四步工作法是指將整個(gè)公共關(guān)系工作過(guò)程劃分為四個(gè)基本階段的方法。這四個(gè)基本階段是公關(guān)調(diào)查分析、公關(guān)策劃、公關(guān)實(shí)施、公關(guān)評(píng)價(jià)。這四個(gè)步驟相互銜接、循環(huán)往復(fù)，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)的環(huán)狀模式。

1.調(diào)查分析

調(diào)查分析是為了了解受到企業(yè)行為和決策影響的公眾的觀點(diǎn)、態(tài)度和反應(yīng)，同時(shí)也包括了解高校自身存在的問(wèn)題。調(diào)查分析工作一般圍繞兩個(gè)方面展開(kāi)：

• 一是確定問(wèn)題和確定公眾；
• 二是掌握背景、知曉度、公眾態(tài)度和行為等資料。

調(diào)查的方法可采用問(wèn)卷調(diào)查、座談會(huì)、深度訪問(wèn)、跟蹤調(diào)查等。調(diào)查分析的重點(diǎn)可放在以下三個(gè)方面：

2.策劃

策劃是企業(yè)公關(guān)工作具體行動(dòng)過(guò)程的開(kāi)始，它包括確定目標(biāo)、選擇傳播渠道、做好預(yù)算、進(jìn)行可行性論證等項(xiàng)工作。

3.策動(dòng)傳播

策動(dòng)傳播就是為實(shí)現(xiàn)公關(guān)目的而采取的必要的行為。策動(dòng)傳播要考慮到內(nèi)容、對(duì)象、方式等因素。

4.評(píng)價(jià)結(jié)果

評(píng)價(jià)結(jié)果是公關(guān)工作過(guò)程的最后一個(gè)階段，它與處于開(kāi)頭的調(diào)查分析階段相輔相成，有機(jī)結(jié)臺(tái)，融會(huì)貫通，共同組成公關(guān)活動(dòng)的無(wú)限循環(huán)發(fā)展。評(píng)價(jià)工作可分為以下三個(gè)環(huán)節(jié)：

• 重溫公關(guān)目標(biāo)， 作出自我評(píng)價(jià)
• 收集分析資料，接受專家評(píng)價(jià)
• 報(bào)告分析結(jié)果， 用于決策參考

“績(jī)效管理離我們似乎是那么的近，又是那么的遠(yuǎn)；似乎是那么的熟悉，又是那么的陌生；似乎是那么的需要，又是那么的無(wú)奈?！?諸如此類的言語(yǔ)，在當(dāng)今千千萬(wàn)萬(wàn)的組織中可謂司空見(jiàn)慣。究其緣由最根本的就是，長(zhǎng)期以來(lái)不少組織對(duì)績(jī)效管理在認(rèn)識(shí)上存在著較大誤區(qū)，缺乏一個(gè)全員、全方位、全過(guò)程的績(jī)效管理系統(tǒng)。例如，將績(jī)效管理簡(jiǎn)單等同于績(jī)效考評(píng)；績(jī)效管理系統(tǒng)沒(méi)有能夠?qū)⒔M織的戰(zhàn)略目標(biāo)和期望及時(shí)傳遞給組織中的每一個(gè)成員；績(jī)效管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中缺乏有效的溝通與交流以及基于此的指導(dǎo)與幫助；績(jī)效考評(píng)僅僅是“一張表格”，過(guò)于形式化，員工對(duì)此要么漠不關(guān)心，要么敷衍了事；既缺乏對(duì)績(jī)效資料的收集與整理，也沒(méi)有可供有效操作的績(jī)效考評(píng)方法和技術(shù)；對(duì)員工的績(jī)效，管理者只注重結(jié)果，而很少與員工進(jìn)行溝通以尋求幫助其提高績(jī)效的途徑；績(jī)效管理系統(tǒng)缺乏有效的激勵(lì)與約束機(jī)制，致使績(jī)效管理的作用難以充分發(fā)揮出來(lái)；沒(méi)有充分利用績(jī)效評(píng)估的結(jié)果對(duì)績(jī)效管理系統(tǒng)進(jìn)行修正與完善,而實(shí)際上，績(jī)效管理應(yīng)該是一個(gè)全員、全方位、全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，其得以有效實(shí)施的關(guān)鍵就是要建立一個(gè)科學(xué)、高效的績(jī)效管理系統(tǒng)。

具體來(lái)說(shuō)，可分為四個(gè)步驟進(jìn)行操作：績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效實(shí)施、績(jī)效評(píng)估和績(jī)效反饋。如圖1所示。只有建立基于“四步工作法”的績(jī)效管理系統(tǒng)，才能不斷開(kāi)發(fā)組織和員工的潛能，進(jìn)而提高其績(jī)效，使組織不斷獲得成功。

