需求建議書(shū)是指從客戶角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地向服務(wù)商陳述、表達(dá)為了滿足其已識(shí)別需求所應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。也就是說(shuō)，需求建議書(shū)是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來(lái)說(shuō)明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書(shū)，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書(shū)面文件，又稱招標(biāo)書(shū)。需求建議書(shū)一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求。一份完整的需求建議書(shū)主要包括滿足其需求的項(xiàng)目的工作自述、對(duì)項(xiàng)目的要求、期望的項(xiàng)目目標(biāo)、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)的要求等。

好的需求建議書(shū)能讓服務(wù)商準(zhǔn)確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當(dāng)然，并非在所有情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書(shū)，當(dāng)某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開(kāi)發(fā)項(xiàng)目予以滿足時(shí)，這一過(guò)程似乎變得簡(jiǎn)單多了，此時(shí)更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書(shū)上。例如，某一軟件開(kāi)發(fā)公司感到公司原來(lái)的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要時(shí)，便可直接要求軟件開(kāi)發(fā)小組進(jìn)行開(kāi)發(fā)，這時(shí)只需口頭把相關(guān)的要求傳達(dá)給軟件開(kāi)發(fā)小組即可。

需求建議書(shū)一般包含以下主要內(nèi)容：

客戶必須搜集大量相關(guān)資料準(zhǔn)備需求建議書(shū)，因?yàn)镮T項(xiàng)目實(shí)施者需要按照RFP來(lái)準(zhǔn)備他們的項(xiàng)目技術(shù)方案，并以此參與競(jìng)標(biāo)。RFP中包括項(xiàng)目的目標(biāo)，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃；對(duì)實(shí)施商申請(qǐng)書(shū)的表格和內(nèi)容的規(guī)定；客戶希望潛在的實(shí)施商提交投標(biāo)申請(qǐng)書(shū)的最后期限；評(píng)價(jià)申請(qǐng)書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)等。一份好的RFP應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容。

1．工作表述

工作表述就是說(shuō)明項(xiàng)目的工作范圍，概括客戶要求開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的任務(wù)或工作單元，說(shuō)明項(xiàng)目所涉及的各種事情，哪些必須由開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的具體目標(biāo)。又如建設(shè)一個(gè)網(wǎng)站，所需設(shè)備的采購(gòu)任務(wù)，是由客戶自己完成，還是由開(kāi)發(fā)商去完成；企業(yè)網(wǎng)站上的頁(yè)面文字，是客戶自己撰寫(xiě)，還是由開(kāi)發(fā)商撰寫(xiě)等。

2．任務(wù)要求

需求建議書(shū)必須要具體規(guī)定開(kāi)發(fā)商需要完成任務(wù)的規(guī)格和特征，如要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他開(kāi)發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1 000人同時(shí)訪問(wèn)的情況下不會(huì)產(chǎn)生堵塞的感覺(jué)，網(wǎng)站的瀏覽頁(yè)面不低于多少；建立一個(gè)自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開(kāi)出了發(fā)票的30天內(nèi)沒(méi)有收到賬款，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生催款通知。具體的任務(wù)要求，可能會(huì)成為將來(lái)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3．交付物

交付物就是開(kāi)發(fā)商所提供的實(shí)體內(nèi)容，這在需求建議書(shū)中應(yīng)該說(shuō)明。例如，對(duì)于自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，客戶可能要求開(kāi)發(fā)商提供硬件(計(jì)算機(jī))、軟件(磁盤(pán)和一些印刷品)、操作手冊(cè)和培訓(xùn)課程。交付物也可能包括客戶要求開(kāi)發(fā)商提供定期進(jìn)度報(bào)告或終期報(bào)告。

4．客戶供應(yīng)條款

需求建議書(shū)還應(yīng)該列出客戶的供應(yīng)條款。例如，客戶需要建立一個(gè)網(wǎng)J站，可能需要向開(kāi)發(fā)商提供企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)及各部門(mén)之間業(yè)務(wù)關(guān)系的詳]細(xì)說(shuō)明，包括信息流程的類型、信息流量和發(fā)生頻率等。

5．表述客戶對(duì)需求的確認(rèn)

