“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，常用于解決較重大、較復雜的問題。

如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：

（1）需要統(tǒng)一思想或行動時（如項目建設思路的討論、項目計劃的討論等）；

（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核制度發(fā)布前的討論、項目考勤制度發(fā)布前的討論等）；

（3）傳達重要信息時（如項目里程碑總結活動、項目總結活動等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產生較大影響時；

（5）討論復雜問題的解決方案時（如針對復雜的技術問題，討論已收集到的解決方案等）。

(1)會議溝通模式

(2)明確會議目的

(3)確定與會者構成

(4)明確與會者角色職責

(5)會議的組織準備工作

(6)會議議程

(7)會議記錄

一、會議溝通技巧測色

你在會議中是否具有以下行為？

你的會議表現是 否

1 總是在會議開始前三天就已經安排了會議的日程并將會議議程通知給每位與會者

2 當與會者詢問議程安排時總是回答：還沒有定呢，等通知吧。

3 對于會議將要進行的每個議程都胸有成竹

4 會議開始前半個小時還在為某個議程猶豫不決

5 提前將每一個會議任務安排給相關的工作人員落實，并在會議前確認

6 臨到會議前卻發(fā)現還有一些設備沒有安排好

7 預先擬訂參與會議的人員名單，并在開會兩天前確認關鍵人物是否出席

8 自己也忘記了邀請哪些人出席會議，會議開始前才發(fā)現忘記了邀請主管領導參加會議

9 會議時間安排恰當，能夠完成所有的議題

10 會議總是有一些跑題

11 會議布置恰當，與會者覺得舒適又便于溝通

12 會議室擁擠不堪，大家盼望早點結束會議

以上12個問題，你如果選擇了題目中題號為單數的行為表現，請給自己加一分；如果選擇了題目中題號為雙數的行為表現，請給自己減一分。

最后看看自己的最后得分！

• 3-6分：你的會議溝通技巧還是值得稱道的。
• 0- 3分：你的會議溝通技巧也不錯，不過需要改進。
• 低于0分：你的會議溝通技巧真不怎樣，趕快努力！

二、會議的安排測試

召開會議前就應該安排好會議的議題、議程、與會者名單以及現場的布置等等，否則會議很難保證順利進行。因此，會議的安排應注意以下內容：

制定議程安排:

1 充分考慮會議議程，寫出條款式的議程安排

2 確定會議的召開時間和結束時間，并和有關部門協(xié)調

3 整理有關議題，并根據其重要程度排出討論順序

4 把會議安排提前交給與會者當中

挑選與會者：

1 首要原則是少而精

2 信息型會議，你應該通知所有需要了解信息的人都參加

3 決策型會議，你需要邀請能對問題的解決有所貢獻，對決策有影響的權威人士，以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加

4 你需要對那些未在會議邀請之列的關鍵人士做出說明

會議室布置：

1 現場會議室一般比較方便而且費用低廉，因而是首選地點。但是如果設計公司的對外關系或者與會人數較多，則可以考慮租用酒店或者展覽中心。

2 與會者的身體舒適需求不能忽略，應該注意會議室的空調溫度、桌椅舒適度、燈光和通風設備等等。

3 根據你的溝通需要來選擇適當的桌椅排列方式。信息型會議的與會者應該面向房間的前方，而決策型會議的與會者應該面向彼此，適宜采用圓桌型的現場布置。

【自檢】 對照下表，檢查你的會議是否安排到位。

三、會議準備技巧測試

會議開場的秘訣是：

• 準時開會
  • 不準時開會只能加劇與會者的焦躁情緒，同時也令他們對會議主持者的工作效率和領導能力產生懷疑。
• 向每個人表示歡迎
  • 如果你面對的是一隊新的成員，可以讓他們向大家做自我介紹。如果彼此已經見過面了，也要確保把客人和新人介紹給大家。
• 制定或者重溫會議的基本規(guī)則
  • 你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每個人的發(fā)言”、“每個人的發(fā)言不能超過5分鐘”等類似的規(guī)定。如果準則是與會者共同制訂而不是主持人強加的，則會議的效果要好一些。你可以向與會者詢問：“你們同意這些規(guī)定嗎？” 要得到每一個人的肯定答復，而不要想當然的把沉默當成沒有異議。
• 分配記錄員和記時員的職責
  • 對于一些例行會議而言，可以由所有人輪流擔當這些責任。當然也要考慮個別情況，如果有些人速記能力比較差，則不適合做記錄員，則不能勉強。

四、會議主持人的溝通技巧

我們常見的問題大致分為兩類：開放式的問題和封閉式的問題。例如，你可以詢問，“小王，你同意這個觀點嗎？”這就是一個封閉式的問題；你也可以詢問：“小王，你對這個問題怎么看？”這就是一個開放式的問題。

作為一個有效的主持人，你應該善于運用各種提問方式。

五、結束的會議

在會議結束時應該重新回顧一下目標、達成的共識和成果。

1 會議的主要決定和行動方案

2 回顧會議的議程，表明已經完成的事項和待完成的事項

文本框: 給出方向文本框: 給予反饋文本框: 封閉式文本框: 開放式

3 給每位與會者一點時間說最后一句話

4 就下次會議的日期地點等事項達成一致意見

5 對會議進行評估，在一種積極的氣氛中結束會議。你可以對每一位與會者表示祝賀，表達你的贊賞，然后大聲說：謝謝各位。以此結束會議。