報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用的公文。報告使用范圍很廣。按照上級部署或工作計劃，每完成一項任務(wù)，一般都要向上級寫報告，反映工作中的基本情況、工作中取得的經(jīng)驗教訓(xùn)、存在的問題以及今后工作設(shè)想等，以取得上級領(lǐng)導(dǎo)部門的指導(dǎo)。

報告主要有三個特點：

1.內(nèi)容的實踐性。這一特點集中表現(xiàn)在工作報告上。工作報告是對本單位所做過的工作的回顧和總結(jié)，只有做過的工作，才能寫進報告，沒有做過的、只停留在計劃里和口頭上的豪言壯語，不能作為報告的材料。怎樣做就怎樣寫，做得好的總結(jié)經(jīng)驗，做得不好的吸取教訓(xùn)，不能弄虛作假，也不能抄幾段文件搪塞。其他類型的報告實際上也以實踐為依據(jù)。

2.表述的概括性。這是報告的文體特點。報告是以敘述和說明為主要表達方式的文種，但它的敘述和說明是概括性的，要求作粗線條的勾勒，而不必詳述過程，更不要求鋪排大量的細節(jié)，制作者只有領(lǐng)會了這個特點，才能寫出篇幅短小而又有分量的報告來。

3.選材的靈活性。報告選材的自由度很大，寫什么、不寫什么，選擇權(quán)掌握在發(fā)文單位手里。了解了這個特點，發(fā)文單位就可以根據(jù)實踐挑選最有特色、最有價值、最有新意的題材和材料來寫。當(dāng)然，答復(fù)報告必須按上級的要求實事求是地寫。

1.工作報告。指匯報工作的報告。例如，下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報某一階段工作的進展、成績、經(jīng)驗、存在問題及打算，匯報上級交辦事項的結(jié)果，匯報對某一指示傳達貫徹的情況，等等。

2.情況報告。指向上級機關(guān)反映情況的報告。例如，及時匯報本地區(qū)、本單位發(fā)生的重大事件，在一定范圍內(nèi)帶有傾向性的情況，包括會議的情況等。

3.建議報告。指匯報或提出工作建議、措施的報告。下級機關(guān)或主管部門向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提出工作意見，或貫徹某文件、指示的意見，或解決問題的措施、工作方案等。有的建議報告一般只要求上級機關(guān)認可，這類建議報告稱為呈報性建議報告。有的建議報告要求上級機關(guān)批準轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關(guān)執(zhí)行，這類報告稱為呈轉(zhuǎn)性建議報告。

呈轉(zhuǎn)性建議報告的特點是政策性強。工作意見或解決問題的辦法措施，一旦經(jīng)上級批準轉(zhuǎn)發(fā)，就變成了上級機關(guān)的意志，體現(xiàn)了上級機關(guān)的意圖，能領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下級的工作。起草報告的機關(guān)要從全局出發(fā)，才能把報告寫好，以求獲得上級機關(guān)批轉(zhuǎn)，發(fā)揮公文的效用。

4.答復(fù)報告。答復(fù)報告是指答復(fù)上級詢問事項的報告。例如，上級領(lǐng)導(dǎo)對群眾來信來訪中反映的問題或文件材料中反映的問題，批示下級機關(guān)查辦，或詢問有關(guān)情況，下級機關(guān)辦理完畢，需用書面形式答復(fù)上級機關(guān)，此時使用的公文就是答復(fù)報告。

5.報送報告。指向上級機關(guān)報送物件或有關(guān)材料的報告。

報告有多種寫法，這里只介紹一般的結(jié)構(gòu)和寫法，同時指出實際寫作中常見的一些毛病。報告的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、正文、落款三部分。報告的正文一般包括原由、事項和結(jié)尾三部分。

1．標(biāo)題。報告的標(biāo)題可根據(jù)需要省略發(fā)文機關(guān)。事由和文種不能省略。另外，報告的標(biāo)題容易出毛病的部分是事由，對事由要注意概括、提煉。

2．各類報告正文的寫作要點。

(1)工作報告。正文內(nèi)容一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、基本教訓(xùn)、今后意見等幾部分。這類報告篇幅較其他類型報告長，應(yīng)恰當(dāng)安排其層次結(jié)構(gòu)。可標(biāo)出序數(shù)，分條分項陳述，也可列小標(biāo)題分部分或分問題寫。

基本情況可簡要交代時間、背景和工作條件；寫主要成績應(yīng)把工作的過程、措施、結(jié)果和成績敘述清楚；經(jīng)驗體會主要是指對工作實踐的理性認識，要從實際工作中概括出規(guī)律性的東西來，以便指導(dǎo)今后的工作；寫存在問題要寫出工作中的缺點與不足；基本教訓(xùn)是指工作失誤的原因和值得吸取的教訓(xùn)；今后意見指改進工作的意見，或者提出今后開展工作的建議。不同類型的工作報告，在這些內(nèi)容上各有不同的側(cè)重點。