需求建議書(shū)不是對(duì)客戶需求的最后確認(rèn)。最后的確認(rèn)應(yīng)該在對(duì)開(kāi)發(fā)商提出的方案進(jìn)行評(píng)估之后。例如印刷宣傳手冊(cè)，可能在開(kāi)印之前要經(jīng)過(guò)客戶審定；局域網(wǎng)的建設(shè)，在購(gòu)買(mǎi)材料和設(shè)備之前，客戶必須審定開(kāi)發(fā)商的技術(shù)方案。這一點(diǎn)在需求建議書(shū)中必須向開(kāi)發(fā)商說(shuō)明。

6．期望的合同類型

(1)合同可以按固定價(jià)格訂立。這樣，開(kāi)發(fā)商實(shí)際上就是費(fèi)用包干。客戶只給固定的價(jià)錢(qián)，不管開(kāi)發(fā)商實(shí)際工作花費(fèi)多少。開(kāi)發(fā)商必須保證功能的實(shí)現(xiàn)和質(zhì)量要求，超支的風(fēng)險(xiǎn)由開(kāi)發(fā)商負(fù)擔(dān)。

(2)合同也可以規(guī)定開(kāi)發(fā)商不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，即在時(shí)間、原材料限制的條件下，不論實(shí)際成本多少，都會(huì)給開(kāi)發(fā)商特定的報(bào)酬，也就是所謂包工不包料。在我國(guó)現(xiàn)階段的條件下，由于質(zhì)量檢驗(yàn)和資信度水平不高，這種合同比]較普遍。在需求建議書(shū)中，最好說(shuō)明客戶是希望采用那種類型的合同。

7．期望的付款方式

付款方式可以分為一次性付款和分階段付款；在開(kāi)始前付款和結(jié)束后付款。一般依項(xiàng)目的性質(zhì)來(lái)定付款方式。如網(wǎng)頁(yè)制作，往往在項(xiàng)目末期付款；而架設(shè)局域網(wǎng)，一般在方案確認(rèn)后，付款30％以便開(kāi)發(fā)商采購(gòu)，工程結(jié)束驗(yàn)收后付滿90％，留10％等到使用一段時(shí)間以后確認(rèn)無(wú)問(wèn)題時(shí)付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書(shū)中，客戶應(yīng)該先提出自己的期望付款方式。

8．要求的進(jìn)度計(jì)劃

進(jìn)度計(jì)劃的要求可能很粗，如要求在6個(gè)月內(nèi)完成；也可以詳細(xì)一些，如多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成方案設(shè)計(jì)和審定，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成硬件選購(gòu)與安裝，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成軟件研制、測(cè)試與安裝，最后開(kāi)發(fā)商在系統(tǒng)安裝調(diào)試后，在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)提交所有的系統(tǒng)文件和操作培訓(xùn)。

9．申請(qǐng)書(shū)的格式和內(nèi)容提示

為了便于在幾個(gè)開(kāi)發(fā)商之間進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，申請(qǐng)書(shū)應(yīng)該在形式上采取同一個(gè)格式，內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該一致。這樣對(duì)不同的申請(qǐng)者來(lái)說(shuō)比較公平，也能減輕客戶在評(píng)審時(shí)的工作量?？蛻粼谛枨蠼ㄗh書(shū)中可以限定申請(qǐng)書(shū)的每一部分采用的文字?jǐn)?shù)量或頁(yè)數(shù)。

10．提交申請(qǐng)書(shū)的最后期限

申請(qǐng)書(shū)受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開(kāi)發(fā)商在接到需求建議書(shū)后多少個(gè)工作口之內(nèi)(如l周之內(nèi)、1個(gè)月之內(nèi)等)提交申請(qǐng)書(shū)，或大家一律在某月某日之前提交申請(qǐng)書(shū)。這樣做的目的是便于同時(shí)對(duì)眾多的申請(qǐng)者進(jìn)行比較、評(píng)估，也是為了保持公正，不給某些開(kāi)發(fā)商以額外的時(shí)間和機(jī)會(huì)。

11．對(duì)申請(qǐng)書(shū)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

要告訴開(kāi)發(fā)商客戶將根據(jù)哪些準(zhǔn)則來(lái)評(píng)價(jià)他提交的申請(qǐng)書(shū)。這樣做的目的，是指導(dǎo)開(kāi)發(fā)商寫(xiě)好申請(qǐng)書(shū)。一般評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)包括4個(gè)方面的內(nèi)容：

(1)開(kāi)發(fā)商在類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)。如他們近期是否在預(yù)算內(nèi)按期完成了類似的項(xiàng)目，客戶對(duì)他們是否滿意?

