“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，常用于解決較重大、較復雜的問題。

如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：

（1）需要統(tǒng)一思想或行動時（如項目建設(shè)思路的討論、項目計劃的討論等）；

（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核制度發(fā)布前的討論、項目考勤制度發(fā)布前的討論等）；

（3）傳達重要信息時（如項目里程碑總結(jié)活動、項目總結(jié)活動等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產(chǎn)生較大影響時；

（5）討論復雜問題的解決方案時（如針對復雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。

(1)會議溝通模式

(2)明確會議目的

(3)確定與會者構(gòu)成

(4)明確與會者角色職責

(5)會議的組織準備工作

(6)會議議程

(7)會議記錄

一、會議溝通技巧測色

你在會議中是否具有以下行為？

你的會議表現(xiàn)是 否

1 總是在會議開始前三天就已經(jīng)安排了會議的日程并將會議議程通知給每位與會者

2 當與會者詢問議程安排時總是回答：還沒有定呢，等通知吧。

3 對于會議將要進行的每個議程都胸有成竹

4 會議開始前半個小時還在為某個議程猶豫不決

5 提前將每一個會議任務安排給相關(guān)的工作人員落實，并在會議前確認

6 臨到會議前卻發(fā)現(xiàn)還有一些設(shè)備沒有安排好

7 預先擬訂參與會議的人員名單，并在開會兩天前確認關(guān)鍵人物是否出席

8 自己也忘記了邀請哪些人出席會議，會議開始前才發(fā)現(xiàn)忘記了邀請主管領(lǐng)導參加會議

9 會議時間安排恰當，能夠完成所有的議題

10 會議總是有一些跑題

11 會議布置恰當，與會者覺得舒適又便于溝通

12 會議室擁擠不堪，大家盼望早點結(jié)束會議

以上12個問題，你如果選擇了題目中題號為單數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己加一分；如果選擇了題目中題號為雙數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己減一分。

最后看看自己的最后得分！

• 3-6分：你的會議溝通技巧還是值得稱道的。
• 0- 3分：你的會議溝通技巧也不錯，不過需要改進。
• 低于0分：你的會議溝通技巧真不怎樣，趕快努力！

二、會議的安排測試

召開會議前就應該安排好會議的議題、議程、與會者名單以及現(xiàn)場的布置等等，否則會議很難保證順利進行。因此，會議的安排應注意以下內(nèi)容：

制定議程安排:

1 充分考慮會議議程，寫出條款式的議程安排

2 確定會議的召開時間和結(jié)束時間，并和有關(guān)部門協(xié)調(diào)

3 整理有關(guān)議題，并根據(jù)其重要程度排出討論順序

4 把會議安排提前交給與會者當中

挑選與會者：

1 首要原則是少而精

2 信息型會議，你應該通知所有需要了解信息的人都參加

3 決策型會議，你需要邀請能對問題的解決有所貢獻，對決策有影響的權(quán)威人士，以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加

4 你需要對那些未在會議邀請之列的關(guān)鍵人士做出說明

會議室布置：

1 現(xiàn)場會議室一般比較方便而且費用低廉，因而是首選地點。但是如果設(shè)計公司的對外關(guān)系或者與會人數(shù)較多，則可以考慮租用酒店或者展覽中心。

2 與會者的身體舒適需求不能忽略，應該注意會議室的空調(diào)溫度、桌椅舒適度、燈光和通風設(shè)備等等。

3 根據(jù)你的溝通需要來選擇適當?shù)淖酪闻帕蟹绞健Ｐ畔⑿蜁h的與會者應該面向房間的前方，而決策型會議的與會者應該面向彼此，適宜采用圓桌型的現(xiàn)場布置。

【自檢】 對照下表，檢查你的會議是否安排到位。

三、會議準備技巧測試

會議開場的秘訣是：

• 準時開會
  • 不準時開會只能加劇與會者的焦躁情緒，同時也令他們對會議主持者的工作效率和領(lǐng)導能力產(chǎn)生懷疑。
• 向每個人表示歡迎
  • 如果你面對的是一隊新的成員，可以讓他們向大家做自我介紹。如果彼此已經(jīng)見過面了，也要確保把客人和新人介紹給大家。
• 制定或者重溫會議的基本規(guī)則
  • 你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每個人的發(fā)言”、“每個人的發(fā)言不能超過5分鐘”等類似的規(guī)定。如果準則是與會者共同制訂而不是主持人強加的，則會議的效果要好一些。你可以向與會者詢問：“你們同意這些規(guī)定嗎？” 要得到每一個人的肯定答復，而不要想當然的把沉默當成沒有異議。
• 分配記錄員和記時員的職責
  • 對于一些例行會議而言，可以由所有人輪流擔當這些責任。當然也要考慮個別情況，如果有些人速記能力比較差，則不適合做記錄員，則不能勉強。

四、會議主持人的溝通技巧

我們常見的問題大致分為兩類：開放式的問題和封閉式的問題。例如，你可以詢問，“小王，你同意這個觀點嗎？”這就是一個封閉式的問題；你也可以詢問：“小王，你對這個問題怎么看？”這就是一個開放式的問題。

作為一個有效的主持人，你應該善于運用各種提問方式。

五、結(jié)束的會議

在會議結(jié)束時應該重新回顧一下目標、達成的共識和成果。

1 會議的主要決定和行動方案

2 回顧會議的議程，表明已經(jīng)完成的事項和待完成的事項

文本框: 給出方向文本框: 給予反饋文本框: 封閉式文本框: 開放式

3 給每位與會者一點時間說最后一句話

4 就下次會議的日期地點等事項達成一致意見

5 對會議進行評估，在一種積極的氣氛中結(jié)束會議。你可以對每一位與會者表示祝賀，表達你的贊賞，然后大聲說：謝謝各位。以此結(jié)束會議。