零星采購是指企業(yè)除對采購材料、工具、設(shè)備以及外購動力、外購燃料、專項工程款等由專設(shè)的會計科目進(jìn)行核算以外，對一般由實物形態(tài)物資的零星采購購貨款的開支。

零星采購一般是指辦公文具用品，清掃衛(wèi)生用品，警衛(wèi)消防器材，服裝，紙張圖紙資料，綠化環(huán)境的花草樹木，以及企業(yè)資產(chǎn)分管目錄沒有明確規(guī)定的物資等零星物資的采購。

(一)零星采購借款審核的注意事項

企業(yè)的零星物資采購業(yè)務(wù)一般是由業(yè)務(wù)分管的有關(guān)職能處室的采購人員直接辦理。

對于零星物資采購的用款應(yīng)按規(guī)定辦理“備用金”的借款手續(xù)，由有關(guān)的業(yè)務(wù)采購人員具體辦理，所以，用款單位都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理財物的支用和結(jié)算手續(xù)。

會計人員對于零星采購借款人填制的“借款單”，都要按照借款程序?qū)徍说膬?nèi)容進(jìn)行逐條逐項的認(rèn)真審核，經(jīng)審核無誤后，根據(jù)借款單批準(zhǔn)的用途和金額。簽署批準(zhǔn)借款金額，辦理“備用金”借款手續(xù)。

(二)零星采購報銷審核的注意事項

采購人員完成采購物品，應(yīng)主動送交有關(guān)物資分管的物品倉庫，辦理采購物品的入庫手續(xù)，經(jīng)倉庫保管人員當(dāng)面檢點事務(wù)數(shù)量進(jìn)行驗收入庫，并在物品入庫但或物品入庫驗收單上雙方簽字，以證明該物品已經(jīng)檢點驗收入庫。

采購人員應(yīng)持物品入庫單連同經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)的購貨發(fā)票、單據(jù)，填寫好“報銷單”，一并送交財務(wù)部門，辦理零星采購的報銷手續(xù)。

會計人員對采購人員送交的物品入庫單、發(fā)票和報銷單，應(yīng)根據(jù)報銷程序規(guī)定的審核內(nèi)容，進(jìn)行逐張逐項逐筆的認(rèn)真審核和核對，經(jīng)審核無誤后，方可辦理零星采購的報銷。

(三)對沒有預(yù)先借款的零星采購報銷

會計人員對沒有預(yù)先借款的零星采購報銷，應(yīng)注意按照以下情況來處理：

1．事前辦理臨時借用銀行轉(zhuǎn)賬支票

會計人員應(yīng)按照報銷程序?qū)徍说膬?nèi)容，認(rèn)真審核其報銷原始憑證和物品入庫單，是否符合報銷規(guī)定，經(jīng)審核無誤后，可直接辦理銀行存款付款憑證，以直接核銷所借的銀行轉(zhuǎn)賬支票，不需要通過“備用金”賬戶，視同直接報銷的核算辦法辦理；其賬務(wù)處理應(yīng)為：借“企業(yè)管理費用”、“材料采購”等賬戶，表示企業(yè)管理費、材料采購等項的實際支出數(shù)額，貸“銀行存款”賬戶。即需要作以下會計分錄：

借：管理費用(或材料采購等)

貸：銀行存款

2．經(jīng)辦人自己已先行墊支現(xiàn)金

會計人員應(yīng)按照報銷程序?qū)徍说膬?nèi)容，認(rèn)真審核其報銷原始憑證和物品入庫單，是否符合報銷規(guī)定，經(jīng)審核無誤后，可直接辦理現(xiàn)金付款憑證，進(jìn)行直接報銷，不再需要通過“備用金”賬戶，視同直接報銷的核算辦法辦理；其賬務(wù)處理應(yīng)為：借“管理費用”、“材料采購”等賬戶，表示企業(yè)管理費、材料采購等項的實際支出數(shù)額，貸“現(xiàn)金”賬戶。即需要作以下會計分錄：

借：管理費用(或材料采購等)

貸：現(xiàn)金

零星采購是為了保證正常工作需要而進(jìn)行的金額較小、數(shù)量較少的采購業(yè)務(wù)。做好零星采購工作，需要注意3個問題7個工作環(huán)節(jié)。

一、領(lǐng)受任務(wù)

1．明確要求。及時與領(lǐng)導(dǎo)同志或相關(guān)處室溝通，明確所需采購物品的具體用途、名稱、品牌、規(guī)格型號。

2．采購準(zhǔn)備。按需購物品的價值，做好采購資金預(yù)算預(yù)備，聯(lián)系好出行車輛。

二、及時采購

1．市場調(diào)研。到市財政局規(guī)定的協(xié)議供貨單位進(jìn)行市場調(diào)查，收集采購信息。

2．貨比三家。至少到三家以上單位考察，力爭直接與廠家或代理經(jīng)銷商聯(lián)系，減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本。

3．及時到位。一般情況下，在接到采購任務(wù)后，24小時內(nèi)應(yīng)采購到位，特殊情況不超過48小時。需安裝的物品，聯(lián)系商家及時安裝。

三、完善手續(xù)

1．移交手續(xù)。將使用說明書和保修卡移交給使用人，請專業(yè)人員向使用人介紹使用方法和注意事項。

2．報銷入賬。持發(fā)票到財務(wù)科辦理結(jié)算報銷手續(xù)，固定資產(chǎn)需填寫固定資產(chǎn)入庫單和保管責(zé)任書。

這項工作最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是：保證采購物品質(zhì)量，防止出現(xiàn)購買假冒偽劣產(chǎn)品影晌正常辦公的問題。