(2)開(kāi)發(fā)商提出的技術(shù)方案是否合適。如采用哪種類型的計(jì)算機(jī)軟件?數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)、方法是什么?用來(lái)建立管理信息系統(tǒng)的是哪種語(yǔ)言?采用哪些供應(yīng)商的設(shè)備?等等。

(3)進(jìn)度計(jì)劃。開(kāi)發(fā)商是否能按照所要求的進(jìn)度完成項(xiàng)目計(jì)劃?

(4)成本。如開(kāi)發(fā)商的報(bào)價(jià)是否合理?成本預(yù)算中有無(wú)漏算的條款?將來(lái)在執(zhí)行時(shí)有沒(méi)有可能出現(xiàn)超支，或有無(wú)可能因過(guò)于節(jié)約而導(dǎo)致質(zhì)量不能保證?有的申請(qǐng)人為了爭(zhēng)取合同，在報(bào)價(jià)上壓低成本，到了執(zhí)行階段，或偷工減料，或增加成本，結(jié)果導(dǎo)致所建系統(tǒng)的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對(duì)此需要引起注意。

12．資金總量

開(kāi)發(fā)商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項(xiàng)目，但客戶在需求建議書(shū)中，往往不愿意透露這個(gè)信息。其實(shí)，客戶暗示大約的數(shù)字，告訴開(kāi)發(fā)商他打算花多少錢(qián)來(lái)辦這件事是有好處的，這樣可以使開(kāi)發(fā)商能夠提交與資金水平相適應(yīng)的申請(qǐng)書(shū)，提高在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的工作效率。

需求建議書(shū)(RFP)是項(xiàng)目客戶與開(kāi)發(fā)商建立正式聯(lián)系的第一份書(shū)面文件，也叫招標(biāo)書(shū)。一般由項(xiàng)目的客戶自己起草，主要描述客戶的需求、條件以及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求，向可能的開(kāi)發(fā)商發(fā)送。

需求建議書(shū)是客戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書(shū)而編制的需求規(guī)范。雖然它不能確保客戶據(jù)此就能獲得理想的解決方案，但卻可以幫助客戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)準(zhǔn)備。其

目的是從客戶自身的角度出發(fā)，通過(guò)全面、詳細(xì)地陳述，使開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)理解客戶所希望的是什么，以可行的價(jià)格滿足客戶的已識(shí)別的需求。

對(duì)于一些預(yù)算較少的客戶，開(kāi)發(fā)商往往不愿意花精力準(zhǔn)備正式的方案建議書(shū)，這種情況下，客戶的需求建議書(shū)就變得很重要。事實(shí)上，項(xiàng)目無(wú)論大小，都需要編寫(xiě)需求建議書(shū)。

第一，需求建議書(shū)需要描述用戶的目標(biāo)與需求。編制需求建議書(shū)的過(guò)程也是客戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過(guò)程，并以此建立起客戶與供應(yīng)商進(jìn)行深人溝通的橋梁。即使因?yàn)楦鞣N原因使得供應(yīng)商看不到或不愿響應(yīng)需求建議書(shū)，這種努力也是值得付出的。

第二，需求建議書(shū)可節(jié)省選型的時(shí)間，并使得對(duì)各供應(yīng)商之間的比較變得更容易?？蛻籼峁┙o所有競(jìng)標(biāo)供應(yīng)商的信息都是一樣的，避免了跟各開(kāi)發(fā)商的重復(fù)溝通，同時(shí)，有需求建議書(shū)作為基準(zhǔn)，客戶可以約束各開(kāi)發(fā)商以一致的格式提交方案建議書(shū)，以提高各供應(yīng)商之間的可比性。

