策、質(zhì)量方針和目標、組織自身的規(guī)定、合同的要求等方面進行檢查和審核,評價其有效性和效率;

  驗證組織自身的質(zhì)量管理體系是否持續(xù)有效的實施和保持

  依據(jù)質(zhì)量管理體系的要求和標準,對組織一系列的活動和過程進行檢查,評價組織自身的質(zhì)量管理體系是否符合質(zhì)量方針、程序和管理體系及相應法規(guī)的要求。

  滿足客戶要求和符合法律要求的能力:通過內(nèi)部審核檢查質(zhì)量體系工作中的漏洞,為進一步完善質(zhì)量管理體系提供可靠依據(jù),及早發(fā)現(xiàn)問題,及時采取措施,構(gòu)成一定的反饋系統(tǒng),促進質(zhì)量提高、顧客持續(xù)滿意、滿足法規(guī)要求和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進

  提供客觀公正的證據(jù):內(nèi)部審核作為一種重要的管理手段,能及時發(fā)現(xiàn)問題,采取糾正和預防措施,為持續(xù)改進提供信息,使質(zhì)量管理體系的有效進行。

7.內(nèi)部審核的必要性

  1、確定企業(yè)質(zhì)量管理體系符合標準要求的程度;(符合性)

  2、確定企業(yè)質(zhì)量管理體系有效實施與保持的程度;(有效性)

  3、確定企業(yè)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的有效性,并從中找出體系改進的機會;

  4、是質(zhì)量管理體系標準要求

  5、在接受外審前,及時采取糾正或預防措施;

  6、推動企業(yè)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進。

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