“會(huì)議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時(shí)間一般比較長，常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。

如下的幾種情境宜采用會(huì)議溝通的方式進(jìn)行：

（1）需要統(tǒng)一思想或行動(dòng)時(shí)（如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計(jì)劃的討論等）；

（2）需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時(shí)（如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等）；

（3）傳達(dá)重要信息時(shí)（如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動(dòng)、項(xiàng)目總結(jié)活動(dòng)等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生較大影響時(shí)；

（5）討論復(fù)雜問題的解決方案時(shí)（如針對復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。

(1)會(huì)議溝通模式

(2)明確會(huì)議目的

(3)確定與會(huì)者構(gòu)成

(4)明確與會(huì)者角色職責(zé)

(5)會(huì)議的組織準(zhǔn)備工作

(6)會(huì)議議程

(7)會(huì)議記錄

一、會(huì)議溝通技巧測色

你在會(huì)議中是否具有以下行為？

你的會(huì)議表現(xiàn)是 否

1 總是在會(huì)議開始前三天就已經(jīng)安排了會(huì)議的日程并將會(huì)議議程通知給每位與會(huì)者

2 當(dāng)與會(huì)者詢問議程安排時(shí)總是回答：還沒有定呢，等通知吧。

3 對于會(huì)議將要進(jìn)行的每個(gè)議程都胸有成竹

4 會(huì)議開始前半個(gè)小時(shí)還在為某個(gè)議程猶豫不決

5 提前將每一個(gè)會(huì)議任務(wù)安排給相關(guān)的工作人員落實(shí)，并在會(huì)議前確認(rèn)

6 臨到會(huì)議前卻發(fā)現(xiàn)還有一些設(shè)備沒有安排好

7 預(yù)先擬訂參與會(huì)議的人員名單，并在開會(huì)兩天前確認(rèn)關(guān)鍵人物是否出席

8 自己也忘記了邀請哪些人出席會(huì)議，會(huì)議開始前才發(fā)現(xiàn)忘記了邀請主管領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議

9 會(huì)議時(shí)間安排恰當(dāng)，能夠完成所有的議題

10 會(huì)議總是有一些跑題

11 會(huì)議布置恰當(dāng)，與會(huì)者覺得舒適又便于溝通

12 會(huì)議室擁擠不堪，大家盼望早點(diǎn)結(jié)束會(huì)議

以上12個(gè)問題，你如果選擇了題目中題號為單數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己加一分；如果選擇了題目中題號為雙數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己減一分。

最后看看自己的最后得分！

• 3-6分：你的會(huì)議溝通技巧還是值得稱道的。
• 0- 3分：你的會(huì)議溝通技巧也不錯(cuò)，不過需要改進(jìn)。
• 低于0分：你的會(huì)議溝通技巧真不怎樣，趕快努力！

二、會(huì)議的安排測試

召開會(huì)議前就應(yīng)該安排好會(huì)議的議題、議程、與會(huì)者名單以及現(xiàn)場的布置等等，否則會(huì)議很難保證順利進(jìn)行。因此，會(huì)議的安排應(yīng)注意以下內(nèi)容：

制定議程安排:

1 充分考慮會(huì)議議程，寫出條款式的議程安排

2 確定會(huì)議的召開時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，并和有關(guān)部門協(xié)調(diào)

3 整理有關(guān)議題，并根據(jù)其重要程度排出討論順序

4 把會(huì)議安排提前交給與會(huì)者當(dāng)中

挑選與會(huì)者：

1 首要原則是少而精

2 信息型會(huì)議，你應(yīng)該通知所有需要了解信息的人都參加

3 決策型會(huì)議，你需要邀請能對問題的解決有所貢獻(xiàn)，對決策有影響的權(quán)威人士，以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加

4 你需要對那些未在會(huì)議邀請之列的關(guān)鍵人士做出說明

會(huì)議室布置：

1 現(xiàn)場會(huì)議室一般比較方便而且費(fèi)用低廉，因而是首選地點(diǎn)。但是如果設(shè)計(jì)公司的對外關(guān)系或者與會(huì)人數(shù)較多，則可以考慮租用酒店或者展覽中心。

2 與會(huì)者的身體舒適需求不能忽略，應(yīng)該注意會(huì)議室的空調(diào)溫度、桌椅舒適度、燈光和通風(fēng)設(shè)備等等。

3 根據(jù)你的溝通需要來選擇適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞?。信息型?huì)議的與會(huì)者應(yīng)該面向房間的前方，而決策型會(huì)議的與會(huì)者應(yīng)該面向彼此，適宜采用圓桌型的現(xiàn)場布置。

【自檢】 對照下表，檢查你的會(huì)議是否安排到位。

三、會(huì)議準(zhǔn)備技巧測試

會(huì)議開場的秘訣是：

• 準(zhǔn)時(shí)開會(huì)
  • 不準(zhǔn)時(shí)開會(huì)只能加劇與會(huì)者的焦躁情緒，同時(shí)也令他們對會(huì)議主持者的工作效率和領(lǐng)導(dǎo)能力產(chǎn)生懷疑。
• 向每個(gè)人表示歡迎
  • 如果你面對的是一隊(duì)新的成員，可以讓他們向大家做自我介紹。如果彼此已經(jīng)見過面了，也要確保把客人和新人介紹給大家。
• 制定或者重溫會(huì)議的基本規(guī)則
  • 你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每個(gè)人的發(fā)言”、“每個(gè)人的發(fā)言不能超過5分鐘”等類似的規(guī)定。如果準(zhǔn)則是與會(huì)者共同制訂而不是主持人強(qiáng)加的，則會(huì)議的效果要好一些。你可以向與會(huì)者詢問：“你們同意這些規(guī)定嗎？” 要得到每一個(gè)人的肯定答復(fù)，而不要想當(dāng)然的把沉默當(dāng)成沒有異議。
• 分配記錄員和記時(shí)員的職責(zé)
  • 對于一些例行會(huì)議而言，可以由所有人輪流擔(dān)當(dāng)這些責(zé)任。當(dāng)然也要考慮個(gè)別情況，如果有些人速記能力比較差，則不適合做記錄員，則不能勉強(qiáng)。

四、會(huì)議主持人的溝通技巧

我們常見的問題大致分為兩類：開放式的問題和封閉式的問題。例如，你可以詢問，“小王，你同意這個(gè)觀點(diǎn)嗎？”這就是一個(gè)封閉式的問題；你也可以詢問：“小王，你對這個(gè)問題怎么看？”這就是一個(gè)開放式的問題。

作為一個(gè)有效的主持人，你應(yīng)該善于運(yùn)用各種提問方式。

五、結(jié)束的會(huì)議

在會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)該重新回顧一下目標(biāo)、達(dá)成的共識和成果。

1 會(huì)議的主要決定和行動(dòng)方案

2 回顧會(huì)議的議程，表明已經(jīng)完成的事項(xiàng)和待完成的事項(xiàng)

文本框: 給出方向文本框: 給予反饋文本框: 封閉式文本框: 開放式

3 給每位與會(huì)者一點(diǎn)時(shí)間說最后一句話

4 就下次會(huì)議的日期地點(diǎn)等事項(xiàng)達(dá)成一致意見

5 對會(huì)議進(jìn)行評估，在一種積極的氣氛中結(jié)束會(huì)議。你可以對每一位與會(huì)者表示祝賀，表達(dá)你的贊賞，然后大聲說：謝謝各位。以此結(jié)束會(huì)議。