第三，需求建議書(shū)可以避免一些潛在的疏漏。在準(zhǔn)備需求建議書(shū)時(shí)，客戶往往會(huì)因?yàn)樘^(guò)關(guān)注具體細(xì)節(jié)而忽略了一些重要的因素。收到需求建議書(shū)后，有的供應(yīng)商可能會(huì)主動(dòng)對(duì)這樣的疏漏提出質(zhì)疑以提醒客戶。還有些開(kāi)發(fā)商為了使自己的方案建議書(shū)更具有吸引力，甚至?xí)岢鲆恍┬枨蠼ㄗh書(shū)沒(méi)有涉及的好想法來(lái)拓展客戶的思路。

需求建議書(shū)應(yīng)該由用戶編寫(xiě)，但各種客觀因素的限制，實(shí)際上很難做[到。所以，很多時(shí)候都是由用戶與項(xiàng)目小組共同編寫(xiě)。編寫(xiě)項(xiàng)目需求說(shuō)明的J過(guò)程也是項(xiàng)目小組帶領(lǐng)客戶進(jìn)入項(xiàng)目需求啟發(fā)的過(guò)程。編寫(xiě)優(yōu)秀的項(xiàng)目需求[建議書(shū)沒(méi)有公式化的方法，需要大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。以下是編寫(xiě)需求建議書(shū)需要把握的幾個(gè)原則：

(1)需求應(yīng)該是正確的。每個(gè)需求必須精確描述要交付的功能。確定需求內(nèi)容是否正確，需要用戶的代表來(lái)參與確認(rèn)，由他們檢查、決定用戶需[求的正確性。沒(méi)有用戶的需求檢查就會(huì)導(dǎo)致很多項(xiàng)目實(shí)施中的問(wèn)題出現(xiàn)。例如用戶會(huì)說(shuō)：“這不是我們要的東西”；“你沒(méi)明白我們的意思”，等等。

(2)需求應(yīng)該是可行的。項(xiàng)目的需求應(yīng)該在有限的資源(已知的能力、有限的系統(tǒng)及其環(huán)境)下是可實(shí)現(xiàn)的。為了避免需求的不可行性，在需求分析階段應(yīng)該有核心技術(shù)人員參與，檢查在技術(shù)上什么能做、什么不能做，哪些需要額外的付出等。

(3)需求內(nèi)容應(yīng)該是必要的。需求建議書(shū)中的每個(gè)需求都應(yīng)該有相應(yīng)[的出處，即說(shuō)明什么是客戶確實(shí)需要的，什么要順應(yīng)于外部的需求、接口或標(biāo)準(zhǔn)。如果不能標(biāo)識(shí)出處，則可能這個(gè)需求不是真正需要的。

(4)需求內(nèi)容應(yīng)該有優(yōu)先權(quán)。優(yōu)先權(quán)是由客戶或其代理及項(xiàng)目小組共同商討后建立的。如果所有的需求都被視為同等重要，那么在開(kāi)發(fā)中遇到預(yù)t算削減、計(jì)劃超時(shí)或組員的離開(kāi)而導(dǎo)致新的需求時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理將無(wú)所適從。一般優(yōu)先權(quán)有以下三個(gè)級(jí)別。

1)高優(yōu)先權(quán)，表明需求必須體現(xiàn)在本階段項(xiàng)目的成果中或這個(gè)產(chǎn)品的版本中。

2)中優(yōu)先權(quán)，表明需求是必須的，但是如果需要可以推遲到晚一些的產(chǎn)品版本中。

3)低優(yōu)先權(quán)，表明有它很好，但我們必須認(rèn)識(shí)到如果沒(méi)有充足的時(shí)間或資源，它可以被放棄掉。

(5)需求內(nèi)容應(yīng)該是明確的。需求不該有歧義，要避免使用一些對(duì)于擬訂項(xiàng)目需求建議書(shū)的人很清楚，但對(duì)于其他人模糊不清的詞匯。如：用戶友好性，容易，簡(jiǎn)單，快速，有效，幾個(gè)，藝術(shù)級(jí)，改善的，最大，最小等等。每寫(xiě)一個(gè)需要都應(yīng)簡(jiǎn)潔、直觀地采用用戶熟知的語(yǔ)言，而不要采用計(jì)算機(jī)術(shù)語(yǔ)。

