定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。

定額備用金的特點就在于定額。這個定額是由會計服務(wù)中心根據(jù)現(xiàn)金管理的要求和村集體經(jīng)濟組織的日常零星需要測算確定，支付后作一次備用金入賬的會計分錄，以后每次報賬均不通過備用金核算。除非改變定額或取消定額或取消備用金制度，定額備用金一經(jīng)預(yù)付，便成“定額”，每次報銷支出只補充現(xiàn)金不涉及定額。

單位內(nèi)部各部門或工作人員因工作需要建立定額備用金時，應(yīng)填制“備用金借款單”，依照授權(quán)范圍報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，定額備用金保管人員簽字交給出納人員，經(jīng)會計或稽核人員審核后由出納人員支付現(xiàn)金。

定額備用金的使用范圍，應(yīng)當(dāng)符合國家關(guān)于現(xiàn)金支出的有關(guān)規(guī)定。

定額備用金使用后，保管人員應(yīng)及時或定期持取得的發(fā)票，到財務(wù)部門進行報銷，以補足定額備用金。

定額備用金應(yīng)在銀行建立個人儲蓄賬戶，或存放在保險柜中。

定額備用金應(yīng)做到按月清查。

(1)由企業(yè)的會計部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門或個人日常零星開支的需要核定定額，撥付現(xiàn)金，供其長期周轉(zhuǎn)使用，各部門備用金由專人負(fù)責(zé)。

(2)各部門備用金保管員根據(jù)經(jīng)審核無誤的支付憑證和規(guī)定的手續(xù)以備用金支付零星支出，待備用金快用完時，憑有關(guān)支付憑證到會計部門報銷，補足備用金。定額備用金制度的特點是，使用部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額，只有撤銷定額備用金和調(diào)整備用金定額時，備用金定額才會發(fā)生變化。

定額備用金的核算可以在“其他應(yīng)收款——備用金”賬戶中進行。賬戶的借方登記備用金定額的撥付數(shù)，貸方登記備用金定額撤銷或調(diào)整時的收回數(shù)。為反映企業(yè)內(nèi)部各使用單位領(lǐng)用備用金的情況，該賬戶還應(yīng)按照使用部門設(shè)置明細(xì)分類賬戶。會計部門撥付定額備用金時，應(yīng)根據(jù)使用單位或職工的借款單，借記“其他應(yīng)收款——備用金(XX單位)”賬戶，貸記“庫存現(xiàn)金”賬戶；根①也可以專設(shè)“備用金”賬戶進行備用金核算。據(jù)使用部門有關(guān)原始憑證報銷費用，補足備用金定額時，應(yīng)根據(jù)費用的支出用途，借記“制造費用”、“管理費用”、“營業(yè)費用”等賬戶，貸記“庫存現(xiàn)金”賬戶；當(dāng)使用部門不再需要備用金收回現(xiàn)金時，應(yīng)借記“庫存現(xiàn)金”賬戶，貸記“其他應(yīng)收款——備用金(XX單位)”賬戶。

某公司于2004年1月1日起對總務(wù)部門實行定額備用金制度。

(1)會計部門根據(jù)核定的定額，撥付定額備用金l000元，以現(xiàn)金支付。作會計分錄如下：

借：其他應(yīng)收款——備用金(總務(wù)部門) 1000

　貸：庫存現(xiàn)金 　1000

(2)總務(wù)部門以備用金購人零星辦公用品300元，支付市內(nèi)車費等各種費用500元。備用金保管員持有效憑證到會計部門報銷。會計部門審核后付給現(xiàn)金，補足其定額。作會計分錄如下：

借：管理費用　800

貸：庫存現(xiàn)金　800