(2)情況報告。情況報告常用于向上級匯報下列事項：

1)嚴重的災(zāi)害、事故、案情、敵情；

2)重要的社情、民情，如社會生活中的新動態(tài)和上級某項有關(guān)國計民生的新政策、新規(guī)定的貫徹執(zhí)行情況及群眾的反映等；

3)督促辦理或檢查某項工作的情況，如財務(wù)、稅收、物價、質(zhì)量、安全、衛(wèi)生等項工作的檢查結(jié)果；

4)舉辦重大活動、召開重要會議的基本情況，各級各類代表會議的選舉結(jié)果等；

5)對某項工作造成失誤和問題的檢討與反思；

6)其他重要的、特殊的、突出的新情況。

情況報告寫法不強求一律，但都要力求做到：

1)內(nèi)容集中、單一，突出重點，抓住事物本質(zhì)，實事求是地反映情況；

2)把情況和問題講清楚，把事情的經(jīng)過、原委、結(jié)果、性質(zhì)寫明白；

3)提出處理意見和建議，要寫得具體、明確、簡要，尤其要注意提出意見、建議的角度，不能在報告中夾帶請示事項；

4)理順文章的思路和結(jié)構(gòu)，無論是縱式結(jié)構(gòu)還是橫式結(jié)構(gòu)，都要脈絡(luò)清楚，層次分明；

5)寫作要及時，以便讓上級機關(guān)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)盡快了解重大、特殊、突發(fā)的種種新情況。

(3)建議報告。建議報告的內(nèi)容一般比較集中，它的正文可分為情況分析和意見措施兩部分。情況分析部分或者介紹情況，分析問題；或者肯定成績，指出不足，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)；或者說明提出意見、建議的目的、原因和依據(jù)。這部分一般寫得比較簡明扼要。其后常以“特提出如下意見(或建議)”、“擬采取如下措施”等語領(lǐng)起下文。意見措施部分是在前一部分的基礎(chǔ)上切合實際地提出做好某項工作的意見、措施、建議，這是這類報告的重點部分，也是建議報告在寫法上有別于情況報告、工作報告的地方。意見措施部分往往采取條文式的寫法，要求寫得脈絡(luò)清楚，邏輯嚴謹，主次分明。

有些建議報告需上級機關(guān)批轉(zhuǎn)。有些則只對上級機關(guān)的某項工作、某一征求意見的文稿等提出看法、建議，不需要上級表態(tài)或批轉(zhuǎn)。

(4)答復(fù)報告。答復(fù)報告的內(nèi)容要體現(xiàn)針對性，有問必答，答其所問，以示負責(zé)。表述要明確、具體，語言要準確、得體，不可含糊其辭、模棱兩可。答復(fù)報告的正文包括答復(fù)依據(jù)和答復(fù)事項兩部分內(nèi)容。答復(fù)依據(jù)指上級要求回答的問題，要寫得十分簡要，有時一兩句話即可。答復(fù)事項指針對所提問題答復(fù)的意見或處理結(jié)果，既要寫得周全，又要注意不要節(jié)外生枝，答非所問。

(5)報送報告。這類報告正文極為簡單，有的甚至只有三言兩語，把報送物件、材料的名稱、數(shù)量說明就行。

3．報告的結(jié)尾。一般報告結(jié)尾都有提出要求的習(xí)慣用語，根據(jù)報告的不同內(nèi)容使用不同的習(xí)慣用語。除呈轉(zhuǎn)性建議報告常以“如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”的請求式用語作結(jié)外，其他各類報告常以“特此報告”、“專此報告”、“請審閱”、“請批示”等用語作結(jié)。

報告寫作一般要求在掌握充分材料的基礎(chǔ)上，進行綜合分析，提煉出正確的主題和新穎的觀點，然后用簡潔的語言來表述。具體要求做到：

1.立意要新。提煉主題，應(yīng)該在占有大量材料的基礎(chǔ)上進行分析研究，歸納出新穎的觀點，從而提煉出能反映出本質(zhì)的、帶規(guī)律性的主題。

2.內(nèi)容要真實、具體。報告的內(nèi)容必須是真實的，盡管選材具有靈活性，但也要實事求是，一是一，二是二，有喜報喜，有憂報憂，絕不能編造假情況，欺騙上級。所以，起草報告的人員，要深入調(diào)查研究，盡可能親自調(diào)查了解，掌握第一手材料，然后進行分析歸納，去偽存真。材料要具體，既有概括性的材料，也有典型的具體事例。

3.重點突出。報告的內(nèi)容要根據(jù)主題的要求來安排，分清主次輕重。重點的、主要的內(nèi)容，要安排在前面，應(yīng)詳寫；非重點的、次要的內(nèi)容，可略寫；可寫可不寫的內(nèi)容就不寫。同時，要注意處理好點和面的關(guān)系，比如既要有典型的事例，又要有面上的綜合性的情況，做到點面結(jié)合，眉目清楚，說服力強。

4.報告中不能夾帶請示事項。對于報告，受文單位不用答復(fù)，如果夾帶請示事項，不但不便處理，甚至還會貽誤工作。

對呈轉(zhuǎn)性建議報告中所提請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行的意見，其實也是下級機關(guān)提出的建議，不應(yīng)看做是一種請示。上級機關(guān)對此建議也不必向報告作者機關(guān)批示表態(tài)。

5.注意情況報告與工作報告的區(qū)別。工作報告反映的是經(jīng)常性的常規(guī)工作情況，而情況報告匯報的是偶發(fā)性的特殊情況；工作報告的內(nèi)容相對確定，而情況報告的內(nèi)容多不確定，因時因事而異；工作報告的寫法基本穩(wěn)定，而情況報告的寫法靈活多樣；有的工作報告有不同程度的說理，而情況報告重在敘述、說明有關(guān)情況。