例：某企業(yè)項(xiàng)目管理軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目需求建議書(shū)

有關(guān)單位：某企業(yè)(甲方)由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，決定采用項(xiàng)目管理的方式進(jìn)行管理，為了更有效地對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行控制，該企業(yè)決定開(kāi)發(fā)一套項(xiàng)目管理軟件以滿足這一需要。

1．工作表述

開(kāi)發(fā)商將執(zhí)行下面任務(wù)：開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理軟件。

開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理軟件的主要功能包括項(xiàng)目及工作信息的錄入、項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖的繪制、項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃的安排、甘特圖計(jì)劃的制定、項(xiàng)目執(zhí)行信息的錄入與分析及各種計(jì)劃報(bào)表的輸出等功能。

2．要求

開(kāi)發(fā)商應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提供開(kāi)發(fā)計(jì)劃和實(shí)施方案。

3．交付物

符合甲方要求的項(xiàng)目管理軟件。

4．甲方提供的條款

甲方將幫助開(kāi)發(fā)商熟悉項(xiàng)目管理流程。

5．合同類型

合同必須以一個(gè)商定的價(jià)格，給提供滿足需求建議書(shū)要求工作的開(kāi)發(fā)商付款。

6．到期日

開(kāi)發(fā)商必須在2004年11月30日以前提交5份申請(qǐng)書(shū)備份。

7．時(shí)間表

甲方希望在2004年12月25日前選中一家開(kāi)發(fā)商。這個(gè)項(xiàng)目需要完成的時(shí)限是20—25周，從2005年1月1日開(kāi)始實(shí)施項(xiàng)目，要求軟件正式驗(yàn)收前試運(yùn)行4周以上的時(shí)間，并根據(jù)試運(yùn)行情況進(jìn)行適當(dāng)修改。

8．付款方式

當(dāng)項(xiàng)目完成了1／3時(shí)付總額的1／3。

當(dāng)項(xiàng)目完成了2／3時(shí)再付總額的1／3。

當(dāng)甲方已經(jīng)滿意于項(xiàng)目100％的完成，并且開(kāi)發(fā)商已經(jīng)履行了全部契約義務(wù)時(shí)再付出總額的1／3。

9．申請(qǐng)書(shū)內(nèi)容(開(kāi)發(fā)商的申請(qǐng)書(shū)至少包括如下內(nèi)容)

(1)方法。開(kāi)發(fā)商能清晰地理解需求建議書(shū)，理解什么是被期望達(dá)到的要求。而且要詳細(xì)描述開(kāi)發(fā)商領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目的方法，要求對(duì)每個(gè)任務(wù)的詳細(xì)描述，任務(wù)如何完成的詳細(xì)描述。

(2)交付物。開(kāi)發(fā)商要提供交付物的詳細(xì)描述。

(3)進(jìn)度計(jì)劃。列出甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖表，列出每月要執(zhí)行的詳細(xì)任務(wù)的時(shí)間表，以便在要求的項(xiàng)目完成日期內(nèi)能夠完成項(xiàng)目。

(4)經(jīng)驗(yàn)。敘述一下開(kāi)發(fā)商最近已經(jīng)執(zhí)行的項(xiàng)目，包括客戶姓名、地址和電話號(hào)碼。

(5)人事安排。列出將被指定為項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人的姓名和詳細(xì)簡(jiǎn)歷，以及他們?cè)陬愃祈?xiàng)目中的成績(jī)。

(6)成本。必須說(shuō)明總成本并提供一份項(xiàng)目的預(yù)算清單。

10．申請(qǐng)書(shū)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

(1)方案(30％)。開(kāi)發(fā)商提出建設(shè)方案。

(2)經(jīng)驗(yàn)(30％)。被指定執(zhí)行此項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)商和主要負(fù)責(zé)人的執(zhí)行類

似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。

(3)成本(30％)。開(kāi)發(fā)商申請(qǐng)書(shū)中所列的固定成本。

(4)進(jìn)度計(jì)劃(10％)。為了要在項(xiàng)目完成之日或在此日期之前完成項(xiàng)目，開(kāi)發(fā)商應(yīng)提供詳細(xì)的施工計(jì)劃。