1.績(jī)效計(jì)劃

制定績(jī)效計(jì)劃，是績(jī)效管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。期間，管理者和員工要對(duì)組織績(jī)效和員工個(gè)人績(jī)效達(dá)成共識(shí)，并為實(shí)現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)制定一個(gè)切實(shí)可行的周詳計(jì)劃。具體來(lái)說(shuō)，包括三方面內(nèi)容：

• 明確組織的戰(zhàn)略方向;
• 根據(jù)此戰(zhàn)略方向制定出組織的績(jī)效目標(biāo);
• 確立績(jī)效評(píng)估指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)

總之，績(jī)效計(jì)劃的制定是組織全體成員共同制定，彼此認(rèn)可，并確保共同遵守與實(shí)施的過(guò)程。同時(shí)，也要不斷征詢其管理與服務(wù)對(duì)象的意見(jiàn)和建議，讓他們也適當(dāng)參與到績(jī)效計(jì)劃的制定中來(lái)。只有這樣，組織的整個(gè)績(jī)效計(jì)劃才會(huì)得到很好執(zhí)行，整個(gè)績(jī)效目標(biāo)才能得到完好實(shí)現(xiàn)，整個(gè)績(jī)效管理體系才能得到良好運(yùn)行。正如《孫子兵法》中所說(shuō)：上下同欲者勝。

2.績(jī)效實(shí)施

制定了績(jī)效計(jì)劃后，緊接著就是對(duì)績(jī)效計(jì)劃的實(shí)施，管理者和員工要按照計(jì)劃開(kāi)展工作，協(xié)同前行，共同承擔(dān)績(jī)效目標(biāo)的完成任務(wù)。績(jī)效實(shí)施是一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期，期間，需要做兩方面的事情：

• 對(duì)績(jī)效計(jì)劃實(shí)施過(guò)程的監(jiān)控;
• 為績(jī)效評(píng)估做準(zhǔn)備;

3.績(jī)效評(píng)估

績(jī)效評(píng)估是績(jī)效管理的重要組成部分，甚至可以說(shuō)是核心環(huán)節(jié)。主要是指，依據(jù)在績(jī)效計(jì)劃期間制定的績(jī)效指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)與在績(jī)效實(shí)施中所收集到的反映員工績(jī)效表現(xiàn)的數(shù)據(jù)和事實(shí)，對(duì)組織和員工個(gè)人的績(jī)效目標(biāo)完成情況進(jìn)行評(píng)估。而且，需要明確的是，績(jī)效評(píng)估不是為了制造員工間的差距，更不是使管理者和員工之間陷入一種“評(píng)估”與“被評(píng)估”的敵對(duì)狀態(tài)，而是為了實(shí)事求是地發(fā)現(xiàn)員工工作中的長(zhǎng)處和短處，以揚(yáng)長(zhǎng)避短，促使其有所改進(jìn)、提高，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的績(jī)效目標(biāo)。所以，管理者和員工都要抱著一種積極主動(dòng)、真誠(chéng)友好、善于發(fā)現(xiàn)與改進(jìn)的態(tài)度去對(duì)待評(píng)估，并保持一顆平常心。

4.績(jī)效反饋

通過(guò)績(jī)效評(píng)估，可以對(duì)員工以往的績(jī)效事實(shí)以及在取得績(jī)效過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的能力、態(tài)度和行為進(jìn)行全面考核。但僅僅了解過(guò)去的結(jié)果并不是績(jī)效管理的最終目的，幫助被評(píng)估者改進(jìn)績(jī)效，從而更好地實(shí)現(xiàn)組織整體目標(biāo)才是真正的目的。所以，績(jī)效評(píng)估并不是績(jī)效管理的終結(jié)，在此基礎(chǔ)上。管理者還應(yīng)該將績(jī)效評(píng)估結(jié)果及時(shí)反饋給被評(píng)員工。

一般是，通過(guò)績(jī)效面談，使員工切實(shí)了解自己的績(jī)效，認(rèn)識(shí)自己有待改進(jìn)的方面，并且，也可客觀地提出對(duì)評(píng)估結(jié)果的意見(jiàn)、自己在完成績(jī)效目標(biāo)中遇到的困難及所期望得到的指導(dǎo)和幫助；另一方面，管理者也要與員工一起認(rèn)真分析績(jī)效不良的原因進(jìn)而提出下一步的改進(jìn)計(jì)劃，且要營(yíng)造一個(gè)以解決問(wèn)題為中心的接納環(huán)境，并給予悉心的指導(dǎo)與幫助，這也是績(jī)效反饋關(guān)注的重點(diǎn)。只有這樣，才能不斷提高員工的個(gè)人能力，改進(jìn)工作方法，從而提高組織績(jī)效。在績(jī)效反饋環(huán)節(jié)，還須強(qiáng)調(diào)的至關(guān)重要的一點(diǎn)就是一對(duì)績(jī)效評(píng)估結(jié)